Funkcje Retail w aplikacji AIRIS i w Back-Office — od magazynu po oddział.
W aplikacji AIRIS (oddział)
- Stan magazynowy: Sprawdzanie stanów magazynowych dla każdej lokalizacji i wysyłanie zapytań do AIRIS za pomocą poleceń głosowych.
- Ponowne zamawianie: Identyfikacja artykułów poniżej minimalnego stanu magazynowego i zlecanie AIRIS ich ponownego zamówienia.
- Przyjęcie towaru i etykiety: Rejestrowanie dostaw oraz drukowanie etykiet cenowych/półkowych.
W zapleczu administracyjnym (kierownictwo)
- Produkty i katalog: Artykuły z kodem EAN, ceną i stawką podatkową należy uzupełnić w Produkty (nie ma wariantów według rozmiaru ani koloru). Do kasy można je przenieść w Backoffice kasy w sekcji „Produkty”.
- Magazyn i oddziały: Stany magazynowe, przesunięcia międzymagazynowe między lokalizacjami i inwentaryzacja w Zarządzanie zapasami.
- Dostawcy: Źródła zaopatrzenia i warunki zakupu w Dostawcy.
Przy kasie: zwrot, kaucja, stan kasy, wyświetlacz klienta
- Zwrot: przycisk „Zwrot”, zeskanować paragon (QR) lub wpisać numer paragonu, wybrać ilość i stan każdego artykułu, zwrócić gotówką, na kartę lub bonem. Powstaje osobny dokument z kwotą ujemną (podpis RKSV); pierwotny paragon pozostaje bez zmian. Towar nienaruszony wraca od razu do magazynu filii, towar otwarty, uszkodzony lub wadliwy trafia do zapasów zablokowanych (Magazyn → Zwroty).
- Kaucja: jeśli do artykułu przypisano typ kaucji (Magazyn → Kaucje), kasa nalicza kaucję automatycznie jako osobną pozycję. Przycisk „Kaucja/opakowania”: przyjęcie opakowań wg typu kaucji lub realizacja bonu kaucyjnego z automatu — kwota jest rozliczana z zakupem. Ilości pojawiają się w raporcie ilości kaucji (kolumny „Kasa”).
- Inwentaryzacja kasy: Przycisk „Inwentaryzacja kasy”, wprowadzić stan początkowy oraz liczbę poszczególnych banknotów i monet. Wartość zadana (z obrotu gotówkowego, zwrotów, kaucji, gotówki z faktur, bonów, napiwków) i różnica są wyświetlane natychmiast i zapisywane jako protokół liczenia. Różnica widnieje jako wpis „Różnica” w księdze kasowej filii; policzona przed raportem dobowym (Z-Bon), jest księgowana z utargiem dnia, nigdy podwójnie. Niedobór przekraczający stan kasy pozostaje jako otwarta pozycja („Otwarte różnice kasowe” w pulpicie nawigacyjnym).
- Wyświetlacz klienta: przycisk „Wyświetlacz klienta” otwiera okno dla drugiego ekranu. Klient widzi artykuły, kaucję i sumę, a po zapłaceniu paragon jako kod QR na telefon (bez aplikacji, bez logowania).
- Zestawienie ilości kaucji: w Magazyn › „Ilości kaucji jednorazowej” dla każdego miesiąca widnieje „Artykuły wg kodu kreskowego — wprowadzone do obrotu” z ilością zgłoszoną; kolumny „Sprzedaż w kasie” i „Kaucja w kasie” pochodzą z kasy. Eksport jako CSV lub PDF, następnie „Oznacz jako zgłoszone”.
Przy kasie: kupon, karta klienta, paragon, tryb offline, zasady zwrotów
- Sprzedaż kuponu: przycisk „Kupon” na pasku kasy otwiera „Kupon wartościowy”. W zakładce „Sprzedaż” wpisz wartość kuponu — wydrukuje się paragon; „Sprawdź pozostałą wartość” pokazuje, co pozostało na kuponie. Realizacja w oknie płatności za pomocą „Zrealizuj kupon” → „Zrealizuj”, anulowanie za pomocą „Usuń kupon”.
