Utför processer regelbaserat — med godkännanden och övervakning.
AIRIS utför uppdrag live — med godkännande i chatten
Du säger till AIRIS vad som ska göras och tittar på: AIRIS skapar kontakten, skapar offerten från din mall och förbereder följebrevet. Det skickas först när du trycker på ”Godkänn och skicka” i chatten — både på webben och i AIRIS-appen.
Uppdrag i en mening
Till exempel: ”Skapa kunden och förbered offerten från vår mall med följebrev.” Ett tydligt kommando som ”skapa” utförs utan förfrågan. ”Förbered” förblir ett utkast.
Titta på
Statusremsan ”AIRIS arbetar” visar stegen (Kontakt, Offert, Följebrev). På webben öppnar AIRIS den relevanta listan och markerar den nya raden kort. ”Stoppa” avbryter uppdraget.
Ändra via följdkommando
”Gör offerten giltig i 14 dagar” — AIRIS anpassar den. Ett godkännande gäller alltid för den senast granskade versionen; ändras dokumentet därefter, upphör det att gälla och AIRIS presenterar ett nytt kort.
Godkänn och skicka
Kortet i chatten visar mottagare, ämne, belopp och bilaga. Ett tryck på ”Godkänn och skicka” utförs omedelbart; ”Utförd” visas först när sändningen är bekräftad. ”Nej” avvisar, inget skickas ut.
Omladdning avbryter inget
Uppdraget körs på servern. Efter en omladdning, flik- eller enhetsbyte meddelar statusremsan ”Återansluten — inget har förlorats”. Samma kommando utförs inte en andra gång inom 10 minuter.
Om du frågar något (”Hur många fakturor är öppna?”) får du svaret i chatten och på webben dessutom listan med det passande filtret. Medarbetare utan godkännanderätt ser på kortet ”väntar på ägare eller administratör”.
Mobilenheten kommunicerar, datorn svarar
Ge AIRIS uppdraget i AIRIS-appen — via text eller röst. Om samma konto i samma företag är inloggat på datorn, fortsätter datorn: Den öppnar rätt lista, markerar den nya raden och visar erbjudandet och godkännandekortet i AIRIS-fönstret. Ingen parkoppling, ingen kod — bara ditt konto.
Båda enheterna inloggade
Öppna DivineMind på datorn, AIRIS-appen på mobilenheten. Datorn loggar in sig som aktiv enhet varannan sekund. Om flera datorer är öppna, svarar bara den senast använda.
Fråga eller beställ på mobilenheten
„Hur många fakturor är öppna?“ — svaret kommer till mobilenheten, datorn öppnar fakturalistan med filtret „öppen“. Ett helt uppdrag („Skapa kunden och förbered erbjudandet med följebrev“) körs på datorn som en remsa „AIRIS arbetar · från mobilenheten“.
Öppnat på datorn
Så snart datorn har öppnat listan, står det i appen „Öppnat på datorn“. Godkännandekortet visas på båda enheterna.
Godkänn där du är
Tryck på „Godkänn och skicka“ på mobilenheten — kortet på datorn visar strax därefter „utfört“. Även tvärtom: Vad du startar på datorn, visar mobilenheten med svar och kort, märkt med „från datorn“.
Stänga av
I AIRIS-fönstret på datorn stänger mobilikonen av eller sätter på styrningen från mobilenheten. Avstängd fortsätter uppdrag att köras, men datorn svarar inte längre på dem.
Endast en dator svarar, en som du själv är inloggad på i samma företag — aldrig en annan användares skärm. Ett godkännande gäller exakt den granskade versionen, oavsett vilken enhet du skriver på.
Kontakt från foto, skärmdump, signatur eller PDF
Skicka ett foto av ett visitkort, en skärmdump (t.ex. profil eller impressum), en infogad e-postsignatur eller ett PDF-dokument med brevpapper till AIRIS. AIRIS läser ut namn, företag, titel, e-post, telefonnummer, webbplats, adress och bransch och visar ett kort i chatten – både på webben och i AIRIS-appen.
Bifoga eller infoga
Bifoga fotot, skärmdumpen eller PDF-dokumentet i AIRIS-chatten (i appen även direkt med kameran) eller infoga signaturen i meddelandet. Lägg till en fras som „skapa som kund“ eller „markera som lead“.
Granska kortet
Varje fält visar sin källa („från fotot“, „från din fras“). Saknad information visas som ett tomt fält och kan fyllas i direkt i kortet. Om kontakten redan finns, meddelar AIRIS detta och erbjuder „Koppla ihop“ eller „Skapa ändå ny“.
