Käyttötapaus · Finance-agentti
Tekoälypohjainen laskutusautomaatio – luonnoksesta täsmäytykseen
Tekoälyn talousagentti valmistelee laskun koko elinkaaren: se laatii laskut kauppa- tai tuntikirjaustiedoista, valitsee oikean verkkolaskumuodon (XRechnung, ZUGFeRD tai EN 16931), tarkistaa ne, ehdottaa maksumuistutuksia päivinä 3, 14, 28 ja 42 maksamattomista laskuista, täsmäyttää saapuvat maksut avoimiin laskuihin ja kirjaa jokaisen vaiheen muutoslokiin. Laskut ja muistutukset lähetetään ihmisen hyväksynnän jälkeen yrityksesi autonomia-asetusten mukaisesti (EU AI Act 14 art.).
Miksi manuaalinen laskutus on kallista
Laskutuksen kustannukset eivät ole itse lasku – vaan kaikki sen ympärillä oleva.
Miten Finance-agentti hoitaa sen – 5 vaihetta
Jokainen lasku käy läpi saman kierron, oli kyseessä sitten toistuva SaaS-uusinta tai kertaluonteinen konsultointitoimeksianto.
- 01
Käynnistin
Kauppa CRM:ssä päätetty, ajankirjaus toimitettu, tilauksen uusiminen erääntynyt tai suora komento: "Uusinta Acmeen, 12.400 €".
- 02
Luonnostelu
Finance-agentti hakee asiakkaan verotiedot, soveltaa hintasääntöjä ja verokoodeja ja luonnostelee laskun oikeassa muodossa (XRechnung B2G:lle, ZUGFeRD B2B:lle, EN 16931 rajat ylittävälle EU:lle).
- 03
Hyväksyntä
Agentti tuo luonnoksen hyväksyttäväksi yhdellä napsautuksella. Kynnysarvosi (oletus: 1.000 €) ylittävät laskut hyväksyy aina ihminen; saako sen alle jääviä lähettää ilman vahvistusta, päättää yrityksesi autonomia-asetuksissa.
- 04
Lähetys
Hyväksynnän jälkeen Mail-agentti lähettää laskun kohteliaan saatteen kanssa. Toimitusta seurataan; vastaanottovahvistus tallennetaan.
- 05
Täsmäytys
Päivittäin agentti tarkistaa tiliotteet OAuthin kautta avoimia laskuja vastaan. Yli 90 %:n täsmäytysvarmuus → merkitty maksetuksi. Sen alle jäävät → jonoon tarkistettavaksi.
Tuetut e-laskumuodot
Oikean muodon valinta ei ole enää valinnaista. Saksan B2B-e-laskuvaatimus astuu voimaan 2026–2027; Itävalta vaatii XRechnungia jo julkisiin hankintoihin.
XRechnung 3.0
DE · AT Julkinen sektoriPakollinen saksalaisille ja itävaltalaisille B2G-laskuille. Agentti luo XML:n suoraan – ei kolmannen osapuolen muunninta.
ZUGFeRD 2.x
DE · AT B2BHybridi PDF-+-XML-muoto. Suurin osa saksalaisista B2B-vastaanottajista hyväksyy sen. Agentti upottaa XML:n automaattisesti.
EN 16931
EU-standardiE-laskujen taustalla oleva eurooppalainen standardi. Kaikki XRechnung- ja ZUGFeRD-muodot ovat johdettu siitä.
Muistutussarja — agentin valmistelema, lähetys hyväksynnän jälkeen
Agentti valmistelee jokaisen muistutuksen kohteliaasti ja johdonmukaisesti. Sinä asetat kynnysarvot ja hyväksyt; agentti toteuttaa autonomia-asetustesi mukaisesti.
| — | Channel | Tone |
|---|---|---|
| Päivä +3 | Sähköposti (ystävällinen muistutus) | Kohtelias, olettaa erehdyksen. Viittaa siihen, että lasku on saattanut jäädä huomaamatta. |
| Päivä +14 | Sähköposti (toinen muistutus) | Määrätietoisempi. Toistaa ehdot, eräpäivän ja maksuvaihtoehdot. |
| Päivä +28 | Sähköposti (virallinen muistutus + viivästyskulut) | Muodollinen kieli, viittaa sopimusehtoihin, soveltaa määritettyä muistutusmaksua. |
| Päivä +42 | Puhelu (Call-agentti) | Puhelu ihmisäänellä. Tarkistaa, onko lasku saapunut, tarjoaa maksusuunnitelmaa, siirtää tarvittaessa sinulle. |
Kynnysarvot (päivät, summat, muistutusmaksun prosentti, sävy) ovat konfiguroitavissa asiakaskohtaisesti tai asiakassegmentin mukaan. Jokainen toimenpide dokumentoidaan tarkastuslokissa.
Kustannusesimerkki – 10 hengen konsultointiyritys, ~80 laskua/kuukausi
Luvut perustuvat itävaltalaisiin/saksalaisiin pk-yritysten vertailuarvoihin, tilanne huhtikuu 2026.
Lähetät 80 lähtevää laskua kuukaudessa. 18 % erääntyy ja päätyy muistutussykliin. 3 niistä vaatii puhelun päivänä 42.
