Hotell & pensionat: Rum, bokning, gästkort, turistskatt

Rum, bokningar, gästkonto och fakturering — med en beläggningskalender över två veckor som centralpunkt.

• Dagsiffror högst upp: Ankomster och avresor idag, belagda rum, frukost för imorgon bitti, rum att städa.
• Beläggningskalender rum per dag: Klick på ett ledigt fält öppnar bokningen med förifyllt rum och datum; färgen visar statusen.
• Hantera bokning: bekräfta, checka in, checka ut; dessutom avboka eller markera som utebliven.
• Gästkonto: Övernattning, bokade poster och turistskatt; på plats kan tjänster med kvantitet och skattesats bokas till rummet.
• Fakturering: Check-out med samlingsfaktura, förskottsfaktura på 30 procent, gästblad som PDF.
• Engångsinställning: Rum med kategori och pris, säsonger med prisfaktor, turistskatt, portalkalender via iCal och den offentliga bokningslänken.
• Fakturamottagare: Välj en CRM-kontakt i bokningen eller ange företag/namn, adress och momsregistreringsnummer. För belopp över 400 € (AT) eller 250 € (DE) brutto kräver systemet namn och adress.
• Momssatser kommer från företagets land (AT logi 10 %, övrigt 20 %; DE 7 % / 19 %). Om frukost ingår i rumspriset visas det som en egen rad på fakturan (DE: mat 7 %, dryck 19 %).
• Ställ in stadsskatt under Inställningar – det finns inget standardvärde. Mallen för Wien sätter 5 % av logipriset exklusive frukost och moms (från 2027-07-01 8 %), med källa; barn under en viss ålder är undantagna.
• Priserna gäller per natt: Om en vistelse sträcker sig in i en ny säsong får varje natt sitt eget säsongspris – i modulen, på bokningssidan och i AIRIS.
• iCal: Om en portalbokning överlappar en egen bokning, bokas inget dubbelt – den visas som en förfrågan med konflikt i kalendern, och klocka och e-post meddelar detta.
• Bokningssida: Slutpriser inkl. moms, information om stadsskatt, integritets- och avbokningsinformation; aktivera och avaktivera under Inställningar. Nya förfrågningar meddelas via klocka och e-post; gästen får bekräftelse via e-post på sitt språk.
• Gästlista: i Österrike gästlistan enligt bilaga A till gästlisteförordningen, i Tyskland den särskilda anmälningsblanketten (endast utländska gäster) – med löpande nummer.

• "Till rummet" i kassan: Gästen signerar på kassaskärmen. Signaturen sparas privat på posten i gästkontot och visas på "Bilaga med signaturer" (PDF) till fakturan.
• Betala faktura i receptionen (Gästakt → Fakturor): "Kontant (kassa)" eller "Kort (kassa)" inkasseras via din kassaapparat – med kassakvitto och signatur där; fakturan markeras sedan som betald.
• Handpenning: En betallänk skapas från den godkända handpenningsfakturan. Gästen betalar på en separat sida via Ert boendes Mollie-konto. Ett utkast eller ett boende utan betalningsleverantör får ingen länk.
• Måltider per reservation (endast rum, frukost, halvpension, helpension): egna fakturarader för måltidspris, frukostlista och antal middagar per dag (knapp "Frukostlista").
• Housekeeping i mobilen: Utcheckning sätter rummet till ”ska städas” och klockan aviserar ”Rum … är ledigt — vänligen städa”. ”Städat” sparar namn och tidpunkt, ”Spärrat” tar även bort rummet från bokningssidan.
• Rapporter: Beläggning, ADR, RevPAR, övernattningar per ursprungsland och månadslista för ortstaxe som PDF för kommunen. Registreringsnumret (VO (EU) 2024/1028) står på bokningssidan och fakturan; AIRIS kan bekräfta, checka in/ut, boka poster, gästblad och deposition – skrivande endast via autonomiknappen.
• Turistskatt i kassan: Tar kassaregistret betalt för turistskatten visas den som en egen post ”genomgångspost” med 0 % på kvittot. Halv- och helpension med dryck delar upp fakturan i mat och dryck; andelen ställer Ni in själv.
• AIRIS utan godkännande: kontrollera lediga rum, visa dagen på boendet och skapa en förfrågan. Om flera bokningar passar frågar AIRIS.

• Företagstid: Översikt, beläggningskalender, „idag“ vid iCal-synkronisering och dagsvyn från AIRIS räknar i ditt hus tidszon (från företagsdata respektive företagsland) — inte i serverns tidszon. Ankomst, avresa och „Frukost för imorgon“ växlar därför vid midnatt lokal tid.
• Ange registreringsnummer (VO (EU) 2024/1028, korttidsuthyrning): Hotell › „Inställningar“ › „Objektets registreringsnummer“ och „Tilldelning från / Status“. Om en lägenhet har ett eget nummer, anger du det under „Hantera rum“ › Rum › „Reg.-nr. (endast om avvikande)“. Numret visas på bokningssidan och på fakturor; om din kommun eller ditt land har ett registreringsförfarande, kontrollerar du det där.
• Underskrifter är privata: Underskriften „till rummet“ vid kassan är inte offentligt tillgänglig — endast via en signerad, tidsbegränsad länk från gästkontot respektive i „Bilaga med underskrifter“. En tom eller skadad underskrift avvisas, knappen „till rummet“ är tillgänglig först efter underskriften, och endast gäster som är på plats kan väljas.
• Språk: Gränssnittet och den offentliga bokningssidan finns på 30 språk; gästen får in- och bekräftelsemejl på sitt språk. En channel manager (synkronisera priser och kvantiteter med bokningsportaler) innehåller DivineMind inte — synkroniseringen med portaler sker via iCal (endast upptaget/ledigt).