LVI: Päivystys, työtaulu, huolto, tarkastuspöytäkirjat, kylmäaineet

• Huolto & SHK › Tehtävät: kaikki päivystys-, korjaus- ja huoltotehtävät työn, paikan ja postinumeron, kiireellisyyden, määräajan, asentajan, laitteen ja tilan mukaan. Suodattimet „Tänään“, „Tällä viikolla“, „Avoimet“, „Valmiit“, „Vain omat“ ja „Ilman asentajaa“; haku löytää paikan, postinumeron, asiakkaan ja työn. „Määräaika ylittynyt“ ja „Päivystys avoinna“ ovat värimerkittyjä.
• Yksi klikkaus avaa tehtävän: Asiakas ja tehtäväpaikka, laite „Tähän laitteeseen aiemmin“ -tiedolla ja „Tehtäväpaikka / Muuta aikaa“), päivystyshälytyksen tila, „Ilmoita matkalla“ ja „Tiedota asiakasta“, huoltoraportti ja kohdassa „Raportti & lasku“ lasku. Historia näyttää, kuka on muuttanut mitäkin tehtävään milloin.

Kiireellinen tehtävä hälyttää päivystyksen päivystyssuunnitelman mukaisesti (katso yllä). Painiketta ”Otan tehtävän” painava henkilö näkyy heti tehtävän asentajana ja omalla rivillään suunnittelutaululla.

• Asiakkaan ilmoitus: Asentaja ilmoittaa AIRIS-sovelluksessa ”Olen matkalla” ja arvioidun saapumisajan 15–60 minuutin tarkkuudella. Asiakas saa sähköpostitse viestin ”Teknikkonne on matkalla — saapumisaika n. …” (aika yrityksenne aikavyöhykkeellä). Viestin automaattisen lähetyksen määrittää autonomiapainikkeenne; muuten asentaja tai toimisto lähettää sen painamalla ”Ilmoita asiakkaalle nyt”.
• Keikalla asentaja näkee, mitä laitteelle on aiemmin tehty ja asennettu sekä mitä sopivia osia hänen omassa huoltoautossaan on. Materiaalihaussa jokaisen tuotteen kohdalla näkyy auton varastosaldo.
• Päivystyslisä: Kohdassa Keikat › Päivystyslisä määritätte hintasääntönne — prosentti työajasta tai kiinteä veloitus, yöaika, lauantai alkaen, sunnuntait ja pyhät. Huoltoraportista luotava lasku lisää tällöin automaattisesti oman rivinsä; ratkaisevaa on keikan alkamisaika (vastaanotto tai ”matkalla”).
• Aamun päiväkoosteessa näkyvät kaikki yön päivystykset: milloin ilmoitettu, kuka otti vastaan, milloin valmistui, mikä raportti — sekä lasku, joka odottaa luonnoksena hyväksyntäänne.

• Asentaja työskentelee tänään verkko-sovelluksessa airis.divinemind.ai/app: „Omat tehtävät tänään“ näyttää hänen päivän tehtävänsä. Tehtävässä hän näkee laitteen „Tähän laitteeseen aiemmin“ (viimeisimmät raportit ja asennettu materiaali) ja kohdassa „Omassa autossa“ sopivat osat autonsa varastosta. Sieltä hän ilmoittaa „Olen matkalla“, kirjoittaa huoltoraportin ja pyytää allekirjoituksen.
• Huoltoautot kalustossa: Luo autot rekisterikilvellä ja kuljettajalla; yleiskatsaus näyttää seuraavan §57a-arvioinnin (Itävalta) tai katsastuksen (Saksa) ja merkitsee autot, joilla se on pian erääntymässä. Auton materiaalia hallinnoit kohdassa Ajoneuvovarasto.

Osoitteessa Tehtävien aikataulu näette asentajat riveinä ja päivän tai viikon sarakkeina. Vedä puheluista, helpdeskistä ja erääntyvistä huolloista tulevat työtehtävät asentajalle ja kellonaikaan — asentaja saa tehtävän heti sovellukseen.

