Gastro & Ospitalitate

• MHD / FEFO: Stoc sortat după data de expirare — casare sau comandă automată prin AIRIS.
• Autocontrol HACCP: Înregistrare temperaturi de refrigerare/congelare; abaterile sunt semnalate imediat cu roșu.
• Înregistrare prezență și Registru de tură: Angajații înregistrează intrarea/ieșirea pe stație — monitorizare reală a timpului.
• Marcarea la locație: Administratorii, deținătorii și managerii pot activa regula „Marcare doar la locație” pe filială în secțiunea „Urmărire timp” din hartă și pot seta „Raza în metri”. Marcarea este posibilă doar dacă telefonul se află în raza stabilită — în aplicație și pe web.

• Registru de rezervări: Vizualizare zilnică cu cronologie sub Registru rezervări — Mese × Oră, un clic pe un câmp liber creează o rezervare (persoane, durată, masă automată sau fixă).
• Mese și Zone: în secțiunea „Gestionare mese” creați mese cu locuri și le alocați direct unei zone (de ex. salon sau terasă) — creați zone noi în același dialog.
• Dorințe oaspeți & Alergii: câmpuri reale la rezervare și la contactul CRM — Notificările de alergii apar roșu în vizualizarea zilnică și sunt preluate automat pentru clienții fideli.
• Confirmare către oaspete: Nu există încă o confirmare prin WhatsApp direct din registrul de rezervări (va urma după aprobarea de către Meta) — echipa dumneavoastră trimite confirmarea manual.
• Rezervare telefonică: Preluați apelul și introduceți rezervarea în registrul de rezervări. Prelucrarea apelurilor telefonice de către IA nu este activată în prezent.

• La Evenimente definiți ocazia, data, numărul de persoane, sala sau mesele, meniul din articolele POS (preț/persoană), pachetul de băuturi, programul și alergiile.
• „Creare ofertă” generează oferta ca PDF premium prin funcția standard. După acceptare, „Confirmare” blochează mesele în registrul de rezervări — dacă există suprapuneri, acestea sunt afișate și nu se rezervă nimic.
• Ulterior: factura de avans (ex. 30%, defalcată pe cote TVA) și factura finală cu numărul real de persoane — avansul se deduce automat. Fișa de banchet (PDF) este documentul pentru bucătărie și servire.
• Bucătăria și echipa primesc notificări cu 2 zile înainte și în ziua respectivă la ora 08:00 (ora locală a locației) cu numărul de persoane, meniul și alergiile.

• La Laborator de panificație → „Configurare” stabiliți care locație este laboratorul, care locații comandă, până când (termen-limită de comandă pentru ziua următoare, ora locală a unității) și pe ce traseu sunt livrate. Pentru fiecare articol setați aluatul, cuptorul, timpul de coacere și mărimea tăvii.
• Comandă filială: Fiecare filială vede dimineața o propunere de comandă precompletată și o trimite până la termenul-limită — în POS la „Filială” sau în web la „Comenzi filiale”. După aceea, doar laboratorul/conducerea mai poate modifica; aceste completări sunt marcate.
• Listă de producție: suma tuturor comenzilor trimise de filiale plus precomenzile, grupate după aluat, cuptor și timp de coacere, cu tăvi — disponibilă și ca PDF. „Înregistrare ca copt” transferă marfa în stocul laboratorului.
• Livrare: „Plecare” generează avizul de însoțire pentru fiecare filială (un transfer de stoc); filiala confirmă primirea și introduce eventualele diferențe cu motivul aferent.
• Retururi seara: pentru fiecare articol, ce a rămas și destinația (casare, magazin social, Too Good To Go, personal, retur laborator) și momentul când un articol s-a epuizat. Din acestea rezultă rata de retur pe filială, articol și zi.
• Prognoză: propunerea calculează transparent — aceleași zile din săptămână, tendință, vreme, sărbători, momentul epuizării stocului și o marjă de siguranță calculată din adaosul dvs. „Calcul detaliat” arată fiecare pas; istoricul compară prognoza cu realitatea. AIRIS poate trimite automat doar dacă permiteți acest lucru din butonul de autonomie.
• Setare pe filială: În fila „Prognoză”, selectați între „echilibrat” (cât mai puține retururi posibil, fără a rămâne frecvent fără stoc) și „economic” (și mai puține retururi, dar rămâneți frecvent fără stoc) sub „Setare propunere comandă”. Mai jos este indicat cum ar fi ieșit retururile și stocurile epuizate cu cealaltă setare în aceeași perioadă. Veți găsi aceeași opțiune în „Configurare” în coloana „Propunere”; aceasta se aplică începând cu următoarea propunere de comandă a filialei respective.
• Precomenzi: torturi și platouri cu dată de ridicare, filială și client din CRM; avansul este o factură normală de avans. Cantitatea apare în ziua ridicării pe lista de producție, iar echipa primește o notificare la ora 07:00.

