Asiakkaanne näkevät omat tositteensa AIRIS-sovelluksessa ja tilaavat suoraan teiltä. Sisältyy maksutta hintaan.
Mitä asiakas saa
- Omat tilauksensa, laskunsa (maksutiloineen) ja lähetysluettelonsa — vain omat, ei koskaan toisen asiakkaan tietoja.
- Panttitilinsä: kuinka monta koria ja pulloa hänellä vielä on.
- Sopimukset ja asiakirjat, jotka jaatte hänelle; hän voi myös itse toimittaa asiakirjoja jälkikäteen.
- Tilaaminen teiltä: teidän tuoteluettelonne HÄNEN hinnoillaan, ostoskori, toimituspaikan valinta — tilaus siirtyy heti tilauksena CRM-järjestelmäänne.
- Omien yhteystietojensa ylläpito (puhelin, matkapuhelin, sähköposti). Perustiedot säilyvät teillä.
Näin myönnätte pääsyn (2 vaihetta)
- 1. Asiakkaan kohdalla: CRM → Avaa kontakti → Valikkokohta "Asiakaspääsy" → "Kutsu AIRIS-asiakasalueelle". Saatte kutsulinkin, jonka lähetätte asiakkaalle.
- 2. Ensimmäisellä kerralla AIRIS kysyy, otetaanko asiakaspääsy käyttöön yrityksellenne — vahvistakaa tämä kerran, minkä jälkeen se on voimassa kaikille asiakkaille.
- Asiakas avaa linkin, kirjautuu sisään omalla AIRIS-tilillään ja linkitys on valmis. Tästä lähtien hän näkee oman kansionsa.
- Pääsyn peruuttaminen: Asetukset → Yritysprofiili → Asiakaspääsyjen luettelo.
VINKKI: Asiakas vai työntekijä? Kaksi eri pääsyoikeutta
Älkää etsikö työntekijöiden joukosta: Työntekijät saavat yritystason pääsyn (asiakasnumero + PIN) ja näkevät yrityksen tiedot. Asiakkaat saavat pääsynsä CRM-järjestelmän yhteystiedon kautta ja näkevät ainoastaan omat tositteensa.
Kun asiakkaanne tekee tilauksen
- Tilauksesta luodaan teille välittömästi hyväksytty tilaus tilausvahvistusnumeroineen — prosessi on täysin sama kuin taustajärjestelmän (Back-Office) kautta tehdyssä tilauksessa.
- Palvelin laskee hinnat aina kyseiselle asiakkaalle määritetyn hinnastonne mukaisesti. Asiakas ei voi muuttaa sovelluksessa näkemiään tietoja.
- Toimituspaikka, toivottu toimituspäivä ja asiakkaan huomautus ovat tositteessa — siellä, minne varastonhoitaja katsoo keräillessään.
- Jos asiakkaalla on useita toimipisteitä, hän valitsee niistä tilatessaan. Tapahtumaa varten hän voi ilmoittaa kertaluonteisesti poikkeavan toimituspaikan.
- Löydätte tilauksen kohdasta Tilaukset; se on liitetty yrityksen omistajaan ja on kaikkien nähtävillä tiiminäkymässä.
Kiinteistöhallinto: Vuokralaiset, omistajat ja käsityöläiset asiakaskansiossa
- Vuokralaiset, omistajat ja käsityöläiset eivät saa omaa pääsyä, vaan juuri tämän asiakaskansion. He kirjautuvat sisään sähköpostilla ja salasanalla AIRIS-sovellukseen tai selaimeen osoitteessa airis.divinemind.ai.
- Kutsuminen: Kiinteistöhallinto → Käyttösuhde → Välilehti ”Osapuolet”, Kiinteistö → Omistus tai Tilaukset → Palveluntarjoaja → Avaa ”Asiakaskansio” → ”Kutsu AIRIS-asiakasalueelle”. Siellä näette myös, onko pääsy aktiivinen, ja voitte peruuttaa sen. Palveluntarjoajalle liitätte ensin hänen yhteyshenkilönsä CRM:stä.
- Mitä henkilö näkee, määräytyy jokaisella kutsulla vuokrasopimuksen, omistusosuuden tai tilauksen perusteella: Vuokralaiset näkevät tilinsä, ennakkomaksut ja tilitykset; omistajat hoitovastikkeen, taloussuunnitelman, tilitykset, varaukset, kutsut, pöytäkirjat ja päätöskokoelman; käsityöläiset vain omat tilauksensa. Vuokrasopimuksen tai omistuksen päättyessä päättyy myös näkyvyys.
- Mitä kansiosta tulee – vahinkoilmoitukset kuvineen, mittarilukemat, viestit, aikaehdotukset, raportit ja käsityöläisten laskut – löytyy kohdasta Kiinteistöhallinto → Omat talot tänään ”Asiakaskansiosta”-lohkon alta. ”Hyväksy” luo vahingon, lukeman tai tapaamisen tavanomaisin keinoin; ”Hylkää” vaatii syyn, jonka henkilö näkee.
- Kiertopäätösten äänet lasketaan välittömästi ja ne näkyvät kyseisessä kiertopäätöksessä kanavalla ”Kiertopäätös portaalissa”; toinen äänestys ei muuta mitään.
- Oikeudellisesti pätevä toimitus asiakaskansion kautta tapahtuu vain, jos omistusosuudelle tai osapuolelle on merkitty toimitustapa ”Portaali” suostumuksella (Itävalta: omistaja on sitä vaatinut). Muuten se pysyy postina tai sähköpostina; kansio näyttää silloin kopion.
VINKKI: Peruutus vaikuttaa välittömästi
Peruutettu pääsy estää asiakaskansion tälle hallinnolle seuraavalla kutsulla. Jo avatut latauslinkit vanhenevat viimeistään tunnin kuluttua.
Turvallisuus
- Asiakas näkee ainoastaan omaan yhteystietoonsa liittyvät tositteet — tämä tarkistetaan jokaisen yksittäisen kutsun yhteydessä, ei koskaan sovelluksen lähettämien tietojen perusteella.
- Luonnokset pysyvät piilotettuina. Vain lähetetyt, maksetut, erääntyneet tai peruutetut laskut tulevat näkyviin.
- Jos asiakas muuttaa yhteystietojaan, tämä kirjataan teille lokiin — sisältäen vanhan ja uuden arvon.