Instalații: urgențe, panou de planificare, mentenanță, procese-verbale, agenți frigorifici

• Service & SHK › Intervenții: toate intervențiile de urgență, reparații și întreținere cu lucrare, locație și cod poștal, urgență, termen limită, instalator, instalație și stare. Filtre „Astăzi”, „Săptămâna aceasta”, „Deschis”, „Finalizat”, „Doar ale mele” și „Fără instalator”; căutarea găsește locație, cod poștal, client și lucrare. „Termen depășit” și „Urgență deschisă” sunt marcate colorat.
• Un clic deschide intervenția: Client și locație intervenție, instalație cu „Anterior la această instalație”, programare și instalator („Modificare locație intervenție / programare”), stare alarmă urgență, „Raportare deplasare” și „Informare client”, raportul de service și sub „Raport & Factură” factura. Istoricul arată cine a modificat ce la intervenție și când.

O intervenție urgentă alertează garda conform planului de gardă (vezi mai sus). Cine apasă „Preluare“ este alocat imediat ca tehnician la intervenție și pe rândul său din tabloul de planificare.

• Informare client: Tehnicianul marchează în aplicația AIRIS „Sunt pe drum” cu sosirea în aprox. 15–60 minute. Clientul primește prin e-mail „Tehnicianul dvs. este pe drum — sosire aprox. …” (ora în fusul orar al companiei). Setarea de autonomie decide dacă mesajul pleacă automat; altfel, tehnicianul sau biroul trimite cu „Informează clientul acum”.
• În timpul intervenției, tehnicianul vede ce s-a lucrat și montat recent la instalație și ce piese compatibile are în propria dubă. La căutarea materialelor, stocul din dubă apare lângă fiecare articol.
• Supliment de urgență: La Intervenții › Supliment de urgență stabiliți regula de preț — procent din manoperă sau sumă fixă, interval de noapte, sâmbătă de la, duminică și sărbători. Factura din raportul de service adaugă automat o poziție separată; decisiv este începutul intervenției (preluare, resp. „pe drum”).
• Dimineața, raportul zilnic include fiecare urgență din noapte: când a fost anunțată, cine a preluat, când a fost finalizată, ce raport — și factura care așteaptă aprobarea dvs. ca ciornă.

• Instalatorul lucrează astăzi în aplicația web airis.divinemind.ai/app: „Intervențiile mele de astăzi” arată intervențiile sale din zi. În intervenție vede instalația cu „Anterior la această instalație” (ultimele rapoarte și materialul utilizat) și sub „În propria mașină” piesele potrivite din depozitul vehiculului său. De acolo raportează „Sunt pe drum”, scrie raportul de service și cere semnătura.
• Autoutilitare de service în parcul auto: creați mașini cu număr de înmatriculare și șofer; prezentarea arată următoarea inspecție §57a (Austria) sau HU (Germania) și marchează mașinile la care este iminentă. Materialul din mașină îl gestionați la Depozit vehicule.

La Panou de planificare misiuni vedeți tehnicienii pe rânduri și ziua sau săptămâna pe coloane. Trageți intervențiile telefonice, din helpdesk și mentenanțele scadente pe un tehnician și o oră — tehnicianul primește imediat intervenția în aplicație.

• Culori: Albastru planificat, Galben pe drum/la fața locului (anunțat de tehnician în aplicație), Violet în așteptare, Verde finalizat, Roșu urgență. Un contur punctat roșu indică un conflict, iar unul galben o notificare.
• Conflicte: absență aprobată sau solicitată, două intervenții în același timp, eveniment în calendar, cod poștal în afara zonei, intervenție în afara programului de lucru fără disponibilitate de gardă și timp de odihnă prea scurt după o intervenție de noapte (regulă conform țării companiei dvs., cu sursă și versiune).
• Certificat: Dacă tehnicianului îi lipsește autorizația necesară sau aceasta a expirat (de ex. autorizație pentru gaz), panoul de planificare nu permite atribuirea. Alte conflicte marcate cu roșu pot fi confirmate manual; acest lucru este înregistrat în istoricul intervenției.
• Planificare mentenanță: Tragerea unei mentenanțe scadente pe panou creează intervenția cu echipamentul și clientul aferent și închide mementoul deschis pentru client, evitând o programare dublă.
• Fără mouse: Atingeți cardul, selectați tehnicianul, data, ora și durata, apoi salvați. Dreptul de planificare aparține conducerii (proprietar, admin, manager); angajații pot doar vizualiza panoul.
• Timp de repaus după o intervenție de urgență: Dacă panoul planifică pe cineva prea devreme după o intervenție în afara orelor de program, apare un indiciu cu regula țării dumneavoastră — Austria 11 ore (AZG § 12), altfel în UE 11 ore (Directiva privind timpul de lucru 2003/88/CE Art. 3), fiecare cu sursă și dată. Acesta este un indiciu, nu un sfat juridic; contractul colectiv și acordul de companie au prioritate.

