Administrare imobile: chirie, WEG, decontare, contoare, adunare generală

Deschideți administrarea proprietății

Deschideți „Toate aplicațiile” și selectați „Administrarea proprietății”. Prezentarea generală afișează toate proprietățile cu numărul de unități, unități închiriate și unități libere; în partea de sus, filtrați după Austria sau Germania.

Creați o proprietate

Faceți clic pe „Creați o proprietate”. Asistentul vă va solicita succesiv datele de bază și țara, clădirea cu caracteristicile sale legale (cum ar fi data autorizației de construire sau a subvenției), unitățile și conturile. Țara determină ce lege se va aplica ulterior.

Creați unități în serie

La pasul „Unități”, creați mai multe unități simultan, de exemplu, unitățile 1 până la 24, cu un tip de utilizare și o suprafață comune. Puteți modifica ulterior unitățile individuale în dosarul lor; suprafața este versionată cu o dată de valabilitate.

Înregistrați proprietatea și cotele

În fila „Proprietari”, introduceți proprietarii cu cota lor. În cazul proprietății de apartament, în Austria înregistrați valorile de utilizare din raportul de evaluare a valorii de utilizare, iar în Germania cotele de coproprietate și regulamentul de condominiu. Suma este verificată.

Creați un contract de închiriere

Sub „Contracte de utilizare”, faceți clic pe „Nou”. Asistentul vă ghidează prin unitate, contract și termen, chiriași din contactele Dumneavoastră, componentele chiriei cu TVA pe linie, garanție și ajustarea chiriei (indexare, chirie indexată sau progresivă), precum și caracteristicile legale.

Verificați clasificarea legală

La ultimul pas, veți vedea ce lege a închirierii se aplică — justificată pas cu pas, cu referință și link către textul legii. Dacă lipsesc informații, clasificarea este „nedeterminată”, iar câmpurile lipsă sunt legate într-o listă. Clasificarea este salvată împreună cu contractul de închiriere.

Confirmați sau suprascrieți clasificarea

În dosarul contractului de închiriere, puteți recalcula, confirma sau suprascrie clasificarea cu o justificare de cel puțin 20 de caractere. Fiecare versiune rămâne vizibilă în istoric.

Pagina principală „Casele mele astăzi”

După autentificare, se deschide „Casele mele astăzi”. Vedeți ce este planificat astăzi în casele dumneavoastră: urgențe, inspecții scadente, termene limită, restanțe și noi notificări din dosarul clientului. În partea de sus, „Imobile”, „Defecte” și „Citire extras de cont” vă direcționează mai departe.

Case pentru care sunteți responsabil

Cardurile arată casele pentru care sunteți responsabil, fiecare cu un semafor. Dacă nu v-a fost încă alocată nicio casă, vedeți toate casele. „Afișați tot” deschide lista completă sub „Imobil & Birou”.

Imobil & Birou

În meniul „Imobil & Birou” se află aceeași listă zilnică și, dedesubt, intrările din dosarul clientului (defect, index contor, feedback de la un meseriaș). În partea de sus, „Defecte” și „Inspecții și termene limită” vă direcționează mai departe; proprietarii și administratorii văd suplimentar „Setări”.

Setări ale administrației dumneavoastră

Sub „Setări”, proprietarii și administratorii stabilesc timpi de reacție, termene preliminare și limite – separat de termenele legale: de exemplu, „Aprobare în patru ochi începând cu (€, net)”, pentru comenzi, „Termene limită suplimentare ca eveniment în calendar” și cutia poștală a firmei pentru trimiterea de e-mailuri. Nu se trimite niciodată automat, ci întotdeauna după aprobare.

Deschideți fila „Abrechnung” (Decontare)

Deschideți proprietatea și selectați fila „Abrechnung” (Decontare). Prezentarea generală arată costurile deschise, citirile lipsă, termenele limită cu semafor și ajustările scadente.

Definiți cercurile și cheile

Sub „Kreise & Schlüssel” (Cercuri și Chei), „Kreise vorschlagen” (Sugerează cercuri) creează cercul de costuri de operare, în cazul alimentării centrale, suplimentar încălzire/apă caldă, iar în cazul liftului sau spălătoriei, un cerc propriu. O cheie de distribuție diferită necesită o bază legală și o dovadă; proprietarii sau administratorii o validează. În cercul de încălzire introduceți datele pentru decontarea costurilor de încălzire (Austria: separare încălzire/apă caldă, acord privind cota de consum; Germania: metoda apei calde, tipul de clădire CO2). Tipurile de costuri care pot fi imputate doar cu o condiție documentată, le bifați în cerc, odată ce dovada este disponibilă.

