Commercio all'ingrosso e distribuzione

Nel menu "Grossista" i punti sono disposti secondo la sequenza della giornata lavorativa, mentre sotto "Grossista · altro" si trovano le pagine meno frequenti. Ciò che viene spiegato passo dopo passo nel capitolo Magazzino e scorte viene qui solo brevemente menzionato.

• Magazzino: Panoramica del magazzino con scorte insufficienti, lotti in scadenza e ultimi movimenti.
• Inserimento ordini: Verificare e approvare ordini da e-mail, PDF/fax, WhatsApp, messaggi vocali e chat AIRIS — vedere "Inserimento ordini" sotto.
• Picking: Lista di prelievo per ordine con ubicazione in magazzino, quantità e lotto FEFO. Sotto "Flusso" si imposta se la merce viene riservata all'ordine, se sono permesse consegne parziali, se il documento di trasporto e la fattura vengono preparati automaticamente ("Crea documento di trasporto automaticamente", "Crea fattura automaticamente" — entrambi solo tramite il pulsante Autonomia) e il guardiano dei margini.
• Spedizione: Spedizione sempre associata a un documento di trasporto, con corriere, numero di spedizione e link di tracciamento.
• Tour: Distribuire i documenti di trasporto in tour per veicolo e autista; l'autista gestisce le sue fermate nell'app AIRIS.
• Assortimento cliente: Assortimento, codici articolo cliente e lista anagrafica per cliente — vedere sotto.
• Condizioni: Liste prezzi con scaglioni di quantità e, per cliente, termine di pagamento, sconto, limite di credito e blocco spedizioni; qui si crea anche il link d'ordine personale.
• Documenti di trasporto: Creare e inviare il documento di trasporto come conferma d'ordine — vedere "Documenti di trasporto e catena degli ordini" sotto.
• Grossista · altro: Richiami, EDI, Resi, Acquisti, Entrata merci, Inventario e Ubicazioni magazzino sono trattati in dettaglio nel capitolo Magazzino e Scorte.
• Cauzione e Previsione sono spiegati nella sezione "Riordino previsionale e quantità di cauzione monouso", Acquisti e controllo a 3 vie nella sezione omonima più in basso.

• Ordini: visualizzare gli ordini aperti dei clienti e interrogarli tramite comando vocale ad AIRIS.
• Picklist / Commissionamento: elaborare gli articoli ordinati per ubicazione di magazzino.
• Ricevimento merce: registrare la merce consegnata — la giacenza si aggiorna immediatamente.

• Ordine presso il cliente: nell'app AIRIS, aprire il cliente sotto Contatti e toccare „Crea ordine“. Il catalogo mostra i prezzi di QUESTO cliente dal suo listino prezzi, i prezzi a scaglioni („da 10“) e l'unità di imballaggio: + e − aumentano/diminuiscono di un'unità.
• „Copia ultimo ordine“ riempie il carrello con le quantità dell'ultimo ordine; basta poi modificarle e inviare. L'ordine viene generato in ufficio come un ordine dal portale clienti, completo di conferma d'ordine e prenotazione.
• Limite di credito superato: l'ordine viene salvato, ma accettato solo previa approvazione (pulsante di autonomia). In caso di blocco delle consegne non viene accettato; il titolare e l'amministratore vengono informati.
• Inventario con fotocamera: in Magazzino › „Esegui inventario“ selezionare un magazzino (o un'ubicazione), scansionare l'articolo tramite EAN, codice GS1 o codice articolo e inserire la quantità. La quantità teorica è visibile solo nel report finale (conteggio cieco).
• La chiusura registra le differenze rispetto alla giacenza al momento della chiusura. Grandi scostamenti (a partire da 250 € o dal 25% con almeno 3 unità) richiedono un'approvazione; la giacenza cambia solo dopo „Approva“. Nel back-office gli stessi elenchi di conteggio si trovano sotto Inventario.

