Kiinteistönhoito: Vuokrat, asunto-osakeyhtiöt, laskenta, mittauspalvelu, yhtiökokous

Avaa Hausverwaltung

Avaa ”Kaikki sovellukset” ja valitse ”Hausverwaltung”. Yleiskatsaus näyttää kaikki kiinteistöt yksiköiden, vuokrattujen ja tyhjien yksiköiden lukumäärineen; ylhäältä voitte suodattaa Itävallan tai Saksan mukaan.

Luo kiinteistö

Napsauttakaa ”Luo kiinteistö”. Ohjattu toiminto kysyy peräkkäin perustiedot ja maan, rakennuksen oikeudelliset ominaisuudet (esim. rakennusluvan tai tuen päivämäärä), yksiköt ja tilit. Maa määrittää myöhemmin sovellettavan lain.

Luo yksiköitä sarjana

”Yksiköt”-vaiheessa luotte useita kohteita kerralla, esimerkiksi kohteet 1–24, yhteisellä käyttötarkoituksella ja pinta-alalla. Yksittäisiä yksiköitä voitte muuttaa myöhemmin niiden tiedostossa; pinta-ala versioidaan voimassaolopäivämäärällä.

Kirjaa omistus ja osuudet

”Omistajat”-välilehdellä syötätte omistajat ja heidän osuutensa. Asunto-omistuksen yhteydessä kirjaatte Itävallassa käyttöarvot käyttöarvoarviosta, Saksassa yhteisomistusosuudet ja yhteisösäännöt. Summa tarkistetaan.

Luo vuokrasuhde

Napsauttakaa ”Käyttösuhteet”-kohdassa ”Uusi”. Ohjattu toiminto opastaa yksikön, sopimuksen ja määräaikaisuuden, yhteystiedoistanne löytyvien vuokralaisten, vuokran osien (sis. ALV riviä kohti), vakuuden ja vuokranmuutoksen (arvonsidonta, indeksi- tai porrasvuokra) sekä oikeudellisten ominaisuuksien läpi.

Tarkista oikeudellinen luokitus

Viimeisessä vaiheessa näette, mikä vuokralaki soveltuu – perusteltuna askel askeleelta, viittauksella ja linkillä lakitekstiin. Jos tietoja puuttuu, luokitus on ”määrittämätön” ja puuttuvat kentät on linkitetty luettelona. Luokitus tallennetaan vuokrasuhteen yhteyteen.

Vahvista tai ohita luokitus

Vuokrasuhteen tiedostossa voitte laskea luokituksen uudelleen, vahvistaa sen tai ohittaa sen vähintään 20 merkin pituisella perustelulla. Jokainen versio pysyy näkyvissä historiassa.

Aloitusnäyttö „Omat taloni tänään“

Kirjautumisen jälkeen avautuu „Omat taloni tänään“. Näette, mitä tänään taloissanne on meneillään: hätätapaukset, määräaikaiset tarkastukset, määräajat, maksamattomat erät ja uudet ilmoitukset asiakasrekisteristä. Ylhäällä „Kiinteistöt“, „Vahingot“ ja „Tiliote“ vievät suoraan eteenpäin.

Talot, joista olette vastuussa

Kortit näyttävät talot, joista olette vastuussa, kukin liikennevalojen kanssa. Jos teille ei ole vielä osoitettu taloa, näette kaikki talot. „Näytä kaikki“ avaa koko luettelon kohdasta „Kiinteistö & Toimisto“.

Kiinteistö & Toimisto

Valikossa „Kiinteistö & Toimisto“ on sama päiväluettelo ja sen alla asiakasrekisterin saapuneet (vahinko, mittarilukema, urakoitsijan palaute). Ylhäällä „Vahingot“ ja „Tarkastukset & Määräajat“ vievät eteenpäin; omistajat ja järjestelmänvalvojat näkevät lisäksi „Määräykset“.

Hallintonne määräykset

Kohdassa „Määräykset“ omistajat ja järjestelmänvalvojat määrittävät reagointiajat, ennakkoajat ja rajat – erillään lakisääteisistä määräajoista: esimerkiksi „Kahden henkilön hyväksyntä alkaen (€, netto)“ tilauksille, „Määräajat lisäksi kalenterimerkintänä“ ja yrityspostilaatikko sähköpostien lähettämiseen. Mitään ei lähetetä automaattisesti, aina vasta hyväksynnän jälkeen.

Avaa ”Laskutus”-välilehti

Avaa kiinteistö ja valitse ”Laskutus”-välilehti. Yleiskatsaus näyttää avoimet kulut, puuttuvat lukemat, määräajat liikennevaloilla ja erääntyneet mukautukset.

Määritä piirit ja avaimet

”Piirit & Avaimet” -kohdassa ”Ehdottaa piirejä” luo käyttökustannuspiirin, keskuslämmityksen yhteydessä lisäksi lämmitys/lämmin vesi ja hissin tai pesutuvan yhteydessä oman piirin. Poikkeava jakoperuste vaatii oikeusperusteen ja tositteen; omistajat tai ylläpitäjät asettavat sen voimaan. Lämmityspiiriin syötetään lämmityskustannuslaskelman tiedot (Itävalta: lämmityksen/lämpimän veden erottelu, kulutusosuussopimus; Saksa: lämpimän veden menetelmä, CO2-rakennustyyppi). Kululajit, jotka ovat jaettavissa vain todennetulla edellytyksellä, merkitään piiriin heti, kun todiste on olemassa.

