Stocuri, mișcări de stoc și reaprovizionare sub control.
Flux tipic
Crearea unui articol ca produs → înregistrarea stocului inițial/recepției mărfurilor → Vânzările/consumul reduc stocul → Regulile de reaprovizionare declanșează o comandă atunci când cantitatea de alertă este sub prag.
Modulul de inventar este structurat în patru secțiuni — Prezentare generală, Stoc, Achiziții și Livrări. Fiecare funcție este descrisă individual mai jos, în aceeași ordine ca în bara laterală.
Prezentare generală
Tablou de bord — Inventar dintr-o privire
Tabloul de bord al inventarului consolidează toate locațiile și indică imediat unde este necesară acțiunea. Indicatorii cheie, cum ar fi stocul sub limită și loturile care expiră în curând, pulsează roșu la apariția unei probleme — un clic duce direct la pagina de detalii corespunzătoare.
- Indicatori cheie în timp real: număr de depozite, produse și stoc total în toate locațiile.
- Avertisment stoc sub limită: Articolele sub punctul de comandă sunt evidențiate cu roșu.
- Loturi care expiră (60 de zile), sortate după data de expirare — portocaliu sub 45, roșu sub 14 zile (FEFO).
- Ultimele mișcări: cele zece cele mai recente înregistrări cu direcție (+/−) și marcaj temporal.
Stoc
Depozite & Locații
Gestionați toate locațiile fizice de depozitare și proprietățile acestora — de la depozitul standard la lanțul frigorific monitorizat termic. Depozitul standard (marcat cu o stea) este utilizat dacă nu este selectat niciun depozit la o înregistrare.
Creare depozit nou
Faceți clic pe 'Depozit nou', atribuiți un cod de depozit (ex. BERLIN-01) și un nume.
Tip & Adresă
Selectați tipul de depozit (Standard, Lanț frigorific, Substanțe controlate, Tranzit, Virtual, Consignație); pentru lanțul frigorific, introduceți temperatura min/max și, opțional, adresa.
Salvare & Gestionare
Salvați cu Creare. Depozitele pot fi editate ulterior; ștergerea este posibilă doar dacă stocul este 0.
Stoc
Prezentarea generală a stocului afișează cantitățile în timp real pentru fiecare produs pe depozit — inclusiv cantitatea rezervată și cea efectiv disponibilă (Disponibil = Stoc − Rezervat). Filtrați după depozit sau afișați cu un clic doar articolele sub punctul de comandă.
- Cod de culori: rând roșu = gol (0), portocaliu = stoc sub limită, verde = normal.
- Căutare după nume produs, SKU sau cod de bare; Filtru pe depozit.
- Punct de comandă (Reorder-Point) și următoarea dată de expirare vizibile pe articol.
- Mai multe loturi pe produs sunt indicate cu numărul de loturi.
Înregistrări — Intrări & Ieșiri
Înregistrați rapid stocul manual (intrări sau ieșiri) — optimizat pentru scanerul de coduri de bare. După fiecare înregistrare, focusul revine la câmpul de scanare, permițându-vă să continuați scanarea fără întrerupere.
Selectare mod
Selectați 'Intrare marfă +' sau 'Ieșire marfă −' în partea de sus.
Scanare articol
Scanați codul de bare sau introduceți SKU/Nume și apăsați Enter — stocul curent este afișat imediat.
Înregistrare cantitate
Introduceți cantitatea, depozitul și, opțional, lotul/data de expirare (doar la intrare), precum și un motiv, apoi înregistrați intrarea sau ieșirea.
Mișcări — Istoric complet
Fiecare modificare de stoc este înregistrată. Lista de mișcări este pista dvs. completă de audit — căutabilă după produs și filtrabilă după tipul de mișcare.
- Tipuri de mișcări cu simbol: Intrare, Ieșire, Corecție, Inventar, Transfer, Retur, Stoc inițial.
- Stocul înainte și după fiecare înregistrare este afișat.
- Referință, Depozit, Utilizator și Marcaj temporal pe înregistrare; Număr lot, dacă este relevant.
- Filtru după tip și căutare după nume produs/SKU; pe pagini (50 pe pagină).
Inventar
Efectuați numărători fizice și reconciliați stocul real (ACTUAL) cu cel din sistem (TEORETIC). Diferențele sunt înregistrate ca corecții la apăsarea unui buton — cu evaluarea surplusurilor și lipsurilor în Euro.