• Nell'app AIRIS, sotto Contatti, aprire il cliente: la "Cartella cliente" mostra il fatturato (pagato), gli importi aperti e scaduti, l'ultimo contatto, i referenti, nonché gli appuntamenti in sospeso, le offerte aperte, le fatture aperte e le attività aperte.
• "Cosa acquista": le categorie merceologiche del cliente dalle sue fatture emesse negli ultimi 12 mesi, escluso il deposito cauzionale — con l'importo su cui è stato calcolato.
• "Azione in corso": un'azione corrente che si adatta alle sue categorie merceologiche, con motivazione ("Si adatta a" categoria merceologica e percentuale). Sotto si trovano i suoi documenti di trasporto e — se esiste un accordo — il suo saldo bonus. Da qui si avvia "Registra ordine".

• Forza vendita offline: il catalogo e i prezzi del cliente scaricati per ultimi dall'app restano sul telefono; in alto è indicata la data di aggiornamento. Un ordine senza rete viene salvato come bozza ("in attesa di rete") e inviato automaticamente non appena la rete torna disponibile. DivineMind ricalcola sempre i prezzi (listino, scaglioni, limite di credito, blocco consegne). Se un prezzo differisce da quello visualizzato, l'ordine compare nell'app "con avviso": vecchio prezzo → nuovo prezzo.
• Magazzino offline: le quantità prelevate (anche parziali con − / +) e i conteggi di inventario vengono memorizzati e trasmessi successivamente. Spedizione e chiusura dell'inventario sono possibili solo dopo la ricezione di tutti i dati. Se l'ufficio ha già effettuato la consegna nel frattempo, DivineMind riduce la quantità di picking a quella ancora aperta; se un'altra persona ha contato una voce successivamente, fa fede il suo conteggio. Entrambi i casi sono visibili nell'app.
• Autisti offline: con la rete in magazzino, l'app precarica tutte le fermate aperte del giorno. Lungo il percorso, "Arrivato", firma, vuoti a rendere, discrepanze, cliente assente e nota di incasso funzionano anche offline; fa fede l'orario di registrazione. Se nel frattempo l'ufficio ha già evaso la fermata, nulla viene sovrascritto: la voce compare come "non accettata" con il relativo motivo.
• Mai duplicati: ogni invio ha una chiave univoca. Se la risposta va persa in una zona d'ombra e l'app invia di nuovo, non viene creato un secondo ordine, una seconda registrazione cauzioni o un conteggio doppio. Per prezzi e giacenze prevale sempre il server.

• AIRIS legge automaticamente gli ordini dei Suoi clienti via e-mail (anche con allegato PDF o fax) e via WhatsApp (testo, messaggio vocale, foto/PDF) non appena il mittente è presente nel CRM come cliente. In Magazzino › „Ordini in arrivo“ può inoltre inserire testo, caricare un PDF, una scansione fax o una foto, oppure registrare un messaggio vocale.
• AIRIS riconosce il cliente (indirizzo mittente, numero di telefono, codice cliente, ragione sociale) e ciascun articolo in questo ordine: codice articolo cliente, EAN, codice produttore o fornitore, Suo codice articolo, denominazione appresa del cliente, testo. Se un articolo non è univoco, compare una richiesta di chiarimento con suggerimenti — AIRIS non tira mai a indovinare.
• Il prezzo è sempre il prezzo cliente da listino e scaglione (calcolato dal server). Limite di credito, blocco consegne, giacenza disponibile e TMC più recente sono indicati a margine.
• „Approva“ crea l'ordine cliente con conferma d'ordine e prenotazione — stesso percorso della cartella clienti e della forza vendita. Se il limite di credito viene superato, l'ordine attende lo sblocco fido. Può configurare le azioni automatiche di AIRIS nel setup di autonomia (Magazzino › bestelleingang_annehmen); i chiarimenti richiedono sempre l'intervento umano.
• AIRIS redige la risposta al cliente nella sua lingua — sempre e solo come bozza. Per le e-mail viene salvata come bozza in DivineMail dopo l'approvazione; per WhatsApp si copia il testo nella chat. AIRIS memorizza le associazioni confermate per cliente per i successivi ordini.
• Nella chat di AIRIS: „Registra l'ordine dal PDF“ (con allegato) o „Ordine da Eiscafé Venezia: 10 casse Export Hell, 5 Aperol“ — viene generata la stessa proposta negli ordini in arrivo.
• Da DivineMail: Aprire un'e-mail del cliente con tasto destro e selezionare "Registra come ordine" nel menu contestuale. AIRIS legge il testo e l'allegato PDF o fax; non appena appare "Ordine rilevato — verificare in inserimento ordini", la proposta si trova sotto Entrata ordini.
• Protezione duplicati: Lo stesso inserimento viene proposto solo una volta, anche se arriva una seconda volta o viene riletto. Le e-mail senza ordine — come "Grazie per la consegna" — non generano un inserimento.

