Fastighetsförvaltning: Hyra, BRF, avräkning, mättjänst, stämma

Öppna fastighetsförvaltning

Öppna ”Alla appar” och välj ”Fastighetsförvaltning”. Översikten visar alla fastigheter med antal enheter, uthyrda och tomma enheter; högst upp kan du filtrera efter Österrike eller Tyskland.

Skapa fastighet

Klicka på ”Skapa fastighet”. Guiden frågar efter grunddata och land, byggnaden med dess juridiska egenskaper (t.ex. datum för bygglov eller bidrag), enheterna och kontona. Landet bestämmer vilken lagstiftning som senare gäller.

Skapa enheter i serie

I steget ”Enheter” skapar du många enheter på en gång, till exempel Enhet 1 till 24, med gemensam användningstyp och yta. Enskilda enheter ändrar du sedan i deras akt; ytan versioneras med giltighetsdatum.

Registrera ägande och andelar

På fliken ”Ägare” anger du ägarna med deras andel. Vid bostadsrätt i Österrike registrerar du nyttjandevärdena från nyttjandevärdesutlåtandet, i Tyskland samäganderättsandelen och gemenskapsordningen. Summan kontrolleras.

Skapa hyresförhållande

Under ”Nyttjandeförhållanden” klickar du på ”Ny”. Guiden leder dig genom enhet, avtal och tidsbegränsning, hyresgäster från dina kontakter, hyreskomponenter med moms per rad, deposition och hyresjustering (värdesäkring, index- eller trapphyra) samt de juridiska egenskaperna.

Kontrollera juridisk klassificering

I det sista steget ser du vilken hyreslagstiftning som gäller – steg för steg motiverat, med referens och länk till lagtexten. Om uppgifter saknas är klassificeringen ”obestämd” och de saknade fälten är länkade som en lista. Klassificeringen sparas med hyresförhållandet.

Bekräfta eller åsidosätt klassificering

I hyresförhållandets akt kan du beräkna om, bekräfta eller åsidosätta klassificeringen med en motivering på minst 20 tecken. Varje version förblir synlig i historiken.

Startsida „Mina fastigheter idag“

Efter inloggning öppnas „Mina fastigheter idag“. Du ser vad som händer i dina fastigheter idag: nödsituationer, kommande inspektioner, deadlines, förfallna betalningar och nya meddelanden från kundmappen. Ovanför leder „Fastigheter“, „Skador“ och „Läs in kontoutdrag“ direkt vidare.

Fastigheter du ansvarar för

Korten visar de fastigheter du ansvarar för, var och en med trafikljus. Om ingen fastighet har tilldelats dig ännu ser du alla fastigheter. „Visa allt“ öppnar hela listan under „Objekt & kontor“.

Objekt & kontor

I menyn „Objekt & kontor“ finns samma dagliga lista och därunder inkomster från kundmappen (skada, mätarställning, svar från hantverkare). Ovanför leder „Skador“ och „Inspektioner & deadlines“ vidare; ägare och administratörer ser dessutom „Inställningar“.

Inställningar för din förvaltning

Under „Inställningar“ fastställer ägare och administratörer svarstider, framförhållning och gränser – skilt från lagstadgade deadlines: till exempel „Tvåpersonersgodkännande från (belopp, netto)“ för uppdrag, „Deadlines även som kalenderhändelse“ och firmapostlådan för e-postutskick. Det skickas aldrig automatiskt, alltid först efter godkännande.

Öppna fliken ”Fakturering”

Öppna fastigheten och välj fliken ”Fakturering”. Översikten visar öppna kostnader, saknade avläsningar, tidsfrister med trafikljus och förfallna justeringar.

Definiera cirklar och nycklar

Under ”Cirklar & Nycklar” skapar ”Föreslå cirklar” driftskostnadscirkeln, vid central försörjning även värme/varmvatten och vid hiss eller tvättstuga en egen cirkel. En avvikande fördelningsnyckel kräver rättslig grund och underlag; ägare eller administratörer sätter den som giltig. Vid värmecirkeln anger du informationen för värmekostnadsfaktureringen (Österrike: separation värme/varmvatten, avtal om förbrukningsandel; Tyskland: varmvattenmetod, CO2-byggnadstyp). Kostnadstyper som endast kan fördelas med dokumenterade förutsättningar kryssar du av vid cirkeln så snart beviset finns.