• În fiecare fișă de contact există fila „Protecția datelor”: acces la date conform Art. 15 ca PDF și o copie completă a datelor conform Art. 20 ca fișier JSON — cu rezervări, apeluri, e-mailuri, documente și consimțăminte.
• Cererile sunt înregistrate cu data primirii și termenul legal (1 lună); proprietarii și administratorii sunt notificați cu 7 zile înainte de expirare.
• Ștergere conform Art. 17: o simulare arată mai întâi ce se șterge, se anonimizează sau se păstrează conform obligațiilor legale. Facturile și bonurile rămân neschimbate (pseudonimizate); executarea este permisă doar proprietarilor și administratorilor, cu raport de ștergere în format PDF.

• Export audit: sub Liste de verificare HACCP, în fila „Istoric”, descărcați istoricul complet al listelor de verificare ca CSV sau PDF pentru autoritatea de siguranță alimentară (perioadă selectabilă, abateri marcate).
• Conectare echipamente frigorifice: Punctele de verificare a temperaturii pot fi atribuite echipamentelor gestionate sub Unități frigorifice — Numele echipamentului apare la înregistrare, în istoric și în exportul auditului.
• Verificări omise: În fiecare dimineață, la ora 07:00, sistemul verifică ce liste de verificare sunt deschise sau scadente. Persoanele responsabile primesc o sarcină cu numărul verificărilor deschise și scadente și o notificare în clopoțel — nu trebuie să activați nimic pentru aceasta.

• Ambele elemente de meniu deschid un șablon pregătit în editorul de fluxuri de lucru — nimic nu rulează încă. Verificați numele, declanșatorul și pașii, salvați cu „Salvare” și apoi activați fluxul de lucru. Cu „Testare” îl puteți încerca înainte (salvați înainte).
• Flux de lucru No-show (Gastro › Flux de lucru No-show): Declanșator „manual” pentru un contact, adică oaspetele. Pasul 1 îi trimite un memento prietenos pentru rezervarea de astăzi, cu rugămintea de confirmare scurtă (text de la IA), Pasul 2 așteaptă o zi, Pasul 3 vă notifică „Verificare No-show și urmărire, dacă este cazul”.
• Comenzi (Gastro › Comenzi): Șablon „Declanșare comandă suplimentară” cu programare săptămânală, lunea dimineața (modificabil în declanșator). Notifică „Verificare necesar comandă — articole sub stoc minim” și creează sarcina „Declanșare comandă la furnizor”, scadentă a doua zi. Nu creează comanda în sine — aceasta este realizată de propunerea zilnică de comandă din gestiune (vezi mai jos).
• E-mailurile către oaspeți sunt trimise automat doar în măsura în care butonul dumneavoastră de autonomie pentru automatizări permite — altfel, e-mailul așteaptă aprobarea dumneavoastră. Puteți vedea execuțiile finalizate la Automatizare › Execuții.