Startare inventar
Faceți clic pe 'Inventar nou', atribuiți o denumire și, opțional, limitați la o categorie.
Numărare
Introduceți cantitatea reală numărată pentru fiecare articol — este salvată automat la fiecare 60 de secunde.
Înregistrare diferențe
Finalizați numărătoarea, verificați abaterile în revizuire și confirmați cu 'Înregistrare diferențe'.
Imprimare etichete și coduri de bare
Imprimați etichete de preț și etichete cu cod de bare direct din depozit — gata pentru raft sau recepția mărfurilor. Aceleași coduri de bare funcționează cu scanerul camerei pentru inventar.
Selectare produse
În fila „Etichete" căutați și adăugați articole după nume sau număr de articol.
Format și cantitate
Selectați formatul etichetei (mic, standard sau mare) și setați numărul de copii per produs.
Imprimare
Faceți clic pe „Imprimare (PDF)" — DivineMind generează o coală cu nume, preț și cod de bare scanabil pentru fiecare etichetă.
Achiziții
Trimiterea comenzii de achiziție către furnizor
În Achiziții, deschideți o comandă de achiziție, verificați furnizorul și articolele, și o trimiteți cu un singur clic — DivineMind generează PDF-ul și îl trimite direct furnizorului prin e-mail. AIRIS poate genera automat comenzi de achiziție pe baza regulilor de reaprovizionare.
Deschiderea comenzii
Selectați comanda de achiziție din listă — Furnizorul, detaliile cheie, articolele și sumele sunt vizibile dintr-o privire.
Trimitere către furnizor
Faceți clic pe 'Trimitere către furnizor' — comanda de achiziție este generată ca PDF și trimisă prin e-mail (statusul se modifică în 'Expediat').
Urmărire
Monitorizați confirmarea și recepția mărfurilor prin tranziția statusului; PDF-ul trimis rămâne arhivat.
Recepții marfă
Verificați și înregistrați livrările primite pentru comenzile dvs. Fiecare recepție de marfă afișează comanda asociată, furnizorul, depozitul și statusul său de verificare.
Deschidere recepție marfă
Selectați recepția corespunzătoare din listă sau creați una nouă cu 'Recepție marfă nouă'; Filtrați după status (deschis, acceptat, parțial, refuzat).
Verificare poziții
Comparați cantitățile livrate cu comanda și, opțional, introduceți numărul avizului de însoțire.
Acceptare sau refuz
Setați statusul la acceptat, parțial acceptat sau refuzat — stocul va fi înregistrat corespunzător.
Reguli de Reordonare
Definiți pentru fiecare produs nivelul de stoc la care trebuie efectuată o reordonare. Pe baza stocului de alertă, a cantității de comandă și a furnizorului preferat, reordonarea automată decide când se generează o comandă.
Găsiți o regulă
Căutați un produs sau filtrați după articolele deja activate cu 'Doar Reordonare Automată'.
Setați praguri
Stocul de alertă (punctul de reordonare), cantitatea de comandă, furnizorul și timpul de livrare sunt gestionate pentru fiecare produs pe pagina de detalii a stocului.
Activați automatizarea
Activați reordonarea automată pentru fiecare rând cu comutatorul Auto; modul (Sugestie, Aprobare, Autonom) controlează gradul de autonomie al comenzilor.
Catalog Furnizori
Comparați centralizat ce furnizor livrează ce produs la ce preț. Catalogul este baza deciziilor dumneavoastră pentru comenzi — cu preț, cantitate minimă de comandă, timp de livrare și fiabilitate.
- Pentru fiecare legătură: Produs, Furnizor, Preț unitar și Număr articol furnizor.
- Cantitate minimă de comandă (MOQ) și timp de livrare în zile.
- Valoare de fiabilitate 0–100 % (verde ≥ 90, portocaliu ≥ 70, roșu sub).
- Data ultimei comenzi pentru fiecare combinație furnizor-produs.
Reordonare Automată — Jurnal
Jurnalul de Reordonare Automată arată când a fost activată reordonarea automată și ce a decis — de la propunerea de comandă generată până la excepția escaladată.
- Trei indicatori cheie sus: comenzi create, propuneri și cazuri escalate.
