Från rumsplan till faktura — i ett system.

↳ Vem som sover i vilket rum och när, står i boken, i portalen och i huvudet. Säsongspriser räknas ut för hand.

→ En beläggningskalender över alla rum: Klick på en ledig dag skapar bokningen. Varje bokning går från förfrågan via bekräftad och incheckad till utcheckad. Ett rum kan inte bekräftas två gånger för samma natt. Priset gäller per natt i den säsong som natten infaller i; rumskategorier från enkelrum till lägenhet.

↳ Direktbokningar kommer via telefon och e-post. Gäster ser inte vad som är ledigt, och varje förfrågan kostar tid.

→ En bokningslänk utan registrering: Gästen ser den lediga månaden per kategori med pris, systemet föreslår det minsta passande rummet. Förfrågan hamnar omedelbart i beläggningskalendern; ni får ett e-postmeddelande och en avisering, gästen en mottagningsbekräftelse på sitt språk. Först när ni bekräftar är rummet bokat och gästen får bekräftelsen. Sidan anger priset inklusive moms, turistskatten, information om dataskydd och avbokning.

↳ Booking.com, Airbnb och den egna bokningen vet inget om varandra. Dubbelbokningar upptäcks först vid ankomst.

→ För varje rum en export-kalender för portalen och en import av portal-kalendern, synkroniseras varje timme. Om en portalbokning överlappar med en egen, skapar DivineMind den endast som en förfrågan med konfliktmarkering och meddelar er via klocka och e-post. iCal överför endast upptaget eller ledigt: inga priser, inga kvoter, inga gästdata. Det är inte en Channel Manager.

↳ Affärsresenären behöver en faktura till sitt företag, med adress och momsregistreringsnummer. Fakturan från anteckningsblocket räcker inte för det.

→ Vid utcheckning väljer ni en kontakt från CRM eller anger företag, adress och momsregistreringsnummer. Över gränsen för småbeloppsfakturor kräver DivineMind adressen. Fakturan innehåller övernattning, kost, poster från gästkontot och turistskatt och drar av en deposition automatiskt. Den skapas som ett utkast i fakturamodulen och godkänns där.

↳ Logi, frukost och drycker har olika skattesatser, och de är annorlunda i Österrike än i Tyskland.

→ Satserna kommer från ert företags land: i Österrike övernattning 10 % och normalsats 20 %, i Tyskland 7 % och 19 %. Frukosten anges som en separat post på fakturan, i Tyskland uppdelad i mat 7 % och drycker 19 %. Halvpension med drycker delas också upp i mat och drycker; ni ställer in andelen själva.

↳ Per person och natt eller i procent, barn befriade eller inte, med eller utan frukost: Turistskatten är annorlunda i varje kommun.

→ Ni ställer in modus, sats och åldersgräns för barn, för Wien finns en mall. På fakturan anges turistskatten som en separat post med härledning, i Österrike som en genomgångspost utan moms. I Tyskland väljer ni om gästen enligt stadgarna ska betala avgiften. För avräkning med kommunen finns månadslistan för turistskatt som PDF; anmälan och inbetalning sker som tidigare av er.

↳ Middag, bar och minibar hamnar på lappar. Vid utcheckning saknas hälften, och gästen frågar vad hen har skrivit under.

→ I kassaregistret (RKSV) bokför personalen kupongen med „Till rummet“ på gästkontot. Knappen är först aktiv när gästen har skrivit under vid enheten. Minibar och extratjänster bokar ni direkt i gästkontot. Till fakturan finns en bilaga med alla underskrifter som PDF. Betalning i baren eller med kort i receptionen går via kassan: kvitto med signatur, faktura betald, turistskatt som en separat kassapost.

↳ Depositioner begärs via banköverföring, följs upp och dras av manuellt från slutlig faktura.

→ Depositionfakturan (30 % eller ett fritt belopp) skapas från bokningen. Med „Skicka till gäst (PDF + betalningslänk)“ får gästen fakturan och en länk för att betala via ert betalkonto hos Mollie. Vid slutlig faktura dras depositionen av som en separat post.

↳ Köket vet inte på morgonen hur många gäster som äter frukost och vem som har halvpension på kvällen.

→ Per bokning: utan kost, frukost, halvpension eller helpension. Frukostlistan visar endast gäster med frukost, översikten räknar „Frukost i morgon bitti“ och „Middag idag (HP/VP)“. På fakturan anges kosten som en separat post med lämplig skattesats.

↳ Gästbladet kopieras från en mall, nummer och obligatoriska fält saknas.

→ För Österrike gästförteckningsbladet enligt bilaga A till förordningen om gästförteckning med löpnummer, kön, resehandling och medresenärer. För Tyskland den särskilda anmälningssedeln enligt § 30 BMG. Båda som PDF för ifyllning och underskrift. En elektronisk anmälan till kommun eller myndighet gör DivineMind inte.

↳ Efter utcheckning vet ingen vilket rum som behöver städas. Hur väl huset var belagt visas först av skatterådgivaren.

→ Vid utcheckning blir rummet automatiskt „ska städas“, teamet får en avisering. På sidan Housekeeping, även i webbläsaren på mobilen, trycker man på „Rent“; namn och tid sparas, rum kan spärras. Rapporterna visar per månad beläggning, genomsnittligt rumspris (ADR), RevPAR, antal övernattningar per ursprungsland och månadslistan för turistskatt.

↳ En förfrågan om tillgänglighet på kvällen blir liggande till morgonen.

→ Med AI-assistenten AIRIS (i paketet för 999 €) frågar du i chatten vad som är ledigt, låter en bokning skapas som förfrågan eller visar dig dagen i huset. Godkännande, incheckning, utcheckning, bokning av poster, gästblad och deposition utför AIRIS endast om du har godkänt det via autonomi-knappen; annars lägger den steget framför dig. Om det är oklart vilken bokning som menas, frågar AIRIS.