HoReCa

• MHD / FEFO: Varasto lajiteltu vanhenemispäivän mukaan – poista varastosta tai anna AIRISin tilata lisää.
• HACCP-omavalvonta: Kirjaa jääkaappi-/pakastelämpötilat; poikkeamat ilmoitetaan heti punaisella.
• Leimaus & Vuoropäiväkirja: Työntekijät leimaavat sisään/ulos toimipisteittäin – todellinen työajan seuranta.
• Leimaaminen sijainnissa: Aika-seuranta-kohdassa omistajat, järjestelmänvalvojat ja johtajat voivat asettaa säännön „Leimaaminen vain sijainnissa“ toimipistekohtaisesti ja määrittää „Säteen metreinä“. Tämän jälkeen leimaaminen onnistuu vain, jos puhelin on säteen sisällä – sovelluksessa ja verkossa.

• Varauskirja: Päivänäkymä aikajanalla osoitteessa Varausjärjestelmä — Pöydät × kellonaika, napsauttamalla vapaata kenttää luodaan varaus (henkilöt, kesto, pöytä automaattisesti tai kiinteästi).
• Pöydät ja alueet: ”Hallitse pöytiä” -kohdassa luot pöytiä istumapaikkoineen ja osoitat ne suoraan alueelle (esim. ruokasali tai terassi) — uusia alueita luot samassa valintaikkunassa.
• Asiakkaan toiveet ja allergiat: todelliset kentät varauksessa ja CRM-kontaktissa — Allergiamerkinnät näkyvät punaisena päivänäkymässä ja siirtyvät automaattisesti kanta-asiakkaille.
• Vahvistus vieraalle: WhatsApp-vahvistusta suoraan varauskirjasta ei ole vielä saatavilla (se tulee käyttöön vasta Metan hyväksynnän jälkeen) – tiimisi lähettää vahvistuksen itse.
• Puhelinvaraus: Vastaa puheluun ja kirjaa varaus varauskirjaan. Tekoäly ei tällä hetkellä ota puheluita vastaan.

• Kohdassa Tapahtumat määritetään tilaisuus, ajankohta, henkilömäärä, tila tai pöydät, kassan tuotteista koottu menu (hinta/hlö), juomapaketti, aikataulu ja allergiat.
• ”Luo tarjous” muodostaa tarjouksen Premium-PDF-tiedostona normaalin tarjoustoiminnon kautta. Hyväksynnän jälkeen ”Vahvista” varaa pöydät varauskirjasta — päällekkäisyyksistä ilmoitetaan, eikä varausta tehdä.
• Sen jälkeen luodaan ennakkomaksuerittely (esim. 30 %, verokannoittain eriteltynä) ja loppulasku toteutuneen henkilömäärän mukaan — ennakkomaksu vähennetään automaattisesti. Bankettikortti (BEO, PDF) toimii ohjeena keittiölle ja salille.
• Keittiötä ja tiimiä muistutetaan henkilömäärästä, menusta ja allergioista 2 päivää ennen sekä tapahtumapäivänä klo 08.00 (toimipisteen paikallista aikaa).

• Kohdassa Leipomo → ”Asetukset” määritätte, mikä toimipiste on leipomo, mitkä toimipisteet tilaavat, mihin mennessä (seuraavan päivän tilausraja-aika, yrityksenne paikallista aikaa) ja millä reitillä ne toimitetaan. Määritätte kullekin tuotteelle taikinan, uunin, paistoajan ja peltikoon.
• Myymälätilaus: Jokainen myymälä näkee aamulla esitäytetyn tilauskorijaehdotuksen ja lähettää sen tilausrajaan mennessä — kassassa kohdassa ”Myymälä” tai verkossa kohdassa ”Myymälätilaukset”. Sen jälkeen vain leipomo/johto voi tehdä muutoksia; tällaiset lisäykset merkitään erikseen.
• Leivontalista: kaikkien lähetettyjen myymälätilausten sekä ennakkotilausten summa ryhmiteltynä taikinan, uunin ja paistoajan mukaan, pellit huomioiden — myös PDF-muodossa. ”Kirjaa leivotuksi” siirtää tuotteet leipomon varastoon.
• Toimitus: ”Lähtö” luo kullekin myymälälle lähetysluettelon (varastonsiirto); myymälä kuittaa vastaanoton ja kirjaa mahdolliset poikkeamat syineen.
• Iltapalautukset: tuotteittain jäljelle jääneet määrät ja mihin ne menevät (kirjataan häviksi, sosiaalimarketti, Too Good To Go, henkilökunta, palautus leipomoon) sekä kellonaika, jolloin tuote loppui. Tästä muodostuu hävikkiprosentti myymälä-, tuote- ja päiväkohtaisesti.
• Ennuste: ehdotus lasketaan läpinäkyvästi — samat viikonpäivät, trendi, sää, juhlapyhät, loppumisajankohta ja katteeseenne perustuva varmuuslisä. ”Näin laskettu” näyttää jokaisen vaiheen; katsaus vertaa ennustetta ja toteutunutta. AIRIS saa lähettää tilauksen itsenäisesti vain, jos sallitte sen autonomia-painikkeesta.
• Tavoite toimipistettä kohden: Valitse „Ennuste“-välilehdellä „Tilausvihjeen tavoite“ välillä „tasapainoinen“ (mahdollisimman vähän palautuksia ilman, että tuote loppuu usein) ja „säästeliäs“ (vielä vähemmän palautuksia, mutta tuote loppuu useammin). Sen alapuolella näkyy, miten palautukset ja loppumiset olisivat toteutuneet toisella tavoitteella samalla ajanjaksolla. Sama valinta löytyy „Asetukset“-kohdasta sarakkeesta „Vihje“; se on voimassa tästä toimipisteen seuraavasta tilausvihjeestä alkaen.
• Ennakkotilaukset: kakut ja vadit noutoaikoineen, myymälä ja asiakas CRM:stä; käsiraha on tavallinen käsirahalasku. Määrä näkyy noutopäivänä leivontalistalla, ja tiimiä muistutetaan klo 07:00.

