CVC : service d'urgence, planning, maintenance, rapports de contrôle, fluides frigorigènes

• Service & SHK › Interventions : toutes les interventions de service d'urgence, de réparation et de maintenance avec corps de métier, lieu et code postal, urgence, délai, monteur, installation et statut. Filtres „Aujourd'hui“, „Cette semaine“, „Ouvert“, „Terminé“, „Mes seulement“ et „Sans monteur“ ; la recherche trouve lieu, code postal, client et corps de métier. „Délai dépassé“ et „Urgence ouverte“ sont marqués en couleur.
• Un clic ouvre l'intervention : Client et lieu d'intervention, installation avec „Précédemment sur cette installation“, rendez-vous et monteur („Modifier le lieu d'intervention / le rendez-vous“), statut de l'alarme d'urgence, „Signaler en route“ et „Informer le client“, le rapport de service et sous „Rapport & Facture“ la facture. L'historique montre qui a modifié quoi sur l'intervention et quand.

Une intervention urgente alerte l'astreinte selon le planning d'astreinte (voir ci-dessus). La personne qui clique sur « Je prends en charge » est immédiatement affectée comme technicien à l'intervention et sur sa ligne du planning.

• Informer le client : le technicien indique « Je suis en route » dans l'application AIRIS avec une arrivée dans env. 15 à 60 minutes. Le client reçoit par e-mail « Votre technicien est en route — arrivée env. … » (heure dans le fuseau horaire de votre entreprise). Le paramètre d'autonomie détermine si l'envoi est automatique ; sinon, le technicien ou le bureau l'envoie via « Informer le client maintenant ».
• Sur place, le technicien consulte l'historique des travaux et pièces installées sur l'équipement, ainsi que les pièces compatibles disponibles dans son véhicule. Lors de la recherche d'articles, le stock du véhicule s'affiche à côté de chaque référence.
• Majoration d'urgence : sous Interventions › Majoration d'urgence, définissez votre tarification — pourcentage sur la main-d'œuvre ou forfait, plage de nuit, samedi à partir d'une certaine heure, dimanches et jours fériés. La facture issue du rapport crée automatiquement une ligne dédiée ; l'heure retenue est le début de l'intervention (prise en charge ou « en route »).
• Le matin, le récapitulatif quotidien liste chaque urgence de la nuit : heure de signalement, intervenant, heure de clôture, rapport correspondant — et la facture prête en brouillon pour validation.

• Le monteur travaille aujourd'hui dans l'application web airis.divinemind.ai/app : „Mes interventions aujourd'hui“ affiche ses interventions du jour. Dans l'intervention, il voit l'installation avec „Précédemment sur cette installation“ (derniers rapports et matériel installé) et sous „Dans mon propre véhicule“ les pièces correspondantes de son stock de véhicule. De là, il signale „Je suis en route“, rédige le rapport de service et fait signer.
• Véhicule de service dans le parc automobile : Créer des véhicules avec plaque d'immatriculation et conducteur ; l'aperçu montre la prochaine inspection §57a (Autriche) ou CT (Allemagne) et marque les véhicules dont elle est bientôt due. Le matériel dans le véhicule est géré sous Stock véhicule.

Sous Tableau de planification des interventions, vous visualisez vos techniciens en lignes et le jour ou la semaine en colonnes. Glissez les interventions issues du téléphone, du helpdesk et les maintenances dues sur un technicien et un horaire — le technicien reçoit immédiatement l'intervention dans l'application.

• Couleurs : bleu planifié, jaune en route / sur place (signalé par le technicien dans l'application), violet en attente, vert terminé, rouge urgence. Un cadre rouge en pointillés indique un conflit, un jaune en pointillés un avertissement.
• Conflits : absence approuvée ou demandée, deux interventions simultanées, rendez-vous d'agenda, code postal hors secteur, intervention hors temps de travail sans astreinte et temps de repos insuffisant après une intervention de nuit (règle selon le pays de votre entreprise, avec source et date de mise à jour).
• Certificat : si le technicien ne dispose pas de l'habilitation requise ou si elle a expiré (ex. habilitation gaz), le planning bloque l'attribution. D'autres conflits rouges peuvent être validés délibérément ; cela est consigné dans l'intervention.
• Planifier un entretien : glisser un entretien échu sur le planning crée l'intervention avec l'équipement et le client, puis clôture le rappel client en attente pour éviter les doublons.
• Sans souris : appuyer sur la carte, sélectionner le technicien, la date, l'heure et la durée, puis enregistrer. La planification est réservée à la direction (gérant, administrateur, manager) ; les collaborateurs ont accès en lecture.
• Temps de repos après une intervention de nuit : Si le tableau planifie quelqu'un trop tôt après une intervention hors des heures de travail, un avertissement apparaît avec la règle de votre pays d'entreprise — Autriche 11 heures (AZG § 12), sinon dans l'UE 11 heures (Directive temps de travail 2003/88/CE Art. 3), chacun avec source et référence. Il s'agit d'un avertissement, pas d'un conseil juridique ; la convention collective et l'accord d'entreprise priment.

