Varastotilanteet, varastoliikkeet ja uudelleentilaus hallinnassa.
Tyypillinen kulku
Luokaa tuote nimikkeenä → Kirjatkaa alkusaldo/tavaroiden vastaanotto → Myynnit/kulutukset vähentävät saldoa → Uudelleentilaussäännöt laukaisevat tilauksen, kun ilmoitusmäärä alittuu.
Varastomoduuli jakautuu neljään osaan: Yleiskatsaus, Varasto, Ostot ja Toimitukset. Jokainen toiminto on kuvattu erikseen alla, sivupalkin mukaisessa järjestyksessä.
Yleiskatsaus
Kojelauta – Varasto yhdellä silmäyksellä
Varaston kojelauta kokoaa kaikki sijainnit ja näyttää välittömästi toimenpiteitä vaativat kohteet. Avainluvut, kuten alivarasto ja pian vanhenevat erät, vilkkuvat punaisena ongelman ilmetessä – napsautus johtaa suoraan yksityiskohtasivulle.
- Reaaliaikaiset tunnusluvut: varastojen, tuotteiden ja kokonaisvaraston määrä kaikissa sijainneissa.
- Alivarastovaroitus: ilmoitusrajan alittavat tuotteet korostetaan punaisella.
- Vanhenevat erät (60 päivää), järjestettynä parasta ennen -päivämäärän mukaan – oranssi alle 45, punainen alle 14 päivää (FEFO).
- Viimeisimmät liikkeet: kymmenen uusinta kirjausta suunnan (+/−) ja aikaleiman kanssa.
Varasto
Varastot ja sijainnit
Hallitse kaikkia fyysisiä varastosijainteja ja niiden ominaisuuksia – standardivarastosta lämpötilavalvottuun kylmäketjuun. Standardivarastoa (tähdellä merkitty) käytetään, jos kirjausta tehdessä ei ole valittu varastoa.
Luo uusi varasto
Napsauta 'Uusi varasto', anna varastokoodi (esim. BERLIN-01) ja nimi.
Tyyppi ja osoite
Valitse varastotyyppi (Standardi, Kylmäketju, BtM, Transit, Virtuaalinen, Konsignaatio); kylmäketjun osalta syötä min/max-lämpötila ja valinnaisesti osoite.
Tallenna ja ylläpidä
Tallenna luomalla. Varastoja voi muokata myöhemmin; poistaminen on mahdollista vain, jos varasto on 0.
Varasto
Varastoyhteenveto näyttää jokaisen tuotteen reaaliaikaiset määrät varastokohtaisesti – sisältäen varatun ja todellisen käytettävissä olevan määrän (Käytettävissä = Varasto − Varattu). Suodata varaston mukaan tai näytä yhdellä napsautuksella vain ilmoitusrajan alittavat tuotteet.
- Värikoodi: punainen rivi = tyhjä (0), oranssi = alivarasto, vihreä = normaali.
- Haku tuotenimen, SKU:n tai viivakoodin mukaan; suodatus varaston mukaan.
- Ilmoitusraja (uudelleentilauspiste) ja seuraava parasta ennen -päivämäärä näkyvissä tuotekohtaisesti.
- Useat erät tuotetta kohden näytetään erien lukumäärällä.
Kirjaukset – Sisään- ja uloskirjaus
Kirjaa varastoa nopeasti manuaalisesti sisään tai ulos – optimoitu viivakoodilukijalle. Jokaisen kirjauksen jälkeen kohdistus palaa skannauskenttään, jotta voit jatkaa skannausta keskeytyksettä.
Valitse tila
Valitse ylhäältä 'Saapuva tavara +' tai 'Lähtevä tavara −'.
Skannaa tuote
Skannaa viivakoodi tai syötä SKU/nimi ja paina Enter – nykyinen varasto näytetään välittömästi.
Kirjaa määrä
Syötä määrä, varasto ja valinnaisesti erä/parasta ennen -päivämäärä (vain saapuva) sekä syy ja kirjaa sisään tai ulos.
Liikkeet – Saumaton historia
Jokainen varastomuutos kirjataan lokiin. Tapahtumaluettelo on täydellinen kirjausketjunne — haettavissa tuotteen mukaan ja suodatettavissa tapahtumatyypin mukaan.
