As funções de retalho na aplicação AIRIS e no Back-Office — do armazém à loja.
Na aplicação AIRIS (Loja)
- Lagerbestand: Consultar stock por localização e perguntar à AIRIS por comando de voz.
- Nachbestellung: Identificar artigos abaixo do stock mínimo e deixar a AIRIS fazer o pedido de reabastecimento.
- Wareneingang & Etiketten: Registar entregas e imprimir etiquetas de preço/prateleira.
No Back-Office (Gestão)
- Produtos e Catálogo: Mantenha os artigos com EAN, preço e taxa de imposto em Produtos (não existem variantes por tamanho ou cor). Transfira-os para a caixa no backoffice da caixa em "Produtos".
- Lager & Filialen: Stocks, transferências entre localizações e inventário em Gestão de Stock.
- Lieferanten: Fontes de abastecimento e condições de compra em Fornecedores.
No ponto de venda: Devolução, tara, fecho de caixa, ecrã do cliente
- Devolução: botão «Devolução», ler talão (QR) ou introduzir número do talão, selecionar quantidade e estado por artigo, reembolsar em dinheiro, cartão ou vale. É gerado um documento próprio com valor negativo (assinado RKSV); o talão anterior permanece inalterado. Artigos em perfeito estado voltam imediatamente ao stock da loja; artigos abertos, danificados ou com defeito vão para o stock bloqueado (Stock → Devoluções).
- Tara: Se um tipo de tara estiver associado ao artigo (Stock → Tara), a caixa regista a tara automaticamente como uma linha própria. Botão «Vasilhame»: receber vasilhame por tipo de tara ou resgatar um vale de vasilhame da máquina — é abatido na compra. As quantidades surgem no relatório de quantidades de vasilhame (colunas «Caixa»).
- Fecho de caixa: botão „Fecho de caixa“, introduzir saldo inicial e quantidade por nota e moeda. O valor previsto (de faturação em dinheiro, devoluções, vasilhame, numerário em faturas, vales, gorjetas) e a diferença são apresentados imediatamente e guardados como ata de contagem. A diferença consta como entrada „Diferença“ no livro de caixa da filial; contada antes do fecho Z, é lançada posteriormente com a receita diária, nunca em duplicado. Um valor em falta superior ao saldo de caixa permanece como item pendente („Diferenças de caixa pendentes“ no painel).
- Ecrã do cliente: botão «Ecrã do cliente» abre uma janela para o segundo monitor. O cliente vê artigos, tara e total e, após o pagamento, o talão em código QR para o telemóvel (sem aplicação, sem registo).
- Lista de quantidades de tara: Em Stock › „Quantidades de tara descartável“, encontra-se por mês „Artigo por código de barras — colocado no mercado“ com a quantidade declarada; as colunas „Caixa vendida“ e „Caixa tara vazia“ provêm da caixa registadora. Exporte como CSV ou PDF e selecione „Marcar como declarado“.
Na Caixa: Vale-presente, Cartão de cliente, Talão, Offline, Regras de devolução
- Vender vale-presente: O botão „Vale-presente“ na barra da caixa abre „Vale-presente de valor“. Na aba „Vender“, insira o valor do vale — o recibo é impresso; „Verificar saldo restante“ mostra o que ainda resta num vale-presente. Resgatar no diálogo de pagamento com „Resgatar vale-presente“ → „Resgatar“, reverter com „Remover vale-presente“.
- Cartão de cliente e pontos de fidelidade: No diálogo de pagamento, em „Cartão de cliente“, escaneie o cartão ou insira o número de telefone e „Adicionar“; „Novo cartão“ → „Criar cartão“ cria um cartão, „Resgatar prémio“ resgata um prémio. Configure os seus programas na barra lateral da caixa em „Fidelização de clientes“.
- Talão da caixa: mostra o preço base por artigo, juntamente com a loja e a caixa, e o código QR da assinatura RKSV. Pode imprimi-lo, enviá-lo por e-mail ou como recibo online.
- Recibo online via QR: Após o pagamento, o visor do cliente mostra o talão como um código QR. O cliente abre o recibo no telemóvel — sem app, sem registo, sem dados do cliente. Um link alterado não abre um recibo.