Alocați costurile

Sub „Kosten” (Costuri) se află facturile de intrare cu motivul potrivirii (centru de cost, furnizor, punct de măsurare, adresă). „Zuordnen” (Alocare) distribuie o factură către cerc și tip de cost, dacă este necesar în mai multe părți. Deciziile, serviciile proprii și veniturile le înregistrați cu o dovadă.

Citirea contoarelor

Sub „Zähler” (Contoare) înregistrați citirile la sfârșitul perioadei — pe telefonul mobil prin „Ablesen am Handy” (Citire pe telefonul mobil) cu fotografie — sau importați fișierul serviciului de măsurare. O corecție creează o nouă linie cu motiv.

Crearea decontului

„Neue Abrechnung” (Decontare nouă) deschide asistentul. Selectați perioada și domeniul de aplicare: în Austria costurile de operare și costurile de încălzire separat, în Germania o decontare comună.

Verificare și calculare

În pasul „Prüfen” (Verificare) apăsați „Berechnen” (Calculare). Veți vedea pozițiile, deconturile individuale cu defalcarea TVA și o previzualizare PDF. Un clic pe un blocaj vă duce la pasul corespunzător.

Validare

Proprietarii sau administratorii validează decontul. Acesta primește un număr de document și este apoi inalterabil; erorile sunt corectate printr-o rectificare ca o nouă versiune.

Trimitere și înregistrare acces

În Austria afișați decontul costurilor de operare și înregistrați data depunerii. În Germania înregistrați accesul pentru fiecare chiriaș — acesta stabilește scadența și termenul de obiecție.

Înregistrare

„Buchen” (Înregistrare) scrie plățile suplimentare ca factură și creditele ca notă de credit în contul chiriașului. Plățile în avans deschise ale perioadei sunt anulate în Germania; locurile vacante sunt doar indicate.

Noi plăți în avans

În ultimul pas, rezultatul generează propuneri pentru noi plăți în avans — cu scrisoare și preluare în chirie.

Deschidere facturare

Deschideți imobilul, fila „Bani / Listă solduri” și faceți clic pe „Facturare”. Selectați luna, imobilul și ce se facturează. Chiria provine din componentele chiriei, avansurile pentru WEG din planul de avansuri stabilit; dacă scadența cade sâmbătă sau într-o zi de sărbătoare, aceasta se amână pentru următoarea zi lucrătoare.

Verificare previzualizare (rulare uscată)

„Calcul previzualizare” nu înregistrează nimic. Vedeți ce se va înregistra, ce este blocat (cu informațiile lipsă) și ce se omite. Dacă s-a schimbat ceva de la previzualizare, sistemul nu înregistrează nimic și solicită o nouă previzualizare.

Înregistrare

„Înregistrare acum” alocă numere de document și înregistrează în conturile chiriașilor sau proprietarilor; un cont de chiriaș se creează la prima înregistrare. O a doua rulare pentru aceeași lună nu înregistrează nimic dublu. Proprietarii, administratorii și managerii au permisiunea de a înregistra.

Anulare în loc de suprascriere

O facturare incorectă se anulează prin „Anulare” printr-o înregistrare inversă – nu se suprascrie niciodată; sumele deja achitate rămân ca sold creditor. Plățile achită conform legii: Austria § 1415/§ 1416 ABGB, Germania §§ 366, 367 BGB. Lista soldurilor din fila „Bani / Listă solduri” arată debit, credit și sold pentru fiecare cont; un clic deschide fișa contului.

Proces de urmărire a plăților

În meniul „Urmărire plăți” selectați imobilul și data de referință. „Previzualizare” calculează pentru fiecare cont următoarea etapă de urmărire cu blocări, termene limită și dobânzi; „Creare sugestii” creează sugestiile de urmărire pentru verificare.

Dobânzi de întârziere și costuri de urmărire

La aprobare, selectați dacă „Înregistrare dobânzi de întârziere până la data de referință” și „Înregistrare costuri de urmărire” sunt incluse. Perioadele provizorii (rata dobânzii de bază încă neanunțată) nu se înregistrează; costurile de urmărire doar dacă sunt convenite sau permise.

