Hotelli ja majoitus: Huoneet, varaus, matkustajakortti, paikallisvero

Huoneet, varaukset, asiakastili ja laskutus – keskuksena kahden viikon varaustilannekalenteri.

• Päivittäiset luvut ylhäällä: saapumiset ja lähdöt tänään, varatut huoneet, aamiainen huomenna aamulla, siivottavat huoneet.
• Varauskalenteri huoneittain ja päivittäin: Klikkaus vapaaseen kenttään avaa varauksen esitäytetyllä huoneella ja päivämäärällä; väri osoittaa tilan.
• Hallinnoi varausta: vahvista, kirjaa sisään, kirjaa ulos; lisäksi peruuta tai merkitse saapumattomaksi.
• Asiakastili: majoitus, varatut tuotteet ja paikallisvero; talossa voidaan kirjata palveluita määrineen ja verokantoineen huoneeseen.
• Laskutus: uloskirjautuminen yhteislaskulla, 30 prosentin ennakkomaksulasku, asiakaslehti PDF-muodossa.
• Kertaluonteinen asennus: huoneet kategorioineen ja hintoineen, sesongit hintakertoimineen, paikallisvero, portaalikalenteri iCalin kautta ja julkinen varauslinkki.
• Laskun vastaanottaja: Valitse CRM-yhteyshenkilö varauksesta tai syötä yrityksen/nimen, osoitteen ja ALV-tunnuksen tiedot. Yli 400 € (AT) tai 250 € (DE) bruttona järjestelmä vaatii nimen ja osoitteen.
• Verokannat tulevat yrityksen maasta (AT majoitus 10 %, muut tuotteet 20 %; DE 7 % / 19 %). Jos aamiainen sisältyy huonehintaan, se näkyy laskulla omana rivinään (DE: ruoka 7 %, juomat 19 %).
• Määritä kaupunkivero asetuksissa – sille ei ole oletusarvoa. Wienin malli asettaa 5 % majoituksesta ilman aamiaista ja ALV:tä (1.7.2027 alkaen 8 %), lähteineen; alle tietyn ikärajan olevat lapset on vapautettu.
• Hinnat ovat per yö: Jos oleskelu ulottuu sesonkiin, jokaiselle yölle annetaan oma sesonkihinta – moduulissa, varausivulla ja AIRISissa.
• iCal: Jos portaalin varaus menee päällekkäin oman varauksen kanssa, mitään ei varata kahteen kertaan – se näkyy kalenterissa pyyntönä konfliktin kanssa, ja kello ja sähköposti ilmoittavat siitä.
• Varaussivu: Loppuhinnat sisältävät ALV:n, kaupunkivero-tiedot, tietosuoja- ja peruutustiedot; kytke päälle ja pois päältä asetuksista. Uudet pyynnöt ilmoitetaan kellolla ja sähköpostilla; vieras saa vastaanotto- ja vahvistussähköpostin omalla kielellään.
• Vieraslista: Itävallassa vierasrekisterilomake vierasrekisteriasetuksen liitteen A mukaisesti, Saksassa erityinen ilmoituslomake (vain ulkomaiset vieraat) – juoksevalla numerolla.

• ”Huoneeseen” kassalla: Asiakas allekirjoittaa kassapäätteellä. Allekirjoitus tallennetaan yksityisesti asiakkaan tilille ja näkyy laskun ”Liitteessä allekirjoituksineen” (PDF).
• Maksa lasku vastaanotossa (Asiakaskansio → Laskut): ”Käteinen (kassa)” tai ”Kortti (kassa)” kerätään kassakoneen kautta – kuitilla ja allekirjoituksella; lasku merkitään sen jälkeen maksetuksi.
• Ennakkomaksu: Hyväksytystä ennakkomaksulaskusta luodaan maksulinkki. Vieras maksaa erillisellä sivulla toimipaikkanne Mollie-tilin kautta. Luonnos tai toimipaikka ilman maksupalveluntarjoajaa ei saa linkkiä.
• Ateriat varausta kohti (vain huone, aamiainen, puolihoito, täysihoito): omat laskurivit ateriahinnoille, aamiaispäiväkirja ja illallisnumerot päivittäin (”Aamiaispäiväkirja”-painike).
• Kerroshoito mobiilissa: Uloskirjautuminen asettaa huoneen tilaan „siivottava“, ja kello ilmoittaa „Huone … on vapaa — siivoa“. „Puhdas“ tallentaa nimen ja kellonajan, „Suljettu“ poistaa huoneen myös varaussivulta.
• Raportit: Käyttöaste, ADR, RevPAR, yöpymiset alkuperämaan mukaan ja paikallisen veron kuukausilista PDF-muodossa kunnalle. Rekisteröintinumero (asetus (EU) 2024/1028) on varaus- ja laskusivulla; AIRIS voi vahvistaa, sisään-/uloskirjautua, kirjata eriä, asiakaslehti ja ennakkomaksu – kirjoitusoikeus vain autonomiapainikkeen kautta.
• Matkailuvero kassassa: Jos kassapääte perii matkailuveron, se näkyy kuitissa erillisenä rivinä „läpikulkuerä“ verokannalla 0 %. Puoli- ja täysihoito juomineen jakaa laskun ruokiin ja juomiin; osuus määritetään itse.
• AIRIS ilman hyväksyntää: tarkista vapaat huoneet, näytä talon päivä ja luo kysely. Jos useampi varaus sopii, AIRIS kysyy tarkennusta.

• Yritysaika: Yleiskatsaus, käyttöastekalenteri, iCal-synkronoinnin „tänään“ ja AIRISin päivänäkymä laskevat talonne aikavyöhykkeellä (yritystiedoista tai yritysmaasta) — ei palvelimen aikavyöhykkeellä. Saapuminen, lähtö ja „Aamiainen huomiseksi“ vaihtuvat siksi paikallisen ajan keskiyöllä.
• Rekisteröintinumeron syöttäminen (VO (EU) 2024/1028, lyhytaikainen vuokraus): Hotelli › „Asetukset“ › „Kohteen rekisteröintinumero“ ja „Myönnetty / Tila“. Jos huoneistolla on oma numero, syötä se kohtaan „Hallinnoi huoneita“ › Huoneet › „Rek.-nro (vain jos poikkeava)“. Numero ilmestyy varasjonnille ja laskuihin; tarkista kuntasi tai maasi rekisteröintimenettely.
• Allekirjoitukset pysyvät yksityisinä: Kassalla oleva „huoneeseen“ -allekirjoitus ei ole julkisesti haettavissa — vain allekirjoitetun, aikarajoitetun linkin kautta asiakastililtä tai „Liite allekirjoituksilla“. Tyhjä tai vahingoittunut allekirjoitus hylätään, „huoneeseen“ -painike on käytettävissä vasta allekirjoituksen jälkeen, ja valittavissa ovat vain talossa olevat asiakkaat.
• Kielet: Käyttöliittymä ja julkinen varasjonni ovat saatavilla 30 kielellä; saapumis- ja vahvistussähköpostit asiakas saa omalla kielellään. Channel Manageria (hintojen ja kiintiöiden synkronointi varausportaalien kanssa) DivineMind ei sisällä — synkronointi portaalien kanssa tapahtuu iCalin kautta (vain varattu/vapaa).