Gestione immobiliare: affitto, condominio, rendiconto, conteggio consumi, assemblea

Aprire la gestione immobiliare

Apra “Tutte le app” e selezioni “Gestione immobiliare”. La panoramica mostra tutte le proprietà con il numero di unità, unità affittate e vuote; in alto può filtrare per Austria o Germania.

Creare una proprietà

Clicchi su “Crea proprietà”. L'assistente Le chiederà in sequenza i dati anagrafici e il Paese, l'edificio con le sue caratteristiche legali (ad esempio, data del permesso di costruzione o del finanziamento), le unità e i conti. Il Paese determina quale legge si applicherà in seguito.

Creare unità in serie

Nel passaggio “Unità” può creare molte unità contemporaneamente, ad esempio dall'unità 1 alla 24, con tipo di utilizzo e superficie comuni. Successivamente, può modificare le singole unità nel loro fascicolo; la superficie viene versionata con data di validità.

Registrare proprietà e quote

Nella scheda “Proprietari” inserisca i proprietari con la loro quota. Per la proprietà di appartamenti in Austria, registri i valori d'uso dalla perizia di valutazione, in Germania le quote di comproprietà e il regolamento condominiale. La somma viene verificata.

Creare un contratto di locazione

Sotto “Rapporti di utilizzo” clicchi su “Nuovo”. L'assistente La guiderà attraverso l'unità, il contratto e la scadenza, gli inquilini dai Suoi contatti, le componenti del canone di locazione con IVA per riga, la cauzione e l'adeguamento del canone (indicizzazione, canone indicizzato o a scaglioni) e le caratteristiche legali.

Verificare la classificazione legale

Nell'ultimo passaggio vedrà quale diritto di locazione si applica — motivato passo dopo passo, con riferimento e link al testo di legge. Se mancano informazioni, la classificazione è “indeterminata” e i campi mancanti sono collegati come elenco. La classificazione viene salvata con il contratto di locazione.

Confermare o sovrascrivere la classificazione

Nel fascicolo del contratto di locazione può ricalcolare, confermare o sovrascrivere la classificazione con una motivazione di almeno 20 caratteri. Ogni versione rimane visibile nella cronologia.

Pagina iniziale „Le mie case oggi“

Dopo il login, si apre „Le mie case oggi“. Vedete cosa è in programma oggi nelle vostre case: emergenze, controlli dovuti, scadenze, arretrati e nuove segnalazioni dalla cartella clienti. In alto, „Immobili“, „Sinistri“ e „Lettura estratto conto“ conducono direttamente avanti.

Case di cui siete responsabili

Le schede mostrano le case di cui siete responsabili, ciascuna con un semaforo. Se non vi è ancora stata assegnata una casa, vedete tutte le case. „Mostra tutto“ apre l'elenco completo sotto „Immobili & Ufficio“.

Immobili & Ufficio

Nel menu „Immobili & Ufficio“ trovate lo stesso elenco giornaliero e, sotto, le segnalazioni in arrivo dalla cartella clienti (sinistro, lettura contatore, riscontro di un artigiano). In alto, „Sinistri“ e „Controlli & Scadenze“ conducono avanti; titolari e amministratori vedono inoltre „Prescrizioni“.

Prescrizioni della vostra amministrazione

Sotto „Prescrizioni“, titolari e amministratori definiscono tempi di reazione, anticipi e limiti, separati dalle scadenze legali: ad esempio, „Approvazione a quattro occhi a partire da (€, netto)“ per gli ordini, „Scadenze aggiuntive come appuntamento nel calendario“ e la casella postale aziendale per l'invio di e-mail. Non viene mai inviato automaticamente, sempre solo dopo approvazione.

Aprire la scheda "Fatturazione"

Apra la proprietà e selezioni la scheda "Fatturazione". La panoramica mostra i costi aperti, le letture mancanti, le scadenze con semaforo e gli adeguamenti dovuti.

