Restaurang & Hotell

• MHD / FEFO: Lager sorterat efter utgångsdatum – avskriv eller låt AIRIS beställa om.
• HACCP-egenkontroll: Registrera kyl-/frystemperaturer; avvikelser rapporteras omedelbart i rött.
• Tidsregistrering & Skiftbok: Medarbetare stämplar in/ut per station – verklig tidsregistrering.
• Stämpling på plats: Under Tidsregistrering ställer ägare, administratörer och chefer in regeln per filial i kortet „Endast stämpling på plats“ och anger „Radie i meter“. Därefter kan man bara stämpla in om mobilen är inom radien — i appen och på webben.

• Bokningsbok: Dagsvy med tidslinje under Bokningsbok — Bord × tid, klicka på ett ledigt fält för att skapa en bokning (personer, varaktighet, bord automatiskt eller fast).
• Bord & områden: under ”Hantera bord” skapar du bord med sittplatser och tilldelar dem direkt ett område (t.ex. matsal eller terrass) — nya områden skapar du i samma dialogruta.
• Gästönskemål & allergier: riktiga fält i bokningen och på CRM-kontakten — Allergiinformation visas rött i dagsvyn och överförs automatiskt för stamgäster.
• Bekräftelse till gästen: Det finns ännu ingen WhatsApp-bekräftelse direkt från bokningsboken (den kommer först efter godkännande från Meta) — ditt team skickar bekräftelsen själva.
• Telefonbokning: Ta emot samtalet och ange bokningen i bokningsboken. Röststyrd AI för telefonsamtal är för närvarande inte aktiverad.

• Under Evenemang anger ni tillfälle, datum, antal personer, lokal eller bord, meny från era kassaartiklar (pris per person), dryckespaket, körschema och allergier.
• ”Skapa offert” genererar offerten som premium-PDF via den vanliga offertfuktionen. Efter accept spärrar ”Bekräfta” borden i bokningsboken — vid krockar visas reservationen och inget bokas.
• Därefter skapas acontoräkning (t.ex. 30 %, specificerad per momssats) och slutfaktura med faktiskt antal personer — handpenningen dras av automatiskt. Körschemat/bankettbladet (PDF) är underlaget för kök och servis.
• Kök och personal påminns två dagar innan samt på dagen kl. 08:00 (lokal tid) med antal gäster, meny och allergier.

• Under Bageri → ”Inställningar” anger ni vilken enhet som är bageriet, vilka enheter som beställer, fram till när (stopptid för beställning till nästa dag, lokal tid) och med vilken tur de levereras. För varje artikel ställer ni in deg, ugn, gräddningstid och plåtstorlek.
• Filialbeställning: Varje filial ser ett förifyllt beställningsförslag på morgonen och skickar det före stopptiden – i kassan under ”Filial” eller på webben under ”Filialbeställningar”. Därefter kan endast bageriet/ledningen göra ändringar; sådana tillägg markeras.
• Baklista: Summan av alla skickade filialbeställningar plus förbeställningar, grupperade efter deg, ugn och gräddningstid, med plåtar – även som PDF. ”Bokför som bakat” lägger varorna i bageriets lager.
• Leverans: ”Avgång” genererar följesedeln för varje filial (en lageröverföring); filialen bekräftar mottagandet och anger eventuella avvikelser med orsak.
• Kvällsreturer: För varje artikel anges vad som blev över och vart det går (avskrivning, social supermarket, Too Good To Go, personal, retur till bageri) samt när en artikel tog slut. Detta ger returgraden per filial, artikel och dag.
• Prognos: Förslaget beräknas helt transparent – samma veckodagar, trend, väder, helgdagar, slutförsäljningstidpunkt och en säkerhetsmarginal baserad på er marginal. ”Så här räknat” visar varje steg; historiken jämför prognos och utfall. AIRIS får endast skicka automatiskt om ni tillåter det under autonomi-knappen.
• Inställning per filial: I fliken „Prognos“ väljer du under „Förslag till beställning“ mellan „balanserad“ (så lite returer som möjligt, utan att sälja slut oftare) och „sparsam“ (ännu färre returer, men säljer slut oftare). Nedanför visas hur returer och slut i försäljning skulle ha sett ut med den andra inställningen under samma period. Samma val hittar du i „Inställningar“ i kolumnen „Förslag“; det gäller från nästa beställningsförslag för denna filial.
• Förbeställningar: Tårtor och fat med hämtningstid, filial och kund från CRM; handpenningen hanteras som en vanlig acontotaktura. Kvantiteten visas på baklistan på hämtningsdagen och teamet påminns kl. 07:00.