- Karta klienta i punkty lojalnościowe: W oknie płatności w sekcji „Karta klienta” zeskanuj kartę lub wpisz numer telefonu i kliknij „Dodaj”; „Nowa karta” → „Utwórz kartę” tworzy kartę, „Zrealizuj nagrodę” realizuje nagrodę. Swoje programy ustawiasz w bocznym pasku kasy w sekcji „Lojalność klienta”.
- Paragon fiskalny: pokazuje cenę bazową dla każdego artykułu, a także sklep i kasę oraz kod QR podpisu RKSV. Możesz go wydrukować, wysłać e-mailem lub jako paragon online.
- Paragon online przez QR: Po zapłaceniu na wyświetlaczu klienta pojawi się paragon w postaci kodu QR. Klient otwiera paragon za jego pomocą na swoim telefonie — bez aplikacji, bez rejestracji, bez danych klienta. Zmieniony link nie otworzy paragonu.
- Dalsze kasowanie w trybie offline: W przypadku awarii Internetu pojawi się baner „OFFLINE — kasa pracuje dalej”. Sprzedaż jest zapisywana na urządzeniu, zamiast podpisanego paragonu kasa drukuje paragon zastępczy. Gdy tylko połączenie zostanie przywrócone, paragony zostaną dostarczone i podpisane; w sekcji „Kolejka offline” możesz również zainicjować przesyłanie za pomocą „Prześlij teraz”.
- Zasady zwrotów (Właściciel): W kasie w Ustawieniach › Firma, w sekcji „Zwroty przy kasie”, zaznacz, które role mogą przyjmować zwroty za pomocą kodu PIN — właściciel zawsze może, domyślnie właściciel i kierownik. Przełącznik „Odejmij punkty lojalnościowe przy zwrocie” określa, czy pieczątki i punkty za zwrócone artykuły zostaną odjęte (domyślnie: tak, punkty proporcjonalnie do zwróconej kwoty, pieczątki za każdy zwrócony egzemplarz) czy klient zachowa je.
- Podwójne zabezpieczenie: Artykuł można zwrócić tylko raz. Jeśli dla paragonu istnieje już zwrot, nie można go już anulować — kasa zgłosi „Dla tego paragonu istnieje zwrot — zwróć dalsze artykuły za pomocą „Zwrot””. Sam zwrot nie jest anulowany; jeśli był błędem, sprzedaj artykuł ponownie.
- Cena dla sklepu: W kasie w sekcji Produkty › „Asortyment sklepu” określasz cenę i asortyment dla każdego sklepu. Bez ceny sklepowej obowiązuje normalna cena artykułu. Kasa, paragon i etykieta („Cena sklepu”) obliczają z ceną sklepową.
- Przyjęcie towaru przy kasie: W kasie w sekcji „Magazyn”, zakładka „Stan i przyjęcie towaru”, księgujesz dostawę bezpośrednio do magazynu sklepu tej kasy.
Zmiana cen i etykiety
- Każda zmiana ceny (artykułu lub ceny filii) jest zapisywana z datą. W menu Magazyn → Etykiety opcja „Zmiany cen (lista do druku)” pobiera wszystkie artykuły, których etykieta ma jeszcze starą cenę; po wydrukowaniu zostają odznaczone.
- „Cena przekreślona”: przekreślona cena to zawsze najniższa cena z ostatnich 30 dni przed obniżką (DE § 11 PAngV, AT § 9a PrAG). Bez rzeczywistej obniżki lub przy historii cen krótszej niż 30 dni DivineMind nie drukuje ceny przekreślonej i podaje przyczynę.
