Kassajärjestelmä ravintola-alalle ja vähittäiskauppaan: ruokalista, pöytäkartta, maksutapahtumat, kuittien tulostus, RKSV-fiskalisointi (Itävallan RKSV-vaatimustenmukaisuus) ja päivän päättäminen. Kassa toimii selaimessa osoitteessa pos.divinemind.ai/terminal ja taustajärjestelmä osoitteessa pos.divinemind.ai/business.
Nollasta ensimmäiseen kuittiin
Lyhin tie tyhjästä tilistä ensimmäiseen veloitettuun tilaukseen. Jokainen vaihe kestää muutaman minuutin; ette tarvitse siihen lisälaitteita – tabletti tai tietokone selaimella riittää.
1 · Tili ja yritys
Rekisteröitykää osoitteessa divinemind.ai ja tallentakaa yrityksen tiedot – osoite, verotunnus ja pankkiyhteys. Nämä tiedot näkyvät myöhemmin jokaisessa kuitissa.
2 · Avaa kassatoiminto
Valitse Asetukset → Omat moduulit kassajärjestelmästä ja lähetä "Asetusviesti": Ensimmäinen kassa luodaan, ja aktivointikoodi lähetetään sähköpostitse. 749 € ja 999 € paketit sisältävät kassan ilman lisämaksua – niin monelle laitteelle kuin tarvitsette.
3 · Tuotteiden luominen ja julkaiseminen
Ylläpitäkää tuotteita DivineMind-järjestelmässä tavalliseen tapaan ja julkaiskaa ne kassaa varten. Aluksi riittää muutama tuote – voitte lisätä niitä milloin tahansa.
4 · Kassan aktivointi
Luokaa kassa taustajärjestelmässä; saatte aktivointikoodin. Syöttäkää se laitteeseen – näin kassa liitetään pysyvästi yritykseenne.
5 · Fiskalisoinnin määrittäminen
Määrittäkää allekirjoitusyksikkö ja luokaa Startbeleg (aloituskuitti). Harjoittelua varten on käytettävissä demotila, joka luo täysin samanlaiset kuitit – mutta ilman oikeudellista vaikutusta.
6 · Ensimmäisen tilauksen vastaanottaminen
Kirjaudu sisään työntekijänä PIN-koodilla, napauta tuotetta, valitse maksutapa. Kuitti allekirjoitetaan ja tulostetaan; kassa suorittaa päivän päätöksen automaattisesti paikallista aikaa klo 05:00, mutta voitte suorittaa sen myös manuaalisesti.
Kassan määritys
Avaa kassatoiminto
Kassa sisältyy 749 € ja 999 € paketteihin ilmaiseksi, ilman lisämaksua per kassa. Valitse Asetukset → Omat moduulit kassajärjestelmästä ja napsauta "Asetusviesti": Ensimmäinen kassa luodaan, ja saatte aktivointikoodin sähköpostitse.
Valitkaa toimintatila: Ravintola tai Vähittäiskauppa
Käyttöönoton yhteydessä voitte valita asetuksista toisen kahdesta toimintatilasta: Ravintola (pöytäkartalla) tai Vähittäiskauppa (ilman pöytäkarttaa). Vähittäiskauppa-tilassa pöytäkartta kytkeytyy pakollisesti pois päältä eikä kassa ota enää vastaan pöytätilauksia — se toimii puhtaasti tiskimyyntinä. Ravintola-tilan sisällä voitte lisäksi kytkeä pöytäkartan erikseen päälle tai pois päältä esimerkiksi kahvilaa varten, jossa on pelkkää tiskimyyntiä.
Kassan luominen
Luokaa lisää kassoja kohdasta Asetukset → Omat moduulit → Kassajärjestelmä kohdasta "Hallitse kassoja" (esim. Tiski 2, Terassi), tarvittaessa myös myymäläkohtaisesti. Jokainen uusi kassa saa aktivointikoodin muodossa K7MF-P2XR; "Uusi koodi" korvaa sen, jolloin vanha koodi ei enää kelpaa.
Aktivoikaa laite
Avatkaa laitteella osoite pos.divinemind.ai/terminal, kirjautukaa sisään ja syöttäkää aktivointikoodi. Tämän jälkeen laite pysyy yhdistettynä ja ilmoittaa säännöllisesti olevansa aktiivinen.
Monet tuotteet CSV:n tai Excelin kautta
Valitse Tuotteet → „Uusi tuote“ → „Tiedostojen tuonti“ ja valitse tuoteluettelosi (.csv tai .xlsx). Tuo tiedosto esikatselun jälkeen valitsemalla valintaruutu „Aktivoi suoraan kassalle“: tuotteet ovat heti myytävissä kassalla ja skannattavissa viivakoodilla. Voit määrittää kassaluokan myöhemmin taustatoimistossa.