- Liiketavat symbolilla: Saapuva, Lähtevä, Korjaus, Inventaario, Siirto, Palautus, Aloitusvarasto.
- Varasto ennen ja jälkeen jokaisen kirjauksen näytetään.
- Viite, varasto, käyttäjä ja aikaleima jokaiselle merkinnälle; eränumero, jos relevantti.
- Suodatus tyypin mukaan ja haku tuotenimen/SKU:n mukaan; sivuttain (50 per sivu).
Inventaario
Suorita fyysisiä laskentoja ja täsmäytä todellinen varasto järjestelmän (SOLL) kanssa. Erot kirjataan korjauksina napin painalluksella – ylijäämien ja puutteiden arvioinnilla euroina.
Aloita inventaario
Napsauta 'Uusi inventaario', anna nimi ja rajoita valinnaisesti kategoriaan.
Laske
Syötä jokaisen tuotteen laskettu todellinen määrä – tallennetaan automaattisesti 60 sekunnin välein.
Kirjaa erot
Viimeistele laskenta, tarkista poikkeamat tarkastuksessa ja vahvista 'Kirjaa erot' -painikkeella.
Etikettien ja viivakoodien tulostus
Tulosta hintalaput ja viivakoodietiketit suoraan varastosta – valmiina hyllyyn tai tavaran vastaanottoon. Samat viivakoodit toimivat kameraskannerin kanssa inventoinnissa.
Tuotteiden valinta
Valitse 'Etiketit'-välilehti ja hae sekä lisää tuotteita nimen tai tuotenumeron perusteella.
Koko ja määrä
Valitse etiketin koko (pieni, standardi tai suuri) ja määritä kopioiden määrä tuotetta kohden.
Tulostus
Napsauta 'Tulosta (PDF)' – DivineMind luo arkin, jossa on nimi, hinta ja skannattava viivakoodi jokaisessa etiketissä.
Hankinta
Tilaus toimittajalle
Avaa tilaus osoitteessa Osto, tarkista toimittaja ja nimikkeet ja lähetä se yhdellä napsautuksella — DivineMind luo PDF:n ja lähettää sen suoraan toimittajalle sähköpostitse. AIRIS voi myös luonnostella tilauksia automaattisesti uudelleentilaussääntöjen perusteella.
Avaa tilaus
Valitse tilaus luettelosta — toimittaja, perustiedot, nimikkeet ja summat yhdellä silmäyksellä.
Lähetä toimittajalle
Napsauta 'Lähetä toimittajalle' — tilaus luodaan PDF-muodossa ja lähetetään sähköpostitse (tila muuttuu 'Lähetetty'-tilaan).
Seuraa
Seuraa vahvistusta ja tavaran vastaanottoa tilamuutosten avulla; lähetetty PDF arkistoidaan.
Saapuvat tavarat
Tarkista ja kirjaa saapuvat toimitukset tilauksiisi. Jokainen saapuva tavara näyttää siihen liittyvän tilauksen, toimittajan, varaston ja sen tarkastustilan.
Avaa saapuva tavara
Valitse listasta sopiva saapuva tavara tai luo uusi 'Uusi saapuva tavara' -painikkeella; suodata tilan mukaan (avoin, hyväksytty, osittainen, hylätty).
Tarkista nimikkeet
Täsmäytä toimitetut määrät tilauksen kanssa ja syötä valinnaisesti lähetyslistan numero.
Hyväksy tai hylkää
Aseta tila hyväksytyksi, osittain hyväksytyksi tai hylätyksi – varasto kirjataan vastaavasti.
Uudelleentilaussäännöt
Määritä tuotekohtaisesti uudelleentilausrajat. Automaattinen uudelleentilaus luo tilauksia ilmoitusvaraston, tilausmäärän ja ensisijaisen toimittajan perusteella.
Etsi sääntö
Hae tuotetta tai suodata jo aktivoituja tuotteita 'Vain automaattinen uudelleentilaus' -asetuksella.
Aseta kynnysarvot
Ilmoitusvarasto (Reorder-Point), tilausmäärä, toimittaja ja toimitusaika ylläpidetään tuotekohtaisesti varaston tiedot -sivulla.