• Gestire limite di credito, termine di pagamento, sconto e blocco spedizioni (con motivazione) per cliente sotto Condizioni. La verifica avviene prima di ogni accettazione d'ordine e prima di ogni documento di trasporto — in tutte le modalità: offerta, link d'ordine, cartella cliente, forza vendita, inserimento ordini, EDI e AIRIS.
• Se un ordine supera il limite di credito, viene salvato e attende l'approvazione. In caso di blocco spedizioni, viene salvato ma non accettato — non viene generata alcuna conferma d'ordine. Il cliente non vede alcun dato di solvibilità.
• Per il documento di trasporto appare l'avviso "Limite di credito / Blocco spedizioni". I titolari e gli amministratori approvano autonomamente con "Crea comunque"; altrimenti, una richiesta di approvazione viene inviata all'ufficio contabilità e il documento di trasporto viene creato solo dopo l'approvazione. La decisione viene registrata presso il cliente.
• Le condizioni tramite AIRIS ("Cliente X: 30 giorni termine, 2% sconto a 10 giorni, limite di credito 20.000 €") seguono il Suo pulsante Autonomia. Un limite di credito a partire da 50.000 € viene sempre impostato da AIRIS solo dopo la Sua approvazione.
• Guardiano dei margini: Gli ordini al di sotto del costo di acquisto o al di sotto del Suo margine di contribuzione minimo vengono trattenuti da DivineMind per l'approvazione; il prezzo rimane invariato. Impostazione sotto Picking › "Flusso", dettagli nel capitolo Magazzino e Scorte.

Ogni ordine segue lo stesso percorso: Offerta → Conferma d'ordine → Documento di trasporto → Fattura — indipendentemente dal fatto che provenga dall'inserimento ordini, dal link d'ordine, dalla cartella cliente, dalla forza vendita o tramite EDI.

Avviso data di scadenza: Ogni mattina DivineMind segnala alla direzione i lotti la cui data di scadenza è vicina; lo stesso avviso compare nel bollettino giornaliero. La tracciabilità e il richiamo sono un'indicazione con fonte, non una consulenza legale.

• Assortimento cliente: In Magazzino › «Assortimento cliente», selezionare un cliente e gestire i suoi articoli, i suoi codici articolo e la sua lista base con relative quantità. «Suggerisci dagli ordini» analizza gli ordini degli ultimi 12 mesi e propone assortimento e lista base; l'applicazione effettiva avviene solo dopo la Sua conferma.
• «Riordina lista base» riempie il carrello con un solo tocco: nel portale clienti, tramite il link d'ordine e negli ordini della forza vendita nell'app. I prezzi derivano sempre dal listino del cliente e vengono calcolati dal server al momento dell'invio.
• Con «Il cliente vede solo il proprio assortimento», il portale clienti e il link d'ordine mostrano esclusivamente questi articoli; la forza vendita continua a visualizzare tutto e può filtrare per «Assortimento». La ricerca individua gli articoli anche tramite il codice articolo del cliente, così come la ricezione ordini.
• Informazioni sugli alimenti (Reg. UE 1169/2011): Nella scheda articolo alla voce «Informazioni alimentari», gestire i 14 allergeni principali (contiene/tracce), ingredienti, dichiarazione nutrizionale per 100 g o 100 ml, origine, titolo alcolometrico e conservazione. Gli allergeni coincidono con quelli della cassa ristorazione.
• I Suoi clienti visualizzano la scheda tecnica (PDF) nel portale clienti, tramite il link d'ordine e il link del documento di trasporto: in questo modo si adempie all'obbligo di trasmissione secondo l'art. 8, par. 8 del Reg. (UE) n. 1169/2011.
• BMEcat: In Prodotti › Nuovo › «Grossista», oltre a DATANORM è possibile importare BMEcat 1.2 e 2005 (XML, anche come ZIP). Anteprima, rilevamento duplicati (codice fornitore, codice articolo, EAN) e report prezzi sono identici; il fornitore viene suggerito dall'intestazione del catalogo. Nulla viene eliminato: gli articoli fuori catalogo rimangono nell'anagrafica.