Manuaalinen prosessi
- 80 laskua × 11 min luonnostelu14,7 tuntia / kuukausi
- 14 erääntynyttä × 20 min muistutusviestit4,7 tuntia / kuukausi
- 3 eskalaatiota × 15 min puhelinseuranta0,8 tuntia / kuukausi
- Pankkitäsmäytys4,0 tuntia / kuukausi
- Tarkastuslokin ylläpito2,0 tuntia / kuukausi
Finance-agentin kanssa
- Agentin käsittely (sisältyy 749 €/käyttäjä -tilaukseen)0 € marginaalinen
- Ihmisen hyväksyntäportit yli 1.000 € laskuille~30 Min / kuukausi
- Muistutuspuhelut Call-agentin toimestaVain puhelinhyvitykset
~1.150 € kuukaudessa työstä, joka siirtyy laskutettavaan tai kasvua edistävään toimintaan. Finance-agentti on yksi 28 agentista 749 €/käyttäjä -tilauksessa – muu työvoima toimii rinnakkain CRM:n, sähköpostin, puheluiden, kalenterin jne. kanssa.
Oletus: 80 laskua/kuukausi ja sisäiset työkustannukset 45 €/h (bruttokuormitettu juniorikirjanpitäjä). Skaalaa suhteellisesti volyymisi mukaan. Call-agentin muistutuspuheluiden puhelinminuutit laskutetaan erikseen.
Jäljitettävissä alusta alkaen
Jokainen lasku, muistutus ja täsmäytys kirjataan. Lähetetyt laskut lukitaan, muutokset luodaan uutena versiona.
Jokainen lasku ja muutos versioidaan, lähetetyt laskut ovat lukittuja. Voit luoda viennin veroneuvontaa varten napin painalluksella.
Itävallassa pätee sama protokolla: jokainen muutos pysyy jäljitettävissä.
Strukturoitu vienti (CSV, XML) DATEV Unternehmen Onlineen – verokonsulttisi ei tarvitse syöttää tietoja uudelleen manuaalisesti.
Laskujesi sisältöä ei koskaan käytetä mallien kouluttamiseen. Vuokralaiskohtaisesti eristetty, levossa salattu (AES-256) ja siirrossa salattu (TLS 1.3).
PSD2-yhteensopivat OAuth-yhteydet pankkiisi. Peruttavissa yhdellä napsautuksella. Minimioikeudet – oletuksena vain lukuoikeus täsmäytystä varten.
Usein kysytyt kysymykset
Käsitteleekö agentti myös saapuvia laskuja?+
Kyllä. Erillinen työnkulku: Mail-agentti tunnistaa saapuvan lasku-PDF:n, Document-agentti suorittaa OCR:n ja poimii rivikohteet, Finance-agentti ohjaa hyväksyntään ja maksaa eräpäivänä.
Mitä tapahtuu, jos tekoäly luonnostelee väärän laskun?+
Hyväksyntäkynnyksesi (oletus 1.000 €) ylittävät laskut käyvät aina läpi ihmisen tarkistuksen ennen lähetystä. Sen alla agentti hyödyntää historiallisia laskutusmallejasi ja kauppatietoja — myös tällöin lähetys tapahtuu hyväksynnän jälkeen, ellei yrityksesi ole autonomia-asetuksissa nimenomaisesti sallinut muuta. Kaikki luonnokset näkyvät hallintapaneelissa ennen lähetystä.
Voiko agentti toimia olemassa olevan kirjanpito-ohjelmistoni kanssa?+
Kyllä. Natiivit OAuth-integraatiot ovat tällä hetkellä QuickBooks, Xero, Stripe ja Mollie. DATEV-vienti strukturoidun CSV/XML:n kautta. HubSpot, Salesforce ja muut ovat vuoden 2026 tiekartalla.
Onko puhelinpohjainen muistutus (päivä-42-puhelut) pakollinen?+
Ei. Puheluvaihe voidaan deaktivoida asiakaskohtaisesti tai globaalisti. Puhelinminuutit myydään erikseen krediittipaketteina – niitä käytetään vain, jos Call-agentti todella soittaa.
Miten agentti käsittelee riitautettuja laskuja?+
Jos asiakas vastaa vastalauseella tai kiistalla, Mail-agentti merkitsee laskun ja keskeyttää muistutussyklin. Se ohjaa asian postilaatikkoosi ihmisen ratkaistavaksi – agentti ei keskustele automaattisesti.
Toimiiko se toistuvissa tilauksissa?+
Kyllä. Finance-agentti laatii toistuvat laskut aikataulun mukaan, huomioi kesken jakson tapahtuvat muutokset (päivitykset, hyvitykset, tauot) ja tuo ne hyväksyttäviksi — tai lähettää ne autonomia-asetustesi mukaisesti. Malli on sama kuin kertalaskuissa.
Entä monivaluuttalaskut?+
Tuettu. Agentti soveltaa oikeita vero- ja valuuttasääntöjä asiakkaan lainkäyttöalueen mukaan. Käännetty verovelvollisuus EU:n rajat ylittävässä kaupassa käsitellään automaattisesti.
Kuinka kauan asennus kestää?+
1–2 työpäivää yrityksen perustamisen vahvistamisen jälkeen. Agentti tuo viimeisten 12 kuukauden laskusi oppiakseen hinnat, verokoodit ja asiakasmallit ennen käyttöönottoa.
Näe se toimivan omilla laskutiedoillasi
Varaa 30 minuutin demo. Ota mukaan viimeisin lasku-PDF:si. Katso, miten Finance-agentti toistaa ja parantaa sen livenä.