Aprobare și trimitere

„Aprobare” atribuie un număr de document notificării – nu se trimite nimic în acest moment. „Trimitere” o trimite „Trimitere prin e-mail” ca PDF; poșta, recomandata sau predarea personală le rezolvați dumneavoastră și le notați cu „Marcare ca trimis”. Ulterior, înregistrați cu „Înregistrare primire” ziua primirii și atașați, dacă este necesar, o dovadă (de ex. confirmare de primire).

Motiv de reziliere doar ca notificare

Notificarea arată dacă și de când poate exista un motiv de reziliere din cauza neplății (Germania § 543 BGB, Austria § 30 MRG). Aceasta este doar o notificare: sistemul nu declanșează niciodată o reziliere – administrația decide acest lucru.

Creare mandat SEPA

Sub „Debitare directă SEPA” (de asemenea în fila „Bani / Listă solduri”) selectați imobilul. Acesta necesită un cont activ cu IBAN și ID creditor al titularului de cont. „Creare mandat” înregistrează mandatul pentru fiecare cont de persoană – debitare directă de bază (CORE) sau debitare directă pentru firme (B2B) – cu scanarea mandatului semnat.

Creare rulare debitare directă

„Nouă rulare debitare directă” preia facturile înregistrate cu metoda de plată debitare directă și mandat activ; „Creare rulare” o creează. Dacă un termen nu mai este accesibil, îl amânați cu „Amânare”; „Anulare rulare” eliberează din nou facturile.

Fișier bancar (pain.008) și trimitere

„Creare fișier” generează fișierul de debitare directă SEPA (pain.008) pentru descărcare. Trimiterea o efectuați în online banking și ulterior o raportați cu „Marcare ca trimis”.

Preluare bancară (EBICS)

Dacă este configurată o conexiune EBICS pentru firmă (Facturi de intrare → Setări → Preluare bancară), extrasele de cont ale proprietăților vin automat zilnic. Acestea ajung doar în administrarea proprietății, niciodată în serviciile bancare ale firmei – banii chiriașilor și proprietarilor sunt bani fiduciari.

Citire extras de cont ca fișier

Fără EBICS, deschideți „Extras de cont și intrări de plată” și citiți fișierul băncii dumneavoastră cu „Citire extras de cont” (CAMT.053 sau MT940). IBAN-ul determină contul imobilului; o a doua citire a aceluiași extras nu înregistrează nimic dublu.

Alocare plăți

Sub „Extras de cont & Încasări” există o propunere cu semafor pentru fiecare plată: referință de plată, IBAN cunoscut (chiar și pentru plăți parțiale, în exces sau colective) sau numele plătitorului. Dacă scopul plății menționează un alt cont, contul IBAN-ului nu va fi propus. Se înregistrează automat doar ceea ce este unic – și doar dacă setarea de autonomie permite acest lucru.

Respectați instrucțiunile

O referință a unei alte proprietăți, a unui cont închis sau „Garanție” pe contul proprietății nu va fi niciodată înregistrată ca chirie – instrucțiunea indică ce trebuie făcut (rambursare sau transfer către contul de garanție).

Tragere extras de cont în chatul AIRIS

Puteți trage fișierul extrasului și în chatul AIRIS. AIRIS îl citește și raportează contul, perioada și mișcările; elementele neechivoce se înregistrează doar după „Da, înregistrați”, restul rămânând sub „Extras de cont și intrări de plată” pentru alocare manuală. O a doua citire nu înregistrează nimic dublu. Datele extrasului (nume, IBAN, scopul utilizării) nu ajung astfel la niciun model lingvistic.

Sugerați un transfer

Sub „Plăți efectuate” se găsesc facturile neachitate ale furnizorilor, creditele și garanțiile contractelor încheiate. „Propunere” creează un transfer din contul proprietății – încă nu se transferă bani.

Aprobare (patru ochi)

Proprietarii și administratorii pot aproba. Peste limita de competență a contractului de administrare (fără valoare: 1.000 €), două persoane diferite trebuie să aprobe; întotdeauna plățile către un cont al administrației.