• Sotto Prodotti › Nuovo › "Catalogo grossista (DATANORM · BMEcat)" si può importare il DATANORM 4 o 5 del proprio grossista — singoli file o tutto insieme come ZIP: articoli, prezzi di listino, gruppi di sconto, categorie merceologiche e variazioni di prezzo (DATPREIS). I file si ottengono nel portale clienti del proprio grossista.
• Selezionare il grossista o "+ crea nuovo grossista", definire l'aliquota IVA dei nuovi articoli e decidere cosa succede ai propri prezzi di vendita: Prezzo di vendita = prezzo di listino del grossista (in caso di variazioni di prezzo solo finché non lo si è modificato personalmente) o "Non toccare i prezzi di vendita — solo i prezzi di acquisto".
• L'anteprima mostra per ogni riga codice articolo, descrizione, categoria merceologica, prezzo di listino, proprio prezzo di acquisto e l'azione (nuovo, aggiornare, invariato); se manca il gruppo di sconto, compare "senza prezzo acquisto". "Importa ora" conferma, il rapporto prezzi mostra poi i prezzi di listino e di acquisto vecchi e nuovi. DivineMind riconosce i duplicati tramite codice articolo ed EAN; nulla viene cancellato. Le elaborazioni precedenti si trovano sotto "Ultimi import cataloghi".
• Valuta estera: Se un catalogo è in una valuta diversa, DivineMind converte i prezzi in Euro utilizzando il tasso di cambio di riferimento BCE alla data del prezzo. L'anteprima mostra il tasso per valuta ("1 EUR = … il …") e l'importo originale sul prezzo. Se manca il tasso BCE per una valuta, la riga non viene accettata ("rifiutato – tasso mancante").

• Creare un accordo nella scheda cliente «Premi & Ristorni»: periodo (anno, semestre o trimestre), scaglioni «da fatturato X → Y %» e se l'aliquota raggiunta si applica retroattivamente all'intero fatturato o solo all'incremento per scaglione. Opzionale: solo determinati gruppi merceologici.
• Valido per il premio è il fatturato netto delle fatture emesse nel periodo, al netto delle note di credito emesse (inclusi i resi). A scelta, contano solo le fatture pagate. Bozze, fatture annullate, cauzioni, vuoti e trasporto sono sempre esclusi.
• La scheda mostra costantemente: fatturato attuale, scaglione successivo e importo mancante, premio allo stato attuale e proiezione a fine periodo. La forza vendita vede lo stesso nell'app del cliente; nel portale clienti solo se è attivo «Mostra stato nel portale clienti».
• A fine periodo, AIRIS calcola il premio per aliquota IVA dalle righe fattura e crea una proposta in Automazione › Approvazioni. Solo dopo la Sua approvazione viene creata una bozza di nota di credito (una riga per aliquota IVA, senza riferimento a fattura) — non viene mai inviata automaticamente. Massimo una nota di credito di premio per cliente e periodo.
• Premi fornitori: registrare nella scheda fornitore il ristorno atteso. Viene visualizzato il valore atteso derivante dalle fatture di acquisto; non viene ancora registrato nulla in contabilità.
• Riconciliazione bonus fornitore: Accanto a "Rimborsi attesi ora" si vede "Già accreditato" (dai crediti del fornitore) e "Aperto". Resi e note di credito bonus del fornitore riducono il fatturato d'acquisto. La registrazione viene effettuata dalla contabilità.