- Continuar a cobrar offline: Se a Internet falhar, aparece o banner „OFFLINE — a caixa continua a funcionar“. As vendas são guardadas no dispositivo, em vez do talão assinado, a caixa imprime um recibo de substituição. Assim que a ligação for restabelecida, os talões são enviados e assinados; em „Fila offline“, pode também iniciar a transmissão manualmente com „Transmitir agora“.
- Regras de devolução (Titular): Na caixa, em Configurações › Negócio, secção „Devoluções na caixa“, marque quais os perfis que podem aceitar devoluções com PIN — o titular pode sempre, por defeito são titular e gestor. O interruptor „Deduzir pontos de fidelidade em devoluções“ determina se os selos e pontos são deduzidos para artigos devolvidos (padrão: sim, pontos proporcionalmente ao valor reembolsado, selos por peça devolvida) ou se o cliente os retém.
- Proteção dupla: Um artigo só pode ser devolvido uma vez. Se já existe uma devolução para um talão, este já não pode ser cancelado — a caixa informa „Já existe uma devolução para este talão — devolva mais artigos em „Devolução““. Uma devolução em si não é cancelada; se foi um erro, venda o artigo novamente.
- Preço por loja: Na caixa, em Produtos › „Inventário da loja“, defina o preço e o inventário para cada loja. Sem preço de loja, aplica-se o preço normal do artigo. A caixa, o talão e a etiqueta („Preço da loja“) calculam com o preço da loja.
- Receção de mercadorias na caixa: Na caixa, em „Inventário“, aba „Stock e Receção de mercadorias“, registe uma entrega diretamente no inventário da loja desta caixa.
Alteração de preços e etiquetas
- Cada alteração de preço (artigo ou preço da loja) é registada com data. Em Stock → Etiquetas, «Alterações de preço (lista de impressão)» obtém todos os artigos cuja etiqueta ainda apresenta o preço antigo; após a impressão, são dados como concluídos.
- «Preço riscado»: o preço riscado é sempre o preço mais baixo dos últimos 30 dias anteriores à redução (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Sem uma redução real ou com histórico de preços inferior a 30 dias, o DivineMind não imprime o preço riscado e indica o motivo.
Retalho e filiais: preço unitário, fatura na caixa, transferências, etiquetas
- Preço unitário (Produto → separador "Preço unitário"): introduza a quantidade líquida e a unidade de uma unidade de venda (ex.: 200 g). A etiqueta e o talão passam a apresentar o preço unitário por 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml ou 0,5 l apenas onde a legislação nacional o permite (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Se uma filial tiver um preço diferente, o talão calcula com base neste.
- Etiquetas: "Artigos da entrega de hoje" inclui todos os artigos das entradas de mercadorias de hoje; "Preço da filial" imprime o preço da filial. AIRIS: "Imprimir etiquetas de preço para a entrega de hoje".
- Folhas de etiquetas: Escolha o formato — „Pequeno (40/folha)“, „Padrão (24/folha)“ ou „Grande (10/folha)“ —, defina a quantidade por artigo e selecione „Imprimir (PDF)“. Cada etiqueta mostra nome, preço, preço unitário de referência, número de artigo e código de barras EAN.
- Fatura pendente no POS (POS → botão "Fatura"): pesquisar fatura, selecionar Dinheiro ou Cartão. O montante é obtido da fatura, é emitido um talão de caixa com assinatura e a fatura fica liquidada — sem duplicação de faturação. Um rascunho é emitido e bloqueado.
- Transferência de stock: criar, uma segunda pessoa valida (proprietários e administradores podem validar a sua própria transferência), e depois executar — apenas agora o stock é transferido. O AIRIS cria transferências apenas como rascunho.
- Venda no POS sem dedução de stock: se o stock ficasse negativo, o POS conclui a venda à mesma — o caso é apresentado em Armazém → Stock, na notificação e no fecho do dia, até que o confirme após a correção. A entrada de mercadorias no POS dá entrada na filial selecionada.
Compras e conciliação de 3 vias
Abrir página
O item de menu „Compras e conciliação de 3 vias“ abre a página „Conciliação de 3 vias“. Aí, DivineMind concilia pedido, receção de mercadorias e fatura de entrada — tolerância de preço de ±2% ou ±50 €.
Iniciar conciliação
Titulares e administradores clicam em „Iniciar manualmente“, inserem o número do pedido („Purchase-Order-ID“) e, se disponível, da receção de mercadorias e da fatura, e selecionam „Executar conciliação“. Também pode atribuir a conciliação à AIRIS. Não inicia automaticamente quando chega uma receção de mercadorias ou uma fatura.