Fișier bancar sau EBICS

„Generare fișier bancar” creează un fișier de transfer SEPA (pain.001) pentru fiecare cont de proprietate. Încărcați-l în serviciile bancare și notați acest lucru – sau trimiteți-l direct prin conexiunea EBICS.

Execuție și înregistrare

Dacă transferul apare în următorul extras de cont, este marcat ca „executat”. „Înregistrare” înregistrează plata costurilor, plata creditului sau rambursarea garanției. Un transfer returnat este raportat.

Deschideți ajustările scadente

În fila „Abrechnung” (Decontare) sub „Wertsicherung” (Indexare) (Austria) sau „Index & Staffel” (Index și Eșalonare) (Germania) se află contractele cu ajustări scadente, cu valoarea indexului și perioada de blocare.

Calculare

„Berechnen” (Calculare) creează un protocol: index vechi și nou cu sursă și versiune, modificare, plafon, rotunjire și dată de intrare în vigoare.

Aprobare și scrisoare

După aprobarea de către proprietari sau administratori, scrisoarea este disponibilă ca PDF.

Trimitere și acces

Trimiteți scrisoarea și înregistrați accesul. Efectul este recalculat la acces; în Germania, asistentul arată blocarea anuală a chiriei indexate.

Preluare

„Übernehmen” (Preluare) încheie suma anterioară și creează noua componentă a chiriei. Factura o utilizează începând cu următoarea perioadă.

Pregătire majorare chirie (Germania)

În dosarul contractului, fila „Majorări” deschide asistentul „Pregătire majorare chirie (§ 558 BGB)”: Situația inițială, termen de blocare și de așteptare, justificare cu indicele chiriilor, expertiză sau locuințe comparabile, plafonare, chirie nouă și verificare. Calculul se face în motor; fiecare cifră are un traseu de calcul.

Aprobare, expediere, înregistrare primire

Proprietarii sau administratorii aprobă scrisoarea — numărul de dosar și starea sunt înghețate. DivineMind nu trimite nimic singur: descărcați PDF-ul, trimiteți-l, înregistrați expedierea și înregistrați primirea. Doar odată cu primirea încep termenele de acord și de acțiune în instanță.

Răspuns și Preluare

Înregistrați acordul (chiar și parțial sau prin plată), refuzul, acțiunea în instanță și hotărârea. „Preluare în chirie” încheie suma anterioară în ziua precedentă și aplică noua sumă de la data intrării în vigoare; suplimentele de modernizare apar ca o linie separată.

Modernizare și Plafonare chirie

Fila „Modernizare” a proprietății conduce de la proiect, prin anunț și finalizare, la majorarea pentru fiecare chiriaș. În unitate, fila „Chirie” verifică chiria permisă la o nouă închiriere și generează informațiile înainte de declarația de contract.

Austria: Stabilirea chiriei și Decontul chiriei principale

În fila „Chirie” a unității, se creează limita superioară conform § 16 MRG (valoare de referință sau categorie) cu adaosuri și reduceri, locație, termen limită și dovadă, ca PDF. Majorarea § 45, intrarea § 46, § 46a, § 12a și renovarea § 16 alin. 10 încep în fila „Majorări” a contractului; calculul chiriei principale conform § 20 MRG se creează în fila „Chirie principală” a imobilului, de asemenea ca PDF.

Termene și Indicele chiriilor

Sub „Chirie și Preluare” se găsesc toate termenele cu semafor și indicii chiriilor (întotdeauna cu sursă). Pagina de start afișează operațiunile deschise, termenele, reclamațiile și bazele lipsă, cum ar fi starea zonei sau noile valori de referință.

Preluare date

Sub „Preluare date”, descărcați șablonul Excel, încărcați fișierul completat, alocați coloane și porniți rularea uscată. Aceasta nu înregistrează nimic și afișează o listă de erori pe rând. După potrivirea persoanelor și sumele de control, proprietarii sau administratorii preiau lotul, îl verifică în produs și stabilesc soldurile.

Deschideți administrarea WEG

Prin meniul „Administrarea WEG” sau fila „WEG” a unei proprietăți cu condominiu. În partea de sus sunt termenele deschise ale tuturor clădirilor cu semafor, iar dedesubt sunt sub-filele Prezentare generală, Plan economic, Decont anual, Rezervă, Adunări, Decizii și Administrare.