• Riordino su previsione: in Magazzino › «Riordino su previsione» si attiva la previsione per ciascuna regola di riordino. Anziché utilizzare un punto di riordino fisso, AIRIS calcola la domanda attesa fino alla consegna successiva: giorno della settimana, trend, stagionalità dell'anno precedente, festività nello stato federale del magazzino e, per le bevande, il meteo (previsioni del Deutscher Wetterdienst, storico da Copernicus ERA5).
• Per ciascun articolo si impostano il ciclo d'ordine (giorni fino alla consegna successiva) e il profilo «bilanciato» o «economico». «Dettaglio calcolo» mostra per ogni giorno quantità attesa, varianza, festività e meteo — nessuna scatola nera. In mancanza di dati di vendita, si applica il punto di riordino fisso.
• L'ordine avviene come di consueto: l'elaborazione mattutina (o «Crea proposta d'ordine adesso») genera una bozza d'ordine per fornitore. L'invio al fornitore avviene solo se autorizzato dall'interruttore di autonomia o previa approvazione manuale. I dati di vendita del sistema legacy possono essere importati via CSV (data; codice articolo o EAN; quantità). Nell'app AIRIS la previsione è disponibile in Magazzino › «Riordino su previsione».
• Quantità cauzione a perdere: in Magazzino › «Quantità cauzione a perdere» si assegna a ciascun tipo di cauzione il rispettivo sistema (a perdere AT, a perdere DE, a rendere), oltre a materiale e capacità, definendo nell'articolo la distinta base (es. 1 vassoio = 24 lattine).
• Per ogni mese sono visibili gli articoli per codice a barre (consegnati, persi, quantità da dichiarare, correzione) e il conto cauzioni per tipo di imballaggio (emessi, restituiti, saldo). Esportazione in CSV o PDF con fonte e data di aggiornamento. In Austria i primi distributori dichiarano le quantità per codice a barre nei primi 5 giorni del mese successivo sul portale di Recycling Pfand Österreich (tardivi fino al 9); in Germania l'elaborazione serve alla riconciliazione con il clearing DPG.
• Conto cauzione cliente: Cauzione e vuoti vengono gestiti per contenitore tramite il conto cauzione. L'autista registra i vuoti restituiti durante il tour, un reso riporta la cauzione con la bozza di nota di credito. Il saldo per contenitore si vede sotto Cauzione nella sezione "Contenitori — flusso vuoti con clienti (conto cauzione)", il cliente nella sua cartella cliente.
• Prima della scadenza, AIRIS invia promemoria a titolare, admin e direzione (notifica e push), fino a quando il mese non viene contrassegnato «come dichiarato». Vengono elaborate solo le quantità — gli importi cauzionali continuano a transitare su ddt, conto cauzioni e fattura.

• Fornitori e Acquisti: Fonti di approvvigionamento in Fornitori, ordini e riconciliazione a tre vie (ordine/ricevimento merce/fattura).
• Magazzino e Inventario: Scorte, scorte minime, regole di riordino e riordino automatico in Gestione magazzino.
• Prezzi e Condizioni: Gestione dei prezzi per cliente e a scaglioni — confluiscono direttamente in offerte e ordini.

Sotto "Acquisti e controllo a 3 vie" (la pagina apre Match a 3 vie) DivineMind confronta il Suo ordine al fornitore, l'entrata merci e la fattura d'acquisto. Tolleranza: prezzo ±2% o ±50 €, quantità ±1% (merce sfusa ±3%).

• Il prezzo di acquisto netto viene gestito sull'articolo sotto "Costo di acquisto & Intrastat". Ogni modifica viene memorizzata da DivineMind con data (storico costi di acquisto) — una data di riferimento viene valutata con il costo di acquisto valido in quel giorno.
• DivineMind calcola la scorta alla data di riferimento a ritroso dai movimenti di magazzino, nel fuso orario della Sua azienda: un'uscita il 31.12. alle 23:30 appartiene all'anno precedente.
• Se manca un costo di acquisto, viene valutato con il costo di acquisto odierno o il prezzo di vendita — sempre contrassegnato come soluzione di emergenza. Nella dashboard grossista si trova "Valore magazzino oggi · … posizioni" e, dove necessario, "… valutato senza costo di acquisto".
• Per la chiusura d'esercizio, il "Pacchetto di chiusura d'esercizio per la consulenza fiscale" sotto Libro mastro contiene il valore di magazzino al 31.12. per articolo (scorta, costo di acquisto, valore, valutazione) come CSV con il confronto rispetto all'anno precedente. Il valore di magazzino viene solo letto — nulla viene registrato.