• Jokaisessa yhteystietokortissa on ”Tietosuoja”-välilehti: Art. 15 mukainen rekisteriote PDF-muodossa ja Art. 20 mukainen täydellinen tietokopio JSON-tiedostona — sisältää varaukset, puhelut, sähköpostit, kuitit ja suostumukset.
• Pyynnöt kirjataan tapauksina vastaanottopäivämäärällä ja määräajalla (1 kk); omistajia ja ylläpitäjiä muistutetaan 7 päivää ennen määräajan päättymistä.
• Poisto Art. 17 mukaisesti: koekäyttö näyttää ensin, mitä poistetaan, anonymisoidaan tai säilytetään lakisääteisen säilytysvelvollisuuden vuoksi. Laskut ja kassakuitit säilyvät muuttumattomina (pseudonymisoituina); suoritus on sallittu vain omistajille ja ylläpitäjille, ja poistoloki tallennetaan PDF-muodossa.

• Auditoinnin vienti: lataa osoitteesta HACCP-tarkistuslistat ”Historia”-välilehdeltä koko tarkistuslistahistoria CSV- tai PDF-muodossa elintarvikevalvontaa varten (ajanjakso valittavissa, poikkeamat merkitty).
• Kylmälaitteiden linkitys: lämpötilan tarkistuspisteet voidaan liittää osoitteessa Kylmälaitteet ylläpidettyihin laitteisiin — Laitteen nimi näkyy tallennuksen yhteydessä, historiassa ja auditoinnin viennissä.
• Unohdetut tarkistukset: Joka aamu klo 07:00 järjestelmä tarkistaa, mitkä tarkistuslistat ovat avoinna tai myöhässä. Vastuussa olevat saavat tehtävän, jossa on avoimien ja myöhässä olevien tarkistusten määrä, ja ilmoituksen kelloon – teidän ei tarvitse kytkeä mitään päälle.

• Molemmat valikkokohdat avaavat valmiin mallin työnkulun muokkaimessa – mitään ei ole vielä käynnissä. Tarkista nimi, laukaisija ja vaiheet, tallenna „Tallenna“-painikkeella ja aktivoi työnkulku sen jälkeen. „Testaa“-painikkeella voit kokeilla sitä etukäteen (tallenna ensin).
• Ei-näyttely-työnkulku (Gastro › Ei-näyttely-työnkulku): Laukaisija „manuaalinen“ kontaktille, eli vieraalle. Vaihe 1 lähettää hänelle ystävällisen muistutuksen tämän päivän varauksesta ja pyynnön lyhyestä vahvistuksesta (teksti tekoälyltä), vaihe 2 odottaa päivän, vaihe 3 ilmoittaa teille „Tarkista ei-näyttely ja tarvittaessa ota yhteyttä“.
• Tilaukset (Gastro › Tilaukset): Malli „Laukaise uudelleentilaus“ aikataululla viikoittain maanantaiaamuisin (muutettavissa laukaisijassa). Se ilmoittaa „Tarkista tilaustarve – tuotteet alle vähimmäismäärän“ ja luo tehtävän „Laukaise tilaus toimittajalta“, eräpäivä seuraavana päivänä. Se ei luo itse tilausta – sen tekee päivittäinen tilausvihje varastossa (katso alla).
• Sähköpostit vieraille lähtevät itsenäisesti vain sen verran kuin automaatiotoimintojen autonomiapainikkeenne sallii – muuten sähköposti odottaa hyväksyntäänne. Suoritetut ajot näette kohdasta Automaatio › Suoritukset.