Plan economic sau previziune

Asistentul vă ghidează prin perioadă, poziții, chei de distribuție, detalii, planuri individuale pe unitate și stabilire. Avansurile sunt apoi prescrise prin circuitul monetar.

Convocarea adunării

Sub „Adunări”, creați data, locația sau sala online și ordinea de zi. Invitația se înregistrează cu metoda de expediere și termenele limită pentru fiecare proprietar și se trimite doar prin buton. Participanții online intră prin sala de așteptare de la DivineMeet; nu există înregistrare. O transcriere este posibilă doar cu consimțământul tuturor celor prezenți (vezi „Adunare live”).

Votare și proces verbal

În conducerea adunării, înregistrați prezența și procurile, precum și voturile pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. Rezultatul este determinat cu metoda de calcul conform legii țării. Apoi urmează procesul verbal, semnăturile și – în Germania – colecția de decizii.

Decizie prin circulație

Deciziile fără adunare le inițiați sub „Adunări” cu „Start circulație”; voturile sunt înregistrate pentru fiecare proprietar cu un termen limită și evaluate ca în adunare.

Decont anual

Sub „Decont anual”, calculați decontul comunității și deconturile individuale pentru fiecare proprietar, le stabiliți, le trimiteți și înregistrați plățile suplimentare și creditele în contul proprietarului – fiecare pas printr-un buton.

Rezervă și administrare

„Rezervă” arată soldul, contribuțiile și retragerile; acolo se creează și raportul de active (Germania) sau contul de rezervă la schimbarea administratorului (Austria). Sub „Administrare” gestionați numirea administratorului, consiliul consultativ, schimbarea proprietarului, detaliile de livrare și unitățile de vot.

Conducere adunare

În ziua adunării, sub „Administrare WEG” → „Adunări”, deschideți adunarea și faceți clic pe „Conducere adunare”. Dacă nu există încă o sală online, „Creare sală online” o creează; „Deschidere ca gazdă” pornește DivineMeet, „Copiere link pentru proprietari” oferă linkul pentru participarea online.

Alocare invitați Meet ai unității

Proprietarii intră prin sala de așteptare. După admitere, dumneavoastră, în calitate de președinte, verificați identitatea, selectați reprezentantul cu drept de vot și faceți clic pe „Identitate verificată – alocare”. Abia după aceea oaspetele poate vota; pentru reprezentanți cu drept de vot externi, votul este blocat.

Votare live

Pentru fiecare punct de pe ordinea de zi, „Deschidere votare” pornește votarea. Online votează invitații Meet și dosarul clientului însuși; voturile din sală le înregistrați în fișa de vot. Vedeți în permanență voturile exprimate, prezența, participarea online și capacitatea de a lua decizii.

Înregistrare rezultat

În Germania, „Închidere, anunțare și înregistrare în registrul deciziilor” încheie punctul și înregistrează decizia direct în registrul deciziilor. În Austria, „Închidere și înregistrare rezultat” înregistrează rezultatul; ulterior urmează afișarea la imobil și trimiterea (§ 24 alin. 5 WEG 2002), de la care începe termenul de contestare. Proprietarii și administratorii au permisiunea de a înregistra.

Transcriere doar cu consimțământul tuturor

Sub „Transcriere pentru proces-verbal”, activați o transcriere cu „Activare transcriere” – aceasta rulează doar atâta timp cât toți cei prezenți au consimțit. Dacă se alătură cineva fără consimțământ, aceasta se oprește imediat. Nu există înregistrare. Procesul-verbal este redactat de administrație; rezultatele provin întotdeauna din numărătoare.

Export DATEV/BMD per imobil

La „Export DATEV/BMD” selectați imobilul, contul și perioada (un an calendaristic). Previzualizarea afișează toate înregistrările cu cont, cont corespondent și mențiuni; „Descărcare export” generează un fișier ZIP cu lotul de înregistrări, conturile de persoane și alocarea conturilor, arhivându-l cu sumă de control. Exportul reprezintă un client fiscal separat pentru consultantul fiscal al proprietarului – chiriile și cotele de întreținere nu apar niciodată în exportul fiscal al firmei dvs.

Plan de conturi și alocarea conturilor

În fila „Setări” stabiliți formatul (DATEV sau BMD), planul de conturi, numărul de consultant și de client. Conturile sunt propuneri ale planului de conturi; fiecare categorie poate fi modificată pe un cont propriu – vă rugăm să coordonați cu consultantul fiscal.