• Fattura riepilogativa: in Fattura collettiva selezionare cliente e periodo, verificare in anteprima i DDT e gli ordini aperti e creare come bozza. Anche AIRIS può farlo („Crea la fattura riepilogativa per il cliente X per settembre“).
• Fatturazione infragruppo: non appena l'azienda destinataria registra la ricezione di un trasferimento infragruppo, per il mittente viene creata esattamente una bozza di fattura — a livello nazionale con IVA, transfrontaliera con Reverse Charge se entrambe le partite IVA sono valide.
• Reso → Nota di credito: all'entrata merci di un reso viene creata esattamente una bozza di nota di credito relativa alla fattura originale — al prezzo effettivo applicato con sconto, con la stessa aliquota d'imposta e con la cauzione della merce resa.
• Tutte e tre sono bozze: l'invio avviene solo dopo che ha verificato e approvato il documento.

• AIRIS risponde immediatamente in chat alle domande su scorte, date di scadenza e partite aperte di un cliente — la lettura non richiede approvazione.
• AIRIS registra ordini da PDF o chat (come proposta nell'inserimento ordini), scrive offerte al prezzo del cliente e crea bozze di fatture cumulative. Tutto ciò che crea un documento segue il Suo pulsante Autonomia; le risposte ai clienti rimangono bozze.
• AIRIS non crea accordi bonus — questo è possibile solo sul web per il cliente. Tutti gli strumenti con nome si trovano nel capitolo "Cosa può fare AIRIS per settore".

Le aziende del settore grossista farmaceutico utilizzano le stesse funzioni di magazzino e ordini del settore grossista e vedono inoltre il menu "Pharma". La tracciabilità e il richiamo sono un'indicazione con fonte, non una consulenza legale.

• Catena del freddo: apre la panoramica del magazzino con scorte insufficienti e lotti in scadenza. Si creano magazzini frigoriferi sotto Ubicazioni magazzino con il tipo di magazzino "Catena del freddo" e temperatura min/max; l'intervallo si trova sulla scheda magazzino. Le temperature vengono registrate tramite checklist, non tramite sensori.
• Flusso di richiamo: apre il modello "Flusso di richiamo (lotto)" nell'editor di workflow — indicazione "Identificare e bloccare lotto interessato", e-mail al cliente per richiamo lotto, attività "Documentare e completare richiamo" (scadenza dopo 2 giorni). Il modello è inizialmente inattivo e viene avviato manualmente per ogni contatto; l'e-mail ai clienti viene inviata solo dopo la Sua approvazione.
• Magazzino farmaceutico e richiami: licenze cliente, richiamo per lotto, rapporto richiamo e tracciabilità — passo dopo passo nel capitolo Magazzino e Scorte sotto "Pharma & Compliance" e "Richiamo & Tracciabilità". Le lettere di richiamo vengono inviate solo con un Suo clic.
• Apparecchiature di refrigerazione: con "Nuova apparecchiatura di refrigerazione" creare frigorifero, congelatore, cella frigorifera o vetrina frigorifera con ubicazione e valore nominale (min/max in °C). I punti di controllo temperatura nelle checklist vengono assegnati a un apparecchio; il nome dell'apparecchio compare quindi nella registrazione, nello storico e nell'esportazione di audit.
• EDI: leggere ordini come EDIFACT ORDERS o openTRANS e generare l'avviso di consegna con lotto e data di scadenza — vedere capitolo Magazzino e Scorte, "EDI: leggere ordini, inviare avviso di consegna". I sistemi dei Suoi clienti utilizzano a tal fine una chiave API dalle Impostazioni › Integrazioni.
• Azioni correttive: creare "Nuova CAPA"; la bacheca mostra bozza, aperta, in lavorazione, controllo efficacia e chiusa. Nella CAPA si registrano causa principale, azione correttiva, prevenzione, "Scadenza il" e "Controllo efficacia il", si costruisce un piano d'azione con "Aggiungi azione" e si vedono eventi di qualità collegati. "Chiudi CAPA" è possibile solo con prova di efficacia e solo per titolari, amministratori e responsabili QM; ogni passo è registrato nell'audit trail.
• Lotto e scadenza: Scorta per lotto con data di scadenza, FEFO al picking e sul documento di trasporto, avviso di scadenza mattutino. A ciò si aggiunge la stessa catena degli ordini del settore grossista — prezzi cliente con scaglioni, limite di credito e blocco spedizioni con approvazione.
• AIRIS risponde a domande su scorte, scadenze e partite aperte; tutte le operazioni di scrittura passano attraverso il pulsante Autonomia.