Kohdista kulut

”Kulut”-kohdassa ovat saapuneet laskut osumaperusteineen (kustannuspaikka, toimittaja, mittauspiste, osoite). ”Kohdista” jakaa laskun piiriin ja kululajiin, tarvittaessa useaan osaan. Päätökset, omat suoritukset ja tulot kirjataan tositteella.

Lue mittarit

”Mittarit”-kohdassa kirjaat lukemat kauden lopussa – puhelimella ”Lue puhelimella” valokuvan kanssa – tai luet mittauspalvelun tiedoston. Korjaus luo uuden rivin syyn kanssa.

Luo lasku

”Uusi lasku” avaa ohjatun toiminnon. Valitse kausi ja laajuus: Itävallassa käyttö- ja lämmityskulut erikseen, Saksassa yhteinen lasku.

Tarkista ja laske

”Tarkista”-vaiheessa paina ”Laske”. Näet erät, yksittäiset laskut ALV-erittelyineen ja esikatselun PDF-muodossa. Napsautus estäjää vie oikeaan vaiheeseen.

Vahvista

Omistajat tai ylläpitäjät vahvistavat laskun. Se saa tositenumeron ja on sen jälkeen muuttumaton; virheet korjataan oikaisulla uutena versiona.

Lähetä ja kirjaa vastaanotto

Itävallassa käyttövesilasku ripustetaan ilmoitustaululle ja kirjaamisajankohta kirjataan. Saksassa kirjataan vastaanotto jokaiselle vuokralaiselle – se asettaa eräpäivän ja vastustamisen määräajan.

Kirjaa

”Kirjaa” kirjoittaa lisämaksut laskuksi ja hyvitykset hyvitykseksi vuokralaisen tilille. Kauden avoimet ennakkomaksut kirjataan Saksassa pois; tyhjäkäynti vain ilmoitetaan.

Uudet ennakkomaksut

Viimeisessä vaiheessa tuloksesta muodostuu ehdotuksia uusiksi ennakkomaksuiksi – kirjeineen ja siirtoineen vuokraan.

Avaa laskutus

Avaa kiinteistö, välilehti „Raha / Saldolista“, ja napsauta „Laskutus“. Valitse kuukausi, kiinteistö ja mitä laskutetaan. Vuokra tulee vuokran osista, asunto-osakeyhtiön ennakkomaksut vahvistetusta ennakkomaksusuunnitelmasta; jos eräpäivä osuu lauantaille tai pyhäpäivälle, se siirretään seuraavalle arkipäivälle.

Tarkista esikatselu (kuivaajo)

„Laske esikatselu“ ei kirjaa mitään. Näette, mitä kirjataan, mikä on estetty (puuttuvien tietojen kanssa) ja mikä ohitetaan. Jos esikatselun jälkeen on tapahtunut jotain muutosta, järjestelmä ei kirjaa mitään ja vaatii uuden esikatselun.

Kirjaa

„Kirjaa nyt“ antaa tositenumerot ja kirjaa vuokralaisten tai omistajien tileille; vuokralaisen tili luodaan ensimmäisellä kirjauksella. Toinen ajo samalle kuukaudelle ei kirjaa mitään kahdesti. Kirjaamisen saavat tehdä omistajat, järjestelmänvalvojat ja johtajat.

Peruuta kirjoittamisen sijaan

Virheellisen laskutuksen peruutatte kumoamalla sen vastakirjauksella – sitä ei koskaan ylikirjata; jo maksetut summat pysyvät hyvityksenä. Maksut kuitataan lain mukaan: Itävalta § 1415/§ 1416 ABGB, Saksa §§ 366, 367 BGB. Saldolista välilehdellä „Raha / Saldolista“ näyttää kullekin tilille veloitukset, hyvitykset ja saldon; napsautus avaa tilikartan.

Maksumuistutusajo

Valikossa „Maksumuistutukset“ valitsette kiinteistön ja päivämäärän. „Esikatselu“ laskee kullekin tilille seuraavan maksumuistutusasteen lukituksineen, määräaikoineen ja korkoineen; „Luo ehdotukset“ luo maksumuistutusehdotukset tarkistettavaksi.

Viivästyskorot ja muistutuskulut

Hyväksyessänne valitsette, sisältyvätkö „Viivästyskorot päivämäärään asti“ ja „Muistutuskulut“ ajoon. Väliaikaisia jaksoja (peruskorkoa ei ole vielä julkistettu) ei kirjata; muistutuskuluja vain, jos ne on sovittu tai sallittu.

Hyväksy ja lähetä

„Hyväksy“ antaa maksumuistutukselle tositenumeron – mitään ei lähetetä. „Lähetä“ lähettää sen „Lähetä sähköpostilla“ PDF-muodossa; postin, kirjatun kirjeen tai henkilökohtaisen toimituksen hoidatte itse ja merkitsette sen „Merkitse lähetetyksi“. Sen jälkeen kirjaatte „Kirjaa vastaanotetuksi“ vastaanottopäivän ja liitätte tarvittaessa todisteen (esim. kuittaus).

