De la dosarul de șantier și planul de construcție până la depunerea digitală la autorități — care este procedura în fiecare land federal, ce documente sunt necesare și ce verifică sistemul pentru Dumneavoastră.
Meniul „Șantier” — ce se află unde
- Șantiere: pentru fiecare șantier, fișa cu filele Prezentare, Mesaj vocal, Planificat-Realizat, Grafic de construcție, Întârzieri, Aprobare, Obligații de raportare, Echipă, Ore, Subcontractori, Portal client, Recepții, Defecte, Echipamente, Vehicule, Materiale, Fotografii, Plan & Pini, Planuri/CAD și Jurnal de șantier și Costuri indirecte.
- Grafic de construcție (fila „Grafic de construcție”): creați operațiuni cu lucrare, perioadă și progres și legați-le cu „Stabilire dependență” („Depinde de”, timp de așteptare în zile). Dacă o operațiune este amânată, DivineMind recalculează operațiunile următoare și afișează „Finalizarea se amână cu … zile calendaristice” sau „În plan — termenul de finalizare este respectat”. Fără dependențe, nicio întârziere nu este calculată mai departe — acest lucru este indicat în mod explicit. Din întârziere se creează în fila „Întârzieri” o schiță (vezi mai jos).
- Subcontractori: creați centralizat „Subcontractor nou” și atribuiți șantiere (aici sau în șantier, în fila „Subcontractori”). Sub „Documente de conformitate” depuneți dovezi cu „Valabil de la”/„Valabil până la” și fișier; lista afișează „Documente valabile”, „expiră curând” sau „expirat”. Blocul „Înainte de plată” duce la interogare: în Austria lista HFU (§ 67a ASVG) — interogați astăzi, selectați rezultatul, atașați dovada —, în Germania certificatul de scutire (§ 48b EStG) cu numărul fiscal conform certificatului.
- Oferte de construcții: listă a tuturor ofertelor de construcții cu „Import LV” (ÖNORM, GAEB) și export „GAEB”. Dintr-o ofertă deschideți devizul; acolo creați „Creare factură parțială” din cantitățile deschise și la final „Creare factură finală” — factura finală compensează toate devizele deschise și scade facturile parțiale anterioare.
- Condiții & Impozit (în devizul ofertei): „Lucrări de construcții — Reverse Charge”, Skonto % cu termen de skonto și sub „Rețineri” reținerile cu „Reținere până la (luni)” — în Austria garanție de bună execuție și garanție de reținere, în Germania reținere de garanție pentru executarea contractului și pretenții de garanție; acolo selectați suplimentar tipul de contract (contract de lucrări BGB sau contract VOB/B), conform căruia se orientează durata de valabilitate implicită. Reverse Charge este configurat pentru companiile din Austria și Germania și necesită ambele UIDs (ale dumneavoastră în profilul companiei, ale clientului în fișa clientului) — altfel nu se creează nicio factură. Suma facturii rămâne aceeași; se reține din suma de plată, care apare ca o linie separată pe factură. Reținerile scadente le marcați cu „Marcați ca achitat”.
- Calcul și catalog distribuitor: Salariu mediu și K7 pe poziție, așa cum este descris mai jos la „Deviz, distribuitor și calcul”; catalogul distribuitorului citește DATANORM 4/5, prețurile apar apoi în căutarea de materiale din calcul. IDS-Connect: Șantier › fila „Material” › „Comandă la distribuitor”; coșul de cumpărături revine ca material de șantier.
- Cerere de comandă cu șantier: Dacă un angajat selectează un șantier în aplicație la cererea de comandă, articolele ajung după aprobarea dumneavoastră o singură dată — nu dublu — ca material în fila „Material” a acelui șantier și sunt numărate în planificat-realizat.
- Panou de planificare și echipamente: vezi capitolul „Alte unelte” — planificați echipe, echipamente și vehicule, inventar echipamente cu termene de inspecție.