• AIRIS-chatissa: Lähetä lasku valokuvana tai PDF-tiedostona, AIRIS kysyy „Haluatko minun kirjaavan tämän varastoon?“. Kirjaako AIRIS suoraan vai odottaako se hyväksyntäänne, sen määrittää varaston autonomiapainikkeenne.
• Päivittäinen tilausvihje: Kohdassa Automaattinen uudelleentilaus järjestelmä tarkistaa joka aamu aktiiviset uudelleentilaussäännöt ja luo toimittajakohtaisesti luonnoksen tilauksesta; omistajat, järjestelmänvalvojat ja johtajat saavat ilmoituksen. „Tarkista nyt“ käynnistää tarkistuksen välittömästi. Vanhentuneet erät eivät lasketa varastoksi. Ehdotus vain ehdotetaan, esitetään hyväksyttäväksi vai lähetetäänkö suoraan toimittajalle, sen määrittää autonomiapainike.

Uudelleentilaussäännöt, tilaukset ja FEFO kuvataan yksityiskohtaisesti luvussa Varasto ja inventaario.

Asetukset, pöytäkartta, kassankäyttö, keittiönäyttö ja tulostin kuvataan yksityiskohtaisesti luvussa DivinePOS — kassajärjestelmä. Tässä kerrotaan, mitä gastro-arkeen lisätään.

• Useita yrityksiä: Jos omistatte useita yrityksiä, joilla on kassa, valitse yritys kirjautumisen jälkeen osoitteessa pos.divinemind.ai/firmenwahl. Valinta tallentuu; voit vaihtaa milloin tahansa taustajärjestelmässä profiilivalikon kautta → „Vaihda yritystä“. Kunkin yrityksen aktivoitu kassa muistetaan laitteella – vaihdettaessa takaisin riittää PIN-koodi.
• Juomaraha: Valitse Maksaminen-dialogissa kohdasta „Juomaraha“ „Ei mitään“, „Pyöristä ylöspäin“ tai „Oma summa“ – myös „Jaettu maksu“ (käteinen ja kortti) yhteydessä. Juomaraha ei ole liikevaihtoa eikä sisälly allekirjoitettuun summaan. Raporteissa „Liikevaihto per tarjoilija“ näyttää liikevaihdon ja juororahat henkilöä kohden; Z-raportti näyttää juororahat tarjoilijakohtaisesti, kohdassa „sisältäen käteisenä maksettavat“. Päätätte itse, miten maksatte käteisenä maksettavan juororahan (baarista vai palkanlaskennan kautta) – sitä ei kirjata automaattisesti.
• Avoin lasku tiskillä: Kassa → painike „Lasku“, etsi lasku ja maksa käteisellä tai kortilla. Summa tulee laskusta, syntyy allekirjoitettu kassakuitti, lasku on sen jälkeen maksettu. Z-raportissa maksu on omassa lohkossaan „Maksuja laskuista“ eikä se laske toista kertaa liikevaihtona.
• Noutovalmis-näyttö: Keittiönäyttöön avaa „Nouto“-painike asiakasnäytön tiskille – „Valmistuksessa“ ja „Noutovalmis“ noutonumerolla, mukaan otettavaksi ja tiskille. Kun keittiö ilmoittaa tilauksen valmiiksi, numero siirtyy „Noutovalmis“.
• Päivän päätös: Z-raportti luodaan joka aamu klo 05:00 yrityksenne paikallista aikaa automaattisesti päättyneelle liiketoimintapäivälle – liikevaihto verokannan ja maksutavan mukaan sekä juomaraha tarjoilijakohtaisesti. Voitte edelleen käynnistää manuaalisen päätöksen; yhtään tilausta ei lasketa kahdesti.

• Lyhenteet ilmestyvät kassaruudun, keittiökuitin ja keittiönäytön ruutuun. Asiakaskuitissa, lisäominaisuuksissa ja verkkomenuussa ei ole allergeeneja – sitä varten on allergeenikartta.
• Kate per ruokalaji: Raportit → Välilehti „Kate per ruokalaji“ laskee kassa nettoarvona reseptistä ja viimeisimmästä ostohinnasta – käyttökustannuksineen ja ruokakustannusosuuksineen per ruokalaji. Jos ainesosalta puuttuu ostohinta, se näkyy ruokalajin kohdalla numeron keksimisen sijaan. Reseptejä ylläpidätte kohdassa Varasto › Kohdistus.