Irtisanomisperuste vain ilmoituksena

Maksumuistutus näyttää, onko ja mistä alkaen maksukyvyttömyydestä johtuva irtisanomisperuste olemassa (Saksa § 543 BGB, Itävalta § 30 MRG). Tämä on vain ilmoitus: Järjestelmä ei koskaan laukaise irtisanomista – siitä päättää hallinto.

Luo SEPA-valtuutus

Kohdassa „SEPA-suoraveloitus“ (myös välilehdellä „Raha / Saldolista“) valitsette kiinteistön. Se tarvitsee aktiivisen tilin, jolla on tilinhaltijan IBAN ja velkojan tunniste. „Luo valtuutus“ kirjaa valtuutuksen henkilökohtaista tiliä kohden – perusveloitus (CORE) tai yritysveloitus (B2B) – allekirjoitetun valtuutuksen skannauksella.

Luo suoraveloitusajo

„Uusi suoraveloitusajo“ ottaa mukaan kirjatut laskut, joiden maksutapa on suoraveloitus ja joilla on aktiivinen valtuutus; „Luo ajo“ luo sen. Jos määräaika ei ole enää saavutettavissa, siirrätte sen „Muuta päivämäärää“; „Hylkää ajo“ vapauttaa laskut uudelleen.

Pankkitiedosto (pain.008) ja lähetys

„Luo tiedosto“ luo SEPA-suoraveloitustiedoston (pain.008) ladattavaksi. Lähetyksen hoidatte verkkopankissa ja ilmoitatte sen jälkeen „Ilmoita lähetetyksi“.

Pankkihaku (EBICS)

Jos yritykselle on perustettu EBICS-yhteys (Saapuneet laskut → Asetukset → Pankkihaku), kiinteistötilien tiliotteet tulevat automaattisesti päivittäin. Ne päätyvät vain kiinteistöhallintaan, eivät koskaan yrityksen pankkipalveluihin – vuokralaisten ja omistajien rahat ovat luottorahaa.

Lue tiliote tiedostona

Ilman EBICSia avaatte „Tiliote & Maksujen vastaanotto“ ja luette pankkinne tiedoston (CAMT.053 tai MT940) „Lue tiliote“ -toiminnolla. IBAN määrittää kiinteistötilin; saman tiliotteen toinen lukukerta ei kirjaa mitään kahdesti.

Maksujen kohdistaminen

Kohdassa ”Tiliote & Saapuneet maksut” jokaiselle maksulle on ehdotus liikennevalolla: maksun viite, tunnettu IBAN (myös osittais-, yli- tai ryhmämaksuissa) tai maksajan nimi. Jos käyttötarkoitus mainitsee toisen tilin, IBAN-tiliä ei ehdoteta. Vain yksiselitteiset maksut kirjataan automaattisesti – ja vain, jos autonomian asetus sen sallii.

Huomioi ohjeet

Toisen kiinteistön, suljetun tilin tai ”vakuus” viitettä kiinteistötilillä ei koskaan kirjata vuokrana – ohje kertoo, mitä tehdä (palautus tai siirto vakuustilille).

Tilinote AIRISille chatissa

Voitte myös vetää tiliotetiedoston AIRIS-chattiin. AIRIS lukee sen ja ilmoittaa tilin, ajanjakson ja tapahtumat; yksiselitteiset kirjataan vasta teidän „Kyllä, kirjaa“ -komennon jälkeen, loput jäävät „Tiliote & Maksujen vastaanotto“ -kohtaan käsin kohdistettavaksi. Toinen lukukerta ei kirjaa mitään kahdesti. Tiliotteen tiedot (nimet, IBAN, viite) eivät mene tällöin mihinkään kielimalliin.

Ehdotettu siirto

Kohdassa ”Lähtevät maksut” ovat avoimet toimittajalaskut, hyvitykset ja päättyneiden sopimusten vakuudet. ”Ehdotus” luo siirron kiinteistön kiinteistötililtä – rahaa ei vielä siirry.

Hyväksy (neljä silmää)

Omistajat ja ylläpitäjät voivat hyväksyä. Hallintasopimuksen toimivaltarajan ylittävissä tapauksissa (ilman arvoa: 1 000 €) kahden eri henkilön on hyväksyttävä; maksut hallinnon tilille aina.

Pankkitiedosto tai EBICS

”Luo pankkitiedosto” luo jokaiselle kiinteistötilille SEPA-siirtotiedoston (pain.001). Lataa se pankkipalveluun ja merkitse se – tai lähetä se suoraan EBICS-yhteyden kautta.

Suoritus ja kirjaus

Kun siirto näkyy seuraavassa tiliotteessa, sen tila on ”suoritettu”. ”Kirjaa” kirjaa kustannusmaksun, hyvityksen maksun tai vakuuden palautuksen. Palautunut siirto ilmoitetaan.