- Pentru fiecare înregistrare: Produs, Stoc la declanșare, Stoc de alertă, Cantitate comandată și Furnizor.
- Motivul declanșării (ex. stoc de alertă sub nivel) și statusul acțiunii marcate colorat.
- Număr comandă legat — un clic deschide comanda generată.
Onorare comenzi
Pregătire comenzi & Expediere
În Comisionare veți vedea toate comenzile deschise pentru pregătire — cu livrare parțială și urmărire comenzi restante.
Comenzi deschise
Lista de lucru afișează pentru fiecare comandă cantitățile comandate, livrate și deschise pentru fiecare produs.
Rezervare stoc
Rezervați stocul pentru client printr-un clic — astfel, nimic nu va fi vândut de două ori.
Listă de preluare & ambalare
Generați lista de preluare/ambalare ca PDF — stocul este alocat conform celei mai timpurii date de expirare (FEFO).
Expediere
Monitorizați toate expedierile ieșite — de la ciornă, expediat și în tranzit, până la livrat. Numărul expedierii, transportatorul și numărul de urmărire sunt disponibile oricând.
- Căutați după numărul expedierii, destinatar sau numărul de urmărire.
- Filtru de stare (Ciornă, Comisionat, Ambalat, Expediat, În tranzit, Livrat, Anulat, Retur).
- Pentru fiecare expediere: Transportator, Urmărire, Depozit sursă, Locație destinatar, Număr de articole și Data expedierii.
Retururi (RMA)
Gestionați retururile clienților în mod structurat prin procesul RMA — de la solicitare, verificare și rambursare, până la finalizare.
Verificați returul
Căutați după numărul RMA sau client; vizualizați și aprobați solicitările deschise prin filtrul de stare (solicitat).
Verificați marfa
Verificați articolele primite și motivul returului și setați statusul la 'primit' sau 'verificat'.
Rambursați și finalizați
Înregistrați suma și metoda de rambursare, inițiați rambursarea și închideți cazul.
Rezervări
Rezervările blochează stocul pentru oferte și comenzi deschise, astfel încât aceeași marfă să nu fie vândută de două ori. Vedeți ce ofertă sau comandă a alocat cât stoc.
Găsiți o rezervare
Căutați după produs, SKU sau referință (număr ofertă/comandă); filtrul este setat implicit pe 'activ'.
Consumați
La livrare, marcați rezervarea activă ca fiind consumată cu bifa verde.
Eliberați
Dacă o ofertă expiră, eliberați rezervarea cu X-ul roșu — stocul devine din nou disponibil.
Pharma & Conformitate
În Farmacie gestionați rechemări de loturi și licențe de clienți (autorizație de funcționare farmacie/distribuție en-gros) — cu trasabilitate completă pentru toate livrările.
Licențe Clienți
Introduceți pentru fiecare client autorizația de farmacie, de distribuție en-gros sau de operator alimentar. Licențele expirate sunt marcate cu roșu și blochează automat livrarea.
Urmărire Lot
La rechemare, DivineMind verifică ce livrări au inclus lotul afectat — pe baza tuturor avizelor de expediție.
Inițiere Rechemare
Înregistrați rechemarea ca eveniment de calitate (CAPA); clienții afectați sunt pregătiți și notificați printr-un clic.
Exportați raportul de rechemare
În fila „Raport de rechemare”, alegeți produsul și lotul — veți vedea toți clienții și livrările care au primit marfă din acest lot, și exportați lista ca CSV pentru autorități și documentare.
Retragere & Trasabilitate (alimente, băuturi, mărfuri generale)
La Retrageri găsiți retragerea, raportul de retragere și trasabilitatea fără licențe pharma — pentru comerțul cu ridicata de alimente, băuturi și mărfuri generale. La bază stă trasabilitatea „un pas înainte, un pas înapoi” (Regulamentul (CE) nr. 178/2002, art. 18/19). Datele sunt aceleași ca la Pharma & Compliance.
Creare retragere
Căutați articolul, introduceți lotul, „Verificare persoane afectate”: vedeți câte livrări au primit lotul — și câte livrări fără lot fac retragerea incompletă.
Notificare clienți
Notificările de retragere se trimit doar la clic — câte un e-mail per client, chiar dacă acesta a avut mai multe livrări.