Lead eller kund, skapa sedan
Välj Lead eller Kund och tryck på „Skapa kontakt“. Om frasen redan innehåller en tydlig instruktion som „skapa … som kund“, skapar AIRIS omedelbart – utan ytterligare frågor. „Skapad“ visas först när kontakten är sparad; på webben hoppar kontaktlistan till den nya raden.
Bild endast på begäran
Bilden används endast för igenkänning. Med „Spara bild i akten“ sparar AIRIS även visitkortet som ett dokument kopplat till kontakten – annars inte.
Samma utkast skapar aldrig två kontakter: en andra tryckning ger samma kontakt. I demoföretag är endast exempeldata tillåtna (t.ex. max@firma.example).
Skapa arbetsflöde
Öppna automation
Område Automatisering — Dashboard med status och mallar.
Skapa nytt arbetsflöde
Definiera utlösare (händelse/schema) och åtgärder via Ny arbetsflöde.
Villkor & steg
Sätt samman regler, förgreningar och åtgärder.
Aktivera & övervaka
Aktivera arbetsflöde; följ körningar under Automatisering › Körningar.
Styrning & kontroll
- Mallar för vanliga processer.
- Scheman för återkommande körning.
- Godkännanden — kritiska steg kräver bekräftelse.
- Övervakning & statistik — fullständig spårbarhet.
Startmallar per bransch
Vissa branschmenyer öppnar direkt en färdig mall i arbetsflödesredigeraren. Den är inaktiv till en början — anpassa texter och tider och aktivera den först därefter.
- Restaurang: No-show-arbetsflöde (påminnelse före bokning) och utlös ombeställning (kontrollera beställningsbehov på måndagar).
- Grossist och Pharma: Återkallningsarbetsflöde för en batch.
- Detaljhandel: Returarbetsflöde. Bygg: Tilläggsarbetsflöde för merkostnader.
- Byggnadsstädning: Kvalitetskontroll på plats — veckovis kontrolluppgift och därefter begäran om feedback till kunden.
- Läkarmottagning: Påminnelse om uppföljningsrecept — påminnelse till patienten utan hälsodata i mejlet, utfärdandet hamnar som en uppgift för mottagningsteamet.
- Skattekonsultation: Påminnelse om tidsfrister — klienten påminns om saknade dokument, efter fem dagar kommer en uppgift för uppföljning.
Spara och aktivera
Spara mallen, klicka sedan på „Aktivera nu“ → „Ja, aktivera“. Om ditt företags automatisering fortfarande är avstängd slås den på.
Kör för en kontakt
I arbetsflödesredigeraren, klicka på „Test“: „Kör flöde för en kontakt“ öppnas. Sök efter en kontakt (namn eller e-post), klicka på „Kör nu“. AIRIS skriver e-postmeddelandet enligt flödets mål.
Godkänn e-post
Om godkännandeläget är aktiverat hamnar e-postmeddelandet först under Godkännanden. Först efter ditt „Godkänn“ skickas det till kontakten; uppgiften skapas omedelbart.
AIRIS-minne & Skills
AIRIS lagrar anteckningar, offerter, fakturor, e-postmeddelanden och chattkonversationer för varje kund. Baserat på detta identifierar AIRIS processer som upprepas hos flera kunder och föreslår dem som en Skill.
Visa förslag
Under Automatisering › AIRIS-Skills: utlösare, varje steg och hos hur många kunder processen förekommit. Nya förslag meddelas via klockan.
Bekräfta eller avvisa
Först efter din bekräftelse aktiveras Skill:en – den körs då som en Workflow. Avvisade förslag återkommer inte.
Övervaka & pausa
AIRIS räknar framgångsrika och misslyckade körningar; det går att pausa när som helst.
- E-postmeddelanden till kunder skickas vid Skills alltid först efter din godkännande.
- AIRIS svarar från minnet endast med källor som du har behörighet att läsa – andras inkorgar och privata chattar förblir dolda.
- Bestäm direkt i AIRIS-chatten: Fråga "Vilka färdigheter har du identifierat för oss?" — AIRIS svarar med ett kort med knapparna Acceptera, Anpassa och Avvisa. Resultatet visas omedelbart på kortet.
- Med „Sök efter processer nu“ startar du identifieringen omedelbart; annars kontrollerar AIRIS en gång i veckan.
Låt först konsekvensrika åtgärder gå via godkännanden. Öka autonomin först när processen är testad (se ”Onboarding — Autonomi”).