Tilldela kostnader

Under ”Kostnader” finns inkommande fakturor med träffgrund (kostnadsställe, leverantör, mätpunkt, adress). ”Tilldela” fördelar en faktura till cirkel och kostnadstyp, vid behov i flera delar. Beslut, egna prestationer och intäkter registrerar du med underlag.

Läs av mätare

Under ”Mätare” registrerar du avläsningarna vid periodens slut – på mobilen via ”Läs av på mobilen” med foto – eller läser in filen från mättjänsten. En korrigering skapar en ny rad med anledning.

Skapa fakturering

”Ny fakturering” öppnar assistenten. Välj period och omfattning: i Österrike driftskostnader och värmekostnader separat, i Tyskland en gemensam fakturering.

Granska och beräkna

I steget ”Granska” trycker du på ”Beräkna”. Du ser poster, enskilda faktureringar med momsredovisning och en förhandsvisning som PDF. Ett klick på en blockerare leder till rätt steg.

Fastställa

Ägare eller administratörer fastställer faktureringen. Den får ett verifikationsnummer och är därefter oföränderlig; fel korrigeras med en rättelse som en ny version.

Skicka och registrera mottagande

I Österrike hänger du upp driftskostnadsfaktureringen och registrerar datum för upphängning. I Tyskland registrerar du mottagandet per hyresgäst – det fastställer förfallodatum och invändningsfrist.

Boka

”Boka” skriver in tilläggsbetalningar som krav och tillgodohavanden som kredit på hyresgästkontot. Öppna förskottsbetalningar för perioden bokas ut i Tyskland; vakans redovisas endast.

Nya förskottsbetalningar

I det sista steget genereras förslag på nya förskottsbetalningar från resultatet – med brev och överföring till hyran.

Öppna fakturering

Öppna fastigheten, fliken „Pengar / Saldolista“, och klicka på „Fakturering“. Välj månad, fastighet och vad som ska faktureras. Hyran kommer från hyreskomponenterna, WEG-förskott från den fastställda förskottsplanen; om förfallodagen infaller på en lördag eller helgdag skjuts den upp till nästa arbetsdag.

Kontrollera förhandsgranskning (torrkörning)

„Beräkna förhandsgranskning“ bokför ingenting. Du ser vad som kommer att bokföras, vad som är blockerat (med de saknade uppgifterna) och vad som hoppas över. Om något har ändrats sedan förhandsgranskningen bokför systemet ingenting och kräver en ny förhandsgranskning.

Boka

„Boka nu“ tilldelar verifikationsnummer och bokför på hyresgästens respektive ägarkonton; ett hyresgästkonto skapas vid första bokningen. En andra körning för samma månad bokför inget dubbelt. Ägare, administratörer och chefer får boka.

Avbryt istället för att skriva över

En felaktig fakturering häver du med „Avbryt“ genom en motbokning – den skrivs aldrig över; redan betalda belopp förblir som tillgodohavanden. Betalningar regleras enligt lag: Österrike § 1415/§ 1416 ABGB, Tyskland §§ 366, 367 BGB. Saldolistan i fliken „Pengar / Saldolista“ visar debet, kredit och saldo per konto; ett klick öppnar kontobladet.

Påminnelsekörning

I menyn „Påminnelser“ väljer du fastighet och brytdatum. „Förhandsgranskning“ beräknar nästa påminnelsesteg per konto med spärrar, deadlines och räntor; „Skapa förslag“ skapar påminnelseförslagen för granskning.

Dröjsmålsräntor och påminnelseavgifter

Vid godkännande väljer du om „Boka dröjsmålsräntor fram till brytdatum“ och „Boka påminnelseavgifter“ ska inkluderas. Preliminära perioder (basräntan ännu ej kungjord) bokförs inte; påminnelseavgifter endast om de är avtalade eller tillåtna.