Aktivoi automatiikka
Aktivoi automaattinen uudelleentilaus rivikohtaisella automaattikytkimellä; tila (ehdotus, hyväksyntä, itsenäinen) ohjaa tilaamisen itsenäisyyttä.
Toimittajaluettelo
Vertaa keskitetysti, mikä toimittaja toimittaa mitä tuotetta millä hinnalla. Luettelo on päätöksentekosi perusta tilauksille – sisältäen hinnan, vähimmäistilausmäärän, toimitusajan ja luotettavuuden.
- Linkityskohtaisesti: tuote, toimittaja, yksikköhinta ja toimittajan tuotenumero.
- Vähimmäistilausmäärä (MOQ) ja toimitusaika päivinä.
- Luotettavuusarvo 0–100 % (vihreä ≥ 90, oranssi ≥ 70, punainen alle).
- Viimeisimmän tilauksen päivämäärä toimittaja-tuote-yhdistelmää kohden.
Automaattinen uudelleentilaus – Lokit
Automaattisen uudelleentilauksen loki näyttää, milloin automaattinen uudelleentilaus aktivoitui ja mitä se päätti – luodusta tilaus ehdotuksesta eskaloituneeseen poikkeukseen.
- Kolme ylintä mittaria: luodut tilaukset, ehdotukset ja eskaloidut tapaukset.
- Merkintäkohtaisesti: tuote, varasto laukaisuhetkellä, ilmoitusvarasto, tilausmäärä ja toimittaja.
- Laukaisusyy (esim. ilmoitusvarasto alitettu) ja toiminnan tila värikoodattuna.
- Linkitetty tilausnumero – napsautus avaa luodun tilauksen.
Toimitus
Keräily & Lähetys
Varastonhallinta näet kaikki avoimet tilaukset keräilyä varten — osatoimitusten ja jälkitoimitusten seurannalla.
Avoimet tilaukset
Työlista näyttää tilauskohtaisesti tilatut, toimitetut ja avoimet määrät tuotteittain.
Varaston varaaminen
Varaa varasto asiakkaalle yhdellä napsautuksella — näin vältät tuplamyynnin.
Keräily- ja pakkauslista
Luo keräily- ja pakkauslista PDF-muodossa — varasto jaetaan aikaisimman eräpäivän mukaan (FEFO).
Lähetykset
Pidä kaikki lähtevät lähetykset hallinnassa – luonnoksesta lähetettyyn ja matkalla olevaan aina toimitettuun asti. Lähetysnumero, kuljetuspalvelu ja seurantakoodi ovat aina löydettävissä.
- Haku lähetysnumeron, vastaanottajan tai seurantakoodin perusteella.
- Tilasuodatin (luonnos, kerätty, pakattu, lähetetty, matkalla, toimitettu, peruutettu, palautettu).
- Lähetyskohtaisesti: kuljetuspalvelu, seuranta, lähdevarasto, vastaanottajan sijainti, nimikkeiden määrä ja lähetyspäivämäärä.
Palautukset (RMA)
Käsittele asiakaspalautukset jäsennellysti RMA-prosessin kautta – pyynnöstä tarkastukseen ja hyvitykseen aina päätökseen asti.
Tarkista palautus
Hae RMA-numeron tai asiakkaan perusteella; tarkastele ja hyväksy avoimia pyyntöjä tilasuodattimen (pyydetty) kautta.
Tarkista tavara
Tarkista vastaanotetut tuotteet ja palautussyy ja aseta tila 'vastaanotettu' tai 'tarkistettu'.
Hyvitä ja päätä
Kirjaa hyvityssumma ja -menetelmä, käynnistä hyvitys ja sulje tapaus.
Varaukset
Varaukset lukitsevat varaston avoimille tarjouksille ja tilauksille, jotta samaa tavaraa ei myydä kahdesti. Näet, mikä tarjous tai tilaus on sitonut kuinka paljon varastoa.
Etsi varaus
Hae tuotteen, SKU:n tai viitteen (tarjous-/tilausnumero) perusteella; suodatin on oletuksena 'aktiivinen'.