Avaa erääntyneet mukautukset

”Laskutus”-välilehdellä ”Arvon turvaaminen” (Itävalta) tai ”Indeksi & Porrastus” (Saksa) -kohdassa ovat sopimukset erääntyneine mukautuksineen, indeksitasoineen ja lukitusjaksoineen.

Laske

”Laske” luo pöytäkirjan: vanha ja uusi indeksi lähteineen ja versioineen, muutos, katto, pyöristys ja voimaantulopäivä.

Hyväksy ja kirjoita

Omistajien tai ylläpitäjien hyväksynnän jälkeen kirje on saatavilla PDF-muodossa.

Lähetys ja vastaanotto

Lähetä kirje ja kirjaa vastaanotto. Vaikutus lasketaan uudelleen vastaanoton yhteydessä; Saksassa ohjattu toiminto näyttää indeksivuokran vuosittaisen lukituksen.

Hyväksy

”Hyväksy” päättää edellisen summan ja luo uuden vuokran osan. Lasku käyttää sitä seuraavasta jaksosta alkaen.

Valmistele vuokrankorotus (Saksa)

Sopimusasiakirjassa ”Korotukset”-välilehti avaa ”Valmistele vuokrankorotus (§ 558 BGB)” -ohjatun toiminnon: lähtötilanne, esto- ja odotusajat, perustelu vuokratasovertailulla, asiantuntijalausunnolla tai vertailuasunnoilla, korotuskatto, uusi vuokra ja tarkistus. Laskenta tapahtuu moottorissa; jokaisella luvulla on laskentapolku.

Hyväksy, lähetä, kirjaa vastaanotto

Omistajat tai ylläpitäjät hyväksyvät kirjeen – asianumero ja tila jäädytetään. DivineMind ei lähetä mitään itse: lataa PDF, lähetä, merkitse lähetys ja kirjaa vastaanotto. Vasta vastaanoton jälkeen alkavat suostumus- ja kanneajat.

Vastaus ja siirto

Kirjaa suostumus (myös osittainen tai maksun kautta), hylkääminen, kanne ja tuomio. ”Siirrä vuokraan” päättää edellisen summan edellisenä päivänä ja asettaa uuden voimaanpanopäivästä alkaen; modernisointilisät ovat omana rivinään.

Modernisointi ja vuokranrajoitus

Kiinteistön ”Modernisointi”-välilehti johtaa hankkeesta ilmoituksen ja valmistumisen kautta korotukseen vuokralaisittain. Yksikön ”Vuokranmääritys”-välilehti tarkistaa sallitun vuokran uudelleen vuokrattaessa ja luo tiedot ennen sopimusilmoitusta.

Itävalta: Vuokranmääritys ja päävuokran laskutus

Yksikön „Vuokra“-välilehdellä luodaan yläraja § 16 MRG:n mukaisesti (ohjearvo tai luokka) lisäyksineen ja vähennyksineen, sijainti, määräaikaisuus ja todiste, PDF-muodossa. Korotus § 45, siirtyminen § 46, § 46a, § 12a ja kunnostus § 16 Abs 10 alkavat sopimuksen „Korotukset“-välilehdeltä; päävuokran laskutus § 20 MRG:n mukaisesti luodaan kiinteistön „Päävuokra“-välilehdeltä, myös PDF-muodossa.

Määräajat ja vuokratasovertailu

”Vuokra ja siirto” -kohdassa ovat kaikki määräajat liikennevaloineen ja vuokratasovertailut (aina lähteineen). Aloitussivu näyttää avoimet toiminnot, määräajat, huomautukset ja puuttuvat perusteet, kuten alueellisen tilanteen tai uudet ohjearvot.

Tiedonsiirto

Kohdassa „Tietojen siirto“ lataatte Excel-mallin, lataatte täytetyn tiedoston, kohdistatte sarakkeet ja käynnistätte kuiva-ajon. Se ei kirjaa mitään ja näyttää virhelistan per rivi. Henkilöiden täsmäytyksen ja tarkistussummien jälkeen omistajat tai järjestelmänvalvojat ottavat erän käyttöön, tarkistavat sen tuotteessa ja vahvistavat saldot.

Avaa WEG-hallinto

Valikon ”WEG-hallinto” tai asuinkiinteistön ”WEG”-välilehden kautta. Ylhäällä ovat kaikkien talojen avoimet määräajat liikennevaloilla, alapuolella alavälilehdet Yleiskatsaus, Taloussuunnitelma, Vuositilitys, Vararahasto, Kokoukset, Päätökset ja Hallinto.

Taloussuunnitelma tai ennuste

Ohjattu toiminto opastaa ajanjakson, nimikkeiden, jakoperusteiden, tietojen, yksikkökohtaisten yksittäissuunnitelmien ja vahvistamisen läpi. Ennakkomaksut määrätään sen jälkeen rahavirran kautta.

Kutsu kokous koolle

Kohdassa „Kokoukset“ määrittelette päivämäärän, paikan tai verkkotilan ja esityslistan. Kutsu kirjataan toimitustavan ja määräaikojen mukaan kullekin omistajalle ja lähetetään vasta napilla. Verkkokäyttäjät tulevat DivineMeetin odotustilasta; tallennetta ei ole. Pöytäkirjan laatiminen on mahdollista vain kaikkien läsnäolijoiden suostumuksella (katso „Kokous livenä“).