• În chatul AIRIS: Trimiteți factura ca fotografie sau PDF, AIRIS întreabă „Doriți să înregistrez acest lucru în gestiune?”. Dacă AIRIS înregistrează direct sau așteaptă aprobarea dumneavoastră este determinat de butonul dumneavoastră de autonomie pentru gestiune.
• Propunere comandă zilnică: La Recomandare automată, sistemul verifică în fiecare dimineață regulile active de comandă suplimentară și creează un proiect de comandă pentru fiecare furnizor; deținătorii, administratorii și managerii sunt notificați. „Verificare acum” pornește verificarea imediat. Loturile expirate nu sunt luate în considerare ca stoc. Dacă proiectul de comandă este doar sugerat, prezentat pentru aprobare sau trimis direct furnizorului, este decis de butonul de autonomie.

Regulile de comandă suplimentară, comenzile și FEFO sunt detaliate în capitolul Stoc & Inventar.

Configurarea, planul de mese, încasarea, ecranul de bucătărie și imprimanta sunt detaliate în capitolul DivinePOS — Sistem de casă de marcat. Aici este descris ce se adaugă în activitatea zilnică de gastro.

• Mai multe unități: Dacă dețineți mai multe firme cu casă, după autentificare selectați firma la pos.divinemind.ai/firmenwahl. Alegerea este reținută; puteți schimba oricând în backoffice prin meniul profilului → „Schimbare firmă”. Casa activată a fiecărei firme este reținută de dispozitiv — la revenire este suficient codul PIN.
• Bacșiș: În dialogul de plată, selectați „Niciunul”, „Rotunjește” sau „Sumă proprie” sub „Bacșiș” — chiar și la „Plată împărțită” (numerar și card). Bacșișul nu este cifră de afaceri și nu apare în suma semnată. Sub Rapoarte, „Cifră de afaceri per chelner” afișează cifra de afaceri și bacșișul per persoană; bonul Z afișează bacșișul per chelner, cu „din care neîncasat, de plată”. Cum plătiți bacșișul neîncasat (numerar din sertar sau prin salarizare) decideți dumneavoastră — nu este înregistrat automat.
• Factură deschisă la tejghea: Casă → buton „Factură”, căutați factura și încasați numerar sau cu cardul. Suma provine din factură, se emite un bon de casă semnat, factura este apoi achitată. În bonul Z, plata apare într-un bloc separat „Plăți pe facturi” și nu este numărată de două ori ca cifră de afaceri.
• Afișaj gata de preluare: Pe ecranul de bucătărie, butonul „Preluare” deschide afișajul pentru clienți pe un ecran la tejghea — „În preparare” și „Gata de preluare” cu numărul de preluare, pentru livrare și tejghea. Când bucătăria semnalează o comandă ca fiind gata, numărul trece la „Gata de preluare”.
• Încheiere zilnică: Bonul Z este generat în fiecare dimineață la ora 05:00, ora locală a unității dumneavoastră, automat pentru ziua de afaceri încheiată — cu cifra de afaceri pe cotă de impozitare și metodă de plată și bacșiș per chelner. Puteți declanșa în continuare o încheiere manuală; nicio comandă nu va fi numărată dublu.

• Abrevierile apar pe faianța casei, pe bonul de bucătărie și pe ecranul de bucătărie. Pe bonul clientului, la extra și pe un meniu online nu apar alergeni — pentru aceasta există fișa cu alergeni.
• Marjă per preparat: Sub Rapoarte → fila „Marjă per preparat”, casa calculează net din rețetă și ultimul preț de achiziție — cu costul de producție și cota de food cost per preparat. Dacă lipsește prețul de achiziție pentru un ingredient, acest lucru este indicat la preparat, în loc să se inventeze o cifră. Gestionați rețetele la Gestiune › Atribuire.