- DivineBuild 3D: Pentru un PDF vectorial sau un fișier DXF, DivineMind citește scara din antetul planului, pentru fiecare foaie se creează un etaj. Dacă scara lipsește, calibrați printr-o linie de referință cunoscută. Dacă recunoașterea pare neconformă, apare „Vă rugăm să verificați” cu motivele — verificați întotdeauna singur rezultatul; planul este responsabilitatea planificatorului.
- Flux de lucru pentru modificări suplimentare: deschide șablonul „Flux de lucru pentru modificări suplimentare” în editorul de fluxuri — pasul 1 pregătește un e-mail factual către client despre modificarea suplimentară sau costurile suplimentare, pasul 2 creează sarcina „Creare ofertă modificări suplimentare” (scadență în 2 zile). Se pornește manual. Adaptați pașii și salvați; dacă e-mailul este trimis automat sau necesită aprobare, decide butonul dumneavoastră de autonomie. Oferta de modificări suplimentare în sine (număr NA la comanda principală) o creați în oferta de construcții.
- AIRIS pe șantier: aproximativ 15 unelte de construcții — interogare planificat-realizat, deviz, modificări suplimentare, defecte, raport costuri indirecte, echipamente, evaluare mesaj vocal, pini de plan și întârzieri. Tot ce scrie, trece prin butonul de autonomie; factura parțială este întotdeauna creată de o persoană.
Procedura pe scurt
- Creați șantierul → Tabul „Autorizație” → Creați dosarul pentru landul federal respectiv. Sistemul cunoaște procedura de depunere și lista de documente specifice landului.
- Colectați documentele: fiecare punct din lista de verificare primește un fișier și, opțional, o notă. Contorul de sus afișează în permanență „x din y finalizate”.
- Generați mapa de depunere: un PDF cu pagină de gardă, stadiul listei de verificare și toate anexele — baza pentru depunere.
- Depunerea o faceți Dumneavoastră direct la autoritate: în Viena prin mein.wien.gv.at, semnat cu semnătura Dumneavoastră electronică calificată. Noi pregătim și documentăm — de semnat puteți semna doar Dumneavoastră.
- Actualizați statusul până la emiterea deciziei: depus la data de, număr de înregistrare, decizie la data de. Autoritățile pot interoga stadiul într-un format lizibil de către computer prin intermediul unui link de verificare.
Viena: Procedura digitală de autorizare a construcțiilor (MA 37)
1 · Configurarea accesului (o singură dată, înainte de prima depunere)
Aveți nevoie de o ID Austria asociată cu contul Dumneavoastră Stadt-Wien și trebuie să fiți administrator în grupul „Mein Wien” al proiectului. Grupul este obligatoriu deoarece specialiștii implicați se schimbă între faza de proiectare și cea de execuție: număr nelimitat de membri, însă doar administratorii au dreptul de a trimite. De asemenea, solicitantul autorizației sau împuternicitul acestuia trebuie să participe la serviciul de livrare electronică pe întreaga durată a procedurii (MeinPostkorb, respectiv USP) — decizia și planurile se transmit exclusiv pe cale electronică.
2 · Colectarea documentelor în dosar
În dosarul de șantier, la secțiunea „Autorizație”, creați un dosar pentru landul federal Viena. Veți primi lista cu cele 11 puncte ale MA 37, atașați fișierul corespunzător fiecărui punct și puteți urmări progresul în partea de sus. Astfel, documentele lipsă și proiectantul responsabil de acestea sunt centralizate într-un singur loc, în loc să fie împrăștiate în cinci conversații prin e-mail.
3 · Planurile din software-ul Dumneavoastră de proiectare în format PDF
Primăria Vienei solicită textual: „Planurile trebuie salvate întotdeauna ca PDF direct din software-ul de autor (programul CAD) și apoi semnate digital.” Un document imprimat și scanat nu este acceptat. Format: PDF, recomandat PDF/A-1b. Maximum 50 MB per fișier, 1 GB per depunere, fără protecție prin parolă sau la scriere.
