Gérez les stocks, les mouvements de stock et les réapprovisionnements.
Processus typique
Créez un article comme produit → Enregistrez le stock initial/la réception de marchandises → Les ventes/consommations réduisent le stock → Les règles de réapprovisionnement déclenchent une commande lorsque la quantité d'alerte est atteinte.
Le module Inventaire se divise en quatre sections : Aperçu, Stock, Achats et Expédition. Chaque fonction est décrite ci-dessous, dans le même ordre que dans la barre latérale.
Vue d'ensemble
Tableau de bord — Inventaire en un coup d'œil
Le tableau de bord de l'inventaire regroupe tous les sites et indique immédiatement les actions nécessaires. Les indicateurs clés comme le sous-stock et les lots bientôt périmés clignotent en rouge dès qu'un problème survient — un clic mène directement à la page de détail correspondante.
- Indicateurs en temps réel : nombre d'entrepôts, de produits et stock total sur tous les sites.
- Alerte sous-stock : les articles sous le point de commande sont mis en évidence en rouge.
- Lots expirant (60 jours), triés par DDM — orange sous 45, rouge sous 14 jours (FEFO).
- Derniers mouvements : les dix transactions les plus récentes avec direction (+/−) et horodatage.
Stock
Entrepôts & Sites
Gérez tous les sites d'entrepôt physiques et leurs propriétés — de l'entrepôt standard à la chaîne du froid à température contrôlée. L'entrepôt standard (marqué d'une étoile) est utilisé si aucun entrepôt n'est sélectionné lors d'une transaction.
Créer un nouvel entrepôt
Cliquez sur 'Nouvel entrepôt', attribuez un code d'entrepôt (ex. BERLIN-01) et un nom.
Type & Adresse
Sélectionnez le type d'entrepôt (Standard, Chaîne du froid, Stupéfiants, Transit, Virtuel, Consignation) ; pour la chaîne du froid, saisissez les températures min/max et, facultativement, l'adresse.
Enregistrer & gérer
Enregistrez avec Créer. Les entrepôts peuvent être modifiés ultérieurement ; la suppression n'est possible que si le stock est à 0.
Stock
L'aperçu du stock affiche les quantités en temps réel pour chaque produit par entrepôt — y compris les quantités réservées et réellement disponibles (Disponible = Stock − Réservé). Filtrez par entrepôt ou affichez d'un clic uniquement les articles sous le point de commande.
- Code couleur : ligne rouge = vide (0), orange = sous-stock, vert = normal.
- Recherche par nom de produit, SKU ou code-barres ; filtre par entrepôt.
- Point de commande et prochaine DDM visibles par article.
- Plusieurs lots par produit sont indiqués avec le nombre de lots.
Transactions — Entrées & Sorties
Enregistrez rapidement le stock manuellement en entrée ou en sortie — optimisé pour le lecteur de codes-barres. Après chaque transaction, le focus revient au champ de scan, vous permettant de continuer à scanner sans interruption.
Sélectionner le mode
Sélectionnez 'Entrée de marchandises +' ou 'Sortie de marchandises −' en haut.
Scanner l'article
Scannez le code-barres ou saisissez le SKU/nom et appuyez sur Entrée — le stock actuel s'affiche immédiatement.
Enregistrer la quantité
Saisissez la quantité, l'entrepôt et, facultativement, le lot/DDM (uniquement pour les entrées) ainsi qu'un motif, puis enregistrez l'entrée ou la sortie.
Mouvements — Historique complet
Chaque mouvement de stock est consigné. La liste des mouvements constitue votre piste d'audit complète — consultable par produit et filtrable par type de mouvement.
- Types de mouvements avec icône : Entrée, Sortie, Correction, Inventaire, Transfert, Retour, Stock initial.
- Stock avant et après chaque transaction affiché.
- Référence, entrepôt, utilisateur et horodatage par entrée ; numéro de lot, si pertinent.
- Filtre par type et recherche par nom de produit/SKU ; par pages (50 par page).
Inventaire
Effectuez des comptages physiques et comparez le stock réel (ACTUEL) avec le système (THÉORIQUE). Les différences sont enregistrées comme corrections sur simple pression d'un bouton — avec évaluation des excédents et des manques en euros.
