Grossisthandel & Distribution

I menyn „Grosshandel“ finns punkterna i dagordningens ordning, under „Grosshandel · övrigt“ de mer sällsynta sidorna. Vad som förklaras steg för steg i kapitlet Lager & Inventering nämns bara kort här.

• Lager: Lageröversikt med underlager, utgående partier och de senaste rörelserna.
• Orderintag: Granska och godkänn beställningar från e-post, PDF/fax, WhatsApp, röstmeddelande och AIRIS-chatt — se „Orderintag“ nedan.
• Plockning: Plocklista per order med lagerplats, antal och FEFO-parti. Under „Flöde“ ställer du in om varor reserveras vid order, om delleveranser är tillåtna, om följesedel och faktura förbereds automatiskt („Skapa följesedel automatiskt“, „Skapa faktura automatiskt“ — båda endast via Autonomiknappen) och marginalvakten.
• Leverans: Leverans alltid till en följesedel, med paketleverantör, spårningsnummer och spårningslänk.
• Turer: Fördela följesedlar på turer per fordon och chaufför; chauffören utför sina stopp i AIRIS-appen.
• Kundsortiment: Sortiment, kundartikelnummer och stamlista per kund — se nedan.
• Villkor: Prislistor med volymrabatter och per kund betalningsvillkor, kontantrabatt, kreditgräns och leveransspärr; där skapar du också den personliga beställningslänken.
• Följesedlar: Skapa och skicka följesedel som orderbekräftelse — se „Följesedlar och orderkedja“ nedan.
• Grosshandel · övrigt: Återkallelser, EDI, returer, inköp, varumottagning, inventering och lagerplatser beskrivs utförligt i kapitlet Lager & Bestånd.
• Pant och prognos förklaras i avsnittet „Prognosåterbeställning och engångspantsbelopp“, Inköp & 3-vägsavstämning i avsnittet med samma namn längre ner.

• Beställningar: se öppna kundbeställningar och fråga AIRIS via röstkommando.
• Picklist / Plockning: hantera artiklar sorterade efter lagerplats.
• Varumottagning: registrera levererade varor — lagersaldot uppdateras omedelbart.

• Order hos kunden: Öppna kunden under Kontakter i AIRIS-appen och tryck på ”Skapa order”. Katalogen visar DENNA kunds priser från dennes prislista, mängdstafflingar (”från 10”) och förpackningsenheten — + och − ändrar med en förpackningsenhet.
• ”Kopiera senaste beställning” fyller varukorgen med kvantiteterna från senaste ordern; justera därefter och skicka. Ordern skapas på kontoret på samma sätt som en beställning från kundmappen, med orderbekräftelse och reservation.
• Kreditgräns överskriden: Ordern sparas, men godkänns först efter godkännande (autonomiknapp). Vid leveransspärr godkänns den inte alls; ägare och admin informeras.
• Inventering via kamera: Välj ett lager (eller en lagerplats) under Lager › ”Räkna inventering”, skanna artiklar via EAN, GS1-kod eller artikelnummer och ange kvantiteten. Bokfört saldo ser ni först i sammanställningen (blindräkning).
• Slutförande bokför differenserna mot saldot vid tidpunkten för slutförandet. Stora avvikelser (från 250 € eller 25 % vid minst 3 enheter) kräver godkännande; saldot ändras först efter ”Godkänn”. I backoffice finns samma räkningslistor under Inventering.

• I AIRIS-appen under Kontakter, öppna kunden: „Kundakten“ visar omsättning (betald), utestående och förfallna belopp, senaste kontakt, kontaktpersoner samt kommande möten, öppna offerter, öppna fakturor och öppna uppgifter.
• „Vad kunden köper“: kundens produktkategorier från dess fakturerade fakturor under de senaste 12 månaderna, exklusive pant — med det belopp som beräkningen baserades på.
• „Pågående kampanj“: en aktuell kampanj som passar kundens produktkategorier, med motivering („Passar till“ produktkategori och andel). Nedanför finns dess följesedlar och — om ett avtal finns — dess bonusstatus. Härifrån startar du „Registrera order“.