Definire circoli e chiavi

Sotto "Circoli & Chiavi", "Suggerisci circoli" crea il circolo delle spese di gestione, in caso di fornitura centralizzata anche riscaldamento/acqua calda e per ascensore o lavanderia un circolo separato. Una chiave di ripartizione diversa richiede una base legale e un documento; la validità è impostata dai proprietari o dagli amministratori. Nel circolo di riscaldamento inserisca i dati per la fatturazione dei costi di riscaldamento (Austria: separazione riscaldamento/acqua calda, accordo sulla quota di consumo; Germania: metodo acqua calda, tipo di edificio CO2). Spunti le tipologie di costo che sono ripartibili solo con un prerequisito documentato nel circolo, non appena la prova è disponibile.

Assegnare i costi

Sotto "Costi" si trovano le fatture in entrata con il motivo del riscontro (centro di costo, fornitore, punto di misurazione, indirizzo). "Assegna" distribuisce una fattura a circolo e tipo di costo, se necessario in più parti. Registri avvisi, prestazioni proprie e entrate con un documento.

Leggere i contatori

Sotto "Contatori" registri le letture alla fine del periodo — tramite cellulare con "Lettura da cellulare" con foto — o importi il file del servizio di misurazione. Una correzione crea una nuova riga con il motivo.

Creare fatturazione

"Nuova fatturazione" apre l'assistente. Selezioni periodo e ambito: in Austria spese di gestione e riscaldamento separate, in Germania una fatturazione comune.

Verificare e calcolare

Nel passaggio "Verifica" prema "Calcola". Vedrà le posizioni, le singole fatturazioni con riepilogo IVA e un'anteprima in PDF. Un clic su un blocco la porta al passaggio appropriato.

Fissare

I proprietari o gli amministratori fissano la fatturazione. Questa riceve un numero di documento ed è quindi immodificabile; gli errori vengono corretti da una rettifica come nuova versione.

Inviare e registrare l'accesso

In Austria esponga la fatturazione delle spese di gestione e registri la data di pubblicazione. In Germania registri l'accesso per ogni inquilino — questo imposta la scadenza e il termine per le obiezioni.

Registrare

"Registra" scrive i conguagli come richiesta di pagamento e i crediti come nota di credito sul conto dell'inquilino. Gli acconti aperti del periodo vengono stornati in Germania; la vacanza viene solo indicata.

Nuovi acconti

Nell'ultimo passaggio, il risultato genera proposte per nuovi acconti — con lettera e trasferimento nel canone di locazione.

Aprire fatturazione

Aprite l'immobile, scheda „Denaro / Elenco saldi“, e cliccate su „Fatturazione“. Selezionate mese, immobile e cosa deve essere fatturato. L'affitto proviene dalle componenti del canone di locazione, gli acconti condominiali dal piano di acconto stabilito; se la scadenza cade di sabato o festivo, viene posticipata al giorno lavorativo successivo.

Verificare anteprima (simulazione)

„Calcola anteprima“ non registra nulla. Vedete cosa verrà registrato, cosa è bloccato (con le informazioni mancanti) e cosa viene saltato. Se qualcosa è cambiato dall'anteprima, il sistema non registra nulla e richiede una nuova anteprima.

Registrare

„Registra ora“ assegna numeri di documento e registra sui conti degli inquilini o dei proprietari; un conto inquilino viene creato alla prima registrazione. Una seconda esecuzione per lo stesso mese non registra nulla due volte. Possono registrare titolari, amministratori e manager.

Annullare invece di sovrascrivere

Una fatturazione errata viene annullata con „Annulla“ tramite registrazione inversa – non viene mai sovrascritta; gli importi già saldati rimangono come credito. I pagamenti saldano secondo la legge: Austria § 1415/§ 1416 ABGB, Germania §§ 366, 367 BGB. L'elenco saldi nella scheda „Denaro / Elenco saldi“ mostra per ogni conto dare, avere e saldo; un clic apre la scheda conto.

Processo di sollecito

Nel menu „Solleciti“ selezionate immobile e data di riferimento. „Anteprima“ calcola per ogni conto il livello di sollecito successivo con blocchi, scadenze e interessi; „Crea proposte“ crea le proposte di sollecito per la verifica.