Démarrer l'inventaire
Cliquez sur 'Nouvel inventaire', attribuez un nom et, facultativement, limitez à une catégorie.
Compter
Saisissez la quantité réelle comptée pour chaque article — sauvegardé automatiquement toutes les 60 secondes.
Enregistrer les différences
Terminez le comptage, vérifiez les écarts et confirmez avec 'Enregistrer les différences'.
Impression d'étiquettes et de codes-barres
Imprimez des étiquettes de prix et des étiquettes de code-barres directement depuis l'entrepôt — prêtes pour le rayon ou la réception de marchandises. Les mêmes codes-barres fonctionnent avec le scanner de caméra pour l'inventaire.
Sélectionner les produits
Dans l'onglet « Étiquettes », recherchez et ajoutez des articles par nom ou numéro d'article.
Format et quantité
Sélectionnez le format d'étiquette (petit, standard ou grand) et définissez le nombre de copies par produit.
Imprimer
Cliquez sur « Imprimer (PDF) » — DivineMind génère une feuille avec le nom, le prix et un code-barres scannable pour chaque étiquette.
Approvisionnement
Envoyer un bon de commande au fournisseur
Sous Achats, vous ouvrez un bon de commande, vérifiez le fournisseur et les postes, et l'envoyez en un clic — DivineMind génère le PDF et l'envoie directement par e-mail au fournisseur. AIRIS peut également générer automatiquement des bons de commande à partir des règles de réapprovisionnement.
Ouvrir le bon de commande
Sélectionnez le bon de commande dans la liste — Fournisseur, données clés, postes et totaux en un coup d'œil.
Envoyer au fournisseur
Cliquez sur 'Envoyer au fournisseur' — le bon de commande est généré au format PDF et envoyé par e-mail (le statut passe à 'Envoyée').
Suivre
Suivez la confirmation et la réception des marchandises via la transition de statut ; le PDF envoyé reste archivé.
Réceptions de marchandises
Vérifiez et enregistrez les livraisons entrantes pour vos commandes. Chaque réception de marchandises affiche la commande associée, le fournisseur, l'entrepôt et son statut de vérification.
Ouvrir la réception de marchandises
Sélectionnez la réception appropriée dans la liste ou créez-en une nouvelle avec 'Nouvelle réception de marchandises' ; filtrez par statut (ouvert, accepté, partiel, refusé).
Vérifier les articles
Comparez les quantités livrées avec la commande et saisissez facultativement le numéro du bon de livraison.
Accepter ou refuser
Définissez le statut sur accepté, partiellement accepté ou refusé — le stock est enregistré en conséquence.
Règles de réapprovisionnement
Définissez pour chaque produit le seuil de réapprovisionnement. Le réapprovisionnement automatique décide quand une commande est générée, en fonction du stock d'alerte, de la quantité de commande et du fournisseur préféré.
Trouver une règle
Recherchez un produit ou filtrez par 'Réapprovisionnement automatique uniquement' pour les articles déjà activés.
Définir les seuils
Le stock d'alerte (point de réapprovisionnement), la quantité de commande, le fournisseur et le délai de livraison sont gérés pour chaque produit sur la page de détail du stock.
Activer l'automatisme
Activez le réapprovisionnement automatique pour chaque ligne avec l'interrupteur 'Auto'; le mode (suggestion, approbation, autonome) contrôle le degré d'autonomie de la commande.
Catalogue fournisseurs
Comparez de manière centralisée quel fournisseur livre quel produit à quel prix. Le catalogue est votre base de décision pour les commandes — avec prix, quantité minimale de commande, délai de livraison et fiabilité.
- Par lien: produit, fournisseur, prix unitaire et numéro d'article fournisseur.
- Quantité minimale de commande (MOQ) et délai de livraison en jours.
- Indice de fiabilité 0–100 % (vert ≥ 90, orange ≥ 70, rouge en dessous).
- Date de la dernière commande par combinaison fournisseur-produit.
Réapprovisionnement automatique — Journal
Le journal de réapprovisionnement automatique montre quand le réapprovisionnement automatique a été activé et ce qu'il a décidé — de la suggestion de commande créée à l'exception escaladée.