Handel detaliczny i filie: cena jednostkowa, faktura przy kasie, przesunięcia magazynowe, etykiety
- Cena jednostkowa (Produkt → karta „Cena jednostkowa”): wprowadzić ilość i jednostkę jednostki sprzedaży (np. 200 g). Etykieta i paragon pokazują cenę jednostkową za 1 kg / 1 l / 1 m — 100 g, 100 ml lub 0,5 l tylko tam, gdzie zezwala na to prawo krajowe (DE PAngV § 5, AT Grundpreisauszeichnungs-VO § 3). Jeśli w oddziale obowiązuje inna cena, paragon uwzględnia tę cenę.
- Etykiety: „Artykuły z dzisiejszej dostawy” pobiera wszystkie artykuły z dzisiejszych przyjęć towaru; „Cena oddziału” drukuje cenę oddziału. AIRIS: „Drukuj etykiety cenowe dla dzisiejszej dostawy”.
- Arkusze etykiet: wybrać format — „Mały (40/arkusz)”, „Standardowy (24/arkusz)” lub „Duży (10/arkusz)” —, określić liczbę dla każdego artykułu i „Drukuj (PDF)”. Każda etykieta zawiera nazwę, cenę, cenę jednostkową, numer artykułu i kod kreskowy EAN.
- Otwarta faktura przy kasie (Kasa → przycisk „Faktura”): wyszukać fakturę, wybrać gotówkę lub kartę. Kwota pochodzi z faktury, tworzony jest paragon z podpisem, faktura jest następnie oznaczana jako opłacona — brak podwójnego obrotu. Projekt faktury zostaje przy tym wystawiony i zablokowany.
- Przesunięcie magazynowe: utworzyć, druga osoba sprawdza (właściciele i administratorzy mogą sprawdzać własne przesunięcia), następnie wykonać — dopiero wtedy stan magazynowy zostaje przeksięgowany. AIRIS tworzy przesunięcia wyłącznie jako wersje robocze.
- Sprzedaż na kasie bez odliczenia z magazynu: jeśli stan miałby być ujemny, kasa i tak rejestruje sprzedaż — przypadek pojawia się w Magazyn → Stan, pod ikoną dzwonka i w raporcie dziennym, dopóki nie zostanie odhaczony po korekcie. Przyjęcie towaru na kasie księguje do wybranego oddziału.
Zakup i 3-kierunkowe uzgodnienie
Otwórz stronę
Pozycja menu „Zakup i 3-kierunkowe uzgodnienie” otwiera stronę „3-kierunkowe dopasowanie”. Tam DivineMind uzgadnia zamówienie, przyjęcie towaru i fakturę przychodzącą — tolerancja ceny ±2% lub ±50 €.
Rozpocznij uzgodnienie
Właściciele i administratorzy klikają „Rozpocznij ręcznie”, wpisują numer zamówienia („Purchase-Order-ID”) i, jeśli istnieje, numer przyjęcia towaru i faktury, a następnie wybierają „Wykonaj dopasowanie”. Możesz również zlecić uzgodnienie AIRIS. Nie rozpoczyna się ono automatycznie po otrzymaniu przyjęcia towaru lub faktury.
Sprawdź wynik
Lista „Uruchomienia 3-kierunkowego dopasowania” pokazuje dla każdego uruchomienia kwoty z zamówienia, przyjęcia towaru i faktury, odchylenie oraz decyzję — można filtrować według „Automatycznie zatwierdzone”, „Wymagane zatwierdzenie”, „Oznaczone” i „Odrzucone”. Jeśli faktura nadal brakuje, uruchomienie jest co najmniej na „Wymagane zatwierdzenie”.
Odchylenia na pozycję
Kliknięcie na uruchomienie otwiera „Odchylenia na pozycję”: zamówiona i otrzymana ilość, cena według zamówienia i według przyjęcia towaru oraz różnica dla każdego artykułu.
Listy przewozowe i klienci biznesowi na fakturę
Przegląd
W sekcji Listy przewozowe dla każdego klienta znajduje się łańcuch ofert, potwierdzeń zamówień, faktur i listów przewozowych, każdy z plikiem PDF. Szukaj według numeru listu przewozowego, faktury, potwierdzenia zamówienia lub oferty, albo według klienta.