4 · Semnarea electronică calificată
Planurile de construcție, descrierile tehnice și calculele trebuie să fie prevăzute cu o semnătură electronică calificată de către autorul proiectului — constructor autorizat, inginer proiectant autorizat sau persoană autorizată conform legislației comerciale. După semnare, fișierul nu mai poate fi modificat. Documentele care au fost semnate olograf în original (de exemplu, acordul coproprietarilor terenului) pot fi scanate și încărcate.
5 · Depunerea prin mein.wien.gv.at
O procedură de autorizare se desfășoară în format digital doar dacă cererea este depusă prin intermediul platformei. Pentru cei care trimit documentele prin e-mail, procedura va continua în format analogic. Tipuri de proceduri: autorizație generală de construire (§ 70), procedură conform § 70a/70b, notificare de construcție, autorizație de demolare.
6 · Actualizarea statusului în dosar
Introduceți numărul de înregistrare, data depunerii și, ulterior, data deciziei. Statusul evoluează de la „în pregătire”, la „depus” și până la „decizie emisă” — și rămâne asociat proiectului ca dovadă, chiar și după mulți ani.
Dacă ați depus documentele în format digital, trebuie să parcurgeți întreaga procedură digital — revenirea la procedura analogică nu este posibilă în niciun moment. Acest lucru este valabil și pentru completările ulterioare, desemnarea dirigintelui de șantier, notificarea de începere și de finalizare a lucrărilor. De asemenea, rețineți: transmisiile electronice efectuate în afara programului de lucru cu publicul (Luni–Vineri 8–15) sunt considerate depuse doar la reluarea programului de lucru — acest aspect este crucial în cazul termenelor-limită.
Cele 11 puncte ale listei de verificare din Viena
- Formularul de cerere pentru autorizația de construire
- Planurile de construcție, inclusiv planul de situație — semnate electronic calificat de către autorul planului
- Acordul tuturor proprietarilor de teren
- Certificatul de performanță energetică, inclusiv dovada protecției fonice
- Dovada respectării obligației privind energia regenerabilă (Regulamentul de construcții din Viena)
- Dovada accesibilității
- Dovada locurilor de parcare (Legea parcărilor din Viena)
- Dimensionarea structurală preliminară
- Declarația privind obligațiile față de riverani
- Dovada asigurării apei pentru stingerea incendiilor
- Dovada spațiului pentru colectarea deșeurilor
Articolul 63 din Regulamentul de construcții pentru Viena menționează, în funcție de proiect, alte anexe suplimentare: autorizația de parcelare, documentația privind riscurile Seveso, conceptul de protecție a arborilor pentru copacii stradali, autorizația de demolare definitivă, conceptul de amenajare a spațiilor verzi, locația și capacitatea instalațiilor fotovoltaice obligatorii, precum și date tabelare privind suprafețele existente (suprafața utilă brută și netă). Viena nu mai solicită extras de carte funciară din 2014 și nu există o listă separată a vecinilor — vecinii sunt menționați cu numele și adresa direct pe planul de situație.
Cerințe privind planul în sine (Regulamentul privind planurile de construcție din Viena)
- Scări: plan de situație 1:200 sau 1:500; planuri, secțiuni și fațade 1:100. Scara respectivă trebuie specificată, iar pe planul de situație trebuie indicat suplimentar nordul.
- Culori în planul de situație: construcție nouă roșu, existent gri, demolare galben; dacă se demolează și se reconstruiește în același loc, se folosește hașură roșu-galben.
- Culorile materialelor de construcție în planurile arhitecturale și secțiuni: cărămidă roșu, beton verde, beton armat negru, oțel albastru, lemn maro — alte materiale de construcție în culori proprii, cu legendă.
- Subliniați cu roșu noile destinații și suprafețe ale încăperilor, iar cu galben pe cele dezafectate. Abaterile de la un proiect deja aprobat se vor tăia în întregime cu o cruce galbenă.
- Formatul paginii: 210 × 297 mm (A4); planurile mai mari trebuie împăturite corespunzător.