Äänestys ja pöytäkirja

Kokouksen johdossa kirjaatte läsnäolon ja valtakirjat sekä äänet esityslistan kohdittain. Tulos määritetään laskentatavan mukaan maan lainsäädännön mukaisesti. Sen jälkeen seuraavat pöytäkirja, allekirjoitukset ja – Saksassa – päätöskokoelma.

Kiertokyselypäätös

Päätökset ilman kokousta aloitetaan kohdassa ”Kokoukset” ”Aloita kiertokysely” -toiminnolla; äänet kirjataan kullekin omistajalle määräajalla ja arvioidaan kuten kokouksessa.

Vuositilitys

Kohdassa ”Vuositilitys” laskette yhteisön tilityksen ja yksittäiset tilitykset kullekin omistajalle, vahvistatte ne, lähetätte ne ja kirjaatte lisämaksut ja hyvitykset omistajan tilille – jokainen vaihe napin painalluksella.

Vararahasto ja hallinto

”Vararahasto” näyttää tilanteen, lisäykset ja nostot; siellä syntyvät myös varallisuusraportti (Saksa) tai vararahastotilitys hallinnoijan vaihtuessa (Itävalta). Kohdassa ”Hallinto” ylläpidätte hallinnoijan nimitystä, hallintoneuvostoa, omistajanvaihdoksia, toimitustietoja ja äänestysyksiköitä.

Johtaa kokousta

Kokouspäivänä avaatte kohdasta „Asunto-osakeyhtiöhallinto“ → „Kokoukset“ kokouksen ja napsautatte „Johtaa kokousta“. Jos verkkotilaa ei vielä ole, „Luo verkkotila“ luo sen; „Avaa isäntänä“ käynnistää DivineMeetin, „Kopioi linkki omistajille“ antaa linkin verkkokäyttöön.

Määrittää Meet-vieraat yksikölle

Omistajat tulevat odotustilan kautta. Sisäänpääsyn jälkeen tarkistatte puheenjohtajana henkilöllisyyden, valitsette äänivaltaisen henkilön ja napsautatte „Henkilöllisyys tarkistettu – määritä“. Vasta sen jälkeen vieras voi äänestää; ulkopuolisille äänivaltaisille henkilöille äänestys on estetty.

Äänestys livenä

Jokaisen esityslistakohdan kohdalla „Avaa äänestys“ käynnistää äänestyksen. Verkossa äänestävät Meet-vieraat ja itse asiakasrekisteri; tilassa olevat äänet kirjaatte äänestyskorttiin. Näette jatkuvasti annetut äänet, läsnäolon, verkkokäytön ja päätösvaltaisuuden.

Kirjaa tulos

Saksassa „Sulje, julista ja päätöskokoelmaan“ päättää kohdan ja kirjaa päätöksen suoraan päätöskokoelmaan. Itävallassa „Sulje ja kirjaa tulos“ kirjaa tuloksen; sen jälkeen seuraa ilmoitus talossa ja lähetys (§ 24 Abs 5 WEG 2002), joista alkaa valitusaika. Kirjaamisen saavat tehdä omistajat ja järjestelmänvalvojat.

Pöytäkirja vain kaikkien suostumuksella

Kohdassa „Transkriptio pöytäkirjaa varten“ kytkette „Ota transkriptio käyttöön“ pöytäkirjan – se toimii vain niin kauan kuin kaikki läsnäolijat ovat suostuneet. Jos joku liittyy ilman suostumusta, se pysähtyy välittömästi. Tallennetta ei ole. Pöytäkirjan kirjoittaa hallinto; tulokset tulevat aina laskennasta.

Kiinteistökohtainen DATEV/BMD-vienti

Valitse kohdasta ”DATEV/BMD-vienti” kiinteistö, tili ja ajanjakso (yksi kalenterivuosi). Esikatselu näyttää kaikki kirjaukset tileineen, vastatileineen ja huomautuksineen; ”Lataa vienti” luo ZIP-tiedoston, joka sisältää kirjauserän, henkilötilit ja tilikartan vastaavuudet, ja arkistoi sen tarkistussummalla. Vienti muodostaa oman asiakaskokonaisuuden omistajan veroneuvojalle – vuokrat ja vastikkeet eivät koskaan näy yrityksenne omassa veroneuvojaviennissä.

Tilikartta ja tilikohdistukset

Määritä välilehdellä ”Asetukset” muoto (DATEV tai BMD), tilikartta sekä konsultti- ja asiakasnumero. Tilit ovat tilikartan ehdotuksia; jokainen kategoria voidaan muuttaa omalle tililleen – sovithan tästä veroneuvonnan kanssa.

Omistajatilitys

Valitse kohdasta ”Omistajatilitys” hallinnointisopimus (vuokra- tai osakehuoneiston hallinnointi) ja kuukausi. Esikatselu näyttää vuokratuotot, maksetut kulut tai hoitovastikkeet, sopimuksen mukaisen hallinnointipalkkion, varauksen, saldon ja tilitysehdotuksen. Valitse ”Luo luonnoksena” ja sitten ”Vahvista” – tämän jälkeen tilitys on lukittu ja tallennettu PDF-muodossa.

