VVS: Jourtjänst, planeringstavla, underhåll, provningsprotokoll, köldmedier

• Service & SHK › Uppdrag: alla jour-, reparations- och underhållsuppdrag med yrkesområde, ort och postnummer, prioritet, tidsfrist, montör, anläggning och status. Filter „Idag“, „Denna vecka“, „Öppna“, „Klara“, „Endast mina“ och „Utan montör“; sökningen hittar ort, postnummer, kund och yrkesområde. „Tidsfrist överskriden“ och „Jour öppen“ är färgmarkerade.
• Ett klick öppnar uppdraget: Kund och uppdragsplats, anläggning med „Tidigare på denna anläggning“, tid och montör („Ändra uppdragsplats / tid“), status för jourlarm, „Anmäl på väg“ och „Informera kund“, service rapporten och under „Rapport & faktura“ fakturan. Historiken visar vem som ändrade vad på uppdraget när.

Ett akut ärende larmar beredskapen enligt beredskapsschemat (se ovan). Den som trycker på ”Jag tar det” tilldelas omedelbart montörsrollen på ärendet och syns på sin rad i planeringstavlan.

• Informera kunden: Teknikern rapporterar "Jag är på väg" i AIRIS-appen med ankomst om ca 15–60 minuter. Kunden får "Er tekniker är på väg – ankomst ca …" via e-post (tid i företagets tidszon). Om meddelandet skickas automatiskt avgörs av er autonomi-inställning; annars skickar teknikern eller kontoret via "Informera kunden nu".
• Under uppdraget ser teknikern vad som senast gjordes och monterades på anläggningen, samt vilka passande reservdelar som finns i den egna servicebilen. Vid artikelsökning visas lagersaldot i bilen bredvid varje artikel.
• Jourtillägg: Under Uppdrag › Jourtillägg anger ni er prisregel – procent på arbetstiden eller fast pris, nattintervall, lördag från, sön- och helgdagar. Fakturan från servicerapporten lägger då automatiskt till en egen post; avgörande är när uppdraget påbörjas (övertagande resp. "på väg").
• På morgonen visas nattens alla jourärenden i dagsrapporten: när det anmäldes, vem som tog det, när det slutfördes, vilken rapport – och fakturan som väntar på ert godkännande som utkast.

• Montören arbetar idag i webbappen airis.divinemind.ai/app: „Mina uppdrag idag“ visar dagens uppdrag. I uppdraget ser hen anläggningen med „Tidigare på denna anläggning“ (senaste rapporter och monterat material) och under „I egen bil“ passande delar från sitt fordonslager. Därifrån anmäler hen „Jag är på väg“, skriver service rapporten och låter kunden signera.
• Servicebilar i fordonsflottan: Skapa bilar med registreringsskylt och förare; översikten visar nästa §57a-besiktning (Österrike) respektive HU (Tyskland) och markerar bilar där den snart förfaller. Materialet i bilen hanterar du under Fordonlager.

Under Uppdragsplanering ser ni era tekniker som rader och dagen eller veckan som kolumner. Dra uppdrag från telefon, helpdesk och förfallna underhåll till en tekniker och en tidpunkt — teknikern får uppdraget direkt i appen.

• Färger: Blå planerad, Gul på väg/på plats (rapporteras av teknikern i appen), Lila väntar, Grön slutförd, Röd jourtjänst. En streckad röd ram visar en konflikt, en streckad gul visar en anmärkning.
• Konflikter: godkänd eller ansökt frånvaro, två uppdrag samtidigt, kalenderhändelse, postnummer utanför området, uppdrag utanför arbetstid utan beredskap samt för kort viloperiod efter nattuppdrag (regel baserad på företagets land, med källa och datum).
• Certifikat: Saknar teknikern nödvändig behörighet eller har den gått ut (t.ex. gasbehörighet) tillåter planeringstavlan inte tilldelningen. Andra röda konflikter kan bekräftas manuellt; detta loggas på uppdraget.
• Schemalägg underhåll: Om ett förfallet underhåll dras till tavlan skapas uppdraget med anläggning och kund, och den öppna kundpåminnelsen stängs så att ingen dubbelbokning sker.
• Utan mus: Tryck på kortet, välj tekniker, datum, tid och varaktighet, spara. Schemaläggning får göras av ledningen (ägare, admin, chef); medarbetare kan se tavlan.
• Vilotid efter ett jouruppdrag: Om planeringstavlan planerar någon för tidigt efter ett uppdrag utanför arbetstid, visas en anvisning med regeln från ditt företags land — Österrike 11 timmar (AZG § 12), annars i EU 11 timmar (Arbetstidsdirektiv 2003/88/EG Art. 3), vardera med källa och status. Detta är en anvisning, inte juridisk rådgivning; kollektivavtal och lokalt avtal gäller.

