Håll koll på lagersaldo, lagerrörelser och återbeställningar.
Typiskt flöde
Skapa artikel som produkt → Boka in startlager/varumottagning → Försäljning/förbrukning minskar lagersaldot → Regler för återbeställning utlöser en beställning när rapporteringskvantiteten underskrids.
Lagermodulen är uppdelad i fyra områden – Översikt, Lagersaldo, Inköp och Utleverans. Varje funktion beskrivs nedan, i samma ordning som i sidofältet.
Översikt
Dashboard – Lager i korthet
Lager-dashboarden sammanfattar alla platser och visar omedelbart var åtgärder behövs. Nyckeltal som lågt lagersaldo och snart utgående partier pulserar rött vid problem – ett klick leder direkt till relevant detaljsida.
- Nyckeltal i realtid: Antal lager, produkter och totalt lagersaldo över alla platser.
- Varning för lågt lagersaldo: Artiklar under beställningspunkt markeras rött.
- Utgående partier (60 dagar), sorterade efter bäst före-datum – orange under 45, rött under 14 dagar (FEFO).
- Senaste rörelser: de tio senaste transaktionerna med riktning (+/−) och tidsstämpel.
Lager
Lager & Platser
Hantera alla fysiska lagerplatser och deras egenskaper – från standardlager till temperaturövervakad kylkedja. Standardlagret (markerat med stjärna) används om inget lager väljs vid en transaktion.
Skapa nytt lager
Klicka på 'Nytt lager', ange en lagerkod (t.ex. BERLIN-01) och ett namn.
Typ & Adress
Välj lagertyp (Standard, Kylkedja, BtM, Transit, Virtuellt, Konsignation); för kylkedja, ange min-/max-temperatur samt valfritt adress.
Spara & Hantera
Spara med Skapa. Lager kan redigeras senare; radering är endast möjlig om lagersaldot är 0.
Lagersaldo
Lagersaldoöversikten visar realtidsmängder för varje produkt per lager – inklusive reserverad och faktiskt tillgänglig mängd (Tillgänglig = Lagersaldo − Reserverad). Filtrera efter lager eller visa endast artiklar under beställningspunkt med ett klick.
- Färgkod: röd rad = tom (0), orange = lågt lagersaldo, grön = normal.
- Sök efter produktnamn, SKU eller streckkod; filter per lager.
- Beställningspunkt (Reorder-Point) och nästa bäst före-datum synligt per artikel.
- Flera partier per produkt visas med antal partier.
Transaktioner – In- & Utbokning
Boka in eller ut lagersaldo snabbt manuellt – optimerat för streckkodsläsare. Efter varje transaktion återgår fokus till skanningsfältet, så att du kan fortsätta skanna utan avbrott.
Välj läge
Välj 'Varumottagning +' eller 'Varuutgång −' högst upp.
Skanna artikel
Skanna streckkod eller ange SKU/namn och tryck Enter – aktuellt lagersaldo visas omedelbart.
Boka mängd
Ange mängd, lager och valfritt parti/bäst före-datum (endast inleverans) samt en anledning och boka in respektive ut.
Rörelser – Komplett historik
Varje saldoändring loggas. Rörelselistan är din fullständiga granskningskedja — sökbar efter produkt och filtrerbar efter rörelsetyp.
- Rörelsetyper med symbol: Inleverans, Utleverans, Korrigering, Inventering, Omflyttning, Retur, Ingående saldo.
- Lagersaldo före och efter varje transaktion visas.
- Referens, lager, användare och tidsstämpel per post; partinummer, om relevant.
- Filtrera efter typ och sök efter produktnamn/SKU; sidvis (50 per sida).
Inventering
Utför fysiska räkningar och stäm av faktiskt lagersaldo (ÄR) med systemet (BÖR). Skillnader bokförs som korrigeringar med ett knapptryck – med utvärdering av över- och underskott i Euro.
Starta inventering
Klicka på 'Ny inventering', ange en benämning och begränsa valfritt till en kategori.
Räkna
Ange den räknade MÄNGDEN för varje artikel – sparas automatiskt var 60:e sekund.
Boka differenser
Slutför räkningen, kontrollera avvikelser i granskningen och bekräfta med 'Boka differenser'.
Skriv ut etiketter och streckkoder
Skriv ut prislappar och streckkodsetiketter direkt från lagret — redo för hyllan eller varumottagningen. Samma streckkoder fungerar med kamerascanern för inventering.
Välj produkter
På fliken ”Etiketter” sök och lägg till artiklar efter namn eller artikelnummer.
Format & antal
Välj etikettformat (liten, standard eller stor) och ange antal kopior per produkt.
Skriv ut
Klicka på ”Skriv ut (PDF)” — DivineMind genererar ett ark med namn, pris och skanningsbar streckkod för varje etikett.