- Kassojen määrää ei ole rajoitettu. Kassan, jota ette enää tarvitse, voitte poistaa käytöstä "Poista käytöstä" -toiminnolla ja ottaa sen takaisin käyttöön "Ota uudelleen käyttöön" -toiminnolla. Käytöstä poistaminen ei lopeta kassaa RKSV-lain mukaisesti – siihen tarkoitukseen on olemassa loppukuitti.
- Verkkokassa toimii millä tahansa laitteella, jossa on selain – tabletilla, kannettavalla tietokoneella tai kassatietokoneella. Android-kassalaitteille (Sunmi) tarkoitettu sovellus julkaistaan seuraavan sovelluspäivityksen yhteydessä.
- Kohdassa Asetukset voitte valita toimialatyypin: ravintola (pöydillä) tai vähittäiskauppa (tiskin yli tapahtuva myynti). Valinta määrittää, mitkä toiminnot kassassa näkyvät.
- Toimintatilaa voi muuttaa myöhemmin. Jos siirrytte Vähittäiskauppa-tilaan, pöytäkartta katoaa kassasta; alueenne ja pöytänne säilyvät tallennettuina ja ovat heti taas käytettävissä, kun vaihdatte takaisin Ravintola-tilaan.
Kassatuotteet
Tuoterekistereitä on tasan yksi, ja se sijaitsee järjestelmässä DivineMind. Mitä ylläpidätte siellä, sitä myytte kassalla — samalla hinnalla, samalla verokannalla ja samalla varastosaldolla. Itse kassassa ette luo tuotteita.
Tuotteiden ylläpito järjestelmässä DivineMind
Kuten yleensäkin, kohdassa Tuotteet: nimi, hinta, verokanta, tuotenumero, viivakoodi ja varastosaldo. Nämä tiedot pätevät samalla tavalla tarjouksiin, laskuihin ja kassaan.
Ota käyttöön kassassa
Kytkekää tuotteen kohdalla kassa-asetus päälle ja valitkaa kassakategoria. Vain käyttöön otetut tuotteet näkyvät myyntipainikkeissa — korjaamon varastotuotteenne ei tarvitse näkyä kassassa.
Määritä kassakategoria
Kategoria määrittää verokannan, jos tuotteelle ei ole asetettu sellaista, sekä painikkeiden järjestyksen ja kuittitulostimen: ruoat keittiöön, juomat baariin.
Variantit ja extrat
Variantit ovat saman tuotteen eri versioita (0,3 l / 0,5 l), joilla on oma hinta tai lisämaksu. Extrat valitaan lisäksi (lisäjuusto, ranskalaiset salaatin sijaan) – enimmäismäärällä ja tarvittaessa pakollisena valintana. Ylläpidätte molempia kassassa, koska niitä esiintyy vain siellä.
- Yksi varasto kaikelle: Kun kassasta myydään tuote, varastosaldo laskee samalla tavalla kuin lähetysluettelon yhteydessä. Peruutus palauttaa tuotteen varastoon. Palveluita — kuten korjauntuntia — ei vähennetä varastosta.
- Hinnanmuutos yhdessä paikassa: Uusi hinta järjestelmässä DivineMind astuu heti voimaan jokaisella kassalla ilman kaksinkertaista ylläpitoa.
- Jos tuotteelle ei ole määritetty verokantaa, käytetään kassakategorian verokantaa. Todellisia nollaverokannan tuotteita varten luotte kategorian, jonka verokanta on 0 %.
- Tuotteet, joita ette enää myy, voitte poistaa kassasta tai asettaa ne passiivisiksi. Vanhat kuitit pysyvät täysin luettavissa, sillä jokainen kuitti tallentaa nimen ja hinnan myyntihetkellä.
Tilat ja pöydät
Tämä osio koskee Ravintola-toimintatilaa. Vähittäiskauppa-tilassa ei ole pöytäkarttaa — kassan toiminta kyseisessä tilassa kuvataan seuraavassa osiossa ”Kaupan kassa”.
- Luokaa ensin alueet – sali, terassi, kabinetti (Stüberl). Sen jälkeen luokaa pöydät kullekin alueelle määrittäen nimen, asiakaspaikat ja muodon (pyöreä, kulmikas, pitkänomainen).
- Sijoittakaa pöydät pöytäkarttaan siten, kuin ne sijaitsevat liiketilassanne. Kassa näyttää saman kartan, jotta henkilökuntanne tunnistaa pöydät.