Godkänn och skicka

„Godkänn“ ger påminnelsen ett verifikationsnummer – ingenting skickas. „Skicka“ skickar den „Skicka via e-post“ som PDF; post, rekommenderat brev eller personlig överlämning sköter du själv och noterar det med „Markera som skickad“. Därefter registrerar du med „Registrera mottagande“ mottagningsdagen och lägger vid behov in ett bevis (t.ex. kvittens).

Uppsägningsgrund endast som anmälan

Påminnelsen visar om och från när en uppsägningsgrund på grund av betalningsförsummelse kan föreligga (Tyskland § 543 BGB, Österrike § 30 MRG). Detta är endast en anmälan: En uppsägning utlöses aldrig av systemet – det är förvaltningen som beslutar om detta.

Skapa SEPA-mandat

Under „SEPA-betalningsuppdrag“ (även i fliken „Pengar / Saldolista“) väljer du fastigheten. Den behöver ett aktivt konto med IBAN och borgenärs-ID för kontoinnehavaren. „Skapa mandat“ registrerar mandatet per personkonto – basbetalning (CORE) eller företagsbetalning (B2B) – med skanning av det undertecknade mandatet.

Skapa betalningskörning

„Ny betalningskörning“ tar med bokförda faktureringar med betalningssätt betalningsuppdrag och aktivt mandat; „Skapa körning“ skapar den. Om ett datum inte längre är nåbart, flyttar du det med „Ändra datum“; „Kasta körning“ frigör faktureringarna igen.

Bankfil (pain.008) och inlämning

„Skapa fil“ genererar SEPA-betalningsuppdragsfilen (pain.008) för nedladdning. Inlämning gör du i nätbanken och meddelar det sedan med „Markera som inlämnad“.

Bankhämtning (EBICS)

Om en EBICS-anslutning är konfigurerad för företaget (Inkommande fakturor → Inställningar → Bankhämtning), kommer kontoutdragen för fastighetskontona automatiskt dagligen. De hamnar endast i fastighetsförvaltningen, aldrig i företagsbanken – hyresgäst- och ägarpengar är depositionsmedel.

Läs in kontoutdrag som fil

Utan EBICS öppnar du „Kontoutdrag & betalningsmottagningar“ och läser in bankens fil med „Läs in kontoutdrag“ (CAMT.053 eller MT940). IBAN bestämmer objektkontot; en andra inläsning av samma utdrag bokför inget dubbelt.

Tilldela betalningar

Under ”Kontoutdrag & inkommande betalningar” finns ett förslag med trafikljus för varje betalning: betalningsreferens, känd IBAN (även vid del-, över- eller samlingsbetalning) eller betalarens namn. Om syftet anger ett annat konto, föreslås inte IBAN-kontot. Endast entydiga betalningar bokförs automatiskt – och endast om autonomiinställningen tillåter det.

Observera anmärkningar

En referens till en annan fastighet, ett stängt konto eller ”deposition” på fastighetskontot bokförs aldrig som hyra – anmärkningen anger vad som ska göras (återbetalning eller ombokning till depositionskontot).

Dra in kontoutdrag i AIRIS-chatten

Du kan också dra utdragsfilen till AIRIS-chatten. AIRIS läser in den och rapporterar konto, period och transaktioner; entydiga transaktioner bokförs först efter ditt „Ja, boka“, resten förblir under „Kontoutdrag & betalningsmottagningar“ för manuell matchning. En andra inläsning bokför inget dubbelt. Utdragsdata (namn, IBAN, meddelande) skickas inte till någon språkmodell.

Föreslå överföring

Under ”Utbetalning” finns öppna leverantörsfakturor, tillgodohavanden och depositioner från avslutade avtal. ”Förslag” skapar en överföring från fastighetens objektkonto – inga pengar flödar ännu.

Godkänn (tvåfaktors)

Ägare och administratörer får godkänna. Över kompetensgränsen för förvaltningsavtalet (utan värde: 1 000 €) måste två olika personer godkänna; betalningar till ett förvaltningskonto alltid.