Inköp
Skicka inköpsorder till leverantör
Under Inköp öppnar du en inköpsorder, granskar leverantör och rader och skickar den med ett klick — DivineMind genererar PDF:en och mejlar den direkt till leverantören. AIRIS kan även automatiskt utforma inköpsordrar baserat på beställningsregler.
Öppna inköpsorder
Välj inköpsordern från listan — leverantör, nyckeldata, rader och totalsummor i en överblick.
Skicka till leverantör
Klicka på 'Skicka till leverantör' — inköpsordern genereras som PDF och skickas via e-post (status ändras till 'Skickad').
Följ upp
Följ upp bekräftelse och varumottagning via statusändringar; den skickade PDF:en arkiveras.
Varumottagningar
Granska och boka inkommande leveranser till dina beställningar. Varje varumottagning visar tillhörande beställning, leverantör, lager och dess granskningsstatus.
Öppna varumottagning
Välj lämplig mottagning i listan eller skapa en ny med 'Ny varumottagning'; filtrera efter status (öppen, accepterad, delvis, avvisad).
Granska positioner
Stäm av levererade mängder med beställningen och ange valfritt följesedelsnummer.
Acceptera eller avvisa
Sätt status till accepterad, delvis accepterad eller avvisad – lagersaldot bokförs därefter.
Beställningsregler
Definiera för varje produkt vid vilken lagernivå en ny beställning ska göras. Automatisk återbeställning avgör när en order ska skapas, baserat på beställningspunkt, kvantitet och föredragen leverantör.
Hitta regel
Sök produkt eller filtrera med 'Endast Auto-återbeställning' för att se redan aktiverade artiklar.
Ange beställningspunkter
Beställningspunkt (Reorder-Point), beställningskvantitet, leverantör och leveranstid hanteras för varje produkt på lagrets detaljsida.
Aktivera automatik
Aktivera automatisk återbeställning med 'Auto'-knappen per rad; läget (förslag, godkännande, autonomt) styr hur självständigt beställningar görs.
Leverantörskatalog
Jämför centralt vilken leverantör som levererar vilken produkt till vilket pris. Katalogen är ditt beslutsunderlag för beställningar – med pris, minsta beställningskvantitet, leveranstid och tillförlitlighet.
- Per koppling: Produkt, leverantör, enhetspris och leverantörens artikelnummer.
- Minsta beställningskvantitet (MOQ) och leveranstid i dagar.
- Tillförlitlighetsvärde 0–100 % (grön ≥ 90, orange ≥ 70, röd under).
- Datum för senaste beställning per leverantör-produkt-kombination.
Auto-återbeställning — Logg
Auto-återbeställningsloggen visar när den automatiska återbeställningen aktiverades och vad den beslutade – från skapat beställningsförslag till eskalerat undantag.
- Tre nyckeltal överst: skapade beställningar, förslag och eskalerade ärenden.
- Per post: Produkt, lager vid utlösning, beställningspunkt, beställningskvantitet och leverantör.
- Utlösningsorsak (t.ex. beställningspunkt underskriden) och åtgärdsstatus färgkodade.
- Kopplat ordernummer – ett klick öppnar den genererade beställningen.
Utleverans
Plockning & Leverans
Under Orderplockning ser du alla öppna order för plockning — med delleverans och restorderhantering.
Öppna order
Arbetslistan visar per order beställda, levererade och öppna kvantiteter per produkt.
Reservera lager
Reservera lagret för kunden med ett klick — så att inget säljs dubbelt.
Plock- & packlista
Skapa plock-/packlista som PDF — lagret tilldelas enligt tidigaste utgångsdatum (FEFO).
Leveranser
Håll koll på alla utgående leveranser – från utkast via skickad och på väg till levererad. Försändelsenummer, fraktbolag och spårningsnummer är alltid tillgängliga.
- Sök efter försändelsenummer, mottagare eller spårningsnummer.
- Statusfilter (Utkast, plockad, packad, skickad, på väg, levererad, annullerad, retur).
- Per försändelse: Fraktbolag, spårning, källager, mottagarort, antal positioner och leveransdatum.
Returer (RMA)
Hantera kundreturer strukturerat via RMA-processen – från förfrågan via granskning och återbetalning till avslut.
Granska retur
Sök efter RMA-nummer eller kund; se och godkänn öppna förfrågningar via statusfiltret (förfrågad).
Kontrollera vara
Kontrollera mottagna artiklar och returorsak och sätt status till 'mottagen' respektive 'granskad'.
Återbetala & avsluta
Registrera återbetalningsbelopp och -metod, initiera återbetalningen och avsluta ärendet.
Reservationer
Reservationer låser lager för öppna offerter och order, så att samma vara inte säljs två gånger. Du ser vilken offert eller order som har bundit hur mycket lager.