- Varattu vai vapaa: Pöytä katsotaan varatuksi heti, kun sille on tehty avoin tilaus – kassa näyttää tällöin tilausnumeron ja kertyneen summan. Napauttaminen avaa laskun.
- Pöytää, jolla on avoin tilaus, ei voi poistaa. Suorittakaa ensin maksu tai peruutus, ja poistakaa pöytä vasta sen jälkeen.
- Vähittäiskaupassa voitte poistaa pöytäkartan käytöstä asetuksista; kassa toimii tällöin pelkkänä tiskimyyntinä.
Suunnittele pöytäkartta
Pöytäkartta on enemmän kuin vain luettelo pöydistä: sen avulla voitte mallintaa asiakastilanne juuri sellaisena kuin se todellisuudessa on. Henkilökuntanne tunnistaa tilan helposti sen sijaan, että heidän täytyisi opetella pöytänumerot ulkoa. Löydätte kartan taustajärjestelmästä kohdasta Ravintola → Pöydät, näkymä ”Asettelu”.
Aloita mallipohjalla
Kohdasta ”Mallipohjat” voitte määrittää yhdellä klikkauksella tyypillisen toimipisteen – kuten ravintolan, kahvilan/bistron, baarin/pubin tai terassin – pohjapiirroksen. Mallipohja sisältää valmiiksi seinät, baarin, keittiön, WC:n ja sisäänkäynnin. Se ainoastaan lisää uusia elementtejä eikä koskaan poista mitään sellaista, mitä olette jo määrittäneet.
Tilan kalustaminen
Objektit on jaettu kolmeen ryhmään: Rakennus (seinä, ikkuna, ovi, sisäänkäynti, portaat, pylväs, tilanjakaja), Toiminta-alueet (baari, tiski, keittiö, WC, varasto, noutopöytä) ja Sisustus (kasvi, matto, sohva, takka, koriste, teksti). Valitkaa objekti ja napsauttakaa sitten pohjapiirustusta. Seinät, ikkunat ja matot vedätte sen sijaan haluamaanne kokoon.
Pöytien sijoittaminen
Uudet luodut pöydät näkyvät aluksi ”Sijoittamatta”-luettelossa. Vetäkää ne paikoilleen tilaan. Sinisillä kahvoilla muutatte kokoa ja ”Kierrä”-toiminnolla suuntausta 15 asteen välein.
Lisää oma pohjapiirros
Mikäli teillä on arkkitehdin laatima pohjapiirros tai piirretty luonnos, voitte lisätä sen kohdassa ”Pohjapiirroskuva”. Kuva näkyy haaleana taustalla, ja voitte sijoitella pöytänne suoraan sen päälle.
- Kuusi pöytämuotoa: pyöreä, neliömäinen, pitkänomainen, soikea, loossi ja pystypöytä. Voitte valita muodon pöytää luotaessa tai muuttaa sitä myöhemmin milloin tahansa.
- Jokaisen pöydän ympärille piirretään niin monta tuolia kuin sille on määritetty asiakaspaikkoja. Näin henkilökuntanne näkee yhdellä silmäyksellä, riittääkö pöytä kyseiselle seurueelle.
- ”Kohdista ruudukkoon” -toiminto lukitsee kohteet paikoilleen, jotta seinät ja pöydät ovat samassa linjassa. Ottakaa se pois käytöstä hienosäätöä varten.
- Zoomausalue on 50–160 prosenttia — tämä on hyödyllistä suurissa tiloissa, joissa on paljon pöytiä.
- Jokaisella alueella on oma pohjakarttansa. Määrittäkää siis sali, terassi ja kabinetti yksi kerrallaan.
- Poistakaa pöydät luettelonäkymässä, älkää pohjakartassa — pohjakartta vain järjestää pöydät.
Pöytien ryhmittely ja yhdistäminen
Kaksi asiaa, jotka liittyvät asiakaspalvelussa usein yhteen, mutta tarkoittavat eri asioita – siksi kassa pitää ne erillään. ”Yhteen siirtäminen” koskee kalusteita, ”yhdistäminen” laskuja.
Pöytien siirtäminen yhteen (kalusteet)
Jos teille saapuu suuri seurue, voitte siirtää salissa useita pöytiä yhteen suureksi pöytäryhmäksi. Napauttakaa kassassa kohtaa ”Siirrä pöydät yhteen”, valitkaa kyseiset pöydät ja vahvistakaa valinta. Salikartassa niitä ympäröi tämän jälkeen kehys, jossa näkyy ryhmän nimi ja paikkojen kokonaismäärä – näin kaikki näkevät heti, mitkä pöydät on siirretty yhteen. Valmiin pöytäryhmän napauttaminen erottaa pöydät jälleen toisistaan.
