Maloprodajne funkcije v aplikaciji AIRIS in v zaledni pisarni — od skladišča do poslovalnice.
V aplikaciji AIRIS (Poslovalnica)
- Zaloga: Preverite zaloge po lokacijah in jih poizvedujte z glasovnim ukazom AIRIS.
- Ponovno naročanje: Prepoznajte artikle pod minimalno zalogo in jih naročite preko AIRIS.
- Prejem blaga & Etikete: Zabeležite dobave in natisnite cenovne/regalne etikete.
V zaledni pisarni (Vodstvo)
- Izdelki in katalog: Artikle z EAN, ceno in davčno stopnjo urejate pod Izdelki (variant po velikosti ali barvi ni). V blagajno jih prenesete v zaledni pisarni blagajne pod »Izdelki«.
- Skladišče & Poslovalnice: Zaloge, prenosi med lokacijami in inventura pod Upravljanje zalog.
- Dobavitelji: Viri nabave in nakupni pogoji pod Dobavitelji.
Na blagajni: vračilo, kavcija, zaključek blagajne, zaslon za stranke
- Vračilo: gumb »Vračilo«, skenirajte račun (QR) ali vnesite številko računa, izberite količino in stanje posameznega artikla, povračilo v gotovini, na kartico ali kot darilni bon. Ustvari se ločen račun z negativnim zneskom (podpisan z RKSV); prvotni račun ostane nespremenjen. Brezhibno blago se takoj vrne v zalogo poslovalnice, odprto, poškodovano ali pokvarjeno blago pa v zadržano zalogo (Skladišče → Vračila).
- Kavcija: Če je pri artiklu določena vrsta kavcije (Skladišče → Kavcija), blagajna kavcijo samodejno knjiži kot ločeno postavko. Gumb »Vračljiva embalaža«: prevzem prazne embalaže po vrsti kavcije ali unovčenje bona za embalažo iz avtomata — obračuna se z nakupom. Količine se prikažejo v poročilu o količinah kavcij (stolpca »Blagajna«).
- Popis blagajne: gumb »Popis blagajne«, vnos začetnega stanja ter števila bankovcev in kovancev. Pričakovano stanje (iz gotovinskega prometa, vračil, embalaže, gotovine na računih, bonov, napitnin) in razlika se takoj prikažeta ter shranita kot zapisnik štetja. Razlika je navedena kot vnos »Razlika« v blagajniški knjigi poslovalnice; če je prešteto pred dnevnim zaključkom (Z-Bon), se naknadno knjiži z dnevnim iztržkom, nikoli dvakrat. Primanjkljaj, ki je večji od stanja v blagajni, ostane odprta postavka (»Odprte blagajniške razlike« na nadzorni plošči).
- Zaslon za stranke: gumb »Zaslon za stranke« odpre okno za drugi zaslon. Stranka vidi artikle, kavcijo in skupni znesek, po plačilu pa račun kot kodo QR za svoj mobilni telefon (brez aplikacije, brez prijave).
- Seznam kavcijskih količin: Pod Skladišče › „Količine nepovratnih kavcij“ je za vsak mesec navedeno „Artikli po črtni kodi — dani v promet“ s prijavljeno količino; stolpca „Blagajna prodano“ in „Blagajna prazna embalaža“ izvirata iz blagajne. Izvoz v CSV ali PDF, nato „Označi kot prijavljeno“.
Na blagajni: bon, kartica zvestobe, račun, brez povezave, pravila vračila
- Prodaja bona: gumb »Bon« v vrstici blagajne odpre »Vrednostni bon«. V zavihku »Prodaja« vnesite vrednost bona – potrdilo bo natisnjeno; »Preveri preostalo vrednost« pokaže, koliko je še odprto na bonu. Unovčite v pogovornem oknu za plačilo z »Unovči bon« → »Unovči«, prekličite z »Odstrani bon«.
- Kartica zvestobe in točke zvestobe: V pogovornem oknu za plačilo pod »Kartica zvestobe« skenirajte kartico ali vnesite telefonsko številko in »Dodaj«; »Nova kartica« → »Ustvari kartico« ustvari kartico, »Unovči nagrado« unovči nagrado. Svoje programe nastavite v stranski vrstici blagajne pod »Zvestoba strank«.
- Blagajniški račun: prikazuje osnovno ceno za vsak artikel, poleg tega poslovalnico in blagajno ter QR kodo RKSV podpisa. Izdate ga natisnjenega, po e-pošti ali kot spletni račun.
- Spletni račun prek QR kode: Po plačilu zaslon za stranke prikaže račun kot QR kodo. Stranka s tem odpre račun na svojem mobilnem telefonu – brez aplikacije, brez registracije, brez podatkov o stranki. Spremenjena povezava ne odpre računa.