• Fältsäljare utan nät: Kundens katalog och priser som appen senast laddade ner finns kvar i telefonen — högst upp visas från när de är. En order utan nät sparas som utkast (”väntar på nät”) och skickas automatiskt så snart det finns täckning igen. DivineMind räknar alltid om priserna (prislista, staffling, kreditlimit, leveransspärr). Avviker ett pris från det som visades markeras ordern med ”med notis” i appen: gammalt pris → nytt pris.
• Lager utan nät: Plockade mängder (även delmängder med − / +) och inventeringsräkningar sparas och eftersänds. Leverans och slutförande av inventering fungerar först när allt har kommit in. Har kontoret levererat under tiden reducerar DivineMind plockmängden till det som återstår; har någon annan räknat en rad senare gäller dennes räkning. Bådadera visas tydligt i appen.
• Förare utan nät: Med täckning i lagret förladdar appen dagens alla öppna stopp. Under körning fungerar ”Ankommen”, namnteckning, returemballage, avvikelse, ej anträffad och inkasseringsnotering även utan nät; tidpunkten för registreringen gäller. Har kontoret slutfört stoppet under tiden skrivs inget över — posten visas som ”ej mottagen” med orsak.
• Aldrig dubbelt: Varje sändning har en unik nyckel. Försvinner svaret vid dålig täckning och appen skickar igen skapas ingen dubbel order, ingen dubbel pantbokning och ingen dubbel räkning. Servern har alltid företräde för pris och saldo.

• AIRIS läser automatiskt kunders beställningar via e-post (även med PDF- eller faxbilaga) och WhatsApp (text, röstmeddelande, foto/PDF) så snart avsändaren finns som kund i CRM. Under Lager › ”Orderinkorg” kan ni dessutom klistra in text, ladda upp en PDF, en faxskanning eller ett foto, eller spela in ett röstmeddelande.
• AIRIS identifierar kunden (avsändaradress, telefonnummer, kundnummer, företagsnamn) och varje artikel i följande ordning: kundartikelnummer, EAN, tillverkar- eller leverantörsnummer, ert artikelnummer, kundens inlärda benämning, text. Om en artikel inte är entydig visas en fråga med förslag – AIRIS gissar aldrig.
• Priset är alltid kundspecifikt pris från prislista och staffling (beräknat av servern). Kreditlimit, leveransspärr, disponibelt saldo och tidigaste bäst före-datum visas som information intill.
• ”Godkänn” skapar ordern med orderbekräftelse och reservation – samma väg som kundmappen och utesäljarna. Om kreditlimiten överskrids väntar ordern på kreditgodkännande. Vad AIRIS får göra utan ert klick ställer ni in i autonomiinställningarna (Lager › bestelleingang_annehmen); frågor går alltid till en människa.
• AIRIS skriver svaret till kunden på dennes språk – alltid endast som utkast. För e-post hamnar det efter godkännande som utkast i DivineMail; för WhatsApp kopierar ni texten till chatten. Bekräftade kopplingar sparar AIRIS per kund till nästa gång.
• I AIRIS-chatten: ”Registrera beställningen från PDF:en” (med bilaga) eller ”Beställning från Eiscafé Venezia: 10 backar Export Hell, 5 Aperol” – samma förslag skapas i orderinkorgen.
• Från DivineMail: Öppna en kundmail med högerklick och välj „Registrera som beställning“ i snabbmenyn. AIRIS läser texten och PDF- eller faxbilagan; så snart „Beställning identifierad — granska i orderintag“ visas, finns förslaget under Orderinkorg.
• Dublettskydd: Samma inkommande tas bara en gång som förslag, även om det kommer in en andra gång eller läses in igen. Mail utan beställning — t.ex. „Tack för leveransen“ — skapar inget inkommande.

• Du hanterar kreditgräns, betalningsvillkor, kontantrabatt och leveransspärr (med orsak) per kund under Villkor. Kontroll sker före varje orderacceptans och före varje följesedel — i alla kanaler: offert, beställningslänk, kundmapp, fältpersonal, orderintag, EDI och AIRIS.
• Om en order överskrider kreditgränsen sparas den och väntar på godkännande. Vid leveransspärr sparas den, men accepteras inte — ingen orderbekräftelse skapas. Din kund ser inga kreditvärderingssiffror.
• Vid följesedeln visas meddelandet „Kreditgräns / Leveransspärr“. Innehavare och administratörer godkänner själva med „Skapa ändå“; annars skickas en godkännandeförfrågan till redovisningsavdelningen, och följesedeln skapas först efter godkännande. Beslutet loggas hos kunden.
• Villkor via AIRIS („Kund X: 30 dagars betalningstid, 2 % rabatt vid 10 dagar, kreditgräns 20 000 €“) följer din Autonomiknapp. En kreditgräns från 50 000 € kräver alltid ditt godkännande i AIRIS först.
• Marginalvakt: DivineMind håller kvar order under inköpspris eller under ditt minsta täckningsbidrag för godkännande; priset förblir oförändrat. Inställning under Plockning › „Flöde“, detaljer i kapitlet Lager & Bestånd.