Decont proprietar

La „Decont proprietar” selectați contractul de administrare (administrare închiriere sau a proprietății individuale) și luna. Previzualizarea afișează încasările din chirii, costurile plătite, respectiv cota de întreținere, onorariul de administrare conform contractului, fondul de rezervă, soldul și propunerea de plată. „Salvare ca ciornă”, apoi „Finalizare” – după aceea decontul devine nemodificabil și este salvat ca PDF.

Trimitere și plată

Trimiteți decontul prin e-mail sau puneți-l la dispoziție în dosarul de client al proprietarului. „Comandare plată” creează la plăți ieșite un ordin de transfer din contul imobilului; aprobarea, principiul celor patru ochi și fișierul bancar se procesează acolo.

E-factură pentru notificări de plată

La „E-factură” sunt afișate toate notificările de plată înregistrate cu TVA și dacă e-factura este obligatorie (Germania: § 14 UStG cu termene de tranziție; Austria: opțional, cu acordul părților). „Verificare” indică datele lipsă, „Descărcare” generează XRechnung, ZUGFeRD sau ebInterface și arhivează originalul.

Informații lunare despre consum (§ 6a HeizkostenV)

Pentru contoarele cu citire la distanță, importați valorile lunare ale serviciului de contorizare prin importul de citiri. La „Informații consum” vedeți consumul în kWh per utilizator comparat cu luna precedentă, aceeași lună a anului trecut și utilizatorul mediu. „Generare” blochează valorile, „Trimitere” le expediază prin e-mail sau le publică în dosarul de client. Valorile lipsă sunt menționate, niciodată estimate.

Pornire zi de decontare

La „Zi de decontare” selectați proprietatea, anul și sfera de aplicare (cheltuieli de administrare/întreținere, costuri de încălzire sau ambele). Alternativ, spuneți-i lui AIRIS „Fă decontul cheltuielilor de administrare pe 2025 pentru L-003” – asistentul și conversația au aceeași stare de lucru.

Facturi din căsuța poștală

„Citire căsuță poștală” transmite e-mailurile cu facturi atașate către recunoașterea documentelor din DivineFinance. Dacă identifică numărul imobilului sau adresa, factura primește centrul de cost al proprietății. „Preluare documente clare ca documente de cost” creează documentele de cost; facturile fără un tip de cost clar le atribuiți manual în decont. E-mailurile de la chiriași și proprietari nu sunt citite niciodată.

Solicitare citiri lipsă

Dacă lipsește un index de contor la sfârșitul perioadei, „Solicitare de la chiriași” cere indexul utilizatorilor actuali: în dosarul de client (notificare push și alertă) sau prin e-mail, altfel prin scrisoare de tipărit. Chiriașul îl transmite în dosarul de client la „Transmitere index contor”; preluați indexul ca de obicei la „Din dosarul de client”.

Ciornă și raport de verificare

„Calculare ciornă” folosește motorul de calcul al administrației de proprietăți. „Verificare” salvează un raport de verificare cu semafor: blocaje, poziții fără document justificativ, facturi nepreluate, citiri lipsă, comparare cu anul precedent per tip de cost (de la 20% și 100 €), plăți suplimentare neobișnuite și termenul limită. Raportul este disponibil ca PDF; este valabil doar pentru ciorna cu care a fost verificat.

Aprobare și expediere

Fără punct roșu, proprietarii sau administratorii pot aproba: decontul este finalizat (Austria: afișare/Legung astăzi) și trimis în dosarul de client sau prin e-mail. Destinatarii cu livrare prin poștă sunt indicați pentru tipărire. AIRIS trimite doar după aprobarea dumneavoastră expresă.

Chiriașul întreabă, AIRIS explică

În dosarul de client, chiriașul poate întreba despre decontul său, de exemplu „De ce este plata mea suplimentară atât de mare?”. AIRIS răspunde exclusiv pe baza raportului de calcul al acestui decont (cotă-parte, plăți în avans, cele mai mari poziții, anul precedent), afișează documentele justificative ale pozițiilor sale și menționează termenul de contestație cu trimitere la temeiul legal. AIRIS nu calculează: fiecare număr din răspuns este verificat cu raportul, iar datele altor chiriași nu îi sunt accesibile.

