Exécuter des processus basés sur des règles — avec approbations et supervision.
AIRIS exécute des tâches en direct — avec approbation dans le chat
Vous dites à AIRIS ce qu'il faut faire et vous observez : AIRIS crée le contact, génère l'offre à partir de votre modèle et prépare l'e-mail d'accompagnement. L'envoi n'est effectué qu'après avoir appuyé sur « Genehmigen und senden » dans le chat — sur le Web et dans l'application AIRIS.
Tâche en une phrase
Par exemple : « Créez la cliente et préparez l'offre à partir de notre modèle avec un e-mail d'accompagnement. » Une commande claire comme « leg an » est exécutée sans confirmation. « Bereite vor » reste un brouillon.
Observer
La bande « AIRIS arbeitet » affiche les étapes (Contact, Offre, E-mail d'accompagnement). Sur le Web, AIRIS ouvre la liste correspondante et met brièvement en évidence la nouvelle ligne. « Anhalten » arrête la tâche.
Modifier par commande de suivi
« Rendez l'offre valable 14 jours » — AIRIS l'adapte. Une approbation est toujours valable pour la dernière version vérifiée ; si le document change ensuite, elle devient caduque et AIRIS présente une nouvelle carte.
Approuver et envoyer
La carte dans le chat affiche le destinataire, l'objet, le montant et la pièce jointe. Un appui sur « Genehmigen und senden » exécute immédiatement ; « Ausgeführt » n'apparaît que lorsque l'envoi est confirmé. « Nein » refuse, rien n'est envoyé.
Le rechargement n'interrompt rien
La tâche s'exécute sur le serveur. Après un rechargement, un changement d'onglet ou d'appareil, la bande affiche « Wieder verbunden — nichts ist verloren ». La même commande n'est pas exécutée une seconde fois dans les 10 minutes.
Si vous posez une question (« Combien de factures sont en attente ? »), vous obtenez la réponse dans le chat et, en plus, la liste avec le filtre correspondant sur le Web. Les employés sans droit d'approbation voient sur la carte « wartet auf Inhaber oder Admin ».
Le téléphone parle, l'ordinateur réagit
Donnez l'ordre à AIRIS dans l'application AIRIS — par texte ou par voix. Si le même compte est connecté sur le même entreprise sur l'ordinateur, l'ordinateur suit : il ouvre la liste appropriée, marque la nouvelle ligne et affiche l'offre et la carte d'autorisation dans la fenêtre AIRIS. Pas de couplage, pas de code — juste votre compte.
Les deux appareils connectés
Ouvrez DivineMind sur l'ordinateur, l'application AIRIS sur le téléphone. L'ordinateur se connecte toutes les quelques secondes comme appareil actif. S'il y a plusieurs ordinateurs ouverts, seul le dernier utilisé réagit.
Demander ou commander sur le téléphone
« Combien de factures sont ouvertes ? » — la réponse arrive sur le téléphone, l'ordinateur ouvre la liste des factures avec le filtre « ouvert ». Une commande complète (« Créez le client et préparez l'offre avec un e-mail d'accompagnement ») s'exécute sur l'ordinateur sous forme de bande « AIRIS travaille · depuis le téléphone ».
Ouvert sur l'ordinateur
Dès que l'ordinateur a ouvert la liste, l'application affiche « Ouvert sur l'ordinateur ». La carte d'autorisation apparaît sur les deux appareils.
Approuver où que vous soyez
Appuyez sur « Approuver et envoyer » sur le téléphone — la carte sur l'ordinateur affiche peu après « exécuté ». Inversement : ce que vous démarrez sur l'ordinateur, le téléphone l'affiche avec la réponse et la carte, marqué « depuis l'ordinateur ».
Désactiver
Dans la fenêtre AIRIS sur l'ordinateur, l'icône du téléphone désactive ou active la commande depuis le téléphone. Désactivé, les commandes continuent, seul l'ordinateur ne réagit plus.
Seul un ordinateur sur lequel vous êtes connecté dans la même entreprise réagit — jamais l'écran d'un autre utilisateur. Une autorisation s'applique à la version exacte vérifiée, quel que soit l'appareil sur lequel vous tapez.
Contact à partir d'une photo, d'une capture d'écran, d'une signature ou d'un PDF
Envoyez à AIRIS une photo d'une carte de visite, une capture d'écran (par ex. profil ou mentions légales), une signature d'e-mail insérée ou un PDF avec en-tête. AIRIS extrait le nom, l'entreprise, la fonction, l'e-mail, le téléphone, le site web, l'adresse et le secteur d'activité, puis affiche une carte dans le chat — sur le web comme dans l'application AIRIS.
Joindre ou insérer
Dans le chat AIRIS, joignez la photo, la capture d'écran ou le PDF (dans l'application, également directement avec l'appareil photo) ou insérez la signature dans le message. Ajoutez une phrase comme « créer en tant que client » ou « marquer comme prospect ».