Hitta reservation
Sök efter produkt, SKU eller referens (offert-/ordernummer); filtret är som standard inställt på 'aktiv'.
Förbruka
Vid leverans, markera den aktiva reservationen som förbrukad med den gröna bocken.
Frigör
Om en offert löper ut, frigör reservationen med det röda X:et – lagret blir då åter tillgängligt.
Pharma & Compliance
Under Pharma hanterar du batchåterkallelser och kundlicenser (apoteks-/partihandelstillstånd) — med fullständig spårbarhet över alla leveranser.
Kundlicenser
Registrera per kund apoteks-, partihandels- eller livsmedelstillståndet. Utgångna licenser markeras rött och blockerar leverans automatiskt.
Spåra batch
Vid återkallelse kontrollerar DivineMind vilka leveranser som har mottagit den berörda batchen — över alla följesedlar.
Initiera återkallelse
Skapa återkallelsen som en kvalitetshändelse (CAPA); de berörda kunderna förbereds och meddelas med ett klick.
Exportera återkallelserapport
På fliken ”Återkallelserapport” väljer du produkt och batch — du ser alla kunder och leveranser som har fått varor från denna batch, och exporterar listan som CSV för myndigheter och dokumentation.
Återkallelse & spårbarhet (livsmedel, dryck, handelsvaror)
Under Återkallelser hittar ni återkallelse, återkallelserapport och spårbarhet utan läkemedelslicenser — för livsmedels-, dryckes- och allmän partihandel. Grunden är spårbarheten "ett steg framåt, ett steg bakåt" (förordning (EG) nr 178/2002, art. 18/19). Uppgifterna är desamma som under Pharma & Compliance.
Skapa återkallelse
Sök artikel, ange parti, "Kontrollera berörda": Ni ser hur många leveranser som har fått partiet — och hur många leveranser utan parti som gör återkallelsen ofullständig.
Meddela kunder
Återkallelsebreven skickas först när ni klickar — ett e-postmeddelande per kund, även om kunden har haft flera leveranser.
Spåra bakåt
På fliken "Spårbarhet" anger ni ett följesedels- eller fakturanummer och ser parti, godsmottagning och leverantör.
Ruttplanering och förarskärm
Under Lager › Ruttplanering planerar ni per dag vilket fordon och vilken förare som levererar vilka öppna följesedlar i vilken ordning. Föraren hanterar sin rutt i AIRIS-appen under ”Rutter”.
Skapa rutt
Välj dag, ”Ny rutt”, fordon ur fordonsparken, förare och lastplats. Varningar visas direkt: kontrollbesiktning förfallen, fordonet upptaget, föraren frånvarande, andra rutten samma dag.
Planera följesedlar
Dra öppna följesedlar till vänster till en rutt eller välj ”Till rutt …”. Sortera om i rutten genom att dra eller med ↑/↓, ta bort med ×. En följesedel finns alltid bara på en rutt.
Föreslå ordning
”Föreslå ordning” lokaliserar leveransadresserna på kartan och beräknar den kortaste fågelvägsordningen från laststället. Adresser utan träff sorteras efter postnummer. Först ”Tillämpa” ändrar rutten.
Hos kunden (app)
Föraren ser stopp, navigering och följesedel med parti. Föraren låter kunden signera på mobilen (eller antecknar ”Följesedel lämnad”/”Gods avlämnat”), bokar returgods på pantkontot och rapporterar avvikelser (differens, skadat) — detta skapar ett returförslag.
Ta betalt
Tar föraren emot betalning anges belopp och betalsätt som en anteckning. Inget bokförs — betalningen registreras av ekonomiavdelningen. Ej påträffad eller nekad mottagning: följesedeln visas åter under ”Öppna följesedlar”.
Foto som leveransbevis
Vid stoppet bifogar ni upp till fem foton med ”+ Foto” (t.ex. avställt gods, pall, skada). Fotona lagras säkert och kan endast visas i inloggat läge.
Fordon bokat i fordonsflottan
En rutt med fordon bokar fordonet från avgång till nästa rutt eller arbetsdagens slut. Fordonsflotta och planeringstavla visar rutten; om fordonet redan är bokat varnar ruttplaneringen.
Leverans till följesedel
Under Lager › Leverans skapar ni alltid en leverans kopplad till en följesedel. Kund, mottagare och artiklar med batch hämtas från följesedeln; saldot är redan avbokat där, ”Skickad” bokar inte av igen.
Skapa leverans
”Skapa leverans”, sök följesedel (nummer eller kund), välj paketdistributör, ange spårningsnummer. Det kan bara finnas en öppen leverans per följesedel.
Spåra försändelse
För DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS och Canada Post skapas spårningslänken automatiskt. DivineMind skriver inte ut fraktsedlar.
Ändra status
Till höger på leveranssidan: plockad, packad, skickad, levererad. Returer kopplade till denna leverans visas längst ner.