Kuluta
Merkitse aktiivinen varaus kulutetuksi vihreällä valintamerkillä toimituksen yhteydessä.
Vapauta
Jos tarjous vanhenee, vapauta varaus punaisella X:llä – varasto tulee jälleen saataville.
Pharma & Compliance
Osoitteessa Pharma hallinnoit erätakaisinvetoja ja asiakaslupia (apteekki-/tukkukauppalupa) — täydellisellä jäljitettävyydellä kaikkien toimitusten osalta.
Asiakasluvat
Tallenna jokaiselle asiakkaalle apteekki-, tukkukauppa- tai elintarvikelupa. Vanhentuneet luvat merkitään punaisella ja ne estävät toimituksen automaattisesti.
Erän jäljitys
Takaisinvedon yhteydessä DivineMind tarkistaa, mitkä toimitukset ovat saaneet kyseisen erän — kaikkien lähetyslistojen perusteella.
Käynnistä takaisinveto
Luo takaisinveto laatupoikkeamana (CAPA); asiakkaat valmistellaan ja heille ilmoitetaan yhdellä napsautuksella.
Vie takaisinkutsuraportti
Takaisinkutsuraportti-välilehdellä valitkaa tuote ja erä — näette kaikki asiakkaat ja toimitukset, jotka ovat saaneet tavaraa tästä erästä, ja voitte viedä luettelon CSV-muodossa viranomaisille ja dokumentointia varten.
Takaisinveto & jäljitettävyys (elintarvikkeet, juomat, kauppatavara)
Kohdasta Takaisinvedot löydätte takaisinvedon, takaisinvetoraportin ja jäljitettävyyden ilman lääkelisenssejä — elintarvike-, juoma- ja yleistukulle. Perustana on jäljitettävyys ”askel eteenpäin, askel taaksepäin” (Asetus (EY) N:o 178/2002, 18/19 artikla). Tiedot ovat samat kuin kohdassa Pharma & Compliance.
Luo takaisinveto
Hae tuote, syötä erä, ”Tarkista koskevat”: Näette, kuinka moni toimitus sisälsi kyseisen erän — ja kuinka moni toimitus ilman erää tekee takaisinvedosta epätäydellisen.
Ilmoita asiakkaille
Takaisinvetokirjeet lähetetään vasta klikkauksestanne — yksi sähköposti per asiakas, vaikka toimituksia olisi ollut useita.
Jäljitä taaksepäin
Syötä ”Jäljitettävyys”-välilehdellä lähetysluettelon tai laskun numero nähdäksesi erän, saapuvan toimituksen ja toimittajan.
Reittisuunnittelu ja kuljettajanäkymä
Kohdassa Varasto › Reittisuunnittelu suunnittelet päiväkohtaisesti, mikä ajoneuvo ja kuljettaja toimittaa mitkäkin avoimet lähetysluettelot ja missä järjestyksessä. Kuljettaja suorittaa reittinsä AIRIS-sovelluksen kohdassa ”Reitit”.
Luo reitti
Valitse päivä, ”Uusi reitti”, ajoneuvo kalustosta, kuljettaja ja lastauspaikka. Varoitukset näkyvät heti: katsastus erääntynyt, ajoneuvo varattu muualle, kuljettaja poissa, toinen reitti samana päivänä.
Aikatauluta lähetysluettelot
Vedä avoimet lähetysluettelot vasemmalta reitille tai valitse ”Reitille…”. Järjestä reitillä vetämällä tai nuolilla ↑/↓, poista painikkeella ×. Lähetysluettelo voi olla vain yhdellä reitillä kerrallaan.
Ehdota järjestystä
”Ehdota järjestystä” paikantaa toimitusosoitteet kartalta ja laskee lyhimmän reitin linnuntietä lastauspaikasta alkaen. Osoitteet ilman osumaa lajitellaan postinumeron mukaan. Vasta ”Ota käyttöön” muuttaa reittiä.
Asiakkaan luona (sovellus)
Kuljettaja näkee pysähdykset, navigoinnin ja lähetysluettelon erätietoineen. Hän pyytää asiakkaan allekirjoituksen puhelimeen (tai merkitsee ”Lähetysluettelo jätetty” / ”Tavara jätetty”), kirjaa vastaanotetun palautuspullon/-laatikon panttitilille ja ilmoittaa poikkeamat (puuttuva määrä, vaurioitunut) — tästä luodaan palautusluonnos.