• Värit: Sininen = suunniteltu, Keltainen = matkalla / kohteessa (asentaja ilmoittaa sovelluksessa), Violetti = odottaa, Vihreä = valmis, Punainen = päivystyskeikka. Katkoviivainen punainen kehys tarkoittaa ristiriitaa, katkoviivainen keltainen huomautusta.
• Ristiriidat: hyväksytty tai pyydetty poissaolo, kaksi työtehtävää samaan aikaan, kalenteritapahtuma, postinumeroalueen ulkopuolella, työajan ulkopuolinen tehtävä ilman päivystystä ja liian lyhyt lepoaika yötyön jälkeen (yrityksenne maakohtainen sääntö, lähde ja tilanne pvm mukaan).
• Sertifikaatti: Jos teknikolta puuttuu vaadittu lupa tai se on vanhentunut (esim. kaasulupa), ohjaustaulu ei salli määritystä. Muut punaiset ristiriidat voidaan vahvistaa manuaalisesti; tämä kirjataan työtehtävän tietoihin.
• Huollon aikataulutus: Erääntyvän huollon vetäminen taululle luo työtehtävän laitteen ja asiakkaan tiedoilla ja kuittaa avoimen asiakasmuistutuksen päällekkäisten aikojen välttämiseksi.
• Ilman hiirtä: Napauta korttia, valitse teknikko, päivämäärä, kellonaika sekä kesto ja tallenna. Työtehtäviä voi aikatauluttaa johto (omistaja, admin, manageri); työntekijät näkevät taulun.
• Lepoaika päivystystehtävän jälkeen: Jos taulu suunnittelee jonkun liian aikaisin työajan ulkopuolisen tehtävän jälkeen, ilmestyy ilmoitus yrityksenne maan säännöllä — Itävalta 11 tuntia (AZG § 12), muuten EU:ssa 11 tuntia (työaikadirektiivi 2003/88/EG Art. 3), kummassakin lähde ja tila. Tämä on huomautus, ei oikeudellista neuvontaa; työehtosopimus ja yrityskohtainen sopimus ovat ensisijaisia.

• Toimisto luo laskut oikeudella ”Taloushallinnan muokkaus”; asentaja ei näe painiketta.
• Saksan yksityisasiakkaille lasku erittelee työkustannukset alv:n kera § 35a EStG -säännöksen mukaisesti; Itävallan asiakkaat eivät saa tätä erittelyä.
• Päiväkoosteessa näkyvät yön päivystys, hyväksyntäänne odottava lasku sekä erääntyvät huollot laitelinkkeineen.

Osoitteessa Laitteet näet kaikki asiakkaidesi laitteet ja erääntyneet huollot. Muutama viikko ennen eräpäivää asiakas saa muistutuksen kolmella vapaalla ajalla alueen asentajien ajoista; valittu aika muuttuu heti työtehtäväksi.

• Muistutus: AIRIS lähettää vain, jos Helpdesk-agentin autonomia-painike sen sallii – muuten se päätyy hyväksyttäväksi. ”Muistuta asiakasta” lähettää itse, ”Tarkista nyt” käynnistää toiminnon välittömästi.
• Valmistuminen: Asentaja viimeistelee huoltoraportin – tällöin huolto on kirjattu (kuka, milloin) ja seuraava aika siirtyy eteenpäin intervallin verran.
• Huoltosopimus: ”Luo sopimus” tekee laitteen sopimushinnasta tilauslaskun (vuosittain, neljännesvuosittain tai kuukausittain).
• Tuonti: Ota laitteet ja sopimukset käyttöön CSV:n kautta – tarkista ensin, sitten tuo; olemassa olevia laitteita ei koskaan korvata.
• CSV-tuonti askel askeleelta: Laitteet › „Tuonti“-välilehti › Valitse tiedosto › „Tarkista“ näyttää rivi riviltä, mitä otettaisiin käyttöön ja mitä puuttuu — vasta „… Laitteiden tuonti“ kirjoittaa. Olemassa olevia laitteita ei koskaan ylikirjoiteta.
• Huoltosopimus: Laiteluettelossa tai laitteessa „Luo sopimus“ — sopimushinnasta syntyy tilauslasku („Huoltosopimus luotu — tilauslasku … € alkaen …“), jonka näet kohdassa Toistuva ja voit muokata. Sopimukselliset laitteet kantavat merkintää „Huoltosopimuksella“.
• AIRIS vastaa kysymykseen ”Mitkä huollot ovat erääntyneet?”, listaa laitteet ja kirjaa suoritetun huollon pyynnöstä — myös asentajan toimesta verkkosovelluksen AIRIS-chatissa.