Bankfil eller EBICS

”Skapa bankfil” genererar en SEPA-överföringsfil (pain.001) per objektkonto. Ladda upp den i banken och notera det – eller skicka in den direkt via EBICS-anslutningen.

Utförande och bokföring

Om överföringen finns med i nästa kontoutdrag, står den som ”utförd”. ”Bokför” registrerar kostnadsbetalningen, utbetalningen av tillgodohavandet respektive återbetalningen av depositionen. En återkommen överföring rapporteras.

Öppna förfallna justeringar

På fliken ”Fakturering” under ”Värdesäkring” (Österrike) respektive ”Index & Trappa” (Tyskland) finns avtalen med förfallna justeringar, med indexnivå och spärrfrist.

Beräkna

”Beräkna” skapar ett protokoll: Index gammalt och nytt med källa och version, förändring, tak, avrundning och ikraftträdandedatum.

Godkänn och skriv

Efter godkännande av ägare eller administratörer är brevet tillgängligt som PDF.

Utskick och mottagande

Skicka brevet och registrera mottagandet. Effekten beräknas om vid mottagandet; i Tyskland visar assistenten den årliga spärren för indexhyran.

Överta

”Överta” avslutar det tidigare beloppet och skapar den nya hyreskomponenten. Kravet använder den från nästa period.

Förbered hyreshöjning (Tyskland)

I kontraktsakten öppnar fliken ”Höjningar” assistenten ”Förbered hyreshöjning (§ 558 BGB)”: Utgångsläge, spärr- och väntetid, motivering med hyresspegel, utlåtande eller jämförelsebostäder, takgräns, ny hyra och granskning. Beräkningen görs i motorn; varje siffra har en beräkningsväg.

Godkänn, skicka, registrera mottagande

Ägare eller administratörer godkänner brevet – aktnummer och status fryses. DivineMind skickar inget själv: ladda ner PDF, skicka, notera sändning och registrera mottagande. Först vid mottagandet börjar godkännande- och klagotiden löpa.

Svar och övertagande

Registrera godkännande (även delvis eller genom betalning), avslag, stämning och dom. ”Överta i hyran” avslutar det tidigare beloppet dagen före och lägger in det nya från och med ikraftträdandet; moderniseringstillägg står som en egen rad.

Modernisering och hyresbroms

Fliken ”Modernisering” för fastigheten leder från projekt via avisering och slutförande till höjning per hyresgäst. I enheten kontrollerar fliken ”Hyressättning” den tillåtna hyran vid nyuthyrning och skapar informationen före kontraktsförklaringen.

Österrike: Hyressättning och huvudhyresavräkning

I fliken „Hyra“ för enheten skapas taket enligt § 16 MRG (riktvärde eller kategori) med tillägg och avdrag, läge, tidsbegränsning och bevis, som PDF. Höjning § 45, inträde § 46, § 46a, § 12a och sanering § 16 Abs 10 startar i fliken „Höjningar“ i avtalet; huvudhyresavräkningen enligt § 20 MRG skapas i fliken „Huvudhyra“ för fastigheten, även som PDF.

Tidsfrister och hyresspeglar

Under ”Hyra & Övertagande” finns alla tidsfrister med trafikljus och hyresspeglar (alltid med källa). Startsidan visar öppna ärenden, tidsfrister, anmärkningar och saknade underlag som områdesstatus eller nya riktvärden.

Dataimport

Under „Dataöverföring“ laddar du ner Excel-mallen, laddar upp den ifyllda filen, mappar kolumner och startar torrkörningen. Den bokför inget och visar en felista per rad. Efter personmatchning och kontrollsummor tar ägare eller administratörer över laddningen, granskar den i produkten och fastställer saldon.

Öppna WEG-förvaltning

Via menyn ”WEG-förvaltning” eller fliken ”WEG” för en fastighet med bostadsrätt. Överst visas öppna tidsfrister för alla hus med trafikljus, därunder underflikarna Översikt, Budget, Årsredovisning, Reservfond, Möten, Beslut och Förvaltning.