• Facturile sunt generate de birou cu permisiunea „Scriere finanțe”; tehnicianul nu vede butonul.
• Pentru clienții privați din Germania, factura evidențiază costurile cu manopera, inclusiv TVA, conform § 35a EStG; clienții din Austria nu primesc această evidențiere.
• În sinteza zilnică apar intervențiile de urgență din timpul nopții, facturile care vă așteaptă aprobarea și reviziile scadente, cu link către instalație.

Sub Instalații, veți vedea toate instalațiile clienților dumneavoastră și mentenanțele scadente. Cu câteva săptămâni înainte de scadență, clientul primește un memento cu trei propuneri de programări disponibile, din intervalele orare ale tehnicienilor dumneavoastră din zonă; programarea aleasă devine imediat o intervenție.

• Memento: AIRIS trimite doar dacă butonul de autonomie al agentului de helpdesk permite — altfel, ajunge în aprobare. Cu „Reamintiți clientului” trimiteți dumneavoastră, „Verificați acum” pornește procesul imediat.
• Finalizare: Tehnicianul finalizează raportul de service — astfel, mentenanța este înregistrată (cine, când) și următoarea programare este decalată cu intervalul stabilit.
• Contract de mentenanță: „Creați contract” transformă prețul contractual al instalației într-o factură de abonament (anual, trimestrial sau lunar).
• Import: Preluarea instalațiilor și contractelor prin CSV — mai întâi verificați, apoi importați; instalațiile existente nu vor fi niciodată suprascrise.
• Import CSV pas cu pas: Instalații › fila „Import” › selectați fișierul › „Verificare” arată rând cu rând ce s-ar prelua și ce lipsește — abia „Import … instalații” scrie. Instalațiile existente nu sunt niciodată suprascrise.
• Contract de întreținere: În lista instalațiilor sau la instalație „Creare contract” — din prețul contractului se creează o factură de abonament („Contract de întreținere creat — factură abonament … € de la …“), pe care o vedeți și o puteți modifica la Recurente. Instalațiile cu contract poartă „Cu contract de întreținere”.
• AIRIS răspunde la „Ce operațiuni de mentenanță sunt scadente?”, afișează echipamentele și marchează mentenanța finalizată la cerere — inclusiv direct din chatul AIRIS al aplicației web.

La Instalații QR imprimați autocolante pentru echipamente — 24 sau 10 pe coală A4, inclusiv de la o anumită poziție pentru colile începute. În cadrul intervenției, „Imprimare autocolant QR” printează autocolantul exact pentru acel echipament.

• Clientul dumneavoastră scanează autocolantul de pe echipament. Pagina afișează doar denumirea companiei dumneavoastră și tipul de echipament — fără nume, adresă sau modelul aparatului.
• „Raportează avarie” creează imediat o intervenție pentru echipamentul corect (clientul și adresa fiind preluate din baza de date). Dacă solicitarea este urgentă și alerta de urgență este activată, serviciul de permanență este alertat. O a doua sesizare pentru același echipament completează intervenția deschisă.
• „Rezervă mentenanță” afișează intervalele libere din ciclul de mentenanță; opțiunea selectată devine o intervenție cu tehnician și dată programată. La „Solicitări prin autocolant” vedeți toate mesajele; „Cod nou” invalidează autocolantele pierdute sau vechi.

• Creare pagină de rezervare: Calendar › Pagini de rezervare › „Pagină nouă de rezervare”, de ex. „Revizie centrală termică” cu 60 de minute, tampon și intervalele dumneavoastră orare. Clientul rezervă fără cont și vede doar intervalele libere.
• Notificarea privind ciclul de mentenanță conține linkul către pagina de rezervare. Pagina asociată se configurează la Instalații › „Setări” › „Pagină de rezervare în link”; „Automat” selectează pagina care conține „Wartung” în denumire.
• În aceeași filă setați numărul de „Săptămâni înainte de scadență” pentru trimiterea notificării. Prin codul QR de pe autocolant, clientul rezervă direct cu „Rezervare revizie”.