- Nu există un indicator de plan obligatoriu pentru depunerea la Viena. Obligatorii sunt doar indicarea scării, săgeata nordului, legenda pentru culorile diferite ale materialelor de construcție — și semnătura.
Alte landuri
- Austria Inferioară: Depunerea la primărie ca autoritate de construcții de primă instanță, în format tipărit — planuri de construcție în trei exemplare, descrierea construcției conform modelului landului (§§ 18/19 NÖ BO 2014).
- Tirol: Depunerea la primărie; multe primării oferă formulare online, platforma regională pentru depunerea digitală a proiectelor de construcții este în curs de dezvoltare. Listă de verificare: cerere de autorizare, planuri de construcție inclusiv planul de situație, descrierea construcției, certificat energetic, extras de carte funciară sau acordul proprietarului terenului, dovada regimului de construire/destinației, notificarea vecinilor.
- Vorarlberg și Linz au propriile căi de depunere, care sunt de asemenea înregistrate în sistem. La crearea dosarului, selectați landul — calea de depunere și lista de verificare se vor adapta în consecință.
Interogare status — interfața noastră, nu a autorității
- De la bun început, pentru a evita orice neînțelegere: în Austria NU există nicio interfață a unei autorități în construcții prin care să se poată depune dosarul sau să se poată verifica stadiul procedurii. Depunerea se face întotdeauna manual, în portalul autorității. Interfața descrisă aici este operată de NOI — aceasta oferă statusul nostru, nu pe cel al autorității, și nu este conectată la niciun sistem al autorităților.
- Fiecare dosar de autorizare are un token de verificare. Oricine îl cunoaște — de exemplu, autoritatea căreia i l-ați transmis —, poate interoga stadiul depunerii într-un format lizibil de către computer, fără a avea un cont la noi.
- Sunt interogate proiectul, landul, starea, data depunerii, numărul de dosar și stadiul listei de verificare. Datele cu caracter personal nu sunt furnizate, cu excepția denumirii companiei solicitantului.
- Interfața este descrisă conform OpenAPI 3.0.3 și este disponibilă la adresa Descriere OpenAPI — pentru propriul departament IT sau pentru conectarea unui partener din cadrul autorităților.
- Tokenul reprezintă autorizația: cine nu îl deține, nu primește nicio informație. Transmiteți-l doar entităților care trebuie să vizualizeze stadiul.
DivineBuild: transformați un plan de construcție în fișiere
1 · Încărcați planul
La Oferte de construcții → DivineBuild 3D, încărcați planul. Sunt acceptate fișiere PDF, DXF, PNG și JPG. Un plan demonstrativ pentru testare este disponibil chiar alături.
2 · Recunoaștere
Dintr-un PDF vectorial sau dintr-un fișier DXF, pereții, încăperile, golurile și dimensiunile sunt citite direct. În cazul planurilor scanate și al fotografiilor, procesul este preluat de IA — acest lucru durează mai mult și este mai puțin precis. Mai multe pagini sunt grupate pe etaje.
3 · Verificați înainte de a continua lucrul
Fila de verificare arată ce a fost recunoscut. Dacă rezultatul pare inconsistent — o suprafață prea mică a încăperilor pentru dimensiunea clădirii, lipsa totală a golurilor, denumiri de încăperi care seamănă cu texte de cotare —, va apărea notificarea „Vă rugăm să verificați”, însoțită de o justificare. Fișierul este totuși în regulă din punct de vedere tehnic; recunoașterea este cea incertă, nu exportul.
4 · Setați scara, dacă aceasta lipsește
Dacă pe plan nu este specificată nicio scară, acesta trebuie calibrat înainte de export: indicați o distanță cunoscută, iar sistemul va calcula restul. Fără o scară sigură, exportul este blocat în mod intenționat — este de preferat un pas intermediar decât un fișier cu dimensiuni incorecte.
