Dal piano camere alla fattura — in un unico sistema.

↳ Chi dorme in quale camera e quando, è indicato nel libro, nel portale e nella mente. I prezzi stagionali vengono calcolati manualmente.

→ Un calendario occupazione per tutte le camere: cliccando su un giorno libero si crea la prenotazione. Ogni prenotazione procede da richiesta a confermata e check-in fino a check-out. Una camera non può essere confermata due volte per la stessa notte. Il prezzo si applica per notte della stagione in cui cade la notte; categorie di camere da singola ad appartamento.

↳ Le prenotazioni dirette arrivano via telefono ed email. Gli ospiti non vedono cosa è libero e ogni richiesta richiede tempo.

→ Un link di prenotazione senza registrazione: l'ospite vede il mese libero per categoria con prezzo, il sistema propone la camera più piccola adatta. La richiesta appare immediatamente nel calendario occupazione; ricevete un'email e una notifica, l'ospite una conferma di ricezione nella sua lingua. Solo quando confermate, la camera è occupata e l'ospite riceve la conferma. La pagina indica il prezzo IVA inclusa, la tassa di soggiorno, l'informativa sulla privacy e le condizioni di cancellazione.

↳ Booking.com, Airbnb e la prenotazione interna non sanno l'uno dell'altro. Le doppie prenotazioni vengono scoperte solo all'arrivo.

→ Per ogni camera un calendario di esportazione per il portale e un'importazione del calendario del portale, sincronizzati ogni ora. Se una prenotazione del portale si sovrappone a una interna, DivineMind la crea solo come richiesta con marcatore di conflitto e vi avvisa tramite campana ed email. iCal trasmette solo occupato o libero: nessun prezzo, nessun contingente, nessun dato ospite. Non è un channel manager.

↳ Il viaggiatore d'affari necessita di una fattura a nome della sua azienda, con indirizzo e partita IVA. La fattura dal blocco note non è sufficiente.

→ Al check-out scegliete un contatto dal CRM o inserite azienda, indirizzo e partita IVA. Sopra il limite di importo per le fatture di piccolo importo, DivineMind richiede l'indirizzo. La fattura include pernottamento, vitto, voci dal conto ospite e tassa di soggiorno e sottrae automaticamente un acconto. Viene creata come bozza nel modulo fatture e lì approvata.

↳ Alloggio, colazione e bevande hanno diverse aliquote fiscali, e queste sono diverse in Austria rispetto alla Germania.

→ Le aliquote provengono dal paese della vostra azienda: in Austria pernottamento 10 % e aliquota normale 20 %, in Germania 7 % e 19 %. La colazione è indicata come voce separata sulla fattura, in Germania suddivisa tra alimenti 7 % e bevande 19 %. La mezza pensione con bevande viene anch'essa suddivisa in alimenti e bevande; la quota viene impostata autonomamente.

↳ Per persona e notte o in percentuale, bambini esenti o meno, con o senza colazione: la tassa di soggiorno è diversa in ogni comune.

→ Impostate modalità, aliquota e limite di età per i bambini, per Vienna esiste un modello. Sulla fattura la tassa di soggiorno è indicata come voce separata con la sua origine, in Austria come spesa di transito senza IVA. In Germania scegliete se, secondo il regolamento comunale, l'imposta è dovuta dall'ospite. Per la liquidazione con il comune esiste la lista mensile della tassa di soggiorno in PDF; la dichiarazione e il versamento rimangono come in precedenza a vostro carico.

↳ Cena, bar e minibar finiscono su foglietti. Al check-out manca la metà e l'ospite chiede cosa ha firmato.

→ Nella cassa registratrice (RKSV) l'addetto registra la ricevuta con "Addebito in camera" sul conto ospite. Il pulsante è attivo solo dopo che l'ospite ha firmato sul dispositivo. Minibar ed extra vengono addebitati direttamente nel conto ospite. Alla fattura viene allegata una lista con tutte le firme in PDF. Bar o pagamenti alla reception passano attraverso la cassa: ricevuta con firma, fattura pagata, tassa di soggiorno come voce separata della cassa.

↳ Gli acconti vengono richiesti tramite bonifico, tracciati e detratti manualmente dalla fattura finale.

→ La fattura di acconto (30 % o un importo libero) viene generata dalla prenotazione. Con "Invia all'ospite (PDF + link di pagamento)" l'ospite riceve la fattura e un link per pagare tramite il vostro conto di pagamento presso Mollie. Nella fattura finale l'acconto viene detratto come voce separata.

↳ La cucina al mattino non sa quanti ospiti faranno colazione e chi avrà la mezza pensione la sera.

→ Per ogni prenotazione: senza vitto, colazione, mezza pensione o pensione completa. La lista colazioni mostra solo gli ospiti con colazione, la panoramica conta "Colazione domani mattina" e "Cena oggi (MP/PC)". Sulla fattura il vitto è indicato come voce separata con la relativa aliquota fiscale.

↳ Il registro ospiti viene copiato da un modello, mancano numeri e campi obbligatori.

→ Per l'Austria il foglio di registrazione ospiti secondo l'Allegato A del Regolamento sulla registrazione ospiti con numero progressivo, sesso, documento di viaggio e accompagnatori. Per la Germania il modulo di registrazione speciale secondo il § 30 BMG. Entrambi in PDF da compilare e firmare. DivineMind non effettua la comunicazione elettronica al comune o alle autorità.

↳ Dopo il check-out nessuno sa quale camera deve essere pulita. Quanto bene è stata occupata la struttura, lo mostra solo la consulenza fiscale.

→ Al check-out la camera viene automaticamente contrassegnata come "da pulire", il team riceve una notifica. Nella pagina Housekeeping, anche nel browser del cellulare, si tocca "Pulito"; nome e ora vengono salvati, le camere possono essere bloccate. I report mostrano per ogni mese occupazione, prezzo medio camera (ADR), RevPAR, pernottamenti per paese di provenienza e la lista mensile della tassa di soggiorno.

↳ Una richiesta di disponibilità la sera rimane in sospeso fino al mattino.

→ Con l'assistente AI AIRIS (nel pacchetto a 999 €) chiedete in chat cosa è libero, fate creare una prenotazione come richiesta o fatevi mostrare la giornata nella struttura. Conferma, check-in, check-out, addebito voci, registro ospiti e acconto vengono eseguiti da AIRIS solo se avete dato l'autorizzazione tramite il pulsante di autonomia; altrimenti vi presenta il passaggio. Se non è chiaro a quale prenotazione ci si riferisce, AIRIS chiede chiarimenti.