Lähetys ja maksatus

Lähetä tilitys sähköpostitse tai aseta se saataville omistajan asiakaskansioon. ”Tilaa maksu” luo lähteviin maksuihin tilisiirron kohteen tililtä; hyväksyntä, neljän silmän periaate ja pankkitiedosto hoidetaan siellä.

Verkkolasku vuokralaskelmissa

Kohdassa ”Verkkolasku” näkyvät kaikki kirjatut arvonlisäverolliset vuokralaskelmat sekä tieto siitä, onko verkkolasku pakollinen (Saksa: § 14 UStG siirtymäaikoineen; Itävalta: vapaaehtoinen suostumuksella). ”Tarkista” näyttää puuttuvat tiedot, ”Lataa” luo XRechnung-, ZUGFeRD- tai ebInterface-tiedoston ja arkistoi alkuperäisen.

Kuukausittaiset kulutustiedot (§ 6a HeizkostenV)

Etäluettavien mittareiden osalta voit tuoda mittauspalvelun kuukausiarvot mittarilukemien tuonnin kautta. Kohdassa ”Kulutustiedot” näet käyttäjäkohtaisen kulutuksen (kWh) verrattuna edelliseen kuukauteen, edellisen vuoden vastaavaan kuukauteen ja keskivertokäyttäjään. ”Luo” lukitsee arvot, ”Lähetä” toimittaa ne sähköpostitse tai asettaa ne asiakaskansioon. Puuttuvat arvot ilmoitetaan, niitä ei koskaan arvioida.

Aloita laskelmapäivä

Valitse kohdassa ”Laskutuspäivä” kiinteistö, vuosi ja laajuus (käyttökustannukset, lämmityskustannukset tai molemmat). Vaihtoehtoisesti voit sanoa AIRISille ”Tee käyttökustannuslaskelma 2025 kohteelle L-003” – avustaja ja keskustelu jakavat saman välitilan.

Laskut postilaatikosta

Toiminto ”Lue postilaatikko” siirtää laskuliitteelliset sähköpostit DivineFinancen tositteentunnistukseen. Jos se tunnistaa kohteen numeron tai katuosoitteen, laskulle lisätään kiinteistön kustannuspaikka. ”Ota yksiselitteiset kulutositteina” luo kulutositteet; laskut, joiden kululaji ei ole yksiselitteinen, kohdistetaan itse laskelmassa. Vuokralaisten ja omistajien sähköposteja ei koskaan lueta.

Pyydä puuttuvat mittarilukemat

Jos jakson päättymisen mittarilukema puuttuu, ”Pyydä vuokralaisilta” pyytää nykyisiltä käyttäjiltä lukemaa: asiakaskansiossa (push-ilmoitus ja viesti) tai sähköpostitse, muutoin tulostettavana kirjeenä. Vuokralainen ilmoittaa tiedot asiakaskansiossa kohdassa ”Ilmoita mittarilukema”; lukema otetaan vastaan kohdasta ”Asiakaskansiosta”.

Luonnos ja tarkastusraportti

”Laske luonnos” käyttää kiinteistönhallinnan laskentalogiikkaa. ”Tarkasta” tallentaa tarkastusraportin liikennevaloilla: esteet, tositteettomat rivit, tuomattomat laskut, puuttuvat lukemat, edellisvuosivertailu kululajeittain (alkaen 20 % ja 100 €), poikkeavat lisämaksut ja määräaika. Raportti on saatavana PDF-muodossa; se vastaa vain luonnosta, jolla tarkastus tehtiin.

Hyväksyntä ja lähetys

Ilman punaista valoa omistajat tai järjestelmänvalvojat voivat hyväksyä laskelman: laskelma vahvistetaan (Itävalta: tiedoksianto/Legung tänään) ja lähetetään asiakaskansioon tai sähköpostitse. Postitse toimitettavat vastaanottajat ilmoitetaan tulostusta varten. AIRIS lähettää laskelmat vain nimenomaisen hyväksyntänne jälkeen.

Vuokralainen kysyy, AIRIS selittää

Vuokralainen voi kysyä asiakaskansiossa laskelmastaan, esimerkiksi ”Miksi lisämaksuni on niin suuri?”. AIRIS vastaa ainoastaan kyseisen laskelman laskentaraportin perusteella (osuus, ennakkomaksut, suurimmat erät, edellinen vuosi), näyttää omien rivien tositteet ja ilmoittaa muistutusten määräajan viitetietoineen. AIRIS ei laske itse: vastauksen jokainen luku tarkistetaan raporttia vasten, muiden vuokralaisten tietoja AIRIS ei tiedä.