Rahastus
Jos kuljettaja ottaa vastaan rahaa, hän kirjaa summan ja maksutavan huomautuksena. Mitään ei kirjata suoraan kirjanpitoon — kirjanpito kirjaa maksun. Jos asiakasta ei tavoitettu tai vastaanotosta kieltäydyttiin: lähetysluettelo näkyy jälleen kohdassa ”Avoimet lähetysluettelot”.
Kuva toimitustotteena
Lisää pysähdyksellä enintään viisi kuvaa kohdasta ”+ Kuva” (esim. jätetyt tuotteet, kuormalava, vaurio). Kuvat ovat suojattuja ja saatavilla vain kirjautuneena.
Ajoneuvo varattu kalustossa
Reitti ja ajoneuvo varaavat auton lähdöstä seuraavaan reittiin tai päivän loppuun asti. Kalusto ja työmaataulu näyttävät reitin; jos auto on jo varattu muualle, reittisuunnittelu ilmoittaa siitä.
Lähetys lähetysluettelolle
Kohdassa Varasto › Lähetys luotte lähetyksen aina lähetysluettelolle. Asiakas, vastaanottaja ja erälliset rivit tulevat lähetysluettelolta; saldo on jo vähennetty sieltä, ”Lähetetty” ei vähennä sitä uudelleen.
Luo lähetys
”Luo lähetys”, etsi lähetysluettelo (numero tai asiakas), valitse pakettipalvelu, syötä seurantanumero. Lähetysluetteloa kohden voi olla vain yksi avoin lähetys.
Seuraa lähetystä
Seurantalinkki luodaan automaattisesti palveluille DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS ja Canada Post. DivineMind ei tulosta pakettipalvelun osoitetarraa.
Päivitä tilaa
Lähetyssivun oikeassa reunassa: kerätty, pakattu, lähetetty, toimitettu. Tähän lähetykseen liittyvät palautukset näkyvät alhaalla.
Palautus ja suljettu varasto
Palautus kuuluu aina lähetysluetteloon: vain toimitettuja tuotteita toimitetulla erällä voi palauttaa. Vastaanotossa moitteeton tavara menee varastoon ja tuhoutunut kirjataan pois — vaurioitunut tai tarkastamaton tavara siirretään suljettuun varastoon, eikä sitä myydä tai kerätä.
Luo palautus
Varasto › Palautukset › ”Luo palautus”, valitse lähetysluettelo, valitse rivit, ilmoita määrä ja kunto.
Tavara vastaanotettu
Hyväksy, sitten ”Tavara vastaanotettu”. Palautukselle luodaan kuten ennenkin hyvityslaskuluonnos.
Suljetun varaston käsittely
Rivikohtaisesti: uudelleenmyyntikelpoinen (siirtyy varastoon), hävitettävä tai palautus toimittajalle. Päätös noudattaa varaston autonomiakytkintä — asetuksesta riippuen heti tai hyväksynnän kautta. Päättäminen on mahdollista vasta, kun mitään ei ole enää suljettuna.
Valmistajan tuotenumero, yksiköt, määräportaat tilauslinkissä
Tuotteella on valmistajan tuotenumero (MPN) omana kenttänään tuotenumeron ja EAN-koodin rinnalla. Haku, sovelluksen skannaus ja etikettiskannaus löytävät tuotteen myös sen avulla; DATANORM-tuonti täyttää sen B-tietueen viitenumerosta ylikirjoittamatta ylläpidettyjä arvoja. Yksiköt, kuten ”piece”, näkyvät omalla kielellänne. Tilauslinkki näyttää hinnastonne määräportaat, ja ostoskori laskee porrastetulla hinnalla — sitova hinta on lähetyshetken hinta.
Varastosiirrot
Siirrä varastoa varastojesi välillä ja seuraa siirtoa luonnoksesta matkalla olevaan aina valmiiseen asti.
Luo varastosiirto
Napsauta 'Uusi varastosiirto' ja valitse lähde- sekä kohdevarasto.