Vérifier la carte
Chaque champ indique son origine (« de la photo », « de votre phrase »). Les informations manquantes apparaissent comme des champs vides et peuvent être remplies directement dans la carte. Si le contact existe déjà, AIRIS vous le signale et propose « Lier » ou « Créer quand même ».
Prospect ou client, puis créer
Sélectionnez Prospect ou Client, puis appuyez sur « Créer le contact ». Si la phrase contient déjà une instruction claire comme « créez … en tant que client », AIRIS crée le contact immédiatement — sans demander de confirmation. « Créé » apparaît uniquement lorsque le contact est enregistré ; sur le web, la liste des contacts saute à la nouvelle ligne.
Image uniquement sur demande
L'image est uniquement lue pour la reconnaissance. Avec « Joindre l'image au dossier », AIRIS joint également la carte de visite comme document au contact — sinon, elle ne le fait pas.
Le même brouillon ne crée jamais deux contacts : une deuxième tentative renvoie le même contact. Dans les entreprises de démonstration, seules des données d'exemple sont autorisées (par ex. max@entreprise.example).
Créer un workflow
Ouvrir l'automatisation
Section Automatisation — Tableau de bord avec statut et modèles.
Créer un nouveau workflow
Définir les déclencheurs (événement/calendrier) et les actions via Nouveau workflow.
Conditions & étapes
Assembler les règles, les bifurcations et les actions.
Activer & observer
Activer le workflow ; suivre les exécutions sous Automatisation › Exécutions.
Contrôle & supervision
- Modèles pour les processus fréquents.
- Planifications pour une exécution récurrente.
- Approbations — les étapes critiques nécessitent une confirmation.
- Supervision & statistiques — traçabilité complète.
Modèles de démarrage par secteur
Certains menus sectoriels ouvrent directement un modèle prêt à l'emploi dans l'éditeur de flux de travail. Il est initialement inactif — adaptez les textes et les horaires, puis activez-le.
- Restauration : Flux de travail pour les non-présentations (rappel avant la réservation) et déclenchement de la nouvelle commande (vérification des besoins de commande le lundi).
- Commerce de gros et pharmacie : Flux de travail de rappel pour un lot.
- Commerce de détail : Flux de travail de retour. Construction : Flux de travail d'avenant pour les coûts supplémentaires.
- Nettoyage de bâtiments : Contrôle qualité sur site — tâche de vérification hebdomadaire, puis demande de feedback au client.
- Cabinet médical : Rappel de renouvellement d'ordonnance — rappel au patient sans données de santé dans l'e-mail, l'émission devient une tâche pour l'équipe du cabinet.
- Conseil fiscal : Rappel de délais — le client est rappelé des documents manquants, après cinq jours une tâche de suivi est créée.
Enregistrer et activer
Enregistrez le modèle, puis cliquez sur « Activer maintenant » → « Oui, activer ». Si l'automatisation de votre entreprise est désactivée, elle sera activée.
Exécuter pour un contact
Dans l'éditeur de workflow, cliquez sur « Tester » : « Exécuter le flux pour un contact » s'ouvre. Recherchez le contact (nom ou e-mail), cliquez sur « Exécuter maintenant ». AIRIS rédige l'e-mail selon l'objectif du flux.
Approuver l'e-mail
Si le mode d'approbation est activé, l'e-mail se trouve d'abord dans les approbations. Il n'est envoyé au contact qu'après votre « Approbation » ; la tâche est créée immédiatement.
Mémoire AIRIS & Compétences
AIRIS mémorise pour chaque client les notes, offres, factures, e-mails et conversations par chat. À partir de cela, AIRIS reconnaît les processus qui se répètent chez plusieurs clients et les propose comme compétence.
Voir la proposition
Sous Automatisation › Compétences AIRIS : déclencheur, chaque étape et chez combien de clients le processus est survenu. De nouvelles propositions sont signalées par la cloche.
Confirmer ou refuser
Seule votre confirmation active la compétence — elle s'exécute alors comme un workflow. Les propositions refusées ne reviennent pas.
Observer & mettre en pause
AIRIS compte les exécutions réussies et échouées ; la mise en pause est possible à tout moment.
- Les e-mails aux clients ne sont envoyés dans le cadre des compétences qu'après votre approbation.
- AIRIS répond à partir de la mémoire uniquement avec des sources que vous êtes autorisé à lire — les boîtes aux lettres étrangères et les conversations privées restent cachées.
- Décidez directement dans le chat AIRIS : Demandez « Quelles compétences avez-vous identifiées pour nous ? » — AIRIS répond avec une carte contenant les boutons Adopter, Ajuster et Rejeter. Le résultat s'affiche immédiatement sur la carte.
- Avec « Rechercher des processus maintenant », vous lancez la reconnaissance immédiatement ; sinon, AIRIS vérifie une fois par semaine.
Laissez les actions importantes passer d'abord par des approbations. N'augmentez l'autonomie qu'une fois le processus éprouvé (voir « Onboarding — Autonomie »).