Interessi di mora e spese di sollecito

Al momento dell'approvazione, selezionate se „Registra interessi di mora fino alla data di riferimento“ e „Registra spese di sollecito“ devono essere inclusi. Periodi provvisori (tasso di interesse di base non ancora pubblicato) non vengono registrati; spese di sollecito solo se concordate o ammesse.

Approvare e inviare

„Approva“ assegna un numero di documento al sollecito – non viene inviato nulla. „Invia“ lo invia „Invia per e-mail“ come PDF; posta, raccomandata o consegna personale vengono gestite da voi e registrate con „Segnala come inviato“. Successivamente, registrate con „Registra ricezione“ il giorno della ricezione e, se necessario, allegate una prova (es. avviso di ricevuta).

Motivo di risoluzione solo come indicazione

Il sollecito indica se e da quando può sussistere un motivo di risoluzione per mora di pagamento (Germania § 543 BGB, Austria § 30 MRG). Questa è solo un'indicazione: una risoluzione non viene mai avviata dal sistema – la decisione spetta all'amministrazione.

Creare mandato SEPA

Sotto „Addebito SEPA“ (anche nella scheda „Denaro / Elenco saldi“) selezionate l'immobile. Necessita di un conto attivo con IBAN e ID creditore del titolare del conto. „Crea mandato“ registra il mandato per ogni conto personale – addebito base (CORE) o addebito aziendale (B2B) – con la scansione del mandato firmato.

Creare ciclo di addebito

„Nuovo ciclo di addebito“ prende le fatturazioni registrate con modalità di pagamento addebito e mandato attivo; „Crea ciclo“ lo crea. Se una scadenza non è più raggiungibile, la spostate con „Modifica data“; „Annulla ciclo“ libera nuovamente le fatturazioni.

File bancario (pain.008) e invio

„Crea file“ genera il file di addebito SEPA (pain.008) da scaricare. L'invio viene effettuato nell'online banking e successivamente segnalato con „Segnala come inviato“.

Recupero bancario (EBICS)

Se per l'azienda è configurata una connessione EBICS (Fatture in entrata → Impostazioni → Recupero bancario), gli estratti conto degli immobili vengono ricevuti automaticamente ogni giorno. Vengono archiviati solo nella gestione immobiliare, mai nel banking aziendale – il denaro degli inquilini e dei proprietari è denaro fiduciario.

Leggere estratto conto come file

Senza EBICS, aprite „Estratto conto e accrediti“ e leggete il file della vostra banca (CAMT.053 o MT940) con „Leggi estratto conto“. L'IBAN determina il conto dell'immobile; una seconda lettura dello stesso estratto conto non registra nulla due volte.

Assegnare i pagamenti

Sotto "Estratto conto & Pagamenti in entrata" per ogni pagamento è presente un suggerimento con semaforo: riferimento di pagamento, IBAN conosciuto (anche per pagamenti parziali, in eccesso o cumulativi) o nome del pagatore. Se la causale menziona un altro conto, il conto dell'IBAN non viene suggerito. Vengono registrati automaticamente solo i pagamenti univoci – e solo se l'impostazione di autonomia lo consente.

Osservare le note

Un riferimento di un'altra proprietà, di un conto chiuso o "Cauzione" sul conto dell'immobile non verrà mai registrato come affitto – la nota indica cosa fare (bonifico di ritorno o trasferimento al conto cauzioni).

Trascinare estratto conto nella chat AIRIS

Potete anche trascinare il file dell'estratto conto nella chat AIRIS. AIRIS lo legge e segnala conto, periodo e movimenti; ciò che è inequivocabile viene registrato solo dopo il vostro „Sì, registra“, il resto rimane sotto „Estratto conto e accrediti“ per l'assegnazione manuale. Una seconda lettura non registra nulla due volte. I dati dell'estratto conto (nomi, IBAN, causale) non vengono trasmessi a nessun modello linguistico.