- Trois indicateurs clés en haut: commandes créées, suggestions et cas escaladés.
- Par entrée: produit, stock au déclenchement, stock d'alerte, quantité de commande et fournisseur.
- Motif de déclenchement (ex: stock d'alerte dépassé) et statut d'action marqués par couleur.
- Numéro de commande lié — un clic ouvre la commande générée.
Expédition
Préparation & Expédition
Sous Préparation de commande, vous trouverez toutes les commandes ouvertes à préparer — avec suivi des livraisons partielles et des commandes en attente.
Commandes ouvertes
La liste de travail affiche, pour chaque commande, les quantités commandées, livrées et en attente par produit.
Réserver le stock
En un clic, réservez le stock pour le client — ainsi, rien n'est vendu en double.
Liste de prélèvement & d'emballage
Générez la liste de prélèvement/d'emballage au format PDF — le stock est alloué selon la date de péremption la plus proche (FEFO).
Expédition
Gardez un œil sur toutes les expéditions sortantes — du brouillon à livré, en passant par expédié et en transit. Le numéro d'expédition, le transporteur et le numéro de suivi sont toujours disponibles.
- Recherche par numéro d'expédition, destinataire ou numéro de suivi.
- Filtre de statut (Brouillon, préparé, emballé, expédié, en transit, livré, annulé, retour).
- Par envoi: transporteur, suivi, entrepôt source, lieu de destination, nombre d'articles et date d'expédition.
Retours (RMA)
Gérez les retours clients de manière structurée via le processus RMA — de la demande à la clôture, en passant par l'examen et le remboursement.
Vérifier le retour
Recherchez par numéro RMA ou client; consultez et approuvez les demandes en attente via le filtre de statut (demandé).
Vérifier la marchandise
Contrôlez les articles reçus et le motif de retour, puis définissez le statut sur 'reçu' ou 'vérifié'.
Rembourser & clôturer
Saisissez le montant et la méthode de remboursement, déclenchez le remboursement et clôturez le dossier.
Réservations
Les réservations bloquent le stock pour les offres et commandes ouvertes, évitant ainsi la double vente. Vous voyez quelle offre ou commande a immobilisé quelle quantité de stock.
Trouver une réservation
Recherchez par produit, SKU ou référence (numéro d'offre/commande); le filtre est par défaut sur 'actif'.
Consommer
Lors de la livraison, marquez la réservation active comme consommée avec la coche verte.
Libérer
Si une offre expire, libérez la réservation avec la croix rouge — le stock redevient disponible.
Pharma & Conformité
Sous Pharmacie, vous gérez les rappels de lots et les licences clients (autorisations d'officine et de distribution en gros) — avec une traçabilité complète sur toutes les livraisons.
Licences clients
Enregistrez pour chaque client l'autorisation d'officine, de distribution en gros ou d'opérateur alimentaire. Les licences expirées sont marquées en rouge et bloquent automatiquement la distribution.
Tracer un lot
Lors d'un rappel, DivineMind vérifie quelles livraisons ont reçu le lot concerné — à travers tous les bons de livraison.
Déclencher un rappel
Créez le rappel comme un événement qualité (CAPA) ; les clients concernés sont préparés et notifiés en un clic.
Exporter le rapport de rappel
Dans l'onglet « Rapport de rappel », sélectionnez un produit et un lot — vous verrez tous les clients et les livraisons qui ont reçu des marchandises de ce lot, et vous pourrez exporter la liste au format CSV pour les autorités et la documentation.
Rappel & Traçabilité (denrées alimentaires, boissons, marchandises)
Sous Rappels, vous trouverez le rappel, le rapport de rappel et la traçabilité sans licences pharma — pour le commerce de gros alimentaire, de boissons et général. La base est la traçabilité « un pas en avant, un pas en arrière » (Règlement (CE) nº 178/2002, art. 18/19). Les données sont identiques à celles de Pharma & Compliance.
Créer un rappel
Rechercher l'article, saisir le lot, « Vérifier les éléments concernés » : vous voyez combien de livraisons ont reçu le lot — et combien de livraisons sans lot rendent le rappel incomplet.
Notifier les clients
Les avis de rappel ne sont envoyés que sur votre clic — un e-mail par client, même s'il a eu plusieurs livraisons.