Varje order följer samma väg: Offert → Orderbekräftelse → Följesedel → Faktura — oavsett om den kommer från orderintag, beställningslänk, kundmapp, fältpersonal eller via EDI.

Utgångsdatumvarning: Varje morgon meddelar DivineMind ledningen om partier vars utgångsdatum snart löper ut; samma varning finns i dagsrapporten. Spårbarhet och återkallelse är en hänvisning med fyndplats, ingen juridisk rådgivning.

• Kundsortiment: Under Lager › ”Kundsortiment” väljer Ni en kund och hanterar dennes artiklar, kundartikelnummer och stamlista med kvantiteter. ”Föreslå från beställningar” analyserar order från de senaste 12 månaderna och föreslår sortiment och stamlista; ändringar tillämpas först efter Ert klick.
• ”Beställ från stamlista” fyller varukorgen med ett klick — i kundportalen, via beställ-länken och vid fältsäljarorder i appen. Priserna hämtas alltid från kundens prislista och beräknas av servern när ordern skickas.
• Med ”Kunden ser endast sitt sortiment” visar kundportalen och beställ-länken endast dessa artiklar; fältsäljaren ser fortfarande allt och kan filtrera på ”Sortiment”. Sökningen hittar även artiklar via kundens artikelnummer, liksom orderregistreringen.
• Livsmedelsinformation (informationsförordningen): Ange de 14 huvudallergenerna (innehåller/spår), ingredienser, näringsvärden per 100 g eller 100 ml, ursprung, alkoholhalt och förvaring under ”Livsmedelsinformation” på artikeln. Allergenerna är desamma som i restaurangkassan.
• Era kunder ser produktdatabladet (PDF) i kundportalen, via beställ-länken och följesedelslänken — på så sätt uppfyller Ni informationsplikten enligt art. 8.8 i EU:s livsmedelsinformationsförordning.
• BMEcat: Under Produkter › Ny › ”Grossist” läser Ni in BMEcat 1.2 och 2005 (XML, även som ZIP) utöver DATANORM. Förhandsgranskning, dubblettidentifiering (leverantörens artikelnummer, artikelnummer, EAN) och prisrapport fungerar på samma sätt; leverantören föreslås från kataloghuvudet. Inget raderas — utgångna artiklar finns kvar i basregistret.

• Under Produkter › Ny › „Grossistkatalog (DATANORM · BMEcat)“ läser du in din grossists DATANORM 4 eller 5 — enskilda filer eller allt tillsammans som ZIP: artiklar, prislistor, dina rabattgrupper, produktkategorier och prisändringar (DATPREIS). Filerna får du i din grossists kundportal.
• Välj grossist eller „+ skapa ny grossist“, ange skattesats för nya artiklar och bestäm vad som händer med dina försäljningspriser: Försäljningspris = grossistens prislista (vid prisändringar endast så länge du inte ändrat det själv) eller „Rör inte försäljningspriser — ta bara över inköpspriser“.
• Förhandsgranskningen visar per rad artikelnummer, benämning, produktkategori, prislista, ditt inköpspris och åtgärd (ny, uppdatera, oförändrad); om rabattgruppen saknas står „ingen EK“. „Importera nu“ tar över, prisrapporten visar därefter gamla och nya list- och inköpspriser. Dubbletter identifieras av DivineMind via artikelnummer och EAN; inget raderas. Tidigare körningar finns under „Senaste katalogimporter“.
• Utländsk valuta: Om en katalog är i en annan valuta, räknar DivineMind om priserna med EZB:s referenskurs på prisdatumet till euro. Förhandsgranskningen visar kursen per valuta („1 EUR = … den …“) och på priset det ursprungliga beloppet. Om EZB-kursen saknas för en valuta, tas raden inte med („avvisad – kurs saknas“).

• Skapa ett avtal på kunden under fliken ”Bonus & återbäring”: period (år, halvår eller kvartal), skala ”från omsättning X → Y %” och om den uppnådda nivån gäller retroaktivt för hela omsättningen eller endast för meromsättning per steg. Valfritt endast för specifika varugrupper.
• Bonusgrundande är nettoomsättningen från utfärdade fakturor under perioden, minus utfärdade kreditnotor (även returer). Alternativt räknas endast betalda fakturor. Utkast, makulerade fakturor samt pant, tomgods och frakt räknas aldrig.
• Fliken visar löpande: omsättning hittills, nästa steg och vad som återstår, bonus vid aktuell nivå samt prognosen till periodens slut. Säljaren ser samma sak i appen för kunden; i kundportalen visas det endast om ”Visa status i kundportalen” är aktiverat.
• Vid periodens slut beräknar AIRIS bonusen per momssats utifrån fakturaraderna och skapar ett förslag under Automatisering › Godkännanden. Först efter ert godkännande skapas ett kreditkandidsutkast (en rad per momssats, utan koppling till en faktura) – det skickas aldrig automatiskt. Max en bonuskreditnota skapas per kund och period.
• Leverantörsbonus: Registrera den återbäring ni förväntar er på leverantören. Det förväntade värdet från leverantörsfakturorna visas; ingenting bokförs ännu.
• Avstämning vid leverantörsbonus: Bredvid „Förväntad återbäring nu“ ser du „Redan krediterat“ (från leverantörens kreditnoteringar) och „Öppet“. Returer och leverantörens bonuskrediteringar minskar inköpsomsättningen. Bokföringen sköts av din redovisningsavdelning.

