Hotel și pensiune: camere, rezervări, fișă de cazare, taxă locală

Camere, rezervări, contul oaspetelui și facturare — cu un calendar de ocupare pe două săptămâni ca centru.

• Cifre zilnice sus: Sosiri și plecări astăzi, camere ocupate, mic dejun pentru mâine dimineață, camere de curățat.
• Calendar de ocupare cameră pe zi: Un clic pe un câmp liber deschide rezervarea cu camera și data preselectate; culoarea indică statusul.
• Gestionați rezervarea: confirmați, înregistrați check-in, înregistrați check-out; în plus, anulați sau marcați ca neprezentat.
• Contul oaspetelui: Cazare, articole rezervate și taxa locală; în incintă, serviciile cu cantitate și cotă de TVA pot fi înregistrate pe cameră.
• Facturare: Check-out cu factură cumulată, factură de avans de 30 la sută, fișă de oaspeți ca PDF.
• Configurare inițială: Camere cu categorie și preț, sezoane cu factor de preț, taxa locală, calendar portal prin iCal și linkul public de rezervare.
• Destinatarul facturii: Alegeți un contact CRM în rezervare sau introduceți compania/numele, adresa și UID-ul. Peste 400 € (AT) sau 250 € (DE) brut, sistemul solicită numele și adresa.
• Cotele de TVA provin din țara companiei (AT cazare 10 %, articole 20 %; DE 7 % / 19 %). Dacă micul dejun este inclus în prețul camerei, acesta apare ca o linie separată pe factură (DE: alimente 7 %, băuturi 19 %).
• Configurați taxa locală în Setări — nu există o valoare implicită. Șablonul Viena stabilește 5 % din cazare fără mic dejun și TVA (începând cu 01.07.2027 8 %), cu sursă; copiii sub o anumită vârstă sunt scutiți.
• Prețurile sunt pe noapte: Dacă o ședere se extinde într-un nou sezon, fiecare noapte primește propriul preț de sezon — în modul, pe pagina de rezervare și în AIRIS.
• iCal: Dacă o rezervare de pe portal se suprapune cu o rezervare proprie, nimic nu este rezervat de două ori — apare ca o solicitare cu conflict în calendar, iar clopoțelul și e-mailul o semnalează.
• Pagina de rezervare: Prețuri finale incl. TVA, notă privind taxa locală, notă privind protecția datelor și anularea; activați și dezactivați în Setări. Solicitările noi sunt semnalate prin clopoțel și e-mail; oaspetele primește e-mailuri de confirmare și de intrare în limba sa.
• Fișa de oaspeți: în Austria, fișa de înregistrare a oaspeților conform Anexei A a Ordonanței privind înregistrarea oaspeților, în Germania, fișa specială de înregistrare (doar oaspeți străini) — cu număr curent.

• „Pe cameră” la casă: Oaspetele semnează pe ecranul casei de marcat. Semnătura este stocată privat la articolul din contul oaspetelui și apare pe „Anexa cu semnături” (PDF) la factură.
• Plata facturii la recepție (Dosar oaspete → Facturi): „Numerar (Casă)” sau „Card (Casă)” se încasează prin casa dumneavoastră de marcat – cu bon fiscal și semnătură acolo; factura este apoi marcată ca plătită.
• Avans: Din factura de avans aprobată se generează un link de plată. Oaspetele plătește pe o pagină dedicată prin contul Mollie al unității dumneavoastră. O ciornă sau o unitate fără furnizor de plăți nu primește link.
• Masă per rezervare (doar cameră, mic dejun, demipensiune, pensiune completă): linii de factură separate pentru tariful meselor, lista de mic dejun și numărul de cine pe zi (butonul „Listă mic dejun”).
• Menaj pe mobil: Check-out-ul setează camera pe „de curățat”, iar soneria notifică „Camera … este liberă — vă rugăm curățați”. „Curată” salvează numele și ora, „Blocată” elimină camera și de pe pagina de rezervări.
• Rapoarte: Grad de ocupare, ADR, RevPAR, înnoptări pe țară de origine și lista lunară de taxă locală ca PDF pentru primărie. Numărul de înregistrare (Regulamentul (UE) 2024/1028) este pe pagina de rezervare și pe factură; AIRIS poate confirma, face check-in/check-out, înregistra articole, fișa de oaspete și avans – scriind doar prin butonul de autonomie.
• Taxă de stațiune la casă: Dacă casa de marcat încasează taxa de stațiune, aceasta apare ca poziție separată „sumă tranzitorie” cu 0% pe bon. Demipensiunea și pensiunea completă cu băuturi împart factura în mâncare și băuturi; cota o stabiliți dumneavoastră.
• AIRIS fără aprobare: verifică camerele libere, afișează ziua în unitate și creează o cerere. Dacă se potrivesc mai multe rezervări, AIRIS cere clarificări.

• Ora companiei: Prezentarea generală, calendarul de ocupare, „astăzi” la sincronizarea iCal și vizualizarea zilnică a AIRIS se calculează în fusul orar al locației dumneavoastră (din datele companiei sau din țara companiei) — nu în fusul orar al serverului. Sosirea, plecarea și „Mic dejun pentru mâine” se schimbă prin urmare la miezul nopții, ora locală.
• Introducerea numărului de înregistrare (Regulamentul (UE) 2024/1028, închiriere pe termen scurt): Hotel › „Setări” › „Număr de înregistrare al proprietății” și „Atribuit de / Stadiu”. Dacă un apartament are un număr propriu, introduceți-l la „Gestionare camere” › Camere › „Nr. înreg. (doar dacă diferă)”. Numărul va apărea pe pagina de rezervare și pe facturi; verificați acolo dacă municipalitatea sau țara dumneavoastră are un proces de înregistrare.
• Semnăturile sunt private: Semnătura „la cameră” la casă nu este accesibilă public — doar printr-un link semnat, limitat în timp, din contul oaspetelui sau în „Anexă cu semnături”. O semnătură goală sau deteriorată va fi respinsă, butonul „la cameră” este activ doar după semnătură, iar selectabile sunt doar oaspeții care se află în locație.
• Limbi: Interfața și pagina publică de rezervare sunt disponibile în 30 de limbi; e-mailul de intrare și de confirmare este trimis oaspetelui în limba sa. DivineMind nu include un manager de canale (sincronizare prețuri și cote cu portalurile de rezervare) — sincronizarea cu portalurile se face prin iCal (doar ocupat/liber).