La Protocoale de inspecție — sau direct în intervenție și în raportul de service — înregistrați procese-verbale de verificare cu valori măsurate. Fiecare valoare are unitate și limită; semaforul indică imediat dacă este în regulă (verde), în zonă limită (galben) sau neconformă (roșu).

• Șabloane: etanșeitate gaz (AT/DE), verificare încălzire pentru Viena, Austria Inferioară, Austria Superioară și Stiria, mentenanță încălzire DE, verificare pompă de căldură § 60a GEG, punere în funcțiune, apă potabilă și UK Gas Safety Record (CP12). Se configurează ceea ce corespunde țării companiei dvs.
• Fiecare șablon indică referința legală și versiunea sursei, dar fără textul normei. Valorile limită sunt sugestii — le puteți ajusta la liste de verificare; un proces-verbal finalizat păstrează valorile de atunci.
• Finalizare: semnătura inspectorului (obligatorie) și, opțional, a clientului. PDF-ul cu antetul companiei este salvat privat și trimis ca link către client; următoarea verificare rezultă din interval.
• Pe mobil: în aplicația AIRIS, tehnicianul completează procesul-verbal în timpul intervenției — aceleași câmpuri, același semafor.

La Agent frigorific — sau direct din intervenție — înregistrați unul sau mai multe circuite frigorifice per echipament: agent frigorific, cantitate de umplere în kg, GWP și, pe baza acestora, tonele echivalent CO₂. Intervalul de verificare se calculează automat în funcție de țara companiei dumneavoastră.

• UE/SEE (VO (EU) 2024/573): de la 5 t CO₂e la fiecare 12 luni, de la 50 t la fiecare 6, de la 500 t la fiecare 3 luni — cu sistem de detectare a scurgerilor intervalul se dublează. Închis ermetic sub 10 t: fără verificare. Regatul Unit conform regulamentului britanic privind gazele F, Canada conform normelor privind hidrocarburile halogenate (respectați legislația provincială).
• SUA (EPA Section 608 / AIM Act): fără interval fix — la fiecare reumplere se extrapolează rata de scurgere; peste prag (climatizare de confort 10%, refrigerare comercială 20%, refrigerare industrială 30%) se aplică un termen de reparație de 30 de zile.
• Înregistrările (umplere, reumplere, recuperare, verificare etanșeitate, reparare scurgeri, scoatere din funcțiune) sunt posibile doar cu un tehnician care deține un certificat valabil pentru gaze fluorurate / tehnica frigului din categoria corespunzătoare la data activității (Dosar personal → Certificate). Certificatul este salvat împreună cu datele; înregistrările pot fi doar adăugate.
• Verificările scadente apar în informarea zilnică și pe panoul de planificare la „De planificat”. Raportul operatorului (PDF în formatul companiei, salvat privat) indică regula, temeiul legal și stadiul, precum și registrul din ultimii 5 ani.

La Depozit vehicule configurați un depozit pentru fiecare vehicul de service și asociați vehiculul și tehnicianul. Definiți stocul minim și stocul țintă pentru fiecare articol.

• Când tehnicianul finalizează raportul de service, materialele din catalog sunt descărcate automat din vehiculul său. Dacă lipsește ceva din vehicul, se descarcă din depozitul central; articolele indisponibile nicăieri sunt trecute ca deficit pe raport.
• Dacă un articol scade sub stocul minim, se generează o propunere de reaprovizionare: transfer din depozitul central până la stocul țintă, restul ca cerere de achiziție. Crearea automată de către AIRIS depinde de setarea dumneavoastră de autonomie; altfel, propunerea așteaptă aprobarea dumneavoastră.
• Când marfa a ajuns în vehicul, un clic pe „Marfa este în vehicul — înregistrează” procesează transferul. Tehnicianul își vede vehiculul în aplicația AIRIS la secțiunea Intervenții.

La Variante ofertă — sau direct în intervenție prin „Ofertă nouă cu opțiuni” — comparați două sau trei opțiuni în paralel, de ex. centrală nouă pe gaz, pompă de căldură sau pompă de căldură cu apă caldă menajeră. Articolele provin din catalog (cu preț și tip de cost) sau sunt introduse liber.

