De la planul camerei la factură — într-un singur sistem.

↳ Cine doarme în ce cameră și când, este notat în registru, în portal și în minte. Prețurile sezoniere se calculează manual.

→ Un calendar de ocupare pentru toate camerele: Clic pe o zi liberă creează rezervarea. Fiecare rezervare trece de la solicitare prin confirmată și check-in până la check-out. O cameră nu poate fi confirmată de două ori pentru aceeași noapte. Prețul este pe noapte din sezonul în care se află noaptea; categorii de camere de la cameră single la apartament.

↳ Rezervările directe sosesc prin telefon și e-mail. Oaspeții nu văd ce este liber, iar fiecare solicitare consumă timp.

→ Un link de rezervare fără autentificare: Oaspetul vede luna liberă pe categorie cu preț, sistemul sugerează cea mai mică cameră potrivită. Solicitarea apare imediat în calendarul de ocupare; primiți un e-mail și o notificare, oaspetele o confirmare de primire în limba sa. Doar când confirmați, camera este ocupată și oaspetele primește confirmarea. Pagina afișează prețul inclusiv TVA, taxa locală, notificarea privind protecția datelor și anularea.

↳ Booking.com, Airbnb și rezervarea proprie nu știu una de alta. Rezervările duble se descoperă abia la sosire.

→ Pentru fiecare cameră un calendar de export pentru portal și un import al calendarului portal, sincronizat orar. Dacă o rezervare de pe portal se suprapune cu una proprie, DivineMind o creează doar ca solicitare cu marcaj de conflict și vă anunță prin clopoțel și e-mail. iCal transmite doar ocupat sau liber: fără prețuri, fără cote, fără date despre oaspeți. Nu este un Channel Manager.

↳ Călătorul de afaceri are nevoie de o factură pe numele firmei sale, cu adresă și CUI. Factura din bloc-notes nu este suficientă pentru aceasta.

→ La check-out alegeți un contact din CRM sau introduceți firma, adresa și CUI. Peste limita de sumă pentru facturile de valoare mică, DivineMind solicită adresa. Factura include cazare, masă, articole din contul client și taxa locală și deduce automat un avans. Se creează ca un proiect în modulul de facturare și este aprobată acolo.

↳ Cazarea, micul dejun și băuturile au cote de impozitare diferite, iar acestea sunt diferite în Austria față de Germania.

→ Cotele provin din țara dumneavoastră: în Austria cazare 10 % și cotă normală 20 %, în Germania 7 % și 19 %. Micul dejun este pe o linie separată pe factură, în Germania împărțit în alimente 7 % și băuturi 19 %. Pensiunea completă cu băuturi este, de asemenea, împărțită în alimente și băuturi; cota o stabiliți singur.

↳ Pe persoană și noapte sau în procent, copii scutiți sau nu, cu sau fără mic dejun: taxa locală este diferită în fiecare municipalitate.

→ Stabiliți modul, cota și limita de vârstă pentru copii, pentru Viena există un șablon. Pe factură, taxa locală apare ca o linie separată cu proveniență, în Austria ca postare în tranzit fără TVA. În Germania alegeți dacă, conform statutului, oaspetele datorează taxa. Pentru decontarea cu municipalitatea, există lista lunară a taxei locale în format PDF; raportarea și plata se fac ca până acum de către dumneavoastră.

↳ Cina, barul și minibarul ajung pe hârtii. La check-out lipsește jumătate, iar oaspetele întreabă ce a semnat.

→ În casa de marcat (RKSV), personalul înregistrează bonul cu „Pe cameră” în contul client. Butonul este activ doar dacă oaspetele a semnat pe aparat. Minibarul și extraurile le înregistrați direct în contul client. La factură, există o anexă cu toate semnăturile în format PDF. Plata la bar sau cu cardul la recepție trece prin casa de marcat: bon cu semnătură, factură plătită, taxa locală ca poziție separată la casă.

↳ Avansurile se solicită prin transfer bancar, se urmăresc și se deduc manual la factura finală.

→ Factura de avans (30 % sau o sumă liberă) se generează din rezervare. Cu „Trimite oaspetelui (PDF + link de plată)” oaspetele primește factura și un link pentru a plăti prin contul dumneavoastră de plăți la Mollie. La factura finală, avansul se deduce ca o linie separată.

↳ Bucătăria nu știe dimineața câți oaspeți iau micul dejun și cine are pensiune completă seara.

→ Pe rezervare: fără masă, mic dejun, pensiune completă sau pensiune completă. Lista de mic dejun arată doar oaspeții cu mic dejun, rezumatul numără „Mic dejun mâine dimineață” și „Cină azi (PC/PP)”. Pe factură, masa apare ca o linie separată la cota de impozitare corespunzătoare.

↳ Fișa de cazier se copiază dintr-un șablon, lipsesc numerele și câmpurile obligatorii.

→ Pentru Austria, fișa de înregistrare a oaspeților conform Anexei A a Regulamentului privind fișa de înregistrare a oaspeților, cu număr curent, sex, document de călătorie și însoțitori. Pentru Germania, fișa specială de înregistrare conform § 30 BMG. Ambele în format PDF pentru completare și semnare. DivineMind nu efectuează raportări electronice către municipalitate sau autorități.

↳ După check-out, nimeni nu știe ce cameră trebuie curățată. Cât de bine a fost ocupată unitatea, arată abia consultantul fiscal.

→ La check-out, camera este automat marcată „de curățat”, echipa primește o notificare. Pe pagina Housekeeping, inclusiv în browser pe mobil, se apasă pe „Curat”; numele și ora sunt salvate, camerele pot fi blocate. Rapoartele arată pe lună gradul de ocupare, prețul mediu pe cameră (ADR), RevPAR, numărul de nopți pe țară de origine și lista lunară a taxei locale.

↳ O solicitare de disponibilitate seara rămâne până mâine.

→ Cu asistentul AI AIRIS (în pachet la 999 €) întrebați în chat ce este liber, solicitați crearea unei rezervări ca solicitare sau vizualizați ziua în unitate. Confirmarea, check-in, check-out, înregistrarea articolelor, fișa de cazier și avansul sunt efectuate de AIRIS doar dacă ați aprobat acest lucru prin butonul de autonomie; altfel, vă prezintă pasul. Dacă nu este clar la ce rezervare se face referire, AIRIS întreabă.