• I varje kontaktakt finns fliken ”Dataskydd”: registerutdrag enligt art. 15 som PDF och en fullständig datakopia enligt art. 20 som JSON-fil — med bokningar, samtal, e-post, kvitton och samtycken.
• Begäranden registreras som ärenden med ankomstdatum och tidsfrist (1 månad); ägare och administratörer påminns 7 dagar innan fristen löper ut.
• Radering enligt art. 17: först visar en testkörning vad som raderas, anonymiseras eller sparas enligt lagkrav. Fakturor och kassakvitton förblir oförändrade (pseudonymiseras); endast ägare och administratörer kan verkställa, och raderingsloggen laddas ned som PDF.

• Auditexport: under HACCP-Checklistor i fliken ”Historik” ladda ner hela checklistehistoriken som CSV eller PDF för livsmedelsinspektionen (period valbar, avvikelser markerade).
• Kylenhetslänkning: Temperaturkontrollpunkter kan tilldelas enheter som hanteras under Kylenheter — Enhetsnamnet visas vid registrering, i historiken och i auditexporten.
• Missade kontroller: Varje morgon kl. 07:00 kontrollerar systemet vilka checklistor som är öppna eller försenade. De ansvariga får en uppgift med antalet öppna och försenade kontroller samt ett meddelande i klockan — du behöver inte aktivera något för detta.

• Båda menyalternativen öppnar en färdig mall i arbetsflödesredigeraren — ingenting körs ännu. Kontrollera namn, utlösare och steg, spara med „Spara“ och aktivera sedan arbetsflödet. Med „Testa“ kan du prova det i förväg (spara först).
• No-show-arbetsflöde (Gastro › No-show-arbetsflöde): Utlösare „manuell“ för en kontakt, det vill säga gästen. Steg 1 skickar en vänlig påminnelse om dagens bokning med en begäran om kort bekräftelse (text från AI), steg 2 väntar en dag, steg 3 meddelar dig „Kontrollera no-show och följ upp vid behov“.
• Beställningar (Gastro › Beställningar): Mall „Utlös efterbeställning“ med tidplan veckovis på måndag morgon (ändringsbar i utlösaren). Den meddelar „Kontrollera beställningsbehov — artiklar under minimilager“ och skapar uppgiften „Utlös beställning hos leverantör“, förfaller nästa dag. Själva beställningen skapas inte — det gör det dagliga beställningsförslaget i lagret (se nedan).
• E-postmeddelanden till gäster skickas bara så självständigt som din autonomiknapp för automatiseringar tillåter — annars väntar e-postmeddelandet på ditt godkännande. Utförda körningar ser du under Automatisering › Körningar.

• I AIRIS-chatten: Skicka fakturan som foto eller PDF, AIRIS frågar „Ska jag boka detta till lagret?“. Om AIRIS bokar direkt eller väntar på ditt godkännande bestäms av din autonomiknapp för lagret.
• Dagligt beställningsförslag: Under Automatisk återbeställning kontrollerar systemet varje morgon de aktiva efterbeställningsreglerna och skapar ett utkast till beställning per leverantör; ägare, administratörer och chefer meddelas. „Kontrollera nu“ startar kontrollen omedelbart. Utgångna batcher räknas inte som lager. Om utkastet bara föreslås, läggs fram för godkännande eller skickas direkt till leverantören bestäms av autonomiknappen.

Efterbeställningsregler, beställningar och FEFO beskrivs utförligt i kapitlet Lager & Inventering.

Inställningar, bordsplan, kassahantering, köksdisplay och skrivare beskrivs utförligt i kapitlet DivinePOS — Kassasystem. Här beskrivs vad som tillkommer i Gastro-vardagen.

• Flera verksamheter: Om du äger flera företag med kassa, välj företaget efter inloggning under pos.divinemind.ai/firmenwahl. Valet sparas; du kan byta när som helst i backoffice via profilmenyn → „Byt företag“. Varje företags aktiverade kassa sparas av enheten — vid byte tillbaka räcker det med PIN-koden.
• Dricks: I betalningsdialogen, välj under „Dricks“ „Ingen“, „Avrunda“ eller „Eget belopp“ — även vid „Delad betalning“ (kontant och kort). Dricks är inte omsättning och ingår inte i det signerade beloppet. Under Rapporter visar „Omsättning per servitör“ omsättning och dricks per person; Z-kvittot visar dricks per servitör, med „varav ej kontant, att utbetala“. Hur du betalar ut kontant dricks (kontant från kassan eller via löneutbetalning) bestämmer du själv — det bokförs inte automatiskt.
• Öppen faktura vid disken: Kassa → knapp „Faktura“, sök fakturan och betala kontant eller med kort. Beloppet tas från fakturan, en signerad kassakvitto skapas, fakturan är därefter betald. På Z-kvittot visas betalningen i ett eget block „Betalningar på fakturor“ och räknas inte som omsättning en andra gång.
• Leveransklart-visning: I köksdisplayen öppnar knappen „Avhämtning“ kundvisningen för en skärm vid disken — „Under tillagning“ och „Leveransklart“ med avhämtningsnumret, för avhämtning och disk. Om köket rapporterar en beställning som klar, hoppar numret till „Leveransklart“.
• Daglig avslutning: Z-kvittot skapas varje morgon kl. 05:00 lokal tid för din verksamhet för den avslutade affärsdagen — med omsättning per momssats och betalningssätt samt dricks per servitör. Du kan fortfarande utlösa en manuell avslutning; ingen beställning räknas dubbelt.