Suggerire un bonifico

Sotto "Pagamenti in uscita" sono elencate le fatture dei fornitori aperte, i crediti e le cauzioni dei contratti terminati. "Suggerimento" crea un bonifico dal conto dell'immobile – non viene ancora trasferito denaro.

Approvare (Quattro occhi)

Possono approvare i titolari e gli amministratori. Sopra il limite di competenza del contratto di amministrazione (senza valore: 1.000 €) devono approvare due persone diverse; i pagamenti a un conto dell'amministrazione sempre.

File bancario o EBICS

"Genera file bancario" crea un file di bonifico SEPA (pain.001) per ogni conto dell'immobile. Caricatelo nel banking e annotatelo – oppure inviatelo direttamente tramite la connessione EBICS.

Esecuzione e registrazione

Se il bonifico compare nel prossimo estratto conto, è "eseguito". "Registra" registra il pagamento dei costi, l'erogazione del credito o il rimborso della cauzione. Un bonifico restituito viene segnalato.

Aprire gli adeguamenti dovuti

Nella scheda "Fatturazione" sotto "Indicizzazione del valore" (Austria) o "Indice & Scaglione" (Germania) si trovano i contratti con adeguamento dovuto, con valore dell'indice e periodo di blocco.

Calcolare

"Calcola" crea un protocollo: indice vecchio e nuovo con fonte e versione, variazione, tetto, arrotondamento e data di efficacia.

Approvare e scrivere

Dopo l'approvazione da parte dei proprietari o degli amministratori, la lettera è disponibile in PDF.

Invio e accesso

Invii la lettera e registri l'accesso. L'effetto viene ricalcolato con l'accesso; in Germania l'assistente mostra il blocco annuale del canone indicizzato.

Acquisisci

"Acquisisci" termina l'importo precedente e crea la nuova componente del canone di locazione. La richiesta di pagamento la utilizzerà a partire dal periodo successivo.

Preparare l'aumento dell'affitto (Germania)

Nella pratica contrattuale, la scheda "Aumenti" apre l'assistente "Preparare l'aumento dell'affitto (§ 558 BGB)": situazione iniziale, periodo di blocco e di attesa, giustificazione con indice degli affitti, perizia o appartamenti comparabili, limite massimo, nuovo affitto e verifica. Il calcolo viene eseguito nel motore; ogni numero ha un percorso di calcolo.

Approvare, spedire, registrare la ricezione

I proprietari o gli amministratori approvano la lettera — il riferimento e lo stato vengono congelati. DivineMind non spedisce nulla autonomamente: scaricare il PDF, spedire, annotare la spedizione e registrare la ricezione. Solo con la ricezione decorrono i termini per il consenso e per l'azione legale.

Risposta e acquisizione

Registrare il consenso (anche parziale o tramite pagamento), il rifiuto, l'azione legale e la sentenza. "Acquisire nell'affitto" termina l'importo precedente il giorno prima e applica il nuovo a partire dalla data di efficacia; i supplementi per la modernizzazione sono riportati come riga separata.

Modernizzazione e freno agli affitti

La scheda "Modernizzazione" dell'immobile conduce dal progetto, attraverso l'annuncio e la conclusione, all'aumento per ogni inquilino. Nell'unità, la scheda "Canone di locazione" verifica il canone consentito in caso di nuova locazione e crea l'informazione prima della dichiarazione contrattuale.

Austria: calcolo del canone di locazione e rendiconto del canone principale

Nella scheda „Canone di locazione“ dell'unità, viene creata la soglia massima secondo § 16 MRG (valore di riferimento o categoria) con maggiorazioni e riduzioni, posizione, durata limitata e prova, come PDF. Aumento § 45, subentro § 46, § 46a, § 12a e risanamento § 16 comma 10 iniziano nella scheda „Aumenti“ del contratto; il rendiconto del canone di locazione principale secondo § 20 MRG viene creato nella scheda „Canone di locazione principale“ dell'immobile, anch'esso come PDF.

Termini e indici degli affitti

Sotto "Affitto e acquisizione" sono riportati tutti i termini con semaforo e gli indici degli affitti (sempre con fonte). La pagina iniziale mostra le operazioni aperte, i termini, i reclami e le basi mancanti come lo stato dell'area o i nuovi valori di riferimento.