• Fakturor skapas av kontoret med behörigheten ”Skriva ekonomi”; montören ser inte knappen.
• För privatkunder i Tyskland redovisar fakturan arbetskostnaden inklusive moms för § 35a EStG; kunder i Österrike får inte denna redovisning.
• I dagsbrevet finns nattens jour, fakturan som väntar på ert godkännande och förfallna underhåll med länk till anläggningen.

Under Anläggningar ser du alla dina kunders anläggningar och förfallna underhåll. Några veckor före förfallodatum får kunden en påminnelse med tre lediga tider från dina tekniker i området; den valda tiden blir omedelbart ett uppdrag.

• Påminnelse: AIRIS skickar endast om helpdesk-agentens autonomiknapp tillåter det – annars hamnar den i godkännande. Med ”Påminn kund” skickar du själv, ”Kontrollera nu” startar körningen omedelbart.
• Avslut: Teknikern slutför servicerapporten – därmed registreras underhållet (vem, när) och nästa datum flyttas fram med intervallet.
• Underhållsavtal: ”Skapa avtal” omvandlar anläggningens avtalspris till en abonnemangsfaktura (årligen, kvartalsvis eller månadsvis).
• Import: Importera anläggningar och avtal via CSV – kontrollera först, importera sedan; befintliga anläggningar skrivs aldrig över.
• CSV-import steg för steg: Anläggningar › fliken „Import“ › Välj fil › „Kontrollera“ visar rad för rad vad som skulle tas över och vad som saknas — först „… importera anläggningar“ skriver. Befintliga anläggningar skrivs aldrig över.
• Serviceavtal: I anläggningslistan respektive vid anläggningen „Skapa avtal“ — från avtalspriset skapas en abonnemangsfaktura („Serviceavtal skapat — abonnemangsfaktura … € från …“), som du ser och kan ändra under Återkommande. Anläggningar med avtal bär „Med serviceavtal“.
• AIRIS svarar på ”Vilka underhåll förfaller?”, listar anläggningar och registrerar slutfört underhåll på kommando – även som montör i AIRIS-chatten i webbappen.

Under Anläggnings-QR skriver ni ut dekaler för era anläggningar – 24 eller 10 per A4-ark, även från en specifik position för påbörjade ark. I servicejobbet skriver ”Skriv ut QR-dekal” ut dekalen för just den anläggningen.

• Er kund skannar dekalen på enheten. Sidan visar endast ert företagsnamn och anläggningstyp – inga namn, ingen adress, ingen enhetsmodell.
• ”Anmäl fel” skapar direkt ett servicejobb för rätt anläggning (kund och adress från ert register). Om ärendet är brådskande och jouren är aktiverad larmas jourpersonalen. En andra anmälan för samma anläggning kompletterar det öppna jobbet.
• ”Boka underhåll” visar lediga tider från underhållscykeln; valet blir ett servicejobb med tekniker och datum. Under ”Förfrågningar via dekal” ser ni alla anmälningar; ”Ny kod” ogiltigförklarar förlorade eller gamla dekaler.

• Skapa bokningssida: Kalender › Bokningssidor › ”Ny bokningssida”, t.ex. ”Pannservice” med 60 minuter, buffert och era tider. Kunden bokar utan konto och ser endast lediga tider.
• Underhållskretsens påminnelse innehåller länken till bokningssidan. Vilken sida som länkas anger ni under Anläggningar › ”Inställningar” › ”Bokningssida i länk”; ”Automatiskt” väljer sidan med ”Underhåll” i namnet.
• I samma flik ställer ni in hur många ”Veckor före förfallodag” påminnelsen skickas. Via QR-dekalen bokar kunden direkt med ”Boka underhåll”.