Kohdassa Laitteiden QR tulostatte tarrat laitteillenne — 24 tai 10 kpl A4-arkille, myös tietystä kohdasta alkaen osittain käytetyille arkeille. Työkohteessa ”Tulosta QR-tarra” tulostaa juuri kyseisen laitteen tarran.

• Asiakkaanne skannaa laitteessa olevan tarran. Sivu näyttää vain yrityksenne nimen ja laitteen tyypin — ei nimiä, ei osoitetta, ei laitemallia.
• ”Ilmoita häiriöstä” luo heti huoltotyön oikealle laitteelle (asiakas ja osoite perustiedoistanne). Jos pyyntö on kiireellinen ja päivystyshälytys on päällä, päivystäjälle hälytetään. Toinen ilmoitus samasta laitteesta täydentää avointa huoltotyötä.
• ”Varaa huolto” näyttää vapaat ajat huoltosyklistä; valinnasta tulee huoltotyö asentajalla ja ajankohdalla. Kohdassa ”Tarran kautta tulleet pyynnöt” näette kaikki ilmoitukset; ”Uusi koodi” mitätöi kadonneet tai vanhat tarrat.

• Varaussivun luominen: Kalenteri › Varaussivut › ”Uusi varaussivu”, esim. ”Lämmityskattilan huolto”, kesto 60 minuuttia, puskuriaika ja aikanne. Asiakas varaa ilman tiliä ja näkee vain vapaat ajat.
• Huoltosyklin muistutus sisältää linkin varaussivulle. Linkitettävä sivu määritetään kohdassa Laitteet › ”Asetukset” › ”Linkin varaussivu”; ”Automaattinen” valitsee sivun, jonka nimessä on ”Huolto”.
• Samalla välilehdellä määritetään, kuinka monta ”Viikkoa ennen eräpäivää” muistutetaan. QR-tarran kautta asiakas varaa suoraan toiminnolla ”Varaa huolto”.

Osoitteessa Tarkastusprotokollat — tai suoraan työtehtävällä ja huoltoraportissa — luot tarkastuspöytäkirjoja mittausarvoilla. Jokaisella mittausarvolla on yksikkö ja raja-arvo; liikennevalot näyttävät heti, onko se kunnossa (vihreä), raja-arvoalueella (keltainen) vai virheellinen (punainen).

• Mallit: Kaasutiiveys (AT/DE), lämmityksen tarkastus (Wien, Ala-Itävalta, Ylä-Itävalta ja Steiermark), lämmityshuolto DE, lämpöpumpputarkastus § 60a GEG, käyttöönotto, juomavesi ja UK Gas Safety Record (CP12). Käyttöön otetaan yrityksenne maahan sopivat mallit.
• Jokainen malli ilmoittaa lähdeviitteen ja päivitysajankohdan, mutta ei standardin tekstiä. Raja-arvot ovat ehdotuksia — muokkaa niitä tarkistuslistoissa; valmis pöytäkirja säilyttää senhetkiset arvot.
• Viimeistely: Tarkastajan allekirjoitus (pakollinen) ja tarvittaessa asiakkaan allekirjoitus. Yrityksen ulkoasulla varustettu PDF tallennetaan suojatusti ja lähetetään linkkinä asiakkaalle; seuraava tarkastus määräytyy tarkastusvälin mukaan.
• Mobiilissa: Asentaja kirjaa pöytäkirjan AIRIS-sovelluksessa suoraan kohteessa — samat kentät, samat liikennevalot.

Kohdassa Kylmäaineet — tai suoraan työkeikalta — kirjaat laitteistokohtaisesti yhden tai useamman kylmäainepiirin: kylmäaine, täytösmäärä kiloina, GWP ja niistä laskettu hiilidioksidiekvivalentti tonneina (t CO₂e). Tarkastusväli lasketaan automaattisesti yrityksenne maan mukaan.