Pöytien yhdistäminen (laskut)
Jos asiakkaat vaihtavat pöytää tai siirtyvät samaan pöytään, napauttakaa ”Yhdistä pöydät”, valitkaa ensin pöytä, jolla on avoin tilaus, ja sen jälkeen kohdepöytä. Kassa kysyy, haluatteko luoda niistä yhden yhteisen laskun vai pidetäänkö tilauskuitit erillisinä.
- Pöytäryhmä muodostetaan usein jo ennen kuin seurue saapuu paikalle. Siksi pöytien yhdistäminen ei edellytä avointa tilausta – se määrittää ainoastaan sen, miten pöydät on sijoitettu.
- Pöytäryhmään voi kuulua vain saman alueen pöytiä. Sali- ja terassialueen pöytiä ei voi yhdistää keskenään.
- Yhdistetyn pöytäryhmän purkaminen ei vaikuta laskuihin. Avoimet tilauskuitit säilyvät ennallaan.
- Pöytiä yhdistettäessä vain maksamattomat tilaukset siirtyvät. Jo allekirjoitetut kuitit pysyvät koskemattomina — kuitti pysyy kuittina.
Kuka tekee mitä – tarjoilijat, alueet ja vuoronvaihto
Suuremmassa toimipisteessä useat työntekijät työskentelevät samanaikaisesti samalla kassalla. Jotta kukaan ei vahingossa kirjaisi tilauksia toisen pöytään tai veloittaisi toisen laskua, jokainen pöytä kuuluu sille tarjoilijalle, joka on sen avannut.
Alueiden määrittäminen
Määrittäkää taustajärjestelmän Henkilöstö-osiossa kullekin työntekijälle omat alueet – esimerkiksi terassi yhdelle ja sali toiselle. Työntekijät, joille ei ole määritetty aluetta, voivat työskennellä kaikkialla. Aluemääritys astuu voimaan, kun pöytä avataan.
Salli tai estä muiden pöytiin tilaaminen
Määrittäkää asetuksissa, saavatko kollegat tehdä lisätilauksia muiden hallinnoimiin pöytiin. Tämä on sallittua oletusarvoisesti – lounasruuhkassa jokainen apukäsi on tarpeen. Jos haluatte tiukemmat säännöt, voitte poistaa toiminnon käytöstä.
Vuoron siirtäminen
Avaatte pöytäkartan vuoronne päätteeksi ja napautatte ”Vuoronvaihto”. Valitkaa vastaanottava kollega – kaikki avoimet pöytänne siirtyvät kerralla hänelle. Hänestä tulee näin pääkäyttäjä, ja hän voi rahastaa ne.
- Vain pöydän pääkäyttäjä saa rahastaa. Tämä on pöydän avannut tarjoilija tai henkilö, jolle se on siirretty.
- Omistajalla ja johdolla on kaikki oikeudet: he voivat lisätä tilauksia muiden pöytiin, rahastaa sekä siirtää vuoroja muiden puolesta.
- Vastuullinen tarjoilija näkyy pöytäkartassa pöydän kohdalla. Voitte myös poistaa tämän näkymän käytöstä kohdassa ”Näytä pöydillä”.
- Nämä estot eivät ole voimassa Backofficessa – siellä työskentelee johto, ei salihenkilökunta.
Keittiönäyttö
Paperisten tilauskuittien sijaan keittiö voi seurata tilauksia näytöltä. Voitte avata sen valikosta kohdasta ”Keittiönäyttö” – mieluiten laitteella, joka on sijoitettu pysyvästi keittiöön. Se päivittyy automaattisesti muutaman sekunnin välein.
Lukekaa tilauslippu
Jokainen avoin tilaus on kortti: pöydän nimi tai "Tiski", paikan päällä nautittava tai mukaan otettava, sekä kaikki tuotteet määrineen, vaihtoehtoineen, lisukkeineen ja asiakkaan erityistoiveineen.
Vaihtakaa tuotteen tilaa
Napauttakaa annosta, kun aloitatte sen valmistuksen – sen tilaksi muuttuu "valmistuksessa". Toinen napautus merkitsee sen tilaksi "valmis". Koko tilauksen tila päivittyy automaattisesti perässä.
Päätä koko tilauskuitti
Jos kaikki on valmista samanaikaisesti, riittää, että napsautatte painiketta ”Tilaus valmis” – kortti katoaa näytöltä.
- Odotusaika näkyy jokaisessa kortissa ja muuttaa sen väriä: kymmenestä minuutista alkaen keltaiseksi, kahdestakymmenestä alkaen punaiseksi. Näin keittiön johto näkee ilman etsimistä, mikä tilauskuitti on odottanut liian kauan.