Under Testprotokoll — eller direkt i arbetsordern och servicerapporten — registrerar ni provningsprotokoll med mätvärden. Varje mätvärde har enhet och gränsvärde; färgindikeringen visar direkt om det är godkänt (grönt), ett gränsfall (gult) eller underkänt (rött).

• Mallar: Täthetsprovning gas (AT/DE), värmekontroll för Wien, Niederösterreich, Oberösterreich och Steiermark, värmeunderhåll DE, värmepumpskontroll § 60a GEG, idrifttagning, dricksvatten samt UK Gas Safety Record (CP12). Det som passar ert företags land ställs in.
• Varje mall anger källhänvisning och källans datum/version, men ingen standardtext. Gränsvärden är förslag — anpassa dem under checklistor; ett slutfört protokoll behåller dåvarande värden.
• Slutförande: Kontrollantens signatur (obligatorisk) samt kundens vid behov. PDF:en med företagslayout sparas privat och skickas som länk till kunden; nästa kontroll beräknas utifrån intervallet.
• I mobilen: I AIRIS-appen fyller teknikern i protokollet under pågående arbete — samma fält, samma färgstatus.

Under Köldmedium — eller direkt från arbetsordern — registrerar ni en eller flera köldmediekretsar per anläggning: köldmedium, fyllnadsmängd i kg, GWP och därav ton CO₂-ekvivalenter. Kontrollintervallet beräknas automatiskt utifrån ert företags land.

• EU/EES (VO (EU) 2024/573): från 5 t CO₂e var 12:e månad, från 50 t var 6:e, från 500 t var 3:e månad — med läckagevarnare dubbelt så långt. Hermetiskt slutna under 10 t: ingen kontroll. UK enligt brittiska F-gasförordningen, Kanada enligt halokarbonreglerna (beakta provinslagstiftning).
• USA (EPA Section 608 / AIM Act): inget fast intervall — vid varje efterfyllning beräknas läckageraten; över tröskelvärdet (komfortkyla 10 %, kommersiell kyla 20 %, industrikyla 30 %) gäller en reparationsfrist på 30 dagar.
• Poster (påfyllning, efterfyllning, återvinning, läcksökning, läckagereparation, skrotning) kan endast skapas med en tekniker som på utförandedagen har ett giltigt F-gascertifikat i rätt kategori (Personalakt → Certifikat). Certifikatet sparas med posten; poster kan endast läggas till.
• Kommande kontroller visas i dagsöversikten och på planeringstavlan under ”Att schemalägga”. Operatörsrapporten (PDF i företagets layout, sparas privat) visar regel, lagrum och status samt loggboken för de senaste 5 åren.

Under Fordonlager skapar ni ett lager för varje servicebil och kopplar fordon och montör. För varje artikel anger ni minimi- och mållager.

• När montören slutför servicerapporten bokas materialet ur katalogen automatiskt från dennes bil. Saknas något i bilen bokas det från huvudlagret; det som inte finns någonstans markeras som restnoterat på rapporten.
• Om en artikel understiger minimilagret skapas ett påfyllningsförslag: överföring från huvudlagret upp till mållagret, resten som inköpsförfrågan. Om AIRIS skapar detta automatiskt avgörs av er autonomi-knapp; annars väntar förslaget på ert godkännande.
• När varorna är i bilen bokförs överföringen med ett klick på ”Varorna är i bilen — bokför”. Montören ser sin bil i AIRIS-appen under Arbetsordrar.

Under Erbjudandevarianter – eller i servicejobbet via ”Ny variantoffert” – ställer ni upp två eller tre alternativ bredvid varandra, t.ex. ny gaspanna, värmepump eller värmepump med varmvatten. Artiklar hämtas från katalogen (med pris och kostnadstyp) eller skapas fritt.