Traçabilité amont
Dans l'onglet « Traçabilité », saisissez un numéro de bon de livraison ou de facture pour afficher le lot, la réception de marchandises et le fournisseur.
Planification des tournées et écran conducteur
Sous Stock › Planification des tournées, vous planifiez par jour quel véhicule et quel conducteur livrent quels bons de livraison en attente, et dans quel ordre. Le conducteur effectue sa tournée dans l'application AIRIS sous « Tournées ».
Créer une tournée
Sélectionnez le jour, « Nouvelle tournée », le véhicule dans la flotte, le conducteur et le point de chargement. Des alertes s'affichent immédiatement : contrôle technique échu, véhicule déjà affecté, conducteur absent, deuxième tournée le même jour.
Planifier les bons de livraison
Glissez les bons de livraison en attente à gauche sur une tournée ou sélectionnez « Affecter à la tournée… ». Réorganisez dans la tournée par glisser-déposer ou ↑/↓, retirez avec ×. Un bon de livraison ne figure toujours que sur une seule tournée.
Suggérer l'ordre
« Suggérer l'ordre » localise les adresses de livraison sur la carte et calcule l'ordre à vol d'oiseau le plus court depuis le point de chargement. Les adresses non trouvées sont triées par code postal. Seul « Appliquer » modifie la tournée.
Chez le client (application)
Le chauffeur voit les arrêts, la navigation et le bon de livraison avec lot. Il fait signer le client sur le smartphone (ou indique « Bon de livraison déposé » / « Marchandise déposée »), enregistre les emballages repris sur le compte de consigne et signale les écarts (manquant, endommagé) — cela génère un projet de retour.
Encaissement
Si le chauffeur encaisse de l'argent, il saisit le montant et le mode comme note. Rien n'est comptabilisé — le paiement est enregistré par la comptabilité. Absent ou refus de réception : le bon de livraison réapparaît sous « Bons de livraison ouverts ».
Photo comme preuve de livraison
À chaque arrêt, ajoutez jusqu'à cinq photos via « + Photo » (p. ex. marchandise déposée, palette, avarie). Les photos sont stockées de manière sécurisée et accessibles uniquement après connexion.
Véhicule réservé dans le parc
Une tournée avec véhicule réserve celui-ci du départ jusqu'à la tournée suivante ou jusqu'à la fin de la journée. Le parc et le planning affichent la tournée ; si le véhicule y est déjà affecté ailleurs, la planification des tournées vous le signale.
Expédition liée au bon de livraison
Sous Stock › Expédition, créez toujours une expédition associée à un bon de livraison. Client, destinataire et postes avec lot proviennent du bon de livraison ; le stock y est déjà décompté, « Expédié » ne décompte pas une seconde fois.
Créer une expédition
« Créer une expédition », rechercher le bon de livraison (numéro ou client), choisir le transporteur, saisir le numéro de suivi. Il n'y a qu'une seule expédition ouverte par bon de livraison.
Suivre l'envoi
Pour DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS et Canada Post, le lien de suivi est généré automatiquement. DivineMind n'imprime pas d'étiquette de transporteur.
Mettre à jour le statut
À droite de la page d'expédition : préparé, emballé, expédié, livré. Les retours liés à cette expédition figurent en bas.
Retour avec stock bloqué
Un retour est toujours lié à un bon de livraison : seul ce qui a été livré peut être retourné, avec le lot livré. À la réception des marchandises, les articles intacts vont en stock, les articles détruits sont sortis du stock — les articles endommagés ou non contrôlés vont en stock bloqué et ne sont ni vendus ni préparés.
Créer un retour
Stock › Retours › « Créer un retour », sélectionner le bon de livraison, cocher les postes, indiquer la quantité et l'état.
Marchandise reçue
Approuver, puis « Marchandise reçue ». Comme auparavant, un projet d'avoir est généré pour le retour.
Statuer sur le stock bloqué
Par poste : remis en vente (va en stock), détruire ou retourner au fournisseur. La décision suit le réglage du bouton d'autonomie pour le stock — selon le paramétrage, immédiatement ou après validation. La clôture n'est possible que si plus aucun article n'est bloqué.