• Fiecare opțiune devine o ofertă distinctă cu număr propriu; cota de TVA și regimul de Reverse Charge pentru construcții depind de țara companiei dumneavoastră și de client. Puteți marca o opțiune drept recomandare.
• „Afișează pe tabletă” deschide pagina clientului: acesta compară prețurile, beneficiile și serviciile, alege o opțiune și semnează digital cu degetul. Alternativ, puteți trimite linkul prin e-mail.
• Prin semnare, opțiunea selectată este acceptată și devine comandă: confirmarea comenzii merge la client, notificarea la dumneavoastră, iar celelalte opțiuni sunt considerate înlocuite. Semnătura și un PDF „Comandă — opțiune selectată” sunt salvate privat.

Dacă o ofertă conține o pompă de căldură, o încălzire pe lemne/peleți sau o racordare la termoficare, în editarea ofertei se deschide cardul „Verificare subvenții”. O prezentare generală a tuturor acestor oferte și a setului de reguli salvat se găsește la Subvenții.

• Programe: Austria — subvenție federală Kesseltausch (fost „Raus aus Öl und Gas”), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) și Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Germania — KfW 458 Heizungsförderung cu bonus de viteză climatică și de venit. Țara clientului este decisivă; fără adresa clientului, se aplică țara companiei dvs.; landul/regiunea provine din codul poștal și poate fi modificat(ă).
• Valoarea subvenției este întotdeauna o estimare cu calcul detaliat. Informațiile lipsă (încălzire veche, locuire proprie, venit, suprafață utilă) sunt solicitate în card; fiecare modificare recalculează instantaneu. Ceea ce poate ști doar clientul se află la „de verificat de către client”.
• Termene: La KfW, cererea trebuie depusă înainte de începerea lucrărilor, după încheierea unui contract cu clauză suspensivă — cardul avertizează, iar la cerere oferta tipărește această clauză contractuală cu data estimată de implementare.
• Odată salvat, PDF-ul ofertei tipărește estimarea, termenele, lista documentelor justificative și sursele. Factura asociată ofertei conține datele obligatorii cerute de agenția de finanțare (de ex. adresa proprietății, costurile eligibile, termenul de depunere Wien).
• Fiecare regulă menționează sursa și data accesării. Agențiile de finanțare modifică permanent bugetele și condițiile — informațiile reprezintă o cercetare de specialitate, nu consultanță juridică sau financiară. Cu subvenția KfW, nu este posibilă nicio deducere fiscală conform § 35a EStG pentru aceeași măsură.

În Produse → Creare produs → „Distribuitor” importați fișierele DATANORM ale distribuitorului dvs. (versiunea 4 sau 5, individual sau ca ZIP): articole cu preț de listă, grupele dvs. de discount, grupele de produse și modificările de preț. Previzualizarea vă arată mai întâi ce se va întâmpla — salvarea efectivă are loc abia la „Importă acum”.

• Importul identifică duplicatele după codul de articol al distribuitorului, codul de articol principal și codul EAN. Nimic nu se șterge: dacă distribuitorul scoate un articol din ofertă, doar condiția acestuia este marcată ca delistată.
• Prețul dvs. de achiziție (PA) rezultă din prețul net din fișier sau din prețul de listă și grupa de discount. Importul setează prețul de vânzare (PV) la prețul de listă — la modificările ulterioare de preț doar dacă nu l-ați modificat dvs. manual. La cerere, prețurile de vânzare rămân neschimbate.
• Fișierele de modificare a prețurilor (DATPREIS) generează un raport de prețuri: ce articole se scumpesc sau se ieftinesc, cu ce procent, și un fișier CSV descărcabil.
• IDS-Connect: În Cereri de comandă introduceți adresa IDS și datele de acces ale distribuitorului dvs. (criptate). „Configurează în magazin” deschide magazinul cu autentificare; „Trimite la magazinul distribuitorului” transmite o cerere de comandă ca și coș de cumpărături. Primiți înapoi codurile de articol, cantitățile și prețurile dvs. nete — la apăsarea pe „Comandă” în magazin, cererea este marcată ca comandată.
• Pentru testare este disponibil un magazin de test (simulator) — acesta nu este un distribuitor real. Companiile demonstrative pot utiliza exclusiv magazinul de test.

Comenzi mai mari, cum ar fi renovarea unei băi sau schimbarea unei centrale termice, le gestionați cu funcțiile de construcții: un șantier la Șantiere cu echipă, ore, materiale și jurnal de șantier, raport de costuri indirecte cu semnătură, deviz cu factură parțială și finală în oferta de construcții. Calea de intervenție (raport de service → factură) rămâne pentru service și întreținere. Către capitolul Construcții