Înregistrare reziliere

La „Schimbare de chiriaș” → „Schimbare nouă de chiriaș”, selectați proprietatea și unitatea și introduceți cine a reziliat, când a fost primită notificarea și sub ce formă (cu scanarea documentului). Modulul de calcul determină sfârșitul contractului, afișând pașii de calcul și temeiul legal: Germania § 573c BGB (a 3-a zi lucrătoare, termene pentru locator după 5 și 8 ani, formă scrisă § 568 BGB), Austria § 560 ZPO și § 33 MRG. O reziliere prin e-mail este afișată ca nulă din punct de vedere al formei. „Înregistrare sfârșit contract în contractul de închiriere” aplică data doar la clic.

Predare

„Creare proces-verbal de preluare” deschide procesul-verbal de predare-primire cunoscut: încăperi, defecte cu fotografii, indexuri contoare, chei și semnătura ambelor părți. La finalizare, indexurile contoarelor sunt transferate în decontare.

Anunț și candidați

Anunțul se creează în modulul de agenție imobiliară, asociat cu unitatea. Odată publicat, primește un link; solicitările ajung drept contacte în CRM și devin candidați prin „Preluare solicitări din anunț”. Pentru fiecare candidat introduceți vizionarea și declarația pe proprie răspundere – doar întrebări permise, eșalonate în funcție de stadiul procedurii.

Consimțământ și bonitate

Înainte de verificarea bonității, candidatul își dă acordul (text cu sumă de control, semnătură pe ecran, pe hârtie sau prin e-mail; revocabil oricând). Interogarea la KSV1870 (Austria) resp. SCHUFA (Germania) necesită un contract cu furnizorul – până atunci rulează în companiile demo în mod de testare, marcată clar ca „nu este un raport real”. Utilizabil fără contract: încărcați raportul prezentat de candidat și introduceți rezultatul. Se salvează doar semaforul; după o respingere, datele sunt anonimizate la expirarea termenului.

Contract de închiriere cu semnătură

După acceptare, contractul este generat din șablon cu sumele dumneavoastră; garanția este verificată de DivineMind în raport cu suma maximă (§ 551 BGB). Un contract pe perioadă nedeterminată nu necesită o formă specială: chiriașul semnează pe ecran sau printr-un link pe telefon, iar administrația semnează de asemenea. Dacă este necesară forma scrisă (perioadă determinată, renunțare îndelungată la reziliere), este permisă doar hârtia cu semnătură olografă sau o semnătură electronică calificată. „Finalizare contract” creează noul raport de închiriere.

Garanție și mutare

Garanția este înregistrată în noul contract – ca bani doar într-un cont de garanție al proprietății, separat de contul obiectului. La mutare: proces-verbal de primire cu indexuri de contoare, „Calcul previzualizare” și „Înregistrare prescriere” pentru prima lună (aceasta creează contul de chiriaș) și „Notificare schimbare utilizator” ca fișier ARGE pentru serviciul de contorizare. Când toți pașii sunt finalizați, încheiați schimbarea de chiriaș. AIRIS cunoaște stadiul în orice moment.

Înregistrare serviciu de contorizare

La „Serviciu de contorizare” selectați pentru fiecare proprietate furnizorul, formatul de schimb (ARGE-HeiWaKo 3.10 sau fișier de citire), precum și numărul de client și de proprietate de la serviciul de contorizare.

Import fișiere

Încărcați fișierul serviciului de contorizare și porniți rularea de test. Fișiere ARGE: indexurile contoarelor intră la citiri, rezultatele de decontare per utilizator se salvează pentru contraprobă. Fișierele de citire (CSV/Excel) sunt recunoscute după numele coloanelor – vedeți maparea înainte de a prelua datele. Profilurile furnizorilor nu sunt verificate cu fișiere originale fără contract.

Notificare schimbare utilizator

„Descărcare” resp. „Generare și salvare în dosar” creează fișierul ARGE cu toți utilizatorii și perioadele de locuire din perioada de decontare, inclusiv perioadele de neocupare. Din fluxul de schimbare a chiriașului, „Notificare schimbare utilizator” raportează doar locuința respectivă.

Citire la distanță

Proprietarii și administratorii activează interfața: un gateway radio sau serviciul de contorizare transmite indexurile către DivineMind folosind cheia; acestea trec prin aceeași verificare ca orice import. Cheia este afișată o singură dată.