Urmărire retroactivă
În fila „Trasabilitate”, introduceți un număr de aviz de însoțire sau de factură și vedeți lotul, recepția de marfă și furnizorii.
Planificarea curselor și ecranul șoferului
La Depozit › Planificare curse planificați pentru fiecare zi ce vehicul, cu ce șofer și în ce ordine livrează avizele de însoțire deschise. Șoferul își procesează cursa în aplicația AIRIS la „Curse”.
Creare cursă
Selectați ziua, „Cursă nouă”, alegeți vehiculul din parc auto, șoferul și punctul de încărcare. Avertismentele apar imediat: ITP scadent, vehicul alocat în altă parte, șofer absent, a doua cursă în aceeași zi.
Planificare avize de însoțire
Trageți avizele de însoțire deschise din stânga pe o cursă sau alegeți „Pe cursa…”. În cadrul cursei, reordonați prin tragere sau cu ↑/↓, eliminați cu ×. Un aviz de însoțire poate fi doar pe o singură cursă.
Sugerează ordinea
„Sugerează ordinea” localizează adresele de livrare pe hartă și calculează cea mai scurtă ordine în linie dreaptă de la punctul de încărcare. Adresele negăsite sunt sortate după codul poștal. Traseul se modifică doar după „Preluare”.
La client (aplicație)
Șoferul vede opririle, navigația și avizul de însoțire cu lotul. Solicită semnătura clientului pe telefon (sau notează „Aviz lăsat”/„Marfă descărcată”), înregistrează ambalajele returnabile în contul de garanție și raportează discrepanțele (lipsă, deteriorat) — rezultând o schiță de retur.
Încasare
Dacă șoferul încasează bani, introduce suma și metoda ca mențiune. Nu se efectuează înregistrări contabile — plata este procesată de contabilitate. Absent sau refuz de primire: avizul reapare la „Avize deschise”.
Fotografie ca dovadă de livrare
La fiecare oprire, adăugați până la cinci fotografii prin „+ Foto” (de ex. marfă descărcată, palet, deteriorare). Fotografiile sunt stocate securizat și sunt accesibile doar după autentificare.
Vehicul ocupat în parcul auto
O cursă cu vehicul rezervă mașina de la plecare până la următoarea cursă, respectiv până la sfârșitul zilei. Parcul auto și panoul de planificare afișează cursa; dacă mașina este deja alocată în altă parte, planificarea curselor va semnala acest lucru.
Expediere pentru aviz de expediție
La Depozit › Expediere creați întotdeauna o expediere pentru un aviz de expediție. Clientul, destinatarul și pozițiile cu lot sunt preluate din aviz; stocul este deja scăzut acolo, „Expediat” nu mai face o altă descărcare.
Creare expediere
„Creare expediere”, căutați avizul (număr sau client), alegeți curierul, introduceți numărul de urmărire. Pentru un aviz de expediție există o singură expediere deschisă.
Urmărire expediere
Pentru DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS și Canada Post linkul de urmărire se generează automat. DivineMind nu tipărește etichete de curierat.
Schimbare status
În pagina de expediere din dreapta: colectat, ambalat, expediat, livrat. Retururile pentru această expediere sunt afișate jos.
Retur cu stoc blocat (carantină)
Un retur aparține întotdeauna unui aviz de expediție: se poate returna doar ce a fost livrat, cu lotul livrat. La recepție, marfa impecabilă merge în depozit, marfa distrusă este descărcată — marfa deteriorată sau neverificată ajunge în stocul blocat și nu se vinde, nici nu se colectează.
Creare retur
Depozit › Retururi › „Creare retur”, selectați avizul, bifați pozițiile, specificați cantitatea și starea.
Marfă recepționată
Aprobați, apoi „Marfă recepționată”. Pentru retur se generează ca și până acum o ciornă de notă de credit.
Decizie stoc blocat
Pentru fiecare poziție: revânzabil (merge în depozit), distrugere sau către furnizor. Decizia urmează setarea de autonomie pentru depozit — în funcție de setare, imediat sau ca aprobare. Finalizarea este posibilă doar când nu mai este nimic blocat.