• Varje alternativ blir en egen offert med eget nummer; momssats och Reverse Charge för byggtjänster baseras på ert företagsland och kunden. Ett alternativ markerar ni som rekommendation.
• ”Visa på surfplatta” öppnar kundsidan: Kunden jämför priser, fördelar och tjänster, väljer ett alternativ och signerar med fingret. Alternativt skickar ni länken via e-post.
• Vid signering godkänns det valda alternativet och blir en order: orderbekräftelse till kunden, avisering till er, och de andra alternativen ersätts. Signaturen och en PDF ”Order – valt alternativ” sparas privat.

Om en offert innehåller en värmepump, en ved- eller pelletspanna eller en fjärrvärmeanslutning öppnas kortet ”Bidragskontroll” i offerthanteringen. En översikt över alla sådana offerter och det inlagda regelverket hittar ni under Bidrag.

• Program: Österrike – federalt bidrag Kesseltausch (tidigare ”Raus aus Öl und Gas”), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) och Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Tyskland – KfW 458 Heizungsförderung med klimat- och inkomstbonus. Kundens land avgör, utan kundadress gäller ert företags land; förbundslandet hämtas från postnumret och kan ändras.
• Bidragsbeloppet är alltid en uppskattning med beräkning. Saknade uppgifter (gammal värme, eget boende, inkomst, boyta) efterfrågas på kortet; varje ändring räknas om direkt. Det som bara kunden kan veta visas under ”kunden kontrollerar”.
• Tidsfrister: Hos KfW måste ansökan göras innan arbetet påbörjas, efter att ett avtal med suspensivt villkor har ingåtts – kortet varnar, och vid önskemål skriver offerten ut detta avtalsvillkor med beräknat genomförandedatum.
• När den har sparats skriver offert-PDF:en ut uppskattningen, tidsfristerna, checklistan för underlag och källorna. Fakturan till offerten innehåller bidragsorganets obligatoriska uppgifter (t.ex. fastighetsadress, bidragsberättigade kostnader, ansökningstid Wien).
• Varje regel anger källa och hämtningsdatum. Bidragsorgan ändrar budgetar och villkor löpande – uppgifterna utgör fackmässig efterforskning, inte bidrags- eller juridisk rådgivning. Med KfW-bidrag kan inte skatteavdrag enligt § 35a/§ 35c EStG göras för samma åtgärd.

Under Produkter → Skapa produkt → "Grossist" läser du in grossistens DATANORM-filer (version 4 eller 5, enskilt eller som ZIP): artiklar med listpris, dina rabattgrupper, varugrupper och prisändringar. Förhandsgranskningen visar först vad som skulle hända — ändringar sparas först via "Importera nu".

• Importen identifierar dubbletter via grossistens artikelnummer, artikelnumret i registret och EAN. Inget raderas: om grossisten utfasar en artikel markeras endast dess villkor som utgången.
• Ditt inköpspris (inköpspris) beräknas från filens nettopris eller från listpris och rabattgrupp. Importen sätter försäljningspriset till listpriset — vid senare prisändringar endast om du inte har ändrat det själv. Vid behov lämnas försäljningspriser orörda.
• Prisändringsfiler (DATPREIS) genererar en prisrapport: vilka artiklar som blir dyrare eller billigare, med hur många procent, samt som CSV för nedladdning.
• IDS-Connect: Under Beställningsförfrågningar anger du grossistens IDS-adress och inloggningsuppgifter (krypterade). "Sammanställ i butik" öppnar webbshoppen i inloggat läge; "Överför till grossistbutik" skickar en beställningsförfrågan dit som varukorg. Tillbaka kommer artikelnummer, antal och dina nettopriser — vid "Beställ" i butiken markeras förfrågan som beställd.
• För att testa finns en testbutik (simulator) — den är ingen riktig grossist. Demoföretag kan endast använda testbutiken.

Större uppdrag som en badrumsrenovering eller ett värmesystembyte utför du med byggfunktionerna: en byggarbetsplats under Arbetsplatser med besättning, timmar, material och byggdagbok, regi-rapport med underskrift, uppmätning med delbetalnings- och slutlig faktura i bygg-erbjudandet. Uppdragsflödet (service rapport → faktura) kvarstår för kundservice och underhåll. Till kapitel Bygg