Tutto esaurito. Documentazione impeccabile. Contabilità puntuale.
La chiamata di prenotazione arriva alle due di notte, il controllo igienico attende, la pila di fatture dei fornitori cresce, il catering deve essere fatturato e il piano di lavoro scritto — DivineMind.AI risponde alle chiamate 24 ore su 24, ricorda ogni controllo obbligatorio HACCP, registra ogni ricevuta, gestisce il Suo magazzino e i Suoi ordini di catering e offre al Suo team un proprio portale. Lei si occupa degli ospiti, AIRIS del resto — e chiede conferma prima di ogni registrazione critica.
Il back office divora il margine — e il Suo tempo libero.
Sei leve per notti tranquille, tavoli pieni e libri contabili a prova di revisione.
Dalla prenotazione all'acquisto, cassa e catering fino al piano di lavoro — DivineMind.AI si occupa del back office e chiede conferma prima di ogni registrazione critica.
Accettare chiamate di prenotazione 24 ore su 24
↳ Le chiamate durante il servizio o dopo mezzanotte rimangono senza risposta — il cliente prenota dalla concorrenza.
→ Il Call Agent accetta richieste di prenotazione 24/7 in linguaggio naturale, le qualifica, trascrive la conversazione e inserisce la richiesta con tutti i dettagli come nota nel CRM. Ogni chiamante viene informato in conformità alla legge sull'uso dell'IA (EU AI Act Art. 50).
Controlli obbligatori HACCP, ricordati ogni giorno
↳ I protocolli di refrigerazione, temperatura e pulizia vengono dimenticati nella fretta o aggiornati solo in seguito — durante il controllo alimentare questo diventa costoso.
→ Il Checklist Agent ricorda ogni giorno i controlli HACCP dovuti, protocolla le esecuzioni completate e segnala immediatamente ogni deviazione, in modo che venga escalata e risolta — una documentazione completa e a prova di revisione.
Acquisto merci e magazzino — dalla ricevuta fotografica al riordino
↳ Macelleria, bevande, ingrosso: quotidianamente ricevute cartacee, fotografiche o via email. La digitazione costa ore, lo sconto scade — e nessuno si accorge che la panna sta finendo o che la merce sta per scadere, finché non è troppo tardi.
→ Il Finance Agent legge ogni fattura in entrata tramite OCR (fornitore, importi, IVA, IBAN, scadenza) e la presenta per l'approvazione — pagamento tramite SEPA, sconto sotto controllo, esportazione DATEV pulita. Il magazzino gestisce lotto e data di scadenza secondo il principio FEFO, avvisa della merce in scadenza e prepara un riordino al fornitore registrato quando il livello minimo di scorte viene superato — Lei autorizza la spedizione.
Libro cassa conforme GoBD — l'uomo registra, AIRIS assicura
↳ Il libro cassa in contanti in Excel non è a prova di registrazione — in caso di verifica fiscale si rischia una stima. Fatture di vendita e solleciti ai clienti di catering rimangono in sospeso.
→ Il libro cassa viene gestito in conformità GoBD e a prova di registrazione — ogni registrazione viene presentata da AIRIS per la Sua approvazione (il contante è irreversibile, l'uomo decide). Le fatture di vendita sono sigillate con hash, i solleciti vengono eseguiti autonomamente, l'esportazione per il consulente fiscale viene inviata quotidianamente alle 06:00.
Catering — dalla richiesta alla fattura
↳ Festa aziendale, matrimonio, cliente abituale con condizioni speciali: offerta, conferma d'ordine, bolla di consegna e fattura vengono creati oggi in quattro strumenti o a mano — e i prezzi a scaglioni vengono ricalcolati ogni volta.
→ DivineMind.AI gestisce l'intera catena: Offerta → Conferma d'ordine → Bolla di consegna (con scarico automatico dal magazzino) → Fattura. I clienti abituali possono essere registrati con listini prezzi e prezzi a scaglioni personalizzati; tramite un link di ordine personale, possono ordinare autonomamente senza login. Ogni passo irreversibile — bolla di consegna, fattura — richiede la Sua approvazione.
Piano di lavoro, timbratura e ferie — nel portale dipendenti
↳ Turni via WhatsApp, ore su foglietti, la malattia tra una porta e l'altra — a fine mese manca una chiara panoramica per la busta paga.
→ Servizio e cucina ottengono un proprio accesso self-service tramite PIN: vedono il loro piano di lavoro, timbrano l'entrata e l'uscita, segnalano malattie (con upload del certificato medico) e presentano richieste di ferie. I tempi registrati e le assenze vengono raccolti in modo pulito — senza foglietti, senza digitazione, pronti per la busta paga. Questi accessi puramente al portale sono gratuiti — vengono addebitati solo i dipendenti che lavorano con l'app completa.