- Keittiönäyttö ei korvaa kuittitulostimia, vaan täydentää niitä. Voitte käyttää molempia rinnakkain.
- Valikkokohta näkyy vain ravintolatoimintatilassa.
Paikan päällä tai mukaan
Mukaan otettavia ruokia verotetaan eri tavalla kuin paikan päällä nautittavia. Siksi voitte vaihtaa kassalla tilausalueen yläosassa vaihtoehtojen ”Paikan päällä” ja ”Mukaan” välillä – kassa laskee tilauskuitin tällöin oikealla verokannalla.
Määritä verokanta kategorialle
Jokaisessa kassakategoriassa on normaalin verokannan lisäksi kenttä ”ALV-kanta mukaan otettavalle”. Jos jätätte sen tyhjäksi, ulosmyynti verotetaan samalla tavalla kuin paikan päällä nautittava.
Yksittäiset poikkeavat tuotteet
Jos yksittäinen tuote vaatii eri verokannan kuin sen kategoria, määrittäkää se suoraan tuotetietoihin. Tuoteasetus ohittaa kategorian, ja kategoria ohittaa paikan päällä nautittavan verokannan.
Vaihtaminen kassalla
Jos asiakas soittaa ja tilaa mukaan, asettakaa kytkin asentoon ”Mukaan otettava” ennen tuotteiden kirjaamista. Kaikki kuitin rivit lasketaan mukaan otettavan tuotteen verokannan mukaan, myös jälkikäteen lisätyt.
Vuodesta 2026 alkaen Saksassa sovelletaan ruokiin alennettua verokantaa – sekä paikan päällä nautittuna että mukaan otettuna. Ero säilyy pääasiassa juomissa. Lisäksi on poikkeuksia molempiin suuntiin: hanavesi ja tietyt maitosekoitusjuomat ovat mukaan otettuina alennetun verokannan piirissä, kun taas hummeri, osterit ja etanat ovat mukaan otettuina täyden verotuksen piirissä. Selvittäkää ruokalistanne nimikkeet kerralla veroneuvojanne kanssa ja tallentakaa verokannat sen jälkeen järjestelmään. Kassa laskee summat luotettavasti syöttämienne tietojen perusteella – se ei voi tehdä luokittelua puolestanne.
Ravintolavarasto: Tukkupakkaukset sisään, annokset ulos
Ostatte tynnyrin olutta ja myytte sitä laseittain. Jotta varastosaldo tästä huolimatta täsmää, määritätte vain kerran, kuinka paljon myyntiartikkeli kuluttaa sisäänostoartikkelia – sen jälkeen kassa laskee kulutuksen automaattisesti.
Määritelkää kulutus
Kirjaatte kassa-artikkelin kohdalle, mitä varastoartikkelia ja minkä verran kulutetaan – ”Olut 0,3 l” kuluttaa 0,3 litraa tynnyrioluesta. Myyntiartikkeli voi koostua myös useammasta ainesosasta.
Luokaa pakkaus
Määritelkää jokaiselle varastotuotteelle omat pakkauskokonne: tynnyri 50 l, tynnyri 30 l, laatikko 24. Merkitkää yksi niistä oletukseksi — jäljellä oleva varasto lasketaan myöhemmin sen perusteella.
Kirjaa tavaran vastaanotto
Kun toimitus saapuu, kirjatkaa se pakkauskokoina: ”2 × tynnyri 30 l”. Kassa muuntaa määrän perusyksiköksi ja lisää varastoon 60 litraa. Vaihtoehtoisesti voitte kirjata suoraan perusyksikön.
Tarkista varastosaldo
Varastosaldo näytetään perusyksikkönä ja pakkauksina: ”32,5 l ≈ 0,65 tynnyriä”. Likiarvomerkkiä käytetään tarkoituksella – avattu tynnyri on arvio, ei tarkka luku.
- Jokainen myyntituote ei vaadi ostotuotetta. Esimerkiksi 0,50 euron hanavesilasillisella ei ole kulutusta eikä varastoyhteyttä – mitään ei yksinkertaisesti vähennetä varastosta, eikä mikään epäonnistu.
- Useampi saman varastotuotteen rivi samalla kuitilla – esimerkiksi 0,3 l ja 0,5 l juomat samasta tynnyristä – muodostaa vain yhden varastokirjauksen useiden pienten sijaan.
- Stornon yhteydessä kassa kysyy: Kirjataanko tuote takaisin varastoon, vai oliko olut jo laskettu? Kulutus perutaan vain, jos valitaan ”takaisin varastoon”.
- Jos poistatte tuotteen tilauksesta, jota ei koskaan maksettu, vaikka se oli jo tarjoiltu, kirjatkaa kulutus silti — hävikki jää näkyviin.