Budget eller prognos

Assistenten leder dig genom period, poster, fördelningsnycklar, uppgifter, individuella planer per enhet och fastställande. Förskotten debiteras därefter via penningcirkulationen.

Kalla till möte

Under „Möten“ skapar du datum, plats eller online-rum och dagordning. Inbjudan registreras med leveranssätt och deadlines per ägare och skickas först via knapp. Online-deltagare kommer via väntrummet från DivineMeet; en inspelning finns inte. En protokollföring är endast möjlig med samtycke från alla närvarande (se „Möte live“).

Rösta och protokoll

I mötesledningen registrerar du närvaro och fullmakter samt röster per dagordningspunkt. Resultatet fastställs med beräkningsmetod enligt landets lag. Därefter följer protokoll, underskrifter och – i Tyskland – beslutsamlingen.

Beslut via ombud

Beslut utan möte startar du under ”Möten” med ”Starta omröstning via ombud”; rösterna registreras per ägare med tidsfrist och utvärderas som i mötet.

Årsredovisning

Under ”Årsredovisning” beräknar du föreningens årsredovisning och de individuella årsredovisningarna per ägare, fastställer dem, skickar dem och bokför tilläggsavgifter och tillgodohavanden på ägarkontot – varje steg med en knapp.

Reservfond och förvaltning

”Reservfond” visar saldo, tillförsel och uttag; där skapas också förmögenhetsrapporten (Tyskland) respektive reservfondsredovisningen vid förvaltarbyte (Österrike). Under ”Förvaltning” hanterar du förvaltarförordnande, styrelse, ägarbyten, leveransuppgifter och röstningsenheter.

Leda möte

På mötesdagen öppnar du mötet under „Bostadsrättsföreningens förvaltning“ → „Möten“ och klickar på „Leda möte“. Om det inte finns något online-rum än, skapar „Skapa online-rum“ det; „Öppna som värd“ startar DivineMeet, „Kopiera länk för ägare“ ger länken för online-deltagande.

Tilldela Meet-gäster till enheten

Ägare kommer via väntrummet. Efter insläpp kontrollerar du som ordförande identiteten, väljer röstbärare och klickar „Identitet kontrollerad – tilldela“. Först därefter kan gästen rösta; för externa röstbärare är röstningen spärrad.

Omröstning live

För varje dagordningspunkt startar „Öppna omröstning“ omröstningen. Online röstar Meet-gäster och kundmappen själv; röster i rummet registrerar du i röstkortet. Du ser löpande avgivna röster, närvaro, online-deltagande och beslutsförmåga.

Registrera resultat

I Tyskland avslutar „Stäng, kungör och lägg in i beslutssamlingen“ punkten och för in beslutet direkt i beslutssamlingen. I Österrike registrerar „Stäng och registrera resultat“ resultatet; därefter följer anslag i huset och översändning (§ 24 Abs 5 WEG 2002), från vilka överklagandefristen löper. Registrering får göras av ägare och administratörer.

Protokollföring endast med samtycke från alla

Under „Transkription för protokollföring“ aktiverar du med „Aktivera transkription“ en protokollföring – den körs endast så länge alla närvarande har samtyckt. Om någon ansluter sig utan samtycke, stoppas den omedelbart. En inspelning finns inte. Protokollet skrivs av förvaltningen; resultaten kommer alltid från räkningen.

DATEV/BMD-export per fastighet

Under ”DATEV/BMD-export” väljer ni fastighet, konto och period (ett kalenderår). Förhandsgranskningen visar alla bokningar med konto, motkonto och anmärkningar; ”Ladda ner export” genererar en ZIP-fil med bokningsbatch, personkonton och kontomappning och arkiverar den med kontrollsumma. Exporten är en separat klient för ägarens skatterådgivare – hyror och samfällighetsavgifter visas aldrig i er företags skatterådgivarexport.

Kontoplan och kontomappning

Under fliken ”Inställningar” anger ni format (DATEV eller BMD), kontoplan, rådgivar- och klientnummer. Kontona är förslag från kontoplanen; varje kategori kan ändras till ett eget konto – stäm av detta med skatterådgivaren.