Kirjaa nimikkeet
Lisää siirrettävät tuotteet ja määrät ja käynnistä varastosiirto.
Seuraa ja päätä
Seuraa siirtoa 'matkalla' -tilan kautta ja merkitse se valmiiksi kohdevarastoon saapuessa.
Liittyvät toiminnot
EDI: Tilausten sisäänluku, lähetysilmoituksen lähetys
Kohdassa Varasto › EDI-liittymä luette asiakkaidenne tilaukset muodossa EDIFACT ORDERS (D.96A) tai openTRANS ORDER. Tästä syntyy tilaus hyväksyntäehdotuksena — hinnaston mukaisilla hinnoilla sekä luottoraja-, toimituskielto- ja marginaalitarkistuksella. Laskut (INVOIC, Peppol) kulkevat DivineFinancen kautta, eivät täällä.
Oman GLN-tunnuksen tallennus
13-numeroinen GLN-tunnuksenne näkyy lähettäjänä lähetysilmoituksessa. Asiakkaan GLN tallentuu ensimmäisellä sisäänlukukerralla, kun valitsette asiakkaan kerran.
Tilauksen tarkistus ja luonti
Valitse tiedosto, ”Tarkista”: Näette jokaisen rivin kohdistetulla artikkelilla (GTIN:n tai tuotenumeronne kautta) sekä hinnaston mukaisen hinnan. ”Luo tilausluonnoksena” — tilaus syntyy hyväksynnän jälkeen kohdassa Automaatio › Hyväksynnät. Asiakkaan sama tilausnumero ei muodosta toista tilausta.
Lähetysilmoituksen luonti
Jokaista lähetysluetteloa kohden lataatte DESADV- (EDIFACT) tai DISPATCHNOTIFICATION-sanoman (openTRANS) — sisältäen eränumeron ja parasta ennen -päiväyksen riveittäin sekä asiakkaan tilausnumeron.
Rajapinnan kautta
Asiakkaidenne järjestelmät lähettävät tilaukset osoitteeseen Tilausrajapinta (API) yrityksenne API-avaimella (Asetukset › API-avaimet, käyttöoikeus orders:write). Lähetysilmoituksen he noutavat oikeudella orders:read.
Marginaalivahti
Jos myyntihinta alittaa artikkelin omakustannushinnan tai vähimmäiskatteenne, tilaus odottaa hyväksyntää — tilauslinkin kautta, asiakaskortistosta, kenttämyynnissä, EDI:n kautta ja kun AIRIS vastaanottaa tilauksen. Hintoja ei koskaan muuteta. Asetukset kohdassa Varasto › Keräily › Työnkulku (oletus: päällä, 0 % = vain alle omakustannushinnan). Läpäisystä ilman hyväksyntää päättää Autonomia-asetus Varasto.
Artikkelin omakustannushinta ja Intrastat
Artikkelissa ylläpidetään omakustannushintaa ja Intrastat-tietoja: CN-nimikenumero (8-numeroinen), nettomassa kiloina, alkuperämaa (ISO-koodi) ja — jos CN sitä edellyttää — paljousyksikkö ja määrä yksikköä kohti. Tuotaessa CSV-/Excel-tiedostosta sarakkeet, kuten "Ostohinta", "Tavarakoodi", "Nettopaino" ja "Alkuperämaa", tunnistetaan.
Asiakkaan tilauslinkki
Anna kanta-asiakkaille henkilökohtainen tilauslinkki: He avaavat sen ilman kirjautumista, näkevät kataloginne sovituilla hinnoillaan ja tilaavat suoraan — teille syntyy automaattisesti tilaus.
Luo linkki
Määritä tilauslinkki asiakaskohtaisesti ehtojen (hinnasto, minimitilausarvo, voimassaolo) mukaisesti.
Jaa linkki
Lähetä henkilökohtainen linkki asiakkaalle — hän ei tarvitse tiliä.
Asiakas tilaa
Asiakas valitsee katalogista ja lähettää tilauksen — syntyy tilausvahvistus hänen ehdoillaan.
Määrittäkää vähimmäissaldot ja toimittajat tuotetta kohden. Automaattinen uudelleentilaus estää toimituspullonkaulat ilman manuaalista seurantaa.