- Palveluita ei koskaan vähennetä varastosta. Työtunnilla työpajassa ei ole varastosaldoa.
Osittainen mitätöinti
Joskus vain osa tilauksesta palautuu — esimerkiksi väärin tuotu annos tai kaatunut lasi. Sitä varten mitätöitte yksittäisiä tuotteita koko laskun sijaan. Löydätte tämän Backofficesta kohdasta Tilaukset.
- Valitsette tuoterivit ja – jos kyseessä on useampi kappale – kuinka monta kappaletta palautetaan. Syyn ilmoittaminen on pakollista, ja se näkyy myöhemmin kuitissa.
- Vastaatte jokaisen tuoterivin kohdalla tarjoilukysymykseen: takaisin varastoon vai kulutettu. Tämä määrittää, kasvaako varastosaldo uudelleen.
- Jos tilaus oli jo maksettu, luodaan erillinen allekirjoitettu hyvityskuitti. Alkuperäinen kuitti säilyy kokonaisuudessaan – mitään ei poisteta.
- Jäljellä oleva summa lasketaan uudelleen. Jos hyvitätte lopuksi kaikki tuoterivit, tilauksen tilaksi tulee hyvitetty ja liikevaihto palautuu nollaan.
Kaupan kassa
Vähittäiskaupassa, tukkukaupassa ja korjaamolla tilauksia ei tehdä pöydässä, vaan maksu suoritetaan tiskillä. Tätä varten on olemassa Vähittäiskauppa-toimintatila: pöytäkartta on poissa käytöstä, kassa avaa heti tyhjän kuitin ja kirjaatte tuotteet viivakoodilla myyntipainikkeiden sijaan. Kaikki muu — hinnat, verot, fiskalisointi, kuittien tulostus ja päivän päätös — toimii täsmälleen samalla tavalla kuin ravintola-alalla.
Aseta toimintatilaksi Vähittäiskauppa
Valitkaa asetuksista Vähittäiskauppa-toimintatila. Tällöin pöytäkartta kytkeytyy pakollisesti pois päältä: kassa ei enää näytä pöytiä ja hylkää pöytään kohdistuvat tilaukset. Käytössä on vain tiskillä oleva avoin kuitti.
Tuotetietojen ylläpito viivakoodilla
Tallentakaa tuotteelle DivineMind-järjestelmässä viivakoodi (EAN) ja tuotenumero ja ottakaa tuote käyttöön kassalla. Ilman viivakoodia myynti onnistuu edelleen haun ja myyntipainikkeiden avulla.
Skannaus näppäilyn sijaan
Skannaa viivakoodi kädessä pidettävällä skannerilla – tuote lisätään suoraan kuitille, toinen skannaus lisää määrää. Tuntemattomista koodeista kassa ilmoittaa välittömästi sen sijaan, että se ohittaisi ne huomaamatta.
Rahastaminen ja varastosaldon vähentäminen
Valitkaa maksutapa, tulostakaa kuitti, valmis. Maksun myötä varastosaldo vähenee samalla tavalla kuin lähetysluettelon kohdalla — näette vähennyksen suoraan varastossa ilman toista kirjausta.
- Ei pöytäkarttaa, ei keittiökuitteja: Vähittäiskauppa-toimintatilassa pöydät, alueet ja keittiönäyttö jäävät pois. Kuittitulostimet ja kuittien tulostus säilyvät ennallaan.
- Kassakategoriat toimivat kaupassa tuoteryhminä — ne ohjaavat verokantaa ja myyntipainikkeiden järjestystä tuotteille, joilla ei ole viivakoodia (hedelmät, vaa'alla punnittavat tuotteet, palvelut).
- Palautukset ja vaihdot käsitellään kuitin QR-koodin avulla: Kassa luo oman allekirjoitetun palautuskuitin, alkuperäinen kuitti säilytetään, ja palautettu tavara lisätään varastoon.
- Korjaamolla ja autoliikkeessä voitte yhdistää osat ja työajan samalle kuitille. Osat vähennetään varastosta, mutta palveluita, kuten työtuntia, ei vähennetä.
- Tukkukaupassa rahastatte kassan kautta nouto- ja käteismyynnin; perinteinen laskumyynti tapahtuu edelleen lähetysluettelon ja laskun kautta DivineMind-järjestelmässä.
Rahastus
Kirjautuminen PIN-koodilla
Jokainen työntekijä kirjautuu sisään omalla PIN-koodillaan (4–8 numeroa). Näin jokainen tilaus voidaan yhdistää tiettyyn henkilöön. PIN-koodit määritetään taustajärjestelmässä kohdassa Henkilöstö.