Ägaravräkning

Under ”Ägaravräkning” väljer ni förvaltningsavtalet (hyres- eller lägenhetsförvaltning) och månaden. Förhandsgranskningen visar inbetalda hyror, betalda kostnader resp. samfällighetsavgifter, förvaltningsarvode enligt avtal, avsättning, saldo och utbetalningsförslag. ”Skapa som utkast”, sedan ”Fastställ” – därefter är avräkningen låst och arkiveras som PDF.

Utskick och utbetalning

Skicka avräkningen via e-post eller gör den tillgänglig i ägarens kundmapp. ”Beställ utbetalning” skapar en överföring från fastighetskontot under Utbetalningar; godkännande, tvåpersonskontroll och bankfil hanteras där.

E-faktura för hyreskrav

Under ”E-faktura” visas alla bokade krav med moms och om en e-faktura är obligatorisk (Tyskland: § 14 UStG med övergångsregler; Österrike: frivilligt med samtycke). ”Kontrollera” visar saknade uppgifter, ”Ladda” genererar XRechnung, ZUGFeRD eller ebInterface och arkiverar originalet.

Månatlig förbrukningsinformation (§ 6a HeizkostenV)

För fjärravlästa mätare läser ni in mättjänstens månadsvärden via avläsningsimporten. Under ”Förbrukningsinformation” ser ni förbrukningen i kWh per användare med föregående månad, samma månad föregående år och genomsnittsanvändare. ”Skapa” låser värdena, ”Skicka” skickar dem via e-post eller gör dem tillgängliga i kundmappen. Saknade värden anges, uppskattas aldrig.

Starta avräkningsdag

Under ”Avräkningsdag” väljer ni fastighet, år och omfattning (driftskostnader, värmekostnader eller båda). Alternativt säger ni till AIRIS ”Gör driftskostnadsavräkningen 2025 för L-003” – assistenten och dialogen delar samma status.

Fakturor från inkorgen

”Läs inkorg” skickar e-post med fakturabilagor till DivineFinances dokumenttolkning. Om fastighetsnummer eller adress identifieras tilldelas fakturan fastighetens kostnadsställe. ”Överför entydiga som kostnadsunderlag” skapar underlagen; fakturor utan entydig kostnadstyp fördelar ni själva i avräkningen. E-post från hyresgäster och ägare läses aldrig.

Begär saknade avläsningar

Om en mätarställning saknas vid periodens slut begär ”Begär från hyresgäster” ställningen från nuvarande nyttjanderättshavare: i kundmappen (push och notis) eller via e-post, annars som brev för utskrift. Hyresgästen rapporterar i kundmappen under ”Rapportera mätarställning”; ni överför ställningen som vanligt under ”Från kundmappen”.

Utkast och granskningsprotokoll

”Beräkna utkast” använder fastighetsförvaltningens beräkningsmotor. ”Granska” sparar ett granskningsprotokoll med trafikljus: blockerande fel, poster utan underlag, icke överförda fakturor, saknade avläsningar, jämförelse med föregående år per kostnadstyp (från 20 % och 100 €), avvikande efterbetalningar samt tidsfristen. Protokollet finns som PDF; det gäller endast det utkast som granskades.

Godkännande och utskick

Utan röd punkt godkänner ägare eller administratörer: Avräkningen fastställs (Österrike: anslag/Legung i dag) och skickas till kundmappen resp. via e-post. Mottagare med leveransmetod post visas för utskrift. AIRIS skickar endast efter ert uttryckliga godkännande.

Hyresgästen frågar, AIRIS förklarar

I kundmappen kan hyresgästen ställa frågor om sin avräkning, t.ex. ”Varför är min efterbetalning så hög?”. AIRIS svarar endast utifrån beräkningsprotokollet för just denna avräkning (andel, förskottsbetalningar, största poster, föregående år), visar underlagen för dennes poster och anger invändningsfristen med källhänvisning. AIRIS räknar inte: Varje siffra i svaret kontrolleras mot protokollet, uppgifter om andra hyresgäster känner AIRIS inte till.