• Förkortningarna visas på kassans bricka, på kökskvittot och i köksdisplayen. På kundkvittot, vid tillval och på en online-meny visas inga allergener — det är allergenkartan till för.
• Marginal per rätt: Under Rapporter → fliken „Marginal per rätt“ räknar kassan ut netto från recept och senaste inköpspris — med varukostnad och food cost-kvot per rätt. Om en ingrediens saknar inköpspris, visas det vid rätten istället för att hitta på ett tal. Recept underhålls under Lager › Tilldelning.

• Värdecheckar: I kassan, knapp „Kupong“ → „Sälj“ eller „Kontrollera restvärde“. Koden visas med QR på kvittot och kan lösas in i vilken filial som helst, även i flera steg — i betalningsdialogen under „Lös in kupong“. Sålda och öppna kuponger ser du i backoffice i fliken „Kuponger“.
• I fliken „Rapport“ ser du medlemmar, stämplar, belöningar och kuponger per filial. Marknadsföring via SMS eller WhatsApp till kortinnehavare endast om gästen separat har godkänt det.

• Sidan „Registreringskassa (RKSV)“ i kassa-backoffice under Inställningar: Status för varje kassa, data för FinanzOnline, kvittolistan, „DEP-export“ och „Kontrollera kedja“. Kontrollen kontrollerar signaturer, kvittonummer, koppling, omsättningsräknare, startkvitto, fel och QR-koder. Varje kassa har sin egen signaturkedja.
• Noll-, månads-, års- och slutkvitton skapas på samma sida. Slutkvittot tar kassan ur drift permanent — detta kan inte ångras.
• Signeringsenhet ur funktion: Kassan fortsätter att ta betalt; kvittona har texten „Säkerhetsanordning ur funktion“. När enheten är igång igen skapas ett signerat samlingskvitto för felet. På en demonstrationskassa demonstrerar du detta med „Simulera fel“.
• Fortsätt kassera utan internet — även i webbläsaren: Om kassan visar „Offline redo“, fortsätter den att fungera vid nätverksavbrott, även efter att sidan laddats om. Beställningar och betalningar hamnar i „Offline-kö“ på denna enhet; gästen får ett ersättningskvitto utan QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• När nätverket kommer tillbaka, skickas transaktionerna vidare i den ordning de registrerades — aldrig dubbelt — och signeras med texten „Nacherfassung“ och den verkliga försäljningstiden. Med „Skriv ut signerat kvitto för gästen“ får gästen sedan sitt signerade kvitto. Om enheten saknar skrivare, meddelar kassan att beställningen måste gå muntligt till köket — kökskvittot skrivs inte ut igen.

• Filialdrift: Kassa, priser (i kassa-backoffice under Produkter, sortiment per filial) och kassabok förs per filial. „Kedje-cockpiten“ i kassa-backoffice jämför filialerna, inklusive kundlojalitet.
• Kassabok (Gastro & Hotell › Kassabok): Kontanterna från den dagliga avslutningen hamnar automatiskt i filialens kassabok, med en verifierad hash-kedja.
• DATEV: Under Skatterådgivare exporterar du DATEV-bokningsstapeln som en CSV-fil — med kassalösningen, i Österrike i kontoplan SKR07, i Tyskland SKR03 eller SKR04. Kassans kortomsättning bokförs som penningtransit. Det är en fil, inte ett gränssnitt.

• AIRIS svarar utifrån dina egna data, till exempel: „Hur mycket omsättning och dricks har varje servitör idag?“, „Vem har arbetspass idag?“, „Vilka rätter är glutenfria?“ eller „Hur många croissanter ska filialen beställa imorgon?“ — med uträkningsmetod.
• AIRIS får bara agera (beställa, boka, skicka) i den utsträckning din autonomiknapp tillåter.

Alla verktyg per bransch finns i kapitlet Vad AIRIS kan göra per bransch — alla verktyg.

• Lägg till leverantör: Registrera livsmedelsleverantörer manuellt under Leverantörer.
• Lägg till medarbetare: utan e-post → AIRIS-PIN, som medarbetaren loggar in med i appen.
• Sjukanmälan: Skicka in frånvaroansökan (sjukdom) – visas omedelbart i teamlistan.
• Godkänn beställningsförfrågningar: Granska och godkänn medarbetarnas beställningsönskemål under Orderförfrågningar – och skicka dem direkt som e-post till leverantören med knappen ”Bestellung senden” (status ändras automatiskt till ”beställt”).