• Le bureau génère les factures avec le droit « Écrire les finances » ; le technicien ne voit pas ce bouton.
• Pour les particuliers en Allemagne, la facture mentionne les coûts de main-d'œuvre TTC selon le § 35a EStG ; les clients en Autriche ne reçoivent pas cette mention.
• Le briefing quotidien indique les urgences de la nuit, les factures en attente de votre validation et les entretiens à venir avec un lien vers l'installation.

Sous Équipements, vous voyez toutes les installations de vos clients et les maintenances dues. Quelques semaines avant l'échéance, le client reçoit un rappel avec trois propositions de rendez-vous disponibles, basées sur les plannings de vos techniciens dans la région ; le rendez-vous choisi est immédiatement converti en intervention.

• Rappel : AIRIS n'envoie un rappel que si le bouton d'autonomie de l'agent du helpdesk le permet — sinon, il atterrit en attente d'approbation. Avec « Rappeler le client », vous envoyez vous-même ; « Vérifier maintenant » lance le processus immédiatement.
• Clôture : Le technicien clôture le rapport de service — la maintenance est ainsi enregistrée (qui, quand) et la prochaine date est avancée de l'intervalle.
• Contrat de maintenance : « Créer un contrat » transforme le prix du contrat de l'installation en une facture d'abonnement (annuelle, trimestrielle ou mensuelle).
• Importation : Reprendre les installations et les contrats via CSV — d'abord vérifier, puis importer ; les installations existantes ne sont jamais écrasées.
• Importation CSV étape par étape : Équipements › onglet „Import“ › choisir fichier › „Vérifier“ affiche ligne par ligne ce qui serait repris et ce qui manque — seulement ensuite „Importer … installations“ écrit. Les installations existantes ne sont jamais écrasées.
• Contrat de maintenance : Dans la liste des installations ou sur l'installation, „Créer un contrat“ — à partir du prix du contrat, une facture d'abonnement est générée („Contrat de maintenance créé — facture d'abonnement … € à partir de …“), que vous voyez et modifiez sous Récurrent. Les installations avec contrat portent „Avec contrat de maintenance“.
• AIRIS répond à « Quelles maintenances sont dues ? », répertorie les installations et enregistre une maintenance effectuée sur simple commande vocale — également en tant que technicien dans le chat AIRIS de l'application Web.

Sous QR des équipements, imprimez des autocollants pour vos installations — 24 ou 10 par planche A4, même à partir d'une position précise pour les planches entamées. En intervention, « Imprimer l'autocollant QR » imprime l'étiquette exacte de l'équipement.

• Votre client scanne l'autocollant sur l'appareil. La page n'affiche que le nom de votre entreprise et le type d'équipement — aucun nom, aucune adresse, aucun modèle d'appareil.
• « Signaler une panne » crée immédiatement une intervention liée au bon équipement (client et adresse issus de vos données de base). Si la demande est urgente et l'alarme d'astreinte activée, le service de garde est alerté. Un second signalement sur la même installation complète l'intervention en cours.
• « Réserver un entretien » propose les créneaux disponibles selon le cycle de maintenance ; le choix devient une intervention avec technicien et date. Sous « Demandes via l'autocollant », vous retrouvez tous les signalements ; « Nouveau code » invalide les autocollants perdus ou anciens.

• Créer une page de réservation : Calendrier › Pages de réservation › « Nouvelle page de réservation », p. ex. « Entretien de chaudière » avec 60 minutes, temps tampon et vos horaires. Le client réserve sans compte et ne voit que les créneaux disponibles.
• Le rappel du cycle d'entretien contient le lien vers la page de réservation. Vous définissez la page liée sous Équipements › « Paramètres » › « Page de réservation dans le lien » ; « Automatique » sélectionne la page dont le nom contient « Entretien ».
• Dans le même onglet, définissez combien de « Semaines avant l'échéance » le rappel est envoyé. Grâce au QR code autocollant, le client réserve directement via « Réserver un entretien ».