Cod producător, unități, baremuri de preț în linkul de comandă
La articol există numărul de producător (MPN) ca câmp separat lângă codul de articol și EAN. Căutarea, scanarea în aplicație și scanarea etichetelor găsesc articolul și prin acesta; importul DATANORM îl completează din numărul de referință al înregistrării B, fără a suprascrie valorile existente. Unitățile precum „piece” apar în limba dumneavoastră. Linkul de comandă afișează pragurile cantitative din lista dumneavoastră de prețuri, iar coșul de cumpărături calculează cu prețul pe tranșă — prețul obligatoriu rămâne cel din momentul trimiterii.
Transferuri de stoc
Mutați stocul între depozitele dumneavoastră și urmăriți transferul de la ciornă, în tranzit, până la finalizare.
Creați un transfer de stoc
Faceți clic pe 'Transfer nou de stoc' și alegeți depozitul sursă și cel de destinație.
Înregistrați articolele
Adăugați articolele și cantitățile pentru transfer și inițiați transferul de stoc.
Urmăriți și finalizați
Urmăriți transferul prin statusul 'în tranzit' și marcați-l ca finalizat la primirea în depozitul de destinație.
Funcții conexe
EDI: Import comenzi, trimitere avize de expediție
La Depozit › Interfață EDI importați comenzile clienților ca EDIFACT ORDERS (D.96A) sau openTRANS ORDER. Din acestea se generează o comandă ca propunere spre aprobare — la prețurile din lista dumneavoastră de prețuri, cu verificare a limitei de credit, a blocării livrării și a marjei. Facturile (INVOIC, Peppol) trec prin DivineFinance, nu aici.
Introducerea propriului GLN
Codul dumneavoastră GLN din 13 cifre apare ca expeditor în avizul de expediție. GLN-ul unui client este reținut la primul import, dacă îl selectați o dată.
Verificarea și crearea comenzii
Selectați fișierul, „Verificare”: vedeți fiecare poziție cu articolul asociat (prin GTIN sau numărul dumneavoastră de articol) și prețul conform listei de prețuri. „Creare ca propunere de comandă” — comanda este creată după aprobare la Automatizare › Aprobări. Același număr de comandă al unui client nu va fi generat a doua oară ca și comandă.
Generarea avizului de expediție
Pentru fiecare aviz de însoțire a mărfii descărcați DESADV (EDIFACT) sau DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — cu lot și dată de expirare pentru fiecare poziție și numărul de comandă al clientului.
Prin interfață
Sistemele clienților dumneavoastră trimit comenzi către Interfață comandă (API) folosind o cheie API a companiei dumneavoastră (Setări › Chei API, permisiune orders:write). Aceștia preiau avizul de expediție cu orders:read.
Garda de marjă
Dacă un preț de vânzare este sub prețul de achiziție al articolului sau sub marja minimă de contribuție, comanda așteaptă aprobarea — la linkul de comandă, din dosarul clientului, pe teren, prin EDI și când AIRIS acceptă o comandă. Prețurile nu sunt modificate niciodată. Configurare la Depozit › Pregătire comenzi › Flux (implicit: activat, 0 % = doar sub prețul de achiziție). Trecerea fără aprobare depinde de setarea dumneavoastră de autonomie pentru Depozit.
Preț de achiziție și Intrastat la nivel de articol
În articol gestionați prețul de achiziție și datele Intrastat: codul tarifar (NC, 8 caractere), masa netă în kg, țara de origine (cod ISO) și — acolo unde NC o cere — unitatea de măsură suplimentară cu cantitatea per unitate. La importul din CSV/Excel sunt recunoscute coloane precum „Preț de achiziție”, „Cod tarifar”, „Greutate netă” și „Țară de origine”.
Link de comandă pentru clienți
Oferiți clienților fideli un link de comandă personalizat: îl deschid fără autentificare, văd catalogul cu prețurile lor agreate și comandă direct — la dvs. se generează automat o comandă.
Creare link
În secțiunea Condiții, creați un link de comandă pentru fiecare client (listă de prețuri, valoare minimă comandă, valabilitate).
Partajare link
Trimiteți linkul personalizat clientului — nu are nevoie de cont.
Clientul comandă
Clientul alege din catalog și trimite comanda — se generează o confirmare de comandă cu condițiile sale.
Definiți stocuri minime și furnizori per articol. Reaprovizionarea automată previne blocajele de livrare fără monitorizare manuală.