Registrera uppsägning

Under ”Hyresgästbyte” → ”Nytt hyresgästbyte” väljer Ni fastighet och enhet samt anger vem som har sagt upp, när uppsägningen mottogs och i vilken form (med skanning av brevet). Avtalsslutet beräknas automatiskt med beräkningssteg och lagrumshänvisning: Tyskland § 573c BGB (3:e vardagen, hyresvärdens uppsägningstider efter 5 och 8 år, skriftform § 568 BGB), Österrike § 560 ZPO och § 33 MRG. En uppsägning via e-post visas som formellt ogiltig. ”För in avtalsslut i hyresavtalet” anger slutdatumet först efter Ert klick.

Överlämning

”Skapa återlämningsprotokoll” öppnar det välbekanta överlämningsprotokollet: rum, brister med foton, mätarställningar, nycklar och båda parters underskrift. Mätarställningarna överförs till avräkningen vid slutförandet.

Annons och sökande

Annonsen skapas i mäklarmodulen, kopplad till enheten. När den publiceras får den en länk; förfrågningar hamnar som kontakter i CRM och blir till sökande via ”Överför förfrågningar från annonsen”. För varje sökande anger Ni visning och självdeklaration – endast tillåtna frågor, anpassade efter processens fas.

Samtycke och kreditkontroll

Före kreditkontrollen lämnar den sökande sitt samtycke (text med kontrollsumma, underskrift på skärm, papper eller e-post; kan återkallas när som helst). Förfrågan hos KSV1870 (Österrike) resp. SCHUFA (Tyskland) kräver ett avtal med leverantören – fram till dess körs den i testläge i demoföretag, tydligt märkt som ”ingen äkta upplysning”. Kan användas utan avtal: ladda upp upplysningen som den sökande har tillhandahållit och ange resultatet. Endast trafikljuset sparas; efter ett avslag anonymiseras uppgifterna när tidsfristen har löpt ut.

Hyresavtal med underskrift

Efter godkännandet skapas avtalet från mallen med Era belopp; depositionen kontrolleras av DivineMind mot maxbeloppet (§ 551 BGB). Ett tillsvidareavtal är formfritt: Hyresgästen signerar på skärmen eller via en länk i mobilen, förvaltningen signerar likaså. Om avtalet kräver skriftform (tidsbegränsat, lång avstående från uppsägning) gäller endast papper med egenhändig underskrift eller en kvalificerad elektronisk signatur (QES). ”Slutför avtal” upprättar det nya hyresförhållandet.

Deposition och inflyttning

Depositionen registreras på det nya avtalet – som pengar endast på ett särskilt depositionskonto för fastigheten, åtskilt från driftkontot. För inflyttning: inflyttningsprotokoll med mätarställningar, ”Beräkna förhandsgranskning” och ”Bokför hyresavi” för första månaden (detta skapar hyresgästkontot) samt ”Anmäl användarbyte” som ARGE-fil för mättjänsten. När alla steg är klara slutför Ni hyresgästbytet. AIRIS har alltid koll på aktuell status.

Registrera mättjänst

Under "Mättjänst" väljer ni leverantör per fastighet, utbytesformat (ARGE-HeiWaKo 3.10 eller avläsningsfil) samt ert kund- och fastighetsnummer hos mättjänsten.

Läs in filer

Ladda upp mättjänstens fil och starta testkörningen. ARGE-filer: mätarställningar överförs till avläsningarna, avräkningsresultat per nyttjare sparas för korskontroll. Avläsningsfiler (CSV/Excel) identifieras via kolumnnamnen – ni ser mappningen innan ni godkänner. Leverantörernas profiler kontrolleras inte mot originalfiler utan avtal.

Anmäl nyttjarbyte

"Ladda ner" resp. "Skapa och spara i akten" genererar ARGE-filen med alla nyttjare och boendeperioder under avräkningsperioden, inklusive vakanser. Från hyresgästbytet anmäler "Anmäl nyttjarbyte" endast den berörda lägenheten.

Fjärravläsning

Ägare och administratörer aktiverar gränssnittet: En trådlös gateway eller mättjänsten skickar mätarställningar med nyckeln till DivineMind; de genomgår samma kontroll som varje import. Nyckeln visas bara en gång.