• EU/ETA (VO (EU) 2024/573): 5 t CO₂e alkaen 12 kk välein, 50 t alkaen 6 kk, 500 t alkaen 3 kk välein — vuodonilmaisujärjestelmällä välit tuplaantuvat. Hermeettisesti suljetut alle 10 t: ei tarkastusvelvollisuutta. UK Britannian F-kaasuasetuksen mukaan, Kanada halohiilivety-sääntöjen mukaan (huomioi provinssilainsäädäntö).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): ei kiinteää aikaväliä — vuotoaste lasketaan jokaisen täytön yhteydessä; kynnysarvon ylittyessä (mukavuusjäähdytys 10 %, kaupallinen kylmä 20 %, teollisuuskylmä 30 %) korjaukselle muodostuu 30 päivän määräaika.
• Kirjaukset (täyttö, lisätäyttö, talteenotto, vuototarkastus, vuodon korjaus, käytöstäpoisto) vaativat asentajan, jolla on toimenpidepäivänä voimassa oleva ja oikean luokan kylmäaine-/F-kaasusertifikaatti (Henkilöstö → Sertifikaatit). Sertifikaattitieto tallentuu tapahtumaan; merkintöjä voi vain lisätä.
• Erääntyvät tarkastukset näkyvät päiväkoonnissa ja työtaululla kohdassa ”Aikataulutettavat”. Toiminnanharjoittajan raportti (yritysilmeellä luotu PDF, tallennettu yksityisesti) näyttää sovelletun säännön, viitteen ja tilanteen sekä viimeisen 5 vuoden päiväkirjan.

Kohdassa Ajoneuvovarasto luot varaston kullekin huoltoautolle ja määrität ajoneuvon sekä asentajan. Kullekin nimikkeelle määritetään vähimmäis- ja tavoitevarasto.

• Kun asentaja päättää huoltoraportin, luettelon materiaalit kirjataan automaattisesti ulos hänen autostaan. Jos autosta puuttuu jotain, se kirjataan päävarastosta; jos tavaraa ei löydy mistään, se näkyy raportissa puuttuvana määränä.
• Jos nimikkeen saldo alittaa vähimmäisvaraston, luodaan täydennysehdotus: siirto päävarastosta tavoitevarastoon saakka ja loppuosa ostopyyntönä. Se, luoko AIRIS tämän automaattisesti, riippuu autonomiakytkimen asetuksesta; muuten ehdotus odottaa hyväksyntääsi.
• Kun tavara on autossa, klikkaus ”Tavara on autossa — kirjaa” kirjaa varastosiirron. Asentaja näkee autonsa AIRIS-sovelluksen Keikat-näkymässä.

Kohdassa Tarjousversiot — tai työkohteessa kohdasta ”Uusi vaihtoehtotarjous” — asetat kaksi tai kolme vaihtoehtoa rinnakkain, esim. uusi kaasukattila, lämpöpumppu tai lämpöpumppu käyttövedellä. Nimikkeet valitaan hinnastosta (hinta ja kustannuslaji) tai vapaasti.

• Jokaisesta vaihtoehdosta tulee oma tarjouksensa omalla numerolla; verokanta ja Reverse Charge -rakentamispalvelu määräytyvät yrityksenne maan ja asiakkaan mukaan. Yhden vaihtoehdon voi merkitä suositukseksi.
• ”Näytä tabletilla” avaa asiakassivun: Asiakas vertailee hintoja, etuja ja sisältöä, valitsee vaihtoehdon ja allekirjoittaa sormellaan. Vaihtoehtoisesti voitte lähettää linkin sähköpostitse.
• Allekirjoituksella valittu vaihtoehto hyväksytään ja siitä tulee tilaus: tilausvahvistus asiakkaalle, ilmoitus teille, muut vaihtoehdot katsotaan korvatuiksi. Allekirjoitus ja PDF-tiedosto ”Tilaus — valittu vaihtoehto” tallennetaan suojatusti.

Jos tarjous sisältää lämpöpumpun, puu- tai pellettilämmityksen tai kaukolämpöliittymän, tarjouksen muokkauksessa avautuu ”Tukitarkistus”-kortti. Yhteenvedon kaikista näistä tarjouksista ja määritetystä säännöstöstä löydätte osoitteesta Tuki.