Acquisizione dati

Sotto „Acquisizione dati“, scaricate il modello Excel, caricate il file compilato, assegnate le colonne e avviate la simulazione. Non registra nulla e mostra un elenco di errori per ogni riga. Dopo il confronto delle persone e le somme di controllo, titolari o amministratori acquisiscono il lotto, lo verificano nel prodotto e fissano i saldi.

Aprire la gestione della proprietà

Tramite il menu "Gestione della proprietà" o la scheda "WEG" di una proprietà con proprietà di appartamento. In alto sono visualizzate le scadenze aperte di tutti gli edifici con semaforo, sotto le sottoschede Panoramica, Piano economico, Rendiconto annuale, Fondo di riserva, Assemblee, Delibere e Amministrazione.

Piano economico o previsione

L'assistente guida attraverso il periodo, le posizioni, le chiavi di ripartizione, i dettagli, i piani individuali per unità e la determinazione. Gli anticipi vengono poi richiesti tramite il ciclo di cassa.

Convocare l'assemblea

Sotto „Assemblee“, create data, luogo o sala online e ordine del giorno. L'invito viene registrato con modalità di recapito e scadenze per ogni proprietario e inviato solo tramite pulsante. I partecipanti online entrano dalla sala d'attesa di DivineMeet; non esiste una registrazione. Una verbalizzazione è possibile solo con il consenso di tutti i presenti (vedere „Assemblea live“).

Votazione e verbale

Nella gestione dell'assemblea si registrano presenze e deleghe e i voti per ogni punto all'ordine del giorno. Il risultato viene determinato con il metodo di calcolo secondo la legge del paese. Seguono poi il verbale, le firme e — in Germania — la raccolta delle delibere.

Delibera circolare

Le delibere senza assemblea si avviano sotto "Assemblee" con "Avviare la circolazione"; i voti vengono registrati per ogni proprietario con scadenza e valutati come in assemblea.

Rendiconto annuale

Sotto "Rendiconto annuale" si calcola il rendiconto della comunità e i rendiconti individuali per ogni proprietario, li si determina, li si invia e si registrano conguagli e crediti sul conto del proprietario — ogni passo tramite un pulsante.

Fondo di riserva e amministrazione

"Fondo di riserva" mostra saldo, apporti e prelievi; lì si generano anche il rapporto patrimoniale (Germania) o il rendiconto del fondo di riserva in caso di cambio amministratore (Austria). Sotto "Amministrazione" si gestiscono nomina dell'amministratore, consiglio di amministrazione, cambio di proprietà, dati di consegna e unità di voto.

Condurre assemblea

Il giorno dell'assemblea, sotto „Amministrazione condominiale“ → „Assemblee“, aprite l'assemblea e cliccate su „Condurre assemblea“. Se non esiste ancora una sala online, „Crea sala online“ la crea; „Apri come host“ avvia DivineMeet, „Copia link per i proprietari“ fornisce il link per la partecipazione online.

Assegnare ospiti Meet all'unità

I proprietari entrano dalla sala d'attesa. Dopo l'ammissione, voi, in qualità di presidente, verificate l'identità, selezionate il delegato alla votazione e cliccate „Identità verificata – assegna“. Solo dopo questo passaggio l'ospite può votare; per delegati esterni il voto è bloccato.

Votazione live

Per ogni punto all'ordine del giorno, „Apri votazione“ avvia la votazione. Online votano gli ospiti Meet e la cartella clienti stessa; i voti in sala vengono registrati nella scheda di voto. Vedete continuamente i voti espressi, la presenza, la partecipazione online e la capacità decisionale.

Registrare il risultato

In Germania, „Chiudi, annuncia e inserisci nel registro delle delibere“ chiude il punto e inserisce la delibera direttamente nel registro delle delibere. In Austria, „Chiudi e registra il risultato“ registra il risultato; successivamente seguono l'affissione nell'edificio e la trasmissione (§ 24 comma 5 WEG 2002), da cui decorre il termine di impugnazione. La registrazione può essere effettuata da titolari e amministratori.