Verificar resultado
A lista „Execuções de conciliação de 3 vias“ mostra para cada execução os montantes do pedido, receção de mercadorias e fatura, o desvio e a decisão — filtrável por „Aprovado automaticamente“, „Aprovação necessária“, „Marcado“ e „Rejeitado“. Se a fatura ainda estiver em falta, a execução fica pelo menos em „Aprovação necessária“.
Desvios por item
Um clique numa execução abre „Desvios por item“: quantidade encomendada e recebida, preço conforme pedido e conforme receção de mercadorias, e a diferença por artigo.
Notas de entrega e clientes empresariais a crédito
Visão geral
Em Notas de entrega, para cada cliente, encontra-se a cadeia de oferta, confirmação de encomenda, fatura e nota de entrega, cada uma com PDF. Procure por número de nota de entrega, fatura, confirmação de encomenda ou oferta, ou pelo cliente.
Criar nota de entrega
Uma nota de entrega é criada a partir da confirmação de encomenda: Na linha sem nota de entrega, clique em „Criar nota de entrega“, selecione o endereço de entrega (ou „Usar endereço de faturação“), defina o destinatário do e-mail e clique em „Criar e enviar“. Se um limite de crédito for excedido, DivineMind pergunta antes.
Saída de armazém
Com a nota de entrega, a mercadoria é lançada do armazém, as reservas da oferta e da confirmação de encomenda são resolvidas, as quantidades parciais e restantes são atualizadas.
Fornecer a clientes empresariais a débito
Toda a cadeia: Oferta → Confirmação de encomenda → Nota de entrega com saída de armazém → Fatura, opcionalmente como fatura eletrónica XRechnung. Clientes habituais encomendam através do seu próprio link de encomenda (Capítulo Armazém). Um cliente pode também pagar uma fatura em aberto na caixa em dinheiro ou com cartão.
E-commerce: Fluxo de devolução, Alertas de rutura de stock, Campanha de avaliações, API
Fluxo de devolução
O item de menu „Fluxo de devolução“ cria um fluxo de trabalho a partir do modelo „Fluxo de devolução“. É iniciado manualmente no contacto: Passo 1 cria a tarefa „Verificar devolução e recolocar artigo no armazém“ (vencimento em um dia), Passo 2 um e-mail formulado pela IA, que confirma a receção ao cliente e anuncia o reembolso ou troca. O fluxo de trabalho está desativado após a criação — verifique os passos e o texto e ative-o manualmente. A mercadoria em si é devolvida ao armazém em Armazém › Devoluções para a nota de entrega: no stock bloqueado, com rascunho de nota de crédito.
Alertas de rutura de stock
„Alertas de rutura de stock“ abre a visão geral do armazém. O bloco „Stock baixo“ leva à lista de todos os artigos escassos (Filtro „Stock baixo“). Com uma regra de reordenação, DivineMind cria um pedido ao fornecedor como rascunho para artigos abaixo do stock mínimo — a sua tarefa é enviá-lo.
Campanha de avaliações
„Campanha de avaliações“ abre DivineMarketing. Não existe uma campanha de avaliações própria: Peça aos seus clientes uma avaliação com uma campanha de e-mail — esta só é enviada a destinatários com consentimento (Capítulo DivineMarketing).
Encomendas via API
Titulares e administradores criam uma chave em Configurações › Aba „Integrações“ no bloco „Chaves API (API para programadores & MCP)“: insira o nome, marque a permissão „orders:write“, clique em „Criar chave“. A chave só é exibida uma vez — guarde-a imediatamente com „Copiar chave“; „Revogar“ bloqueia-a. Pedidos que chegam via Interface de Pedidos (API) (JSON, openTRANS ou EDIFACT ORDERS) são criados por DivineMind como sugestão; se são aceites sem confirmação, decide o seu interruptor de autonomia.
Conexão de lojas online (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), estado automático da encomenda do transportador, etiqueta de devolução e reembolso automático através de um fornecedor de pagamentos. As encomendas chegam através de link de encomenda, API ou registo; no envio, encontra-se o link de rastreamento.
O mesmo vídeo também está disponível diretamente na aplicação AIRIS em "Anleitungen" — assim, os colaboradores das filiais sem acesso ao Back-Office também o podem encontrar.