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Domande frequenti
Il libro cassa è davvero a prova di revisione?+
Sì. Il libro cassa è gestito in conformità GoBD e a prova di registrazione, ogni registrazione è sigillata con hash e tracciabile nel registro di controllo. Poiché una registrazione in contanti non può essere annullata, AIRIS La presenta sempre per l'approvazione — l'IA non registra nulla di nascosto. L'esportazione per il consulente fiscale viene inviata automaticamente ogni giorno tramite DATEV, BMD o RZL.
Come aiutate con la documentazione HACCP?+
Lei registra i Suoi controlli obbligatori una volta (catene del freddo, temperature, pulizia). Dopodiché, DivineMind.AI ricorda ogni giorno i controlli dovuti, protocolla i passaggi completati e segnala immediatamente ogni deviazione per l'escalation. In questo modo si crea una documentazione completa che resiste a un controllo — senza foglietti aggiornati in seguito.
Cosa succede alle numerose fatture dei fornitori?+
Lei fotografa la ricevuta o inoltra l'email della fattura — DivineMind.AI legge tramite OCR fornitore, importi, IVA, IBAN e scadenza e crea la registrazione contabile. Dopo la Sua approvazione, il pagamento avviene tramite SEPA, le scadenze per lo sconto vengono monitorate e tutto finisce in modo pulito nell'esportazione per il consulente fiscale.
Gestite anche il mio inventario?+
Sì. Ogni articolo viene gestito con stock, lotto e data di scadenza; al momento del prelievo si applica il principio FEFO — la merce in scadenza esce per prima. DivineMind.AI avvisa della merce in scadenza e segnala quando un articolo scende sotto il livello minimo di scorte, e prepara il riordino al fornitore registrato per l'approvazione. Lei avvia la spedizione dell'ordine — l'IA non agisce autonomamente in questo caso.
Posso gestire completamente la mia attività di catering tramite questo sistema?+
Sì. Dall'offerta alla conferma d'ordine e dalla bolla di consegna alla fattura, l'intera catena si svolge in un unico sistema. I clienti abituali possono essere registrati con listini prezzi e prezzi a scaglioni personalizzati, e tramite un link di ordine personale, possono ordinare autonomamente senza login. Bolla di consegna e fattura Le vengono presentate per l'approvazione, poiché non sono più annullabili.
Come registrano i miei dipendenti turni, orari e ferie?+
Ogni dipendente riceve un proprio accesso al portale tramite PIN — senza accesso completo all'app. Lì vede il suo piano di lavoro, timbra l'entrata e l'uscita, segnala malattie (con upload del certificato medico) e presenta richieste di ferie. Lei vede i tempi registrati e le assenze raggruppati e preparati in modo pulito per la busta paga. Questi accessi puramente al portale sono gratuiti: vengono addebitati esclusivamente gli utenti completi dell'app, non i dipendenti che timbrano solo l'entrata e l'uscita.
L'IA intraprende azioni critiche autonomamente?+
No. DivineMind.AI lavora in modo completamente autonomo per le routine, ma chiede la Sua approvazione prima di ogni azione critica o irreversibile — ad esempio per una registrazione nel libro cassa, una bolla di consegna o un pagamento. Il sistema è costruito in conformità con l'EU AI Act come IA ad alto rischio: l'uomo decide, l'IA prepara ed esegue dopo l'approvazione.
Quanto costa DivineMind.AI ed è tutto incluso?+
Per utente al mese 749 €, con AIRIS Portal 999 €. L'intera rete di agenti è inclusa — accettazione prenotazioni, libro cassa, OCR fornitori, magazzino con riordino, checklist HACCP, l'intera catena di vendita catering dall'offerta alla fattura, piano di lavoro e rilevazione presenze nel portale dipendenti, contabilità, solleciti e CRM. Gli accessi puramente al portale dipendenti (ad esempio solo per timbrare l'entrata e l'uscita) sono gratuiti e non contano come utenti completi — Lei paga solo i dipendenti che lavorano effettivamente con l'app. Nessun sovrapprezzo per moduli, tutto in un unico abbonamento. I server si trovano nell'UE (Germania).
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Più tavoli pieni. Meno liste di cose da fare piene.
In 30 minuti Le mostriamo come DivineMind.AI alleggerisce il Suo ristorante — dalla chiamata di prenotazione all'acquisto e magazzino, dalla contabilità del catering e il piano di lavoro al libro cassa a prova di revisione.
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