Fila „Operare” și „Birou”

În imobil, fila „Operare” centralizează defectele, comenzile, „Instalații și inspecții” și termenele limită ale casei, fila „Birou” circularele, prestatorii de servicii, lista chiriașilor și cheile. Pentru toate casele, accesați aceleași liste din „Imobil & Birou”.

Raportare defect din e-mail

Sub „Defecte și notificări”, blocul „Din telefon și e-mail” afișează notificările de defecte din e-mailurile către cutia poștală conectată. Persoana care raportează este recunoscută prin registrul dumneavoastră de contacte și alocată unității corecte; dacă se potrivește doar numele, nu se face nicio presupunere – alocați dumneavoastră. Se creează conform setării dumneavoastră de autonomie sau cu „Creare ca notificare”; la cerere, persoana care raportează primește o confirmare de primire.

Meseriași: oferte și atribuire

Sub „Comenzi”, „Atribuire comandă” pornește – dintr-un defect sau direct. „Solicitare prestatori de servicii” și „Trimitere solicitări” obțin oferte, „Înregistrare ofertă” le introduce; comparația arată diferența față de cea mai ieftină. De la limita dumneavoastră de sumă, o a doua persoană aprobă („Aprobare acest nivel”), apoi urmează „Angajare”. Sub „Informații pentru meseriaș” stabiliți ce se transmite. După „Înregistrare recepție”, registrul termenelor limite înregistrează garanția.

Obligații de inspecție ale instalațiilor

Sub „Instalații și inspecții”, înregistrați liftul, încălzirea, detectoarele de fum și alte instalații. Sistemul calculează termenele de inspecție din lege, normă și contract – cu referință: obligația pentru detectoarele de fum și responsabilitatea pentru toate cele 16 landuri germane și 9 landuri austriece, liftul pentru toate landurile austriece. Dacă pentru un land nu este definită nicio regulă, apare „nedefinit” în loc de un termen limită inventat. O obligație legală de inspecție se dezactivează doar cu motiv.

Registrul termenelor limită

„Inspecții și termene limită” afișează „Inspecții scadente” și „Termene limită” cu eticheta Lege, Contract, Normă sau Setare a administrației dumneavoastră. Fiecare termen limită are un responsabil; dacă sub „Setări” este activat „Termene limită suplimentare ca eveniment în calendar”, acesta apare și în calendar. „Sincronizare acum” actualizează registrul; un termen limită se anulează doar cu motiv.

Sărbători legale locale

Termenele limită și timpii de reacție iau în considerare sărbătorile legale din fiecare land și comună. Care sunt valabile, vedeți în fila „Prezentare generală” a imobilului sub „Sărbători legale locale”. Dacă lipsește comuna, un termen limită afectat este „nedeterminat”.

Proces-verbal de predare

„Predare nouă” → „Creare și pornire” deschide procesul-verbal de predare; camerele, contoarele și cheile sunt preselectate din unitate și ultimul proces-verbal. Defectele cu fotografii și semnăturile ambelor părți apar ulterior în PDF.

Circulară și afișaj

În fila „Birou” sub „Circulare”, faceți clic pe „Scriere circulară”, selectați sub „Cui?” rolurile și „Determinare destinatari”. „Verificare” arată ce trebuie modificat; după „Aprobare”, se creează scrisoare pentru fiecare destinatar, scrisoare de serie și afișaj ca PDF. E-mailurile sunt trimise individual fiecărui destinatar, poșta se tipărește ca scrisoare de serie. Rezilierile și alte declarații care necesită formă scrisă nu se trimit ca circulare.

Listă chiriași

În fila „Birou”, „Listă chiriași” afișează situația chiriașilor imobilului – „Descărcare ca Excel” sau „Descărcare ca PDF”.

Deschidere catalog de reguli

În meniul „Catalog de reguli” se află toate regulile conform cărora DivineMind clasifică și calculează. Filtrați după Austria sau Germania, după lege și după tip.

Înțelegerea regulii

Fiecare regulă afișează condiția, rezultatul, referința, sursa cu stadiul sursei, valabilitatea și cazurile sale de test. Versiunile înlocuite rămân vizibile; întrebările deschise către avocat sunt marcate.