Référence fabricant, unités, paliers de prix dans le lien de commande
Sur l'article, la référence fabricant (MPN) dispose de son propre champ à côté de la référence article et de l'EAN. La recherche, le scan dans l'application et le scan d'étiquettes permettent également de retrouver l'article par ce biais ; l'import DATANORM la renseigne à partir du numéro de référence de l'enregistrement B, sans écraser les valeurs existantes. Les unités telles que « piece » s'affichent dans votre langue. Le lien de commande affiche les paliers de quantité de votre grille tarifaire, et le panier calcule le prix par palier — le prix ferme restant celui lors de l'envoi.
Transferts de stock
Déplacez le stock entre vos entrepôts et suivez le transfert du brouillon à terminé, en passant par en transit.
Créer un transfert
Cliquez sur 'Nouveau transfert' et sélectionnez les entrepôts source et de destination.
Saisir les articles
Ajoutez les articles et les quantités pour le transfert et lancez le transfert.
Suivre & clôturer
Suivez le transfert via le statut 'en transit' et marquez-le comme terminé à la réception dans l'entrepôt de destination.
Fonctions associées
EDI : importer des commandes, envoyer des avis d'expédition
Sous Stock › Interface EDI, importez les commandes de vos clients en EDIFACT ORDERS (D.96A) ou openTRANS ORDER. Une commande en attente d'approbation est créée — aux tarifs de votre grille tarifaire, avec vérification de limite de crédit, de blocage de livraison et de marge. Les factures (INVOIC, Peppol) transitent par DivineFinance, pas ici.
Renseigner son propre GLN
Votre GLN à 13 chiffres figure comme expéditeur dans l'avis d'expédition. Le GLN d'un client est mémorisé dès la première sélection lors de l'import.
Vérifier et créer la commande
Sélectionner le fichier, « Vérifier » : vous voyez chaque ligne avec l'article associé (via GTIN ou votre référence article) et le prix selon la grille tarifaire. « Créer comme proposition de commande » — la commande est créée après approbation sous Automatisation › Approbations. Le même numéro de commande client ne générera pas de doublon.
Générer un avis d'expédition
Pour chaque bon de livraison, téléchargez le fichier DESADV (EDIFACT) ou DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — avec lot et DLUO par ligne ainsi que le numéro de commande du client.
Par API
Les systèmes de vos clients envoient les commandes à Interface de commande (API) avec une clé API de votre entreprise (Paramètres › Clés API, autorisation orders:write). Ils récupèrent l'avis d'expédition avec orders:read.
Contrôleur de marge
Si un prix de vente est inférieur au prix de revient de l'article ou à votre marge contributive minimale, la commande reste en attente d'approbation — via lien de commande, fiche client, force de vente, EDI ou lors de la prise de commande par AIRIS. Les prix ne sont jamais modifiés. Configuration sous Stock › Préparation de commandes › Déroulement (par défaut : actif, 0 % = uniquement sous le prix de revient). L'autorisation sans approbation dépend de votre paramètre d'autonomie Stock.
Prix de revient et Intrastat sur l'article
Dans l'article, vous gérez le prix de revient et les données Intrastat : code marchandise (NC, 8 chiffres), masse nette en kg, pays d'origine (code ISO) et — lorsque la NC l'exige — l'unité supplémentaire avec la quantité par unité. Lors de l'importation depuis CSV/Excel, des colonnes telles que « Prix d'achat », « Code marchandise », « Poids net » et « Pays d'origine » sont reconnues.
Lien de commande client
Offrez à vos clients fidèles un lien de commande personnalisé : Ils l'ouvrent sans se connecter, voient votre catalogue avec leurs prix convenus et commandent directement — une commande est automatiquement générée chez vous.
Créer le lien
Créez un lien de commande par client sous 'Conditions' (liste de prix, valeur minimale de commande, validité).
Partager le lien
Envoyez le lien personnalisé au client — il n'a pas besoin de compte.
Le client commande
Le client choisit dans le catalogue et valide — une confirmation de commande est générée avec ses conditions.
Définissez des stocks minimums et des fournisseurs par article. Le réapprovisionnement automatique prévient les ruptures de stock sans suivi manuel.