• Vouchere valorice: La casă, butonul „Voucher” → „Vânzare” sau „Verificare valoare rămasă”. Codul apare cu QR pe bon și poate fi utilizat în orice filială, chiar și în mai multe etape — în dialogul de plată sub „Utilizare voucher”. Voucherele vândute și cele deschise pot fi vizualizate în backoffice, în fila „Vouchere”.
• În fila „Raport” vedeți membrii, ștampilele, primele și voucherele pe filială. Publicitate prin SMS sau WhatsApp către deținătorii de carduri doar dacă oaspetele a consimțit separat.

• Pagina „Casă de marcat (RKSV)” în backoffice-ul casei, la Setări: Starea fiecărei case, datele pentru FinanzOnline, lista de bonuri, „Export DEP” și „Verificare lanț”. Verificarea controlează semnăturile, numerele de bonuri, înlănțuirea, contoarele de cifră de afaceri, bonul de start, defecțiunile și codurile QR. Fiecare casă are propria sa semnătură în lanț.
• Bonuri zero, lunare, anuale și finale se creează pe aceeași pagină. Bonul final scoate casa din uz definitiv — acest lucru nu poate fi anulat.
• Defecțiune unitate de semnare: Casa continuă să încaseze; bonurile poartă mențiunea „Sicherheitseinrichtung ausgefallen”. Când unitatea este din nou funcțională, se creează un bon colectiv semnat pentru defecțiune. Pe o casă demo, puteți demonstra acest lucru cu „Simulare defecțiune”.
• Continuare încasare fără internet — chiar și în browser: Dacă casa afișează „Pregătită pentru offline”, aceasta continuă să funcționeze în caz de întrerupere a rețelei, chiar și după reîncărcarea paginii. Comenzile și plățile ajung în „Coada offline” pe acest dispozitiv; oaspetele primește un bon de înlocuire fără QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG”).
• Când revine rețeaua, operațiunile sunt transmise în ordinea înregistrării — niciodată dublu — și semnate cu mențiunea „Nacherfassung” și ora reală de vânzare. Cu „Imprimare bon semnat pentru oaspete”, oaspetele primește apoi bonul său semnat. Dacă dispozitivul nu are imprimantă, casa anunță că comanda trebuie transmisă verbal la bucătărie — bonul de bucătărie nu se va reimprima.

• Operare filială: Casele, prețurile (în backoffice-ul casei la Produse, sortiment pe filială) și registrul de casă se gestionează pe filială. „Cockpit lanț” din backoffice-ul casei compară filialele, inclusiv fidelizarea clienților.
• Registru de casă (Gastro & Hotel › Registru de casă): Numerarul din încheierea zilnică ajunge automat în registrul de casă al filialei, cu lanț de hash verificat.
• DATEV: La Consilier fiscal, exportați lotul de înregistrări DATEV ca fișier CSV — cu soluția de casă, în Austria în planul de conturi SKR07, în Germania SKR03 sau SKR04. Cifra de afaceri cu cardul de la casă este înregistrată ca tranzit de numerar. Este un fișier, nu o interfață.

• AIRIS răspunde din propriile dumneavoastră date, de exemplu: „Câtă cifră de afaceri și bacșiș a avut fiecare chelner astăzi?”, „Cine este de serviciu astăzi?”, „Ce preparate nu conțin gluten?” sau „Câte croissante ar trebui să comande filiala mâine?” — cu calea de calcul.
• AIRIS poate acționa (comanda, înregistra, trimite) doar în măsura în care butonul dumneavoastră de autonomie permite.

Toate instrumentele pe branșă sunt detaliate în capitolul Ce poate face AIRIS per domeniu — toate instrumentele.

• Lieferant anlegen: Înregistrați manual furnizorii de alimente în secțiunea Furnizori.
• Mitarbeiter anlegen: fără e-mail → AIRIS-PIN, cu care personalul se autentifică în aplicație.
• Krankmeldung: Transmitere cerere de absență (boală) — apare imediat în lista echipei.
• Aprobarea cererilor de comandă: Examinați și aprobați cererile de comandă ale angajaților la Solicitări de comandă — și trimiteți-le direct ca e-mail către furnizor cu „Bestellung senden” (Statusul devine automat „comandat”).