Sous Protocoles de test — ou directement lors de l'intervention et dans le rapport de service — saisissez des procès-verbaux de contrôle avec valeurs mesurées. Chaque valeur a une unité et une valeur limite ; le voyant indique immédiatement si elle est conforme (vert), en zone limite (jaune) ou non conforme (rouge).

• Modèles : étanchéité gaz (AT/DE), contrôle de chauffage pour Vienne, Basse-Autriche, Haute-Autriche et Styrie, entretien de chauffage DE, contrôle pompe à chaleur § 60a GEG, mise en service, eau potable et UK Gas Safety Record (CP12). Seuls les modèles correspondant au pays de votre entreprise sont configurés.
• Chaque modèle mentionne la référence juridique et la version de la source, mais aucun texte de norme. Les valeurs limites sont des suggestions — modifiez-les sous Listes de contrôle ; un procès-verbal clôturé conserve les valeurs d'origine.
• Clôture : signature du contrôleur (obligatoire) et du client (facultative). Le PDF aux couleurs de l'entreprise est enregistré de manière confidentielle et envoyé sous forme de lien au client ; le prochain contrôle dépend de l'intervalle défini.
• Sur mobile : dans l'application AIRIS, le technicien saisit le procès-verbal pendant l'intervention — mêmes champs, mêmes voyants.

Sous Fluides frigorigènes — ou directement depuis l'intervention — vous saisissez un ou plusieurs circuits frigorifiques par installation : fluide frigorigène, charge en kg, GWP et les tonnes d'équivalent CO₂ correspondantes. L'intervalle de contrôle est calculé automatiquement selon le pays de votre entreprise.

• UE/EEE (Règlement (UE) 2024/573) : à partir de 5 t CO₂e tous les 12 mois, à partir de 50 t tous les 6 mois, à partir de 500 t tous les 3 mois — intervalle doublé avec système de détection des fuites. Hermétiquement scellé en dessous de 10 t : aucun contrôle. Royaume-Uni selon la réglementation britannique F-Gaz, Canada selon les règles relatives aux halocarbures (respecter le droit provincial).
• États-Unis (EPA Section 608 / AIM Act) : aucun intervalle fixe — le taux de fuite est extrapolé à chaque recharge ; au-delà du seuil (froid de confort 10 %, froid commercial 20 %, froid industriel 30 %), un délai de réparation de 30 jours s'applique.
• Les saisies (charge initiale, recharge, récupération, contrôle d'étanchéité, réparation de fuite, mise hors service) ne sont possibles qu'avec un technicien disposant d'une attestation d'aptitude / certificat F-Gaz valide de catégorie appropriée au jour de l'intervention (Dossier personnel → Certificats). Le certificat est enregistré avec la saisie ; les entrées s'ajoutent uniquement en fin de registre.
• Les contrôles dus figurent dans le briefing quotidien et sur le planning sous « À planifier ». Le rapport exploitant (PDF au format de l'entreprise, enregistré de manière privée) présente la règle, la référence juridique et la version ainsi que le livret des 5 dernières années.

Sous Stock véhicule, vous configurez un stock par véhicule de service et associez véhicule et technicien. Vous définissez le stock minimal et le stock cible par article.

• Lorsque le technicien clôture le rapport de service, le matériel du catalogue est automatiquement déduit de son véhicule. En cas de manque dans le véhicule, il est déduit du stock principal ; les articles non disponibles en stock apparaissent comme manquants sur le rapport.
• Si un article passe sous le stock minimal, une proposition de réapprovisionnement est générée : transfert depuis le stock principal jusqu'au stock cible, le reste en demande d'achat. Le bouton d'autonomie détermine si AIRIS la crée automatiquement ; sinon, la proposition attend votre validation.
• Une fois la marchandise dans le véhicule, un clic sur « Marchandise dans le véhicule — enregistrer » valide le transfert. Le technicien consulte son véhicule dans l'application AIRIS sous Interventions.

Sous Variantes d'offre — ou en intervention via « Nouveau devis à options » — présentez deux ou trois options côte à côte, ex. nouvelle chaudière gaz, pompe à chaleur ou PAC avec ECS. Les postes proviennent du catalogue (avec prix et type de coût) ou sont libres.