- Nadaljevanje blagajniškega poslovanja brez povezave: Če internet odpove, se prikaže pasica »BREZ POVEZAVE – blagajna deluje naprej«. Prodaje se shranijo na napravi, namesto podpisanega računa blagajna natisne nadomestni račun. Takoj ko se povezava vzpostavi, se računi naknadno pošljejo in podpišejo; pod »Čakalna vrsta brez povezave« lahko z »Prenesi zdaj« tudi sami sprožite prenos.
- Pravila vračila (imetnik): V blagajni pod Nastavitve › Poslovanje, v razdelku »Vračila na blagajni«, označite, katere vloge smejo sprejemati vračila s PIN-om – imetnik sme vedno, privzeto sta imetnik in vodja. Stikalo »Odštej točke zvestobe pri vračilu« določa, ali se žigi in točke za vrnjene artikle ponovno odštejejo (privzeto: da, točke sorazmerno z vrnjenim zneskom, žigi za vsak vrnjen kos) ali pa jih stranka obdrži.
- Dvojna zaščita: Artikel je mogoče vrniti samo enkrat. Če je za račun že bilo vračilo, ga ni več mogoče stornirati – blagajna sporoči »Za ta račun je že bilo vračilo – dodatne artikle vrnite prek »Vračila««. Vračilo samo se ne stornira; če je bila napaka, artikel ponovno prodate.
- Cena na poslovalnico: V blagajni pod Izdelki › »Asortiman poslovalnice« določite ceno in asortiman za vsako poslovalnico. Brez cene poslovalnice velja običajna cena artikla. Blagajna, račun in etiketa (»Cena poslovalnice«) obračunavajo s ceno poslovalnice.
- Prejem blaga na blagajni: V blagajni pod »Skladišče«, zavihek »Zaloga & Prejem blaga«, knjižite dobavo neposredno v skladišče poslovalnice te blagajne.
Sprememba cen in etikete
- Vsaka sprememba cene (artikla ali cene v poslovalnici) se shrani z datumom. V Skladišče → Etikete možnost »Spremembe cen (seznam za tiskanje)« pridobi vse artikle, katerih etiketa še prikazuje staro ceno; po tiskanju so označeni kot obdelani.
- »Prečrtana cena«: Prečrtana cena je vedno najnižja cena v zadnjih 30 dneh pred znižanjem (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Brez dejanskega znižanja ali z manj kot 30-dnevno zgodovino cen DivineMind ne natisne prečrtane cene in navede razlog.
Maloprodaja in poslovalnice: cena na enoto, račun na blagajni, prenosi, etikete
- Osnovna cena (Izdelek → zavihek »Osnovna cena«): vnesite količino polnjenja in enoto prodajne enote (npr. 200 g). Etiketa in račun nato prikazujeta osnovno ceno na 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml ali 0,5 l le, kjer to dovoljuje nacionalna zakonodaja (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Če v poslovalnici velja druga cena, račun preračuna s to ceno.
- Etikete: »Artikli današnje dobave« prevzame vse artikle iz današnjih prevzemov blaga; »Cena poslovalnice« natisne ceno poslovalnice. AIRIS: »Natisni cenovne etikete za današnjo dobavo«.
- Pole z nalepkami: Izberite format — „Mala (40/polo)“, „Standardna (24/polo)“ ali „Velika (10/polo)“ —, določite število za posamezni artikel in kliknite „Natisni (PDF)“. Vsaka nalepka prikazuje naziv, ceno, osnovno ceno, številko artikla in črtno kodo EAN.
- Odprti račun na blagajni (Blagajna → gumb »Račun«): poiščite račun, izberite gotovino ali kartico. Znesek se prevzame iz računa, ustvari se blagajniški račun s podpisom, račun je nato plačan — brez dvojnega prometa. Osnutek se pri tem izda in zaklene.
- Prenos zalog: ustvarite, druga oseba preveri (lastniki in skrbniki lahko svoj prenos preverijo sami), nato izvedite — šele takrat se zaloga preknjiži. AIRIS ustvari prenose le kot osnutek.
- Blagajniška prodaja brez odtegljaja zaloge: če bi zaloga postala negativna, blagajna kljub temu izvede plačilo — primer se pojavi pod Skladišče → Zaloga, pod zvoncem in v dnevnem poročilu, dokler ga po popravku ne označite kot rešenega. Prevzem blaga na blagajni knjiži v izbrano poslovalnico.
Nakup & 3-smerno usklajevanje
Odprite stran
Postavka menija »Nakup & 3-smerno usklajevanje« odpre stran »3-smerno ujemanje«. Tam DivineMind usklajuje naročilo, prejem blaga in prejeti račun – toleranca pri ceni ±2 % ali ±50 €.