Utwórz list przewozowy
List przewozowy powstaje z potwierdzenia zamówienia: W wierszu bez listu przewozowego kliknij „Utwórz list przewozowy”, wybierz adres dostawy (lub „Użyj adresu rozliczeniowego”), określ odbiorcę e-mail i kliknij „Utwórz i wyślij”. Jeśli limit kredytowy został przekroczony, DivineMind zapyta o to wcześniej.
Wyjście z magazynu
Wraz z listem przewozowym towar jest księgowany z magazynu, rezerwacje z oferty i potwierdzenia zamówienia są anulowane, a ilości częściowe i resztkowe są aktualizowane.
Klienci biznesowi na fakturę
Cały łańcuch: Oferta → Potwierdzenie zamówienia → List przewozowy z wyjściem z magazynu → Faktura, opcjonalnie jako e-faktura XRechnung. Stali klienci zamawiają za pomocą własnego linku do zamówienia (Rozdział Magazyn). Otwartą fakturę klient może również zapłacić przy kasie gotówką lub kartą.
E-Commerce: przepływ pracy zwrotów, alerty o wyczerpaniu zapasów, kampania recenzji, API
Przepływ pracy zwrotów
Pozycja menu „Przepływ pracy zwrotów” tworzy przepływ pracy z szablonu „Przepływ pracy zwrotów”. Jest on uruchamiany ręcznie dla kontaktu: Krok 1 tworzy zadanie „Sprawdź zwrot i odłóż artykuł z powrotem na magazyn” (termin w ciągu jednego dnia), Krok 2 e-mail sformułowany przez SI, który potwierdza klientowi otrzymanie i zapowiada zwrot pieniędzy lub wymianę. Przepływ pracy jest wyłączony po utworzeniu — sprawdź kroki i tekst, a następnie włącz go samodzielnie. Sam towar księgujesz w sekcji Magazyn › Zwroty z powrotem do listu przewozowego: do zapasów zablokowanych, z projektem faktury korygującej.
Alerty o wyczerpaniu zapasów
„Alerty o wyczerpaniu zapasów” otwiera przegląd magazynu. Kafel „Niski stan magazynowy” prowadzi do listy wszystkich artykułów z niskim stanem zapasów (Filtr „Niski stan magazynowy”). Za pomocą reguły ponownego zamawiania DivineMind tworzy projekt zamówienia u dostawcy dla artykułów poniżej minimalnego stanu zapasów — Ty je wysyłasz.
Kampania recenzji
„Kampania recenzji” otwiera DivineMarketing. Nie ma własnej kampanii oceny: Poproś swoich klientów o ocenę za pomocą kampanii e-mail — trafia ona tylko do odbiorców, którzy wyrazili zgodę (Rozdział DivineMarketing).
Zamówienia przez API
Właściciele i administratorzy tworzą klucz w Ustawieniach › zakładka „Integracje” w karcie „Klucze API (API dla deweloperów i MCP)”: wpisz nazwę, zaznacz uprawnienie „orders:write”, kliknij „Utwórz klucz”. Klucz jest wyświetlany tylko raz — od razu zabezpiecz go za pomocą „Kopiuj klucz”; „Cofnij” blokuje go. Zamówienia, które przychodzą przez Interfejs zamówień (API) (JSON, openTRANS lub EDIFACT ORDERS), DivineMind tworzy jako propozycję; czy zostaną przyjęte bez zapytania, decyduje Twój przełącznik autonomii.
Integracja sklepów internetowych (Shopify, WooCommerce, Shopware, JTL), automatyczny status zamówienia od przewoźnika paczek, etykieta zwrotna i automatyczny zwrot pieniędzy przez dostawcę płatności. Zamówienia przychodzą przez link do zamówienia, API lub ręczne wprowadzenie; przy wysyłce znajduje się link do śledzenia.
Ten sam film jest również dostępny bezpośrednio w aplikacji AIRIS w sekcji „Instrukcje” — dzięki temu znajdą go również pracownicy oddziałów bez dostępu do zaplecza administracyjnego.