• Prognosbaserad återbeställning: Under Lager › "Prognosbaserad återbeställning" aktiverar Ni prognosen per återbeställningsregel. I stället för en fast beställningspunkt beräknar AIRIS den förväntade efterfrågan fram till nästa leverans: veckodag, trend, säsong från föregående år, helgdagar i lagrets delstat/region och för drycker vädret (prognos från Deutscher Wetterdienst, historik från Copernicus ERA5).
• Per artikel ställer Ni in ordercykel (dagar till nästnästa leverans) och profilen "balanserad" eller "sparsam". "Beräkningsunderlag" visar varje dag med förväntad kvantitet, spridning, helgdag och väder — ingen black box. Saknas försäljningsdata gäller den fasta beställningspunkten.
• Beställning sker som vanligt: Morgonkörningen (eller "Skapa beställningsförslag nu") skapar ett beställningsutkast per leverantör. Till leverantören skickas det bara om autonomi-knappen tillåter det eller någon godkänner. Försäljning från äldre system importerar Ni som CSV (datum; artikelnummer eller EAN; kvantitet). I AIRIS-appen ser Ni prognosen under Lager › "Prognosbaserad återbeställning".
• Pantkvantiteter för engångsartiklar: Under Lager › "Pantkvantiteter för engångsartiklar" kopplar Ni varje panttyp till systemet (engångs AT, engångs DE, flergångs), inklusive material och volym, och anger stycklistan på artikeln (t.ex. 1 tråg = 24 burkar).
• Per månad ser Ni artiklarna per streckkod (levererad, förlorad, rapporteringskvantitet, korrigering) och pantkontot per förpackningstyp (utlämnad, återlämnad, saldo). Export som CSV eller PDF med källa och status. I Österrike rapporterar första distributörer antalet per streckkod under de första 5 dagarna i följande månad i portalen för Recycling Pfand Österreich (försenat fram till den 9:e); i Tyskland används sammanställningen för avstämning mot DPG-clearing.
• Kundens pantkonto: Pant och returemballage hanteras per förpackning via pantkontot. Chauffören bokför mottaget returemballage på turen, en retur tar med panten tillbaka med utkastet till kreditnota. Saldot per förpackning ser du under Pant i avsnittet „Förpackningar — returemballageflöde med kunder (pantkonto)“, din kund i sin kundmapp.
• Före tidsfristen påminner AIRIS ägare, admin och ledning (klocka och push-notis) tills Ni markerar månaden "som rapporterad". Endast kvantiteter utvärderas — pantbelopp hanteras fortsatt via följesedel, pantkonto och faktura.

• Leverantörer & Inköp: Inköpskällor under Leverantörer, beställningar och trevägsavstämning (beställning/varumottagning/faktura).
• Lager & Inventarier: Lagerstatus, miniminivåer, beställningsregler och automatisk ombeställning under Lagerhantering.
• Priser & Villkor: Hantera kund- och volympriser — dessa flödar direkt in i offerter och order.

Under „Inköp & 3-vägsavstämning“ (sidan öppnas via 3-vägsavstämning) jämför DivineMind din beställning hos leverantören, varumottagningen och ingående faktura. Tolerans: pris ±2 % eller ±50 €, antal ±1 % (bulkvaror ±3 %).

• Du hanterar netto inköpspris per artikel under „Inköp & Intrastat“. Varje ändring sparas av DivineMind med datum (inköpshistorik) — en brytpunkt värderas med det inköpspris som gällde den dagen.
• DivineMind beräknar lagret per brytpunkt bakåt från lagerförändringarna, i din firmas tidszon: En utgång den 31 december kl. 23:30 tillhör det gamla året.
• Om inköpspris saknas värderas det med dagens inköpspris eller försäljningspris — alltid markerat som nödlösning. I grossist-dashboardet finns „Lagervärde idag · … positioner“ och, där det behövs, „… värderat utan inköpspris“.
• För årsavslut innehåller „Årsavslutspaket för skatterådgivning“ under Huvudbok lagervärdet per 31 december per artikel (bestånd, inköpspris, värde, värdering) som CSV med jämförelse mot föregående år. Lagervärdet läses endast in — inget bokförs.