• Ohjelmat: Itävalta — liittovaltion tuki Kesseltausch (aiemmin ”Raus aus Öl und Gas”), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) ja Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Saksa — KfW 458 -lämmitystuki ilmasto- ja tulobonuksilla. Asiakkaan maa ratkaisee, ilman asiakasosoitetta yrityksenne maa; osavaltio määräytyy postinumerosta ja sitä voi muuttaa.
• Tukisumma on aina arvio laskelmineen. Puuttuvat tiedot (vanha lämmitys, oma käyttö, tulot, asuinpinta-ala) kortti kysyy erikseen; jokainen muutos laskee summan heti uudelleen. Asiat, jotka vain asiakas voi tietää, ovat kohdassa ”asiakkaan tarkistettava”.
• Määräajat: KfW-ohjelmassa hakemus on tehtävä ennen töiden aloittamista purkavan/lykkäävän ehdon sisältävän sopimuksen solmimisen jälkeen — kortti varoittaa tästä, ja tarjous tulostaa pyydettäessä tämän sopimusehdon arvioidun toteutuspäivän kera.
• Tallennuksen jälkeen tarjous-PDF tulostaa arvion, määräajat, liitteiden tarkistuslistan ja lähteet. Tarjoukseen liittyvä lasku sisältää tukiviranomaisen pakolliset tiedot (esim. kohteen osoite, tukikelpoiset kustannukset, Wienin hakuaika).
• Jokainen sääntö ilmoittaa lähteen ja hakupäivän. Tukiviranomaiset muuttavat budjetteja ja ehtoja jatkuvasti — tiedot perustuvat ammatilliseen taustatutkimukseen, eivätkä ne ole tuki- tai oikeudellista neuvontaa. KfW-tuen yhteydessä samasta toimenpiteestä ei voi tehdä § 35a EStG:n mukaista verovähennystä.

Kohdassa Tuotteet → Luo tuote → ”Tukkuliike” luet tukkuliikkeesi DATANORM-tiedostot (versio 4 tai 5, yksittäin tai ZIP-tiedostona): tuotteet ja ohjehinnat, alennusryhmäsi, tuoteryhmät sekä hinnanmuutokset. Esikatselu näyttää ensin tulevat muutokset — tiedot tallennetaan vasta valitsemalla ”Tuo nyt”.

• Tuonti tunnistaa kaksoiskappaleet tukkuliikkeen tuotenumeron, perustietojen tuotenumeron ja EAN-koodin perusteella. Mitään ei poisteta: jos tukkuliike poistaa tuotteen valikoimastaan, vain sen ehdot merkitään poistuneiksi.
• Ostohintasi (omakustannushinta) määräytyy tiedoston nettohinnan tai ohjehinnan ja alennusryhmän perusteella. Tuonti asettaa myyntihinnaksi ohjehinnan — myöhemmissä hinnanmuutoksissa vain, jos et ole muuttanut sitä itse. Haluttaessa myyntihinnat pidetään ennallaan.
• Hinnanmuutostiedostoista (DATPREIS) luodaan hintaraportti: mitkä tuotteet kallistuvat tai halpenevat, kuinka monta prosenttia, sekä ladattava CSV-tiedosto.
• IDS-Connect: Tallenna tilauskyselyihin tukkuliikkeesi IDS-osoite ja kirjautumistiedot (salattuna). ”Kokoa verkkokaupassa” avaa kaupan sisäänkirjautuneena; ”Siirrä tukkuliikkeen kauppaan” lähettää tilauskyselyn ostoskorina kauppaan. Paluupostina saadaan tuotenumerot, määrät ja nettohintasi — jos kaupassa valitaan ”Tilaa”, kysely merkitään tilatuksi.
• Kokeilua varten on saatavilla testikauppa (simulaattori) — se ei ole oikea tukkuliike. Esittelyyritykset voivat käyttää vain testikauppaa.

Suuremmat tilaukset, kuten kylpyhuoneen remontointi tai lämmityksen vaihto, toteutat rakennustoiminnoilla: rakennustyömaa kohdassa Työmaat miehistöllä, tunneilla, materiaalilla ja rakennuspäiväkirjalla, yleiskustannusraportti allekirjoituksella, mittaus osittais- ja loppulaskulla rakennustarjouksessa. Tehtäväpolku (huoltoraportti → lasku) säilyy asiakaspalvelussa ja huollossa. Lukuun Rakentaminen