Retur med spärrat lager
En retur hör alltid till en följesedel: endast det som levererats kan returneras, med den levererade batchen. Vid godsmottagning går felfria varor till lagret, förstörda skrivs av — skadade eller okontrollerade varor flyttas till spärrat lager och kan varken säljas eller plockas.
Skapa retur
Lager › Returer › ”Skapa retur”, välj följesedel, markera rader, ange kvantitet och skick.
Varor mottagna
Godkänn, sedan ”Varor mottagna”. Ett utkast till kreditnota skapas som vanligt för returen.
Hantera spärrat lager
Per rad: säljbar igen (går till lagret), kassera eller skicka till leverantör. Beslutet följer er autonomi-knapp för lagret — direkt eller som godkännande beroende på inställning. Slutförande kan ske först när inget längre är spärrat.
Tillverkarens artikelnummer, enheter, prisstegar i beställningslänken
På artikeln finns tillverkarens artikelnummer (MPN) som ett eget fält bredvid artikelnummer och EAN. Sökning, scanning i appen och etikettscanning hittar även artikeln via detta; DATANORM-importen fyller i det från B-postens referensnummer utan att skriva över befintliga värden. Enheter som ”piece” visas på ditt språk. Beställningslänken visar mängdprisstafflingarna i din prislista och varukorgen räknar med staffelpriset – bindande förblir priset vid skickandet.
Lagerflyttar
Flytta lager mellan dina lager och följ överföringen från utkast via på väg till slutförd.
Skapa lagerflytt
Klicka på 'Ny lagerflytt' och välj käll- samt mållager.
Registrera artiklar
Lägg till artiklar och kvantiteter för överföringen och initiera lagerflytten.
Följ & avsluta
Följ överföringen via status 'på väg' och markera som slutförd vid mottagande i mållagret.
Relaterade funktioner
EDI: Läs in beställningar, skicka leveransaviseringar
Under Lager › EDI-gränssnitt läser ni in kunders beställningar som EDIFACT ORDERS (D.96A) eller openTRANS ORDER. Detta skapar ett orderförslag för godkännande — till priser från er prislista, med kontroll av kreditgräns, leveransspärr och marginal. Fakturor (INVOIC, Peppol) hanteras via DivineFinance, inte här.
Ange eget GLN
Ert 13-siffriga GLN anges som avsändare i leveransaviseringen. Kundens GLN sparas vid första inläsningen när ni väljer kunden.
Kontrollera och skapa beställning
Välj fil, ”Kontrollera”: Ni ser varje rad med kopplad artikel (via GTIN eller ert artikelnummer) och pris enligt prislista. ”Skapa som orderförslag” — ordern skapas efter godkännande under Automatisering › Godkännanden. Samma ordernummer från en kund blir inte en order två gånger.
Skapa leveransavisering
För varje följesedel laddar ni ner DESADV (EDIFACT) eller DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — med batch och bäst före-datum per rad samt kundens ordernummer.
Via gränssnitt (API)
Kunders system skickar beställningar till Beställningsgränssnitt (API) med en API-nyckel från ert företag (Inställningar › API-nycklar, behörighet orders:write). De hämtar leveransaviseringen med orders:read.
Marginalbevakare
Om ett försäljningspris understiger artikelns självkostnadspris eller ert lägsta täckningsbidrag väntar ordern på godkännande — via beställningslänk, kundkort, fältsäljare, EDI och när AIRIS tar emot en order. Priser ändras aldrig. Ställ in under Lager › Plockning › Flöde (standard: på, 0 % = endast under inköpspris). Er autonomiinställning för lagret avgör om ordern släpps igenom utan godkännande.
Självkostnadspris och Intrastat på artikeln
I artikeln underhåller ni självkostnadspris och Intrastat-uppgifter: varukod (KN, 8 siffror), nettovikt i kg, ursprungsland (ISO-kod) och – där KN kräver det – extra mängdenhet med kvantitet per enhet. Vid import från CSV/Excel identifieras kolumner som ”Inköpspris”, ”Varukod”, ”Nettovikt” och ”Ursprungsland”.
Kundens beställningslänk
Ge dina stamkunder en personlig beställningslänk: De öppnar den utan inloggning, ser er katalog med sina överenskomna priser och beställer direkt – hos er skapas automatiskt en order.
Skapa länk
Skapa en beställningslänk per kund under 'Villkor' (prislista, minsta ordervärde, giltighet).
Dela länk
Skicka den personliga länken till kunden – kunden behöver inget konto.
Kunden beställer
Kunden väljer från katalogen och skickar in – en orderbekräftelse med kundens villkor skapas.
Ange dig minimilager och leverantörer per artikel. Den automatiska återbeställningen förhindrar leveransproblem utan manuell uppföljning.