• Samlingsfaktura: Välj kund och tidsperiod under Samlingsfaktura, kontrollera öppna följesedlar och ordrar i förhandsgranskningen och skapa som utkast. AIRIS kan också göra detta ("Skapa samlingsfakturan för kund X för september").
• Koncernintern fakturering: Så snart det mottagande företaget bokför mottagandet av en intern överföring skapas exakt ett fakturautkast hos avsändaren — inrikes med moms, gränsöverskridande med Reverse Charge om båda momsregistreringsnumren är giltiga.
• Retur → Kreditnota: Vid godsmottagning av en retur skapas exakt ett kreditnautkast kopplat till ursprungsfakturan — till det faktiskt debiterade priset inklusive rabatt, med samma momssats och med pant för de returnerade varorna.
• Alla tre är utkast: Utskick sker först när ni har granskat och godkänt dokumentet.

• AIRIS besvarar frågor om lager, utgångsdatum och kundens utestående poster omedelbart i chatten — läsning kräver inget godkännande.
• AIRIS registrerar beställningar från PDF eller chatt (som förslag i orderintag), skriver offerter till kundpris och skapar samlingsfakturor som utkast. Allt som skapar något följer din Autonomiknapp; svar till kunder förblir utkast.
• AIRIS skapar inte bonusavtal — det går bara i webbgränssnittet hos kunden. Alla verktyg med namn finns i kapitlet „Vad AIRIS kan per bransch“.

Företag inom branschen Pharma-grosshandel använder samma lager- och orderfunktioner som grosshandel och ser dessutom menyn „Pharma“. Spårbarhet och återkallelse är en hänvisning med fyndplats, ingen juridisk rådgivning.

• Kylkedja: öppnar lageröversikten med underlager och utgående partier. Kylager skapar du under Lagerplatser med lagertyp „Kylkedja“ och min-/max-temperatur; intervallet anges på lagerkortet. Temperaturer registreras via checklistor, inte via sensorer.
• Återkallelseflöde: öppnar mallen „Återkallelseflöde (parti)“ i arbetsflödesredigeraren — meddelande „Identifiera och spärra drabbat parti“, e-post till kunden om partiåterkallelse, uppgift „Dokumentera och slutför återkallelse“ (förfaller efter 2 dagar). Mallen är inaktiv initialt och startas manuellt per kontakt; e-post till kunder skickas alltid först efter ditt godkännande.
• Pharma-lager och återkallelser: kundlicenser, återkallelse per parti, återkallelserapport och spårbarhet — steg för steg i kapitlet Lager & Bestånd under „Pharma & Compliance“ och „Återkallelse & Spårbarhet“. Återkallelsebrev skickas endast på din begäran.
• Kylutrustning: med „Ny kylutrustning“ skapa kylskåp, frys, kylrum eller kylarisk med plats och börvärde (bör min/max i °C). Temperaturkontrollpunkter i checklistorna kopplar du till en utrustning; utrustningens namn anges sedan vid registrering, i historiken och i revisions-exporten.
• EDI: läs in beställningar som EDIFACT ORDERS eller openTRANS och skapa leveransavis med parti och utgångsdatum — se kapitel Lager & Bestånd, „EDI: Läs in beställningar, skicka leveransavis“. Dina kunders system använder en API-nyckel från Inställningar › Integrationer för detta.
• Åtgärder: skapa „Ny CAPA“; tavlan visar utkast, öppen, pågående, effektkontroll och stängd. I CAPA registrerar du grundorsak, korrigerande åtgärd, förebyggande åtgärd, „Förfaller den“ och „Effektkontroll den“, bygger en handlingsplan med „Lägg till åtgärd“ och ser länkade kvalitetsincidenter. „Stäng CAPA“ är endast möjlig med bevis på effekt och endast för innehavare, administratörer och QM-ansvariga; varje steg finns i revisionsloggen.
• Parti och förfall: lager per parti med förfallodatum, FEFO vid plockning och på följesedeln, morgonvarning för utgång. Därtill samma orderkedja som i grosshandel — kundpriser med volymrabatter, kreditgräns och leveransspärr med godkännande.
• AIRIS besvarar frågor om lager, utgång och utestående poster; allt skrivande går via Autonomiknappen.