Irtisanomisen kirjaaminen

Valitse kohdasta ”Vuokralaisen vaihto” → ”Uusi vuokralaisen vaihto” kiinteistö ja yksikkö sekä syötä, kuka irtisanoi, milloin irtisanomisilmoitus saapui ja missä muodossa (skannatun kirjeen kera). Laskentamoottori laskee sopimuksen päättymisen laskentatapoineen ja lakiviittauksineen: Saksa § 573c BGB (3. arkipäivä, vuokranantajan määräajat 5 ja 8 vuoden jälkeen, kirjallinen muoto § 568 BGB), Itävalta § 560 ZPO ja § 33 MRG. Sähköpostitse tehty irtisanominen näytetään muodollisesti pätemättömänä. ”Merkitse sopimuksen päättyminen vuokrasopimukseen” asettaa päättymispäivän vasta napsautuksestasi.

Luovutus

”Luo palautuspöytäkirja” avaa tutun luovutuspöytäkirjan: tilat, puutteet valokuvineen, mittarilukemat, avaimet ja molempien osapuolten allekirjoitukset. Mittarilukemat siirtyvät päättämisen yhteydessä laskutukseen.

Ilmoitus ja hakijat

Ilmoitus luodaan välittäjämoduulissa yksikköön linkitettynä. Julkaisun jälkeen se saa linkin; tiedustelut päätyvät kontakteina CRM-järjestelmään ja ne siirretään hakijoiksi toiminnolla ”Tuo tiedustelut ilmoituksesta”. Kirjaa kunkin hakijan osalta näyttö ja omavaraisuusselvitys – vain sallitut kysymykset prosessin vaiheen mukaan porrastettuna.

Suostumus ja luottotiedot

Ennen luottotietojen tarkistusta hakija antaa suostumuksensa (teksti tarkistussummalla, allekirjoitus näytöllä, paperilla tai sähköpostitse; peruutettavissa milloin tahansa). Kysely KSV1870- (Itävalta) tai SCHUFA-palvelusta (Saksa) vaatii sopimuksen palveluntarjoajan kanssa – siihen asti se toimii esittelyyrityksissä testitilassa, selkeästi merkittynä ”ei aito luottotietoraportti”. Käytettävissä ilman sopimusta: lataa hakijan toimittama selvitys ja syötä tulos. Vain liikennevalotila tallennetaan; hylkäyksen jälkeen tiedot anonymisoidaan määräajan päätyttyä.

Vuokrasopimus ja allekirjoitus

Hyväksynnän jälkeen sopimus luodaan mallipohjasta syöttämilläsi summilla; DivineMind tarkistaa vakuuden enimmäismäärää vasten (§ 551 BGB). Toistaiseksi voimassa oleva sopimus on vapaamuotoinen: vuokralainen allekirjoittaa näytöllä tai puhelimen linkin kautta, ja myös isännöitsijä/hallinto allekirjoittaa sen. Jos sopimus vaatii lakisääteisen kirjallisen muodon (määräaikainen, pitkä irtisanomissuojaehto), käy vain paperi omakätisellä allekirjoituksella tai hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES). ”Päätä sopimus” luo uuden vuokrasuhteen.

Vakuus ja sisäänmuutto

Vakuus kirjataan uuteen sopimukseen – rahana vain kiinteistön omalle vakuustilille, erillään kohteen tilistä. Sisäänmuuttoa varten: sisäänmuuttopöytäkirja mittarilukemineen, ”Laske esikatselu” ja ”Kirjaa veloitus” ensimmäiselle kuukaudelle (tämä luo henkilökohtaisen tilin) sekä ”Ilmoita käyttäjän vaihto” ARGE-tiedostona mittauspalvelulle. Kun kaikki vaiheet on suoritettu, päätä vuokralaisen vaihto. AIRIS tietää tilanteen aina.

Mittaustiedotusten palveluntarjoajan tallennus

Valitse kohdassa ”Mittaustiedotuspalvelu” kiinteistökohtaisesti palveluntarjoaja, tiedonsiirtomuoto (ARGE-HeiWaKo 3.10 tai mittauslukematiedosto) sekä asiakas- ja kiinteistönumerosi palveluntarjoajalla.

Tiedostojen tuonti

Lataa mittaustiedotuspalvelun tiedosto ja käynnistä testiajo. ARGE-tiedostot: mittarilukemat siirtyvät lukemiin, käyttäjäkohtaiset laskentatulokset tallennetaan tarkistusta varten. Lukematiedostot (CSV/Excel) tunnistetaan sarakenimien perusteella – näet kohdistuksen ennen käyttöönottoa. Palveluntarjoajien profiileja ei ole ilman sopimusta tarkistettu alkuperäistiedostoja vasten.

Käyttäjänvaihdoksen ilmoitus

”Lataa” tai ”Luo ja tallenna asiakirjoihin” luo ARGE-tiedoston, joka sisältää kaikki laskutuskauden käyttäjät ja asumisjaksot, mukaan lukien tyhjäkäyttöjaksot. Vuokralaisen vaihdon kautta ”Ilmoita käyttäjänvaihdos” ilmoittaa vain kyseisen asunnon.

Etäluenta

Omistajat ja järjestelmänvalvojat aktivoivat liittymän: radioliityntälaite tai mittauspalvelu lähettää mittarilukemat avaimella DivineMindille; ne käyvät läpi saman tarkistuksen kuin mikä tahansa tuonti. Avain näytetään vain kerran.