Začnite usklajevanje
Lastniki in skrbniki kliknejo »Ročno začni«, vnesejo številko naročila (»Purchase-Order-ID«) in, če obstajajo, številko prejema blaga in računa ter izberejo »Izvedi ujemanje«. Usklajevanje lahko naročite tudi AIRIS-u. Ne začne se samodejno, ko prispe prejem blaga ali račun.
Preverite rezultat
Seznam »3-smerna ujemanja« prikazuje za vsako izvedbo zneske iz naročila, prejema blaga in računa, odstopanje in odločitev – filtrirano po »Samodejno odobreno«, »Potrebna odobritev«, »Označeno« in »Zavrnjeno«. Če račun še manjka, je izvedba vsaj na »Potrebna odobritev«.
Odstopanja po postavkah
Klik na izvedbo odpre »Odstopanja po postavkah«: naročena in prejeta količina, cena po naročilu in po prejemu blaga ter razlika za vsak artikel.
Dobavnice in poslovne stranke na račun
Pregled
Pod Dobavnice je za vsako stranko veriga ponudbe, potrditve naročila, računa in dobavnice, vsaka s PDF-jem. Iščite po številki dobavnice, računa, potrditve naročila ali ponudbe ali po stranki.
Ustvarite dobavnico
Dobavnica nastane iz potrditve naročila: V vrstici brez dobavnice kliknite »Ustvari dobavnico«, izberite naslov za dostavo (ali »Uporabi naslov za račun«), določite prejemnika e-pošte in »Ustvari & pošlji«. Če je prekoračen kreditni limit, DivineMind predhodno vpraša.
Odhod iz skladišča
Z dobavnico se blago knjiži iz skladišča, rezervacije iz ponudbe in potrditve naročila se razveljavijo, delne in preostale količine se posodobijo.
Poslovne stranke na račun
Celotna veriga: Ponudba → Potrditev naročila → Dobavnica z odhodom iz skladišča → Račun, po želji kot e-račun XRechnung. Stalni kupci naročajo prek lastne povezave za naročanje (poglavje Skladišče). Odprt račun lahko stranka plača tudi na blagajni z gotovino ali kartico.
E-trgovina: potek dela za vračila, opozorila o pomanjkanju zalog, kampanja za ocene, API
Potek dela za vračila
Postavka menija »Potek dela za vračila« ustvari potek dela iz predloge »Potek dela za vračila«. Zažene se ročno pri kontaktu: Korak 1 ustvari nalogo »Preveri vračilo in ponovno uskladi artikel« (z zapadlostjo v enem dnevu), Korak 2 e-pošto, ki jo je oblikovala AI, ki stranki potrjuje prejem in napoveduje vračilo ali zamenjavo. Potek dela je po ustvarjanju izklopljen – preverite korake in besedilo ter ga sami vklopite. Blago samo knjižite pod Skladišče › Vračila nazaj k dobavnici: v blokirano zalogo, z osnutkom dobropisa.
Opozorila o pomanjkanju zalog
»Opozorila o pomanjkanju zalog« odprejo pregled skladišča. Ploščica »Nizka zaloga« vodi do seznama vseh pomanjkljivih artiklov (filter »Nizka zaloga«). S pravilom za ponovno naročanje DivineMind ustvari osnutek naročila pri dobavitelju za artikle pod minimalno zalogo – vi ga pošljete.
Kampanja za ocene
»Kampanja za ocene« odpre DivineMarketing. Lastne kampanje za ocene ni: Prosite svoje stranke za oceno z e-poštno kampanjo – ta je poslana samo prejemnikom s soglasjem (poglavje DivineMarketing).
Naročila prek API-ja
Lastniki in skrbniki ustvarijo ključ pod Nastavitve › zavihek »Integracije« v kartici »API ključi (razvijalski API & MCP)«: vnesite ime, označite dovoljenje »orders:write«, »Ustvari ključ«. Ključ se prikaže samo enkrat – takoj ga shranite z »Kopiraj ključ«; »Prekliči« ga blokira. Naročila, ki prispejo prek Vmesnik za naročila (API) (JSON, openTRANS ali EDIFACT ORDERS), DivineMind ustvari kot predlog; ali se prevzamejo brez vprašanj, odloča vaše stikalo za avtonomijo.
Povezava spletnih trgovin (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), samodejni status naročila s strani paketne službe, nalepka za vračilo in samodejno vračilo prek ponudnika plačil. Naročila prispejo prek povezave za naročanje, API-ja ali vnosa; pri pošiljanju je na voljo povezava za sledenje.
Isti video je na voljo tudi neposredno v aplikaciji AIRIS pod „Navodila“ — tako ga najdejo tudi zaposleni v poslovalnicah brez dostopa do zaledne pisarne.