Tilauksen kirjaaminen
Valitkaa pöytä, suodattakaa tai etsikää kategoria, napauttakaa tuotetta, vahvistakaa variantit ja lisätuotteet, lisätkää määrä ja huomautus (esim. ilman sipulia). Viivakoodilla varustetut tuotteet voitte sen sijaan skannata — ne siirtyvät suoraan kuitille.
Lähetys keittiöön ja baariin
Lähetettäessä tilaus tallennetaan ja jaetaan automaattisesti asianomaisille tulostimille. Jos pöydässä on jo käynnissä oleva tilaus, kassa kysyy, haluatteko lisätä siihen vai avata toisen laskun.
Maksaminen
Valitse maksutapa: käteinen tai kortti. Korttimaksun asiakas suorittaa omalla maksupäätteellään, ja kassa kirjaa summan – päätteelle ei ole liitäntää. Käteismaksussa syötätte saadun summan numerokentän tai pikavalintojen kautta, ja vaihtoraha näytetään. Maksun jälkeen pöytä vapautuu.
- Kuitin jakaminen: Voitte jakaa summan useammalle henkilölle tai valita yksittäisiä tuotteita ja rahastaa ne erikseen. Molemmat laskut lasketaan uudelleen ja päätetään erikseen.
- Alennus: Ennen maksua summasta voidaan vähentää euromääräinen summa. Vero vähennetään suhteellisesti, ja kuitti säilyy oikeana.
- Juomaraha kirjataan erillään liikevaihdosta. Se ei vaikuta veron määräytymiseen eikä vääristä raportointia.
- Palvelin laskee hinnat ja verot, ei laite. Tämän ansiosta kaksi kassaa päätyy aina samaan loppusummaan, myös varianttien, lisätuotteiden ja alennusten kohdalla.
- Peruutus: Tilauksen voi peruuttaa ilmoittamalla syyn. Jos se oli jo maksettu, luodaan hyvitys — alkuperäinen kuitti säilyy.
- Voitte määrittää asetuksista, mitkä maksutavat ovat käytettävissä; vähintään yhden on pysyttävä aktiivisena.
- Keittiönäyttö: Avoimet tilaukset näkyvät omalla näytöllään. Keittiö muuttaa kunkin tuotteen tilan ”työn alla” tilaan ”valmis”, ja tilauksen tila päivittyy automaattisesti.
Kuitit ja tulostimet
Tulostimen lisääminen
Kohdassa Tulostimet syötätte jokaisen laitteen tiedot: nimi, tyyppi (kuitti-, keittiö-, baari- tai sisäänrakennettu tulostin) ja liitäntä (verkko IP-osoitteella ja portilla, USB, Bluetooth). Paperin leveyden säädätte rullan mukaan.
Koetulostuksen tekeminen
Koetulostus varmistaa heti, onko tulostimeen yhteys – ennen kuin ensimmäinen asiakas istuu pöytään.
Kategorioiden määrittäminen
Tulostusreitityksessä määritätte kullekin tulostimelle kategoriat, jotka sen on tarkoitus tulostaa: ruoat keittiöön, juomat baariin. Sekatilaus jaetaan tämän ansiosta automaattisesti.
Kuitin tulostaminen
Maksun jälkeen tulostetaan asiakaskuitti: tuoterivit extroineen ja muistiinpanoineen, veroerittely verokannoittain, maksutapa, tarjoilija sekä fiskalisoinnin koneellisesti luettava koodi QR-koodina.
- Tulostustyöt kulkevat jonon kautta. Jos tulostimeen ei juuri nyt saada yhteyttä, tulostusta yritetään useita kertoja uudelleen sen sijaan, että se hylättäisiin.
- Voitte tulostaa kuitin uudelleen milloin tahansa tai lähettää sen asiakkaalle sähköpostitse; lisäksi se voidaan avata näytölle.
- Määritätte kuitin alatunnisteen (kiitos, aukioloajat, huomautus) kerran asetuksissa.
RKSV (Itävallan kassajärjestelmäasetus) ja fiskalisointi
Kassan rekisteröinti
Määrittäkää taustajärjestelmässä (Backoffice) allekirjoitusyksikkönne kirjautumistiedot – käyttäjätunnus, salasana ja osallistujanumero. Järjestelmä määrittää tähän kassan tunnistenumeron ja tallentaa kirjautumistiedot salattuina. Voitte testata niitä heti valitsemalla ”Testaa yhteys”.
Startbeleg-aloituskuitin luominen
Ennen ensimmäistä todellista myyntiä luokaa Startbeleg (aloituskuitti). Se aloittaa allekirjoitusketjun, ja se luodaan tasan kerran kassaa kohden. Säilyttäkää se.