• Arvolahjakortit: Kassalla painike „Lahjakortti“ → „Myy“ tai „Tarkista saldo“. Koodi näkyy QR-koodin kanssa kuitissa ja sen voi lunastaa missä tahansa toimipisteessä, myös useassa osassa – Maksaminen-dialogissa kohdassa „Lunasta lahjakortti“. Myydyt ja avoimet lahjakortit näette taustajärjestelmässä välilehdellä „Lahjakortit“.
• Välilehdellä „Raportti“ näette jäsenet, leimat, palkinnot ja lahjakortit toimipistettä kohden. Mainonta tekstiviestillä tai WhatsAppilla kortinhaltijoille vain, jos vieras on siihen erikseen suostunut.

• Sivu „Rekisterikassa (RKSV)“ kassan taustajärjestelmässä kohdassa Asetukset: kunkin kassan tila, tiedot FinanzOnlinea varten, kuittiluettelo, „DEP-vienti“ ja „Tarkista ketju“. Tarkistus valvoo allekirjoituksia, kuittinumeroita, ketjutusta, liikevaihtolaskureita, aloituskuittia, vikoja ja QR-koodeja. Jokaisella kassalla on oma allekirjoitusketjunsa.
• Nolla-, kuukausi-, vuosi- ja loppukuitti luodaan samalla sivulla. Loppukuitti poistaa kassan pysyvästi käytöstä – sitä ei voi peruuttaa.
• Allekirjoitusyksikön vika: Kassa jatkaa kassankäyttöä; kuiteissa on merkintä „Turvalaite rikki“. Kun yksikkö on taas toiminnassa, luodaan allekirjoitettu yhteiskuitti vian ajalta. Demokassalla voit esitellä sen „Esitä vika“-painikkeella.
• Jatka kassankäyttöä ilman internetiä – myös selaimessa: Jos kassa näyttää „Offline valmis“, se jatkaa toimintaansa verkkoyhteyden katketessa, myös sivun uudelleenlatauksen jälkeen. Tilaukset ja maksut menevät „Offline-jonoon“ tällä laitteella; vieras saa korvaavan kuitin ilman QR-koodia („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Kun verkko palaa, tapahtumat käsitellään kirjausjärjestyksessä – ei koskaan kahdesti – ja allekirjoitetaan merkinnällä „Nacherfassung“ ja todellisella myyntiaikana. „Tulosta allekirjoitettu kuitti vieraalle“ -painikkeella vieras saa sen jälkeen allekirjoitetun kuitin. Jos laitteessa ei ole tulostinta, kassa ilmoittaa, että tilaus on annettava keittiölle suullisesti – keittiökuittia ei tulosteta uudelleen.

• Toimipistetoiminta: Kassat, hinnat (kassan taustajärjestelmässä kohdassa Tuotteet, valikoima toimipistettä kohden) ja kassakirja hoidetaan toimipistekohtaisesti. „Ketju-ohjaamo“ kassan taustajärjestelmässä vertailee toimipisteitä, mukaan lukien kanta-asiakasohjelma.
• Kassakirja (Gastro & Hotel › Kassakirja): Päivän päätöksen käteinen päätyy automaattisesti toimipisteen kassakirjaan, tarkistetulla tiivisteellä.
• DATEV: Kohdassa Veroneuvoja voit viedä DATEV-kirjauskasan CSV-tiedostona – kassalukemana, Itävallassa tilikartassa SKR07, Saksassa SKR03 tai SKR04. Kassan korttimyynti kirjataan rahansiirtona. Se on tiedosto, ei rajapinta.

• AIRIS vastaa omista tiedoistasi, esimerkiksi: „Kuinka paljon liikevaihtoa ja juororahaa kukin tarjoilija on saanut tänään?“, „Kuka on tänään töissä?“, „Mitkä ruokalajit ovat gluteenittomia?“ tai „Kuinka monta croissantia toimipisteen pitäisi tilata huomenna?“ – laskentatavan kera.
• AIRIS saa toimia (tilata, kirjata, lähettää) vain sen verran kuin autonomiapainikkeenne sallii.

Kaikki kunkin alan työkalut löytyvät luvusta Mitä AIRIS voi tehdä toimialoittain — kaikki työkalut.

• Lieferant anlegen: Kirjaa elintarviketoimittajat manuaalisesti.
• Mitarbeiter anlegen: ilman sähköpostia → AIRIS-PIN, jolla työntekijä kirjautuu sovellukseen.
• Krankmeldung: Poissaolohakemus (sairaus) lähetetään – näkyy heti tiimilistalla.
• Hyväksy tilauspyynnöt: Tarkista ja hyväksy työntekijöiden tilauspyynnöt osoitteessa Tilauspyynnöt – ja lähetä ne suoraan sähköpostitse toimittajalle painamalla ”Bestellung senden” (tila muuttuu automaattisesti ”bestellt”).