5 · Exportați
DXF (R2018) pentru editare ulterioară în CAD, IFC4 sau IFC2X3 pentru programe BIM precum Revit sau ArchiCAD, și un set de planuri PDF/A-1b pentru fiecare etaj. Fișierele vor fi apoi disponibile pe șantier la secțiunea „Planuri/CAD” și pot fi descărcate printr-un link cu valabilitate limitată.
Cel mai mare beneficiu se înregistrează în cazul clădirilor existente: amenajarea mansardei, recompartimentare, renovare — oriunde planurile vechi există doar pe hârtie sau în format PDF și nu le deține nimeni în format CAD. Cei care desenează oricum de la zero sunt mai rapizi utilizând propriul software de proiectare.
Listă de cantități, distribuitori și Kalkulation
1 · Citire LV: ÖNORM sau GAEB
Oferte construcții → „Import LV” acceptă ÖNORM A 2063 (.onlv) și GAEB DA XML 3.1 până la 3.3 (.x81, .x83, .x86). Se preiau structura, pozițiile OZ, textele scurte și lungi, cantitățile, unitățile, precum și articolele opționale, alternative și forfetare. O cerere de ofertă fără prețuri deschide direct modulul de Kalkulation.
2 · Stabilirea salariului mediu și a adaosurilor
La „Kalkulation” stabiliți echipa (categorii salariale, număr, tarif orar), sporurile salariale și costurile salariale auxiliare. Din acestea rezultă Mittellohnkosten și – cu adaosul total format din cheltuieli indirecte de șantier și de regie generală, dobânzi de finanțare, risc și profit – Mittellohnpreis. În Austria conform ÖNORM B 2061 (K3), în Germania conform EFB-Preis 221, în alte țări ca o calculație generală cu adaosuri. Valorile implicite sunt exemple; introduceți propriile cote.
3 · Calcularea fiecărui articol (K7 / EFB 223)
Pentru fiecare poziție: ore/UM, material, utilaj și lucrări subcontractate/UM. Preluați materialul prin lupă din catalogul comerciantului en-gros – cu prețul de achiziție din DATANORM sau din ultimul coș IDS. Prețul unitar este generat imediat; „Preluare PU” îl transferă în ofertă, atât timp cât aceasta este o ciornă.
4 · Răspuns și atribuire
„GAEB” din lista de oferte generează, pentru o cerere de ofertă GAEB, oferta X84 cu aceleași OZ, altfel antemăsurătoarea de comandă X86. Pentru subcontractanți trimiteți X83 și importați fișierele lor X84 în calculație: prețurile sunt comparate prin OZ și pot fi preluate opțional ca lucrări subcontractate.
5 · Planificat-Realizat pe baza costurilor reale
Dacă o comandă a șantierului este calculată, fila „Costuri” calculează orele cu Mittellohnkosten în locul unui tarif forfetar și compară valorile planificate cu cele realizate pentru fiecare tip de cost – inclusiv raportat la stadiul curent al lucrărilor din măsurători.
În fila „Material” a șantierului, „Comandă la comerciantul en-gros” deschide magazinul comerciantului dvs. (IDS-Connect). Dacă comandați acolo, pozițiile revin ca material de șantier cu preț net și se contorizează imediat în analiza Planificat-Realizat. Configurați datele de acces o singură dată la Cereri de ofertă, iar catalogul îl importați la Produse → Nou → Comerciant en-gros (DATANORM 4/5).
Nu citim GAEB 90 și GAEB 2000 (.d83, .p83) – vă rugăm să exportați ca GAEB DA XML. Maximum patru niveluri de structură. Fișierele nu sunt certificate de BVBS. Componentele de preț (manoperă, materiale…) sunt incluse în fișier doar dacă prețul ofertat corespunde prețului calculat. Modulul de calculație este un instrument de calcul, nu o consultanță tarifară sau juridică. Companiile demo deschid doar magazinul de test IDS.
Ce NU face DivineMind
Aceste puncte sunt lăsate deschise în mod intenționat, conform situației din septembrie 2026. Le menționăm clar, în loc să le ascundem în clauzele scrise cu caractere mici.