Verbale solo con il consenso di tutti

Sotto „Trascrizione per la verbalizzazione“, attivate una verbalizzazione con „Attiva trascrizione“ – questa funziona solo finché tutti i presenti hanno acconsentito. Se qualcuno si unisce senza consenso, si interrompe immediatamente. Non esiste una registrazione. La verbalizzazione viene redatta dall'amministrazione; i risultati provengono sempre dal conteggio.

Esportazione DATEV/BMD per immobile

In «Esportazione DATEV/BMD» selezionare immobile, conto e periodo (un anno solare). L'anteprima mostra tutte le registrazioni con conto, contropartita e note; «Scarica esportazione» genera un file ZIP con lotto registrazioni, anagrafiche e piano dei conti e lo archivia con checksum. L'esportazione è un mandante separato per il commercialista del proprietario: canoni e spese condominiali non compaiono nell'esportazione contabile della Sua azienda.

Piano dei conti e associazione conti

Nella scheda «Impostazioni» definire formato (DATEV o BMD), piano dei conti, codice consulente e numero mandante. I conti sono proposte del piano dei conti; ogni categoria può essere associata a un conto specifico, previo accordo con il commercialista.

Rendiconto proprietario

In «Rendiconto proprietario» selezionare il contratto di gestione (locazione o gestione singola unità) e il mese. L'anteprima mostra canoni incassati, spese pagate o quote condominiali, onorario di gestione contrattuale, accantonamenti, saldo e proposta di liquidazione. «Crea bozza», poi «Conferma»: il rendiconto diventa definitivo e viene archiviato in PDF.

Invio e liquidazione

Inviare il rendiconto via e-mail o pubblicarlo nel portale clienti del proprietario. «Disponi liquidazione» crea un bonifico in Uscite di pagamento dal conto dell'immobile; approvazione, principio del doppio controllo e file bancario vengono gestiti lì.

Fattura elettronica per avvisi di pagamento

In «Fattura elettronica» sono elencati tutti gli avvisi registrati con IVA e l'eventuale obbligo di fattura elettronica (Germania: § 14 UStG con periodi transitori; Austria: facoltativa previo accordo). «Verifica» mostra i dati mancanti, «Scarica» genera XRechnung, ZUGFeRD o ebInterface e archivia l'originale.

Informazioni mensili sui consumi (§ 6a HeizkostenV)

Per i contatori teleletti, importare i valori mensili del fornitore di misurazione tramite l'importazione letture. In «Dati di consumo» è visualizzato per ciascun utente il consumo in kWh con mese precedente, stesso mese dell'anno precedente e utente medio. «Crea» blocca i valori, «Invia» li trasmette via e-mail o li mette a disposizione nel portale clienti. I valori mancanti vengono segnalati, mai stimati.

Avviare la giornata di conteggio

In «Giorno del rendiconto» selezioni immobile, anno e ambito (spese di gestione, spese di riscaldamento o entrambi). In alternativa chieda ad AIRIS «Prepara il rendiconto spese 2025 per L-003»: procedura guidata e conversazione condividono lo stesso stato.

Fatture dalla casella di posta

«Leggi casella di posta» inoltra le e-mail con allegati di fattura al riconoscimento documenti di DivineFinance. Se rileva numero immobile o indirizzo, la fattura assume il centro di costo dell'immobile. «Acquisisci univoci come giustificativi di costo» crea i giustificativi; le fatture senza voce di costo univoca vengono assegnate manualmente nel rendiconto. Le e-mail di conduttori e proprietari non vengono mai lette.

Richiedere letture mancanti

Se manca una lettura a fine periodo, «Richiedi ai conduttori» domanda il valore agli attuali occupanti: nel fascicolo cliente (notifica push e avviso) o via e-mail, altrimenti come lettera da stampare. La conduttrice trasmette la lettura nel fascicolo cliente tramite «Comunica lettura contatore»; Lei la acquisisce come di consueto da «Dal fascicolo cliente».