Välilehdet „Käyttö“ ja „Toimisto“

Kiinteistössä välilehti „Käyttö“ kokoaa yhteen vahingot, tilaukset, „Laitteet & Tarkastukset“ ja talon määräajat, välilehti „Toimisto“ tiedotteet, palveluntarjoajat, vuokralaisluettelon ja avaimet. Kaikkien talojen yli pääsette samoihin listoihin kohdasta „Kiinteistö & Toimisto“.

Vahinkoilmoitus sähköpostista

Kohdassa „Vahingot & Ilmoitukset“ lohko „Puhelimesta & Sähköpostista“ näyttää vahinkoilmoitukset sähköposteista yhdistettyyn postilaatikkoonne. Ilmoittaja tunnistetaan yhteystietokannastanne ja kohdistetaan oikeaan yksikköön; jos vain nimi sopii, ei arvata – kohdistatte itse. Luonti tapahtuu automaatioasetuksenne mukaan tai „Luo ilmoituksena“ -toiminnolla; haluttaessa ilmoittaja saa kuittauksen vastaanotosta.

Urakoitsijat: tarjoukset ja hankinta

Kohdassa „Tilaukset“ „Anna tilaus“ käynnistää – vahingosta tai suoraan. „Pyydä palveluntarjoajalta“ ja „Lähetä pyynnöt“ hankkivat tarjouksia, „Kirjaa tarjous“ kirjaa ne; vertailu näyttää eron edullisimpaan. Yli euromääräisen rajasi toinen henkilö hyväksyy („Hyväksy tämä taso“), sitten seuraa „Tilaa“. Kohdassa „Tiedot urakoitsijalle“ määrittelette, mitä välitetään. „Kirjaa vastaanotto“ jälkeen takuurekisteri kirjaa takuuajan.

Laitteiden tarkastusvelvollisuudet

Kohdassa „Laitteet & Tarkastukset“ kirjaatte hissin, lämmityksen, palovaroittimet ja muut laitteet. Järjestelmä laskee tarkastuspäivämäärät lain, normin ja sopimuksen perusteella – viitteineen: palovaroitinvelvoite ja vastuu kaikille 16 Saksan ja 9 Itävallan osavaltiolle, hissi kaikille Itävallan osavaltioille. Jos maalle ei ole määritelty sääntöä, siinä lukee „ei määritelty“ keksityn määräajan sijaan. Lakisääteisen tarkastusvelvollisuuden voitte poistaa vain syystä.

Määräaikarekisteri

„Tarkastukset & Määräajat“ näyttää „Määräaikaiset tarkastukset“ ja „Määräajat“ tunnisteella Laki, Sopimus, Normi tai Hallintonne määräys. Jokaisella määräajalla on vastuuhenkilö; jos kohdassa „Määräykset“ on kytketty „Määräajat lisäksi kalenterimerkintänä“, se näkyy myös kalenterissa. „Täsmäytä nyt“ päivittää rekisterin uusimpaan tilaan; määräajan voitte hylätä vain perustelulla.

Paikkakunnan pyhäpäivät

Määräajat ja reagointiajat ottavat huomioon lakisääteiset pyhäpäivät osavaltioittain ja kunnittain. Mitkä ovat voimassa, näette kiinteistön „Yleiskatsaus“-välilehdellä kohdassa „Paikkakunnan pyhäpäivät“. Jos kuntaa puuttuu, asianomainen määräaika on „määrittämätön“.

Luovutusprotokolla

„Uusi luovutus“ → „Luo ja aloita“ avaa luovutusprotokollan; huoneet, mittarit ja avaimet esitäytetään yksiköstä ja viimeisestä protokollasta. Puutteet valokuvineen ja molempien osapuolten allekirjoitukset ovat sen jälkeen PDF-muodossa.

Tiedotteet ja ilmoitustaulu

Välilehdellä „Toimisto“ kohdassa „Tiedotteet“ napsautatte „Kirjoita tiedote“, valitsette kohdasta „Kenelle?“ roolit ja „Määritä vastaanottajat“. „Tarkista“ näyttää, mitä on muutettava; „Hyväksy“-napin jälkeen syntyy kirje kullekin vastaanottajalle, sarjakirje ja ilmoitus PDF-muodossa. Sähköpostit menevät kullekin vastaanottajalle yksitellen, posti tulostetaan sarjakirjeenä. Irtisanomiset ja muut kirjallisesti vaadittavat ilmoitukset eivät mene tiedotteina.

Vuokralaisluettelo

Välilehdellä „Toimisto“ „Vuokralaisluettelo“ näyttää kiinteistön vuokralaisluettelon – „Lataa Exceliin“ tai „Lataa PDF:ksi“.

Avaa sääntökatalogi

Valikossa „Sääntökatalogi“ ovat kaikki säännöt, joiden mukaan DivineMind luokittelee ja laskee. Suodattakaa Itävallan tai Saksan, lain ja tyypin mukaan.

Ymmärrä sääntö

Jokainen sääntö näyttää ehdon, tuloksen, viitteen, lähteen lähdeajankohtineen, voimassaolon ja sen testitapaukset. Korvatut versiot pysyvät näkyvissä; avoimet kysymykset asianajajalle on merkitty.