- Nu depunem documentele în locul Dumneavoastră. Transmiterea către autoritate și semnătura calificată rămân în sarcina proiectantului — așa prevede legea.
- Nu putem citi fișiere DWG. Salvați în programul Dumneavoastră CAD în format DXF, iar această metodă va funcționa. Scriem fișiere IFC, dar nu le importăm.
- Setul de planuri PDF nu permite căutarea de text: toate etichetele sunt salvate sub formă de desen, nu ca text selectabil.
- Geometria recunoscută nu poate fi corectată în prezent în cadrul programului. Dacă recunoașterea este eronată, rezultatul nu este utilizabil — de aceea este necesar pasul de verificare prealabilă.
- Dimensiunea paginii din setul de planuri PDF nu corespunde încă cerințelor de format ale Regulamentului privind planurile de construcție din Viena. Fișierul PDF este conform cu standardul PDF/A-1b și nu are protecție la scriere, dar nu este încă pregătit ca format pentru depunere.
- Profilul de straturi (layer) „wien_2021” din exportul DXF este o propunere a companiei noastre, nu o normă oficială. Comparați-l cu standardul biroului Dumneavoastră.
- Suprafețele sunt suprafețe geometrice poligonale — nu se realizează o determinare conform ÖNORM B 1800 sau DIN 277, nu se calculează suprafețe utile brute/nete și nici cantități de elemente de construcție.
Ce altceva mai conține dosarul șantierului
- Planificat vs. Realizat: valoarea contractului în raport cu costurile cu forța de muncă și materialele, cu indicator de tip semafor.
- Calculație per comandă: planificat și realizat per tip de cost, manoperă cu Mittellohnkosten.
- Grafic de execuție a lucrărilor cu avertizare de întârziere, echipă și ore înregistrate pentru fiecare șantier.
- Subcontractanți cu costuri și dovezi de conformitate, defecte cu fotografii, recepții.
- Echipamente și materiale, documentație foto, jurnal de șantier cu raport de activitate în format PDF și semnătură pe telefonul mobil.
- Planuri/CAD: toate fișierele generate pentru fiecare model, cu dimensiune, stadiu de verificare și descărcare.
Curățenie clădiri: Înregistrare la locație, meniu „Curățenie”
- Înregistrare doar la locație: Înregistrare timp › fila „Ceas” › card „Înregistrare doar la locație” (vizibil pentru Admin și Manager): activați regula pe locație a companiei și stabiliți „Raza în metri” (implicit 50 m). Apoi, angajații se înregistrează doar dacă telefonul lor se află în raza respectivă — în aplicație și pe web; pe desktop fără permisiunea locației, va fi respins. Precizia GPS măsurată este creditată până la 30 m. Dacă locația nu are încă coordonate, apare „Regula nu este încă activă”.
- Înregistrare și ieșire pe web: în meniul utilizatorului din dreapta sus („Înregistrare” / „Ieșire · de la …“). Personalul de curățenie fără acces la birou se înregistrează pe telefon în aplicația AIRIS. Regula de locație se aplică locațiilor companiei dumneavoastră; o rază proprie pe obiect de curățenie nu este prevăzută pentru curățenia clădirilor.
- Meniu „Curățenie” › Check-in QR: deschide generatorul QR — cu acesta creați coduri QR, de ex. cu un link pentru obiectele dumneavoastră. Nu este un check-in sau înregistrare prin cod QR la obiect; înregistrarea se face prin ceas.
- Meniu „Curățenie” › Control calitate: deschide șablonul „Control calitate (Obiect)” în editorul de fluxuri. În fiecare luni, la ora 7, creează sarcina „Efectuați controlul calității la obiect și înregistrați defectele” și apoi pregătește un e-mail prietenos către client cu rugămintea de feedback. Adaptați pașii și programul înainte de salvare; dacă e-mailul este trimis automat sau necesită aprobare, decide butonul dumneavoastră de autonomie. Un sistem de evaluare (de ex. conform INSTA 800) nu este inclus.