• Chaque option devient un devis distinct avec son propre numéro ; le taux de TVA et l'autoliquidation/Reverse Charge travaux dépendent de votre pays et du client. Vous marquez une option comme recommandation.
• « Présenter sur tablette » ouvre la page client : le client compare prix, avantages et prestations, choisit une option et signe avec le doigt. Vous pouvez aussi envoyer le lien par e-mail.
• La signature valide l'option choisie et la transforme en commande : confirmation de commande au client, notification pour vous, les autres options sont considérées comme remplacées. La signature et un PDF « Commande — option choisie » sont archivés en toute confidentialité.

Si un devis contient une pompe à chaleur, un chauffage au bois ou à granulés ou un raccordement au réseau de chaleur, l'onglet « Vérification des aides » s'ouvre lors de la modification du devis. Vous trouverez un aperçu de tous ces devis et de la réglementation enregistrée sous Subventions.

• Programmes : Autriche — subvention fédérale Kesseltausch (anciennement « Raus aus Öl und Gas »), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) et Niederösterreich (Eigenheimsanierung) ; Allemagne — KfW 458 Heizungsförderung avec bonus de transition rapide et bonus de revenus. Le pays du client est déterminant, ou à défaut l'adresse de votre entreprise ; le Land/région dépend du code postal et peut être modifié.
• Le montant de l'aide est toujours une estimation détaillée avec mode de calcul. Les informations manquantes (ancien chauffage, résidence principale, revenus, surface habitable) sont demandées par l'onglet ; chaque modification recalcule instantanément. Les points que seul le client peut vérifier figurent sous « à vérifier par le client ».
• Délais : Pour la KfW, la demande doit être déposée avant le début des travaux, après la conclusion d'un contrat sous condition suspensive — l'onglet émet un avertissement et, sur demande, le devis imprime cette condition suspensive avec la date prévisionnelle de réalisation.
• Une fois enregistré, le PDF du devis imprime l'estimation, les délais, la liste des justificatifs et les sources. La facture associée reprend les mentions obligatoires de l'organisme de subvention (ex. adresse du bien, coûts éligibles, délai de demande Wien).
• Chaque règle mentionne sa source et sa date de consultation. Les organismes de subvention modifient régulièrement leurs budgets et conditions — ces informations résultent d'une veille technique et ne constituent pas un conseil juridique ou fiscal. En cas d'aide KfW, aucune déduction fiscale au titre du § 35a EStG n'est possible pour les mêmes travaux.

Sous Produits → Créer un produit → « Grossiste », importez les fichiers DATANORM de votre grossiste (version 4 ou 5, individuels ou en ZIP) : articles avec prix catalogue, vos groupes de remise, groupes de marchandises et modifications de prix. L'aperçu affiche d'abord le résultat prévu — l'enregistrement s'effectue uniquement via « Importer maintenant ».

• L'import détecte les doublons via la référence article grossiste, la référence de base et l'EAN. Rien n'est supprimé : si le grossiste supprime un article de son catalogue, sa condition est simplement marquée comme déréférencée.
• Votre prix d'achat (PA) est calculé à partir du prix net du fichier ou du prix catalogue et du groupe de remise. L'import définit le prix de vente (PV) sur le prix catalogue — lors de modifications de prix ultérieures, uniquement si vous ne l'avez pas modifié vous-même. Sur demande, les prix de vente restent inchangés.
• Les fichiers de mise à jour des prix (DATPREIS) génèrent un rapport de prix : quels articles augmentent ou diminuent, de quel pourcentage, avec téléchargement au format CSV.
• IDS-Connect : Sous Demandes de commande, enregistrez l'adresse IDS et les identifiants de votre grossiste (chiffrés). « Composer dans la boutique » ouvre la boutique avec connexion ; « Transférer à la boutique grossiste » y envoie une demande de commande sous forme de panier. En retour : références articles, quantités et vos prix nets — en cliquant sur « Commander » dans la boutique, la demande passe à l'état commandé.
• Une boutique de test (simulateur) est disponible pour vos essais — il ne s'agit pas d'un vrai grossiste. Les entreprises de démonstration ne peuvent utiliser que la boutique de test.

Les ordres plus importants comme une rénovation de salle de bain ou un remplacement de chauffage sont réalisés avec les fonctions de construction : un chantier sous Chantiers avec équipe, heures, matériel et journal de chantier, rapport de régie avec signature, métré avec factures d'avancement et finale dans le devis de construction. Le chemin de l'intervention (rapport de service → facture) reste pour le service client et la maintenance. Vers le chapitre Construction