Jatkuva käyttö
Jokainen maksettu kuitti allekirjoitetaan välittömästi ja liitetään ketjuun. Myyntilaskuri käy salattuna, ja koneellisesti luettava koodi on kuitissa QR-muodossa. Voit tarkistaa ketjun itse osoitteessa Kassajärjestelmä valinnalla „Tarkista ketju“.
- Vikatilanteen sääntö: Jos allekirjoitusyksikkö ei ole käytettävissä, maksu suoritetaan silti ja kuitti merkitään vikatilanteen kuitiksi. Kun allekirjoitusyksikkö on jälleen käytettävissä, yhteenvetokuitti päättää vikatilanteen – ketju pysyy suljettuna.
- Peruutukset allekirjoitetaan omana kuittityyppinään; liikevaihtolaskuri korjataan vastaavasti.
- DEP-Export (tietojentallennusprotokollan vienti): Verohallintoa varten voitte viedä täydellisen tietojentallennusprotokollan – kaikki kassan kuitit lakisääteisessä rakenteessa tiedostona eteenpäin toimitettavaksi.
- Demotila: Koulutusta ja esittelyä varten kassa toimii simuloidulla allekirjoituksella, mutta kuitin rakenne on identtinen. Näin voitte harjoitella koko prosessia luomatta oikeita kuitteja. Varsinaista käyttöä varten luotte sen jälkeen määrityksen omilla oikeilla tunnuksillanne.
Jokaisella kassalla on tasan yksi allekirjoitusketju, ja Startbeleg (aloituskuitti) luodaan vain kerran. Jos vaihdatte laitteen, määrittäkää uusi kassa omalla Startbeleg-aloituskuitillaan – vanha kassa ja kaikki sen kuitit säilyvät eikä niitä poisteta.
Työskentelyn jatkaminen offline-tilassa
- Verkkokassa jatkaa kassatoimintoja selaimessa, vaikka internet-yhteys katkeaisi: tilaukset, lisäykset, alennukset, maksut ja peruutukset tallennetaan laitteelle.
- Kuittien tulostus sisäänrakennetulla tulostimella toimii edelleen offline-tilassa – asiakas saa kuittinsa.
- Heti kun yhteys palautuu, jonossa olevat tapahtumat siirretään alkuperäisessä järjestyksessä. Offline-tilassa luotu tilaus ja kaikki siihen myöhemmin tehdyt kirjaukset kuuluvat yhteen ja ne siirretään yhdessä.
- Tiedonsiirto tapahtuu automaattisesti ja se toistetaan säännöllisesti; epäonnistuneita tapahtumia yritetään uudelleen sen sijaan, että ne häviäisivät.
- Kuittit, jotka on luotu offline-tilassa, siirretään myöhemmin ilman kaksoiskirjausta ja allekirjoitetaan todellisella myyntihetkellä.
- Kassa näyttää, kuinka monta tapahtumaa odottaa vielä siirtoa. Älkää sammuttako laitetta ennen kuin jono on tyhjä.
Päivän päättäminen ja raportit
Päivän päätös: automaattinen tai manuaalinen
Kassa suorittaa päivän päätöksen automaattisesti liiketoimintapäivän päättyessä klo 05:00 paikallista aikaa. Voitte suorittaa sen myös manuaalisesti taustajärjestelmässä. Se sisältää kaikki maksetut tilaukset viimeisimmän päätöksen jälkeen ja saa jatkuvan Z-numeron; halutessanne voitte sulkea yksittäiset kassat erikseen.
Lue Z-Bon-raportti
Z-kuitti näyttää kokonaisliikevaihdon, sisältyvän veron, kuittien määrän, summat maksutavoittain (esim. käteinen ja kortti) ja jaottelun verokannoittain – tämä on perusta kassalaskennalle ja kirjanpidolle.
Analysointi
Raportit näyttävät vapaasti valittavalta ajanjaksolta liikevaihdon, keskimääräisen kuitin arvon, päivittäisen liikevaihdon ja myydyimmät tuotteet — hyödyllistä tietoa henkilöstösuunnitteluun ja ruokalistan ylläpitoon.
- Jos ajanjaksolla ei ole maksettuja tilauksia, päättämistä ei tehdä — tyhjiä Z-Bon-raportteja (päivittäisiä päättöraportteja) ei tällöin muodostu.
- Juomarahat ilmoitetaan erikseen, eivätkä ne ole osa liikevaihtoa.
Määrittäkää ruokalista, pöydät ja tulostimet ja käykää läpi kokonainen päivä demotilassa – mukaan lukien kuittien tulostus ja päivän päätös. Tallentakaa vasta tämän jälkeen oikeat kirjautumistiedot ja luokaa aloituskuitti (Startbeleg).