Flikarna „Drift“ och „Kontor“

I fastigheten samlar fliken „Drift“ skador, uppdrag, „Anläggningar & inspektioner“ och deadlines för huset, fliken „Kontor“ cirkulär, leverantörer, hyresgästlista och nycklar. Över alla hus når du samma listor från „Objekt & kontor“.

Skadeanmälan från e-post

Under „Skador & anmälningar“ visar blocket „Från telefon & e-post“ skadeanmälningar från e-post till din anslutna postlåda. Anmälaren identifieras via din kontaktbas och tilldelas rätt enhet; om endast namnet matchar, görs ingen gissning – du tilldelar själv. Den anläggs enligt din autonomiinställning eller med „Skapa som anmälan“; på begäran får anmälaren en bekräftelse på mottagandet.

Hantverkare: offerter och tilldelning

Under „Uppdrag“ startar „Tilldela uppdrag“ – från en skada eller direkt. „Begär tjänsteleverantör“ och „Skicka förfrågningar“ inhämtar offerter, „Registrera offert“ matar in dem; jämförelsen visar skillnaden mot den billigaste. Från din beloppsgräns godkänner en andra person („Godkänn detta steg“), sedan följer „Beställ“. Under „Information för hantverkaren“ bestämmer du vad som vidarebefordras. Efter „Registrera godkännande“ registrerar deadline-registret garantin.

Anläggningars inspektionsskyldigheter

Under „Anläggningar & inspektioner“ registrerar du hiss, värme, brandvarnare och andra anläggningar. Systemet beräknar inspektionsdatum från lag, norm och avtal – med lagrum: brandvarnarplikten och behörighet för alla 16 tyska och 9 österrikiska delstater, hissen för alla österrikiska delstater. Om ingen regel är lagd för ett land står där „ej lagd“ istället för en påhittad deadline. En lagstadgad inspektionsskyldighet kan du endast stänga av med motivering.

Deadline-register

„Inspektioner & deadlines“ visar „Kommande inspektioner“ och „Deadlines“ med etiketten Lag, Avtal, Norm eller Förvaltningens inställning. Varje deadline har en ansvarig; om under „Inställningar“ „Deadlines även som kalenderhändelse“ är aktiverat, finns den även i kalendern. „Synkronisera nu“ uppdaterar registret; en deadline kan du endast kasta med motivering.

Helgdagar på platsen

Deadlines och svarstider tar hänsyn till lagstadgade helgdagar per förbundsland och kommun. Vilka som gäller ser du i fliken „Översikt“ för fastigheten under „Helgdagar på platsen“. Om kommunen saknas är en berörd deadline „obestämd“.

Överlämningsprotokoll

„Ny överlämning“ → „Skapa och starta“ öppnar överlämningsprotokollet; rum, mätare och nycklar förifylls från enheten och senaste protokollet. Brister med foton och båda parters underskrifter finns därefter i PDF:en.

Cirkulär och anslag

I fliken „Kontor“ under „Cirkulär“ klickar du „Skriv cirkulär“, väljer under „Till vem?“ roller och „Identifiera mottagare“. „Granska“ visar vad som behöver ändras; efter „Godkänn“ skapas brev per mottagare, massbrev och anslag som PDF. E-post skickas individuellt per mottagare, post skrivs ut som massbrev. Uppsägningar och andra skriftliga förklaringar skickas inte som cirkulär.

Hyresgästlista

I fliken „Kontor“ visar „Hyresgästlista“ fastighetens hyresgästöversikt – „Ladda ner som Excel“ eller „Ladda ner som PDF“.

Öppna regelkatalog

I menyn „Regelkatalog“ finns alla regler som DivineMind använder för klassificering och beräkning. Filtrera efter Österrike eller Tyskland, efter lag och efter typ.

Följ en regel

Varje regel visar villkor, resultat, lagrum, källa med källstatus, giltighet och dess testfall. Ersatta versioner förblir synliga; öppna frågor till advokaten är markerade.