Bozza e report di controllo

«Calcola bozza» utilizza il motore di calcolo dell'amministrazione. «Controlla» genera un report con semaforo: elementi bloccanti, voci senza giustificativo, fatture non acquisite, letture mancanti, confronto anno precedente per voce di costo (da 20% e 100 €), conguagli anomali e scadenza. Il report è disponibile in PDF ed è valido solo per la bozza su cui è stato eseguito il controllo.

Approvazione e invio

In assenza di punti rossi, titolari o amministratori possono approvare: il rendiconto viene finalizzato (Austria: affissione/Legung oggi) e inviato nel fascicolo cliente o via e-mail. I destinatari con recapito postale vengono contrassegnati per la stampa. AIRIS effettua l'invio solo previa Sua espressa approvazione.

Il conduttore chiede, AIRIS spiega

Nel fascicolo cliente, la conduttrice può porre domande sul proprio rendiconto, ad es. «Perché il mio conguaglio a debito è così alto?». AIRIS risponde esclusivamente in base al log di calcolo di quello specifico rendiconto (quota, acconti, voci principali, anno precedente), mostra i giustificativi delle relative voci e indica il termine di opposizione con riferimento normativo. AIRIS non calcola: ogni valore della risposta viene verificato rispetto al log; AIRIS non ha accesso ai dati di altri conduttori.

Registrare la disdetta

In «Cambio inquilino» → «Nuovo cambio inquilino» selezioni immobile e unità e inserisca chi ha disdetto, la data di ricezione e la forma (con scansione della lettera). Il motore di calcolo determina la fine del contratto con formula e riferimento normativo: Germania § 573c BGB (3° giorno lavorativo, termini del locatore dopo 5 e 8 anni, forma scritta § 568 BGB), Austria § 560 ZPO e § 33 MRG. Una disdetta via e-mail viene segnalata come non valida per vizio di forma. «Inserisci fine contratto nel contratto di locazione» imposta la data solo al Suo clic.

Riconsegna

«Crea verbale di riconsegna» apre il consueto verbale di consegna: locali, difetti con foto, letture contatori, chiavi e firma di entrambe le parti. Al completamento, le letture dei contatori confluiscono nel conteggio.

Annuncio e candidati

L'annuncio viene creato nel modulo agenzia, collegato all'unità. Una volta pubblicato riceve un link; le richieste entrano come contatti nel CRM e diventano candidati con «Importa richieste dall'annuncio». Per ciascun candidato inserisce visita e autocertificazione – solo domande ammesse, scaglionate in base allo stato della procedura.

Consenso e solvibilità

Prima della verifica di solvibilità, il candidato esprime il consenso (testo con checksum, firma a schermo, su carta o via e-mail; revocabile in qualsiasi momento). La richiesta a KSV1870 (Austria) o SCHUFA (Germania) richiede un contratto con il fornitore; fino ad allora, nelle aziende dimostrative funziona in modalità di test, chiaramente contrassegnata come «nessun report reale». Utilizzabile senza contratto: caricare il report fornito dal candidato e registrarne l'esito. Viene salvato solo il semaforo; in caso di rifiuto, i dati vengono anonimizzati alla scadenza dei termini.

Contratto di locazione con firma

Dopo la conferma, il contratto viene generato dal modello con i Suoi importi; DivineMind verifica la cauzione rispetto all'importo massimo (§ 551 BGB). Un contratto a tempo indeterminato non richiede forme particolari: l'inquilino firma a schermo o tramite link sullo smartphone, e firma anche l'amministrazione. Se il contratto richiede la forma scritta (a termine, lunga rinuncia alla disdetta), è necessaria la carta con firma autografa o una firma elettronica qualificata. «Concludi contratto» crea il nuovo rapporto di locazione.

Cauzione e ingresso

La cauzione viene registrata nel nuovo contratto – in denaro solo su un conto cauzioni dell'immobile, separato dal conto di gestione. Per l'ingresso: verbale di consegna con letture contatori, «Calcola anteprima» e «Registra addebito» per il primo mese (crea la scheda contabile dell'inquilino) e «Notifica cambio occupante» come file ARGE per il servizio di misurazione. Completati tutti i passaggi, conclude il cambio inquilino. AIRIS è sempre aggiornato sullo stato.

Inserimento servizio di misurazione

Alla voce «Servizio di misurazione» selezionate per ogni immobile il fornitore, il formato di interscambio (ARGE-HeiWaKo 3.10 o file di lettura) e il Vostro codice cliente e numero immobile presso il servizio di misurazione.

Importazione file

Caricate il file del servizio di misurazione e avviate la simulazione. File ARGE: le letture dei contatori confluiscono nelle letture, i risultati del conteggio per ciascun utente vengono salvati per la controprova. I file di lettura (CSV/Excel) vengono riconosciuti tramite i nomi delle colonne; visualizzerete l'assegnazione prima dell'acquisizione. I profili dei fornitori non sono verificati su file originali in assenza di contratto.

Comunicazione cambio occupante

«Scarica» o «Genera e archivia nel fascicolo» crea il file ARGE con tutti gli utenti e i periodi di locazione del periodo di conteggio, sfitti inclusi. Dalla procedura di cambio locatario, «Comunica cambio occupante» segnala solo l'unità interessata.

Telelettura

Titolari e amministratori attivano l'interfaccia: un gateway radio o il servizio di misurazione invia le letture dei contatori con la chiave a DivineMind; queste vengono sottoposte alla stessa verifica di qualsiasi importazione. La chiave viene mostrata una sola volta.

Schede „Operatività“ e „Ufficio“

Nell'immobile, la scheda „Operatività“ raggruppa sinistri, ordini, „Impianti & Controlli“ e scadenze dell'edificio, la scheda „Ufficio“ circolari, fornitori, elenco inquilini e chiavi. Attraverso tutti gli edifici, potete accedere agli stessi elenchi da „Immobili & Ufficio“.

Segnalazione sinistri via e-mail

Sotto „Sinistri & Segnalazioni“, il blocco „Da telefono ed e-mail“ mostra le segnalazioni di sinistri provenienti da e-mail alla vostra casella di posta collegata. Il segnalante viene riconosciuto tramite la vostra rubrica e assegnato all'unità corretta; se corrisponde solo il nome, non si indovina – lo assegnate voi stessi. Viene creato secondo la vostra impostazione di autonomia o con „Crea come segnalazione“; su richiesta, il segnalante riceve una conferma di ricezione.

Artigiani: offerte e assegnazione

Sotto „Ordini“, „Assegna ordine“ inizia – da un sinistro o direttamente. „Richiedi ai fornitori“ e „Invia richieste“ acquisiscono offerte, „Registra offerta“ le inserisce; il confronto mostra la differenza rispetto all'offerta più economica. A partire dal vostro limite di importo, una seconda persona approva („Approva questo stato“), quindi segue „Assegna incarico“. Sotto „Dati per l'artigiano“ definite cosa viene trasmesso. Dopo „Registra accettazione“, il registro delle scadenze inserisce la garanzia.

Obblighi di controllo degli impianti

Sotto „Impianti & Controlli“, registrate ascensore, riscaldamento, rilevatori di fumo e altri impianti. Il sistema calcola le date di controllo da legge, norma e contratto – con riferimento: l'obbligo dei rilevatori di fumo e la competenza per tutti i 16 Länder tedeschi e i 9 Länder austriaci, l'ascensore per tutti i Länder austriaci. Se per un Land non è definita alcuna regola, al suo posto compare „non definito“ invece di una scadenza inventata. Un obbligo di controllo legale può essere disattivato solo con motivazione.

Registro delle scadenze

„Controlli & Scadenze“ mostra „Controlli dovuti“ e „Scadenze“ con etichetta Legge, Contratto, Norma o Prescrizione della vostra amministrazione. Ogni scadenza ha un responsabile; se sotto „Prescrizioni“ è attivato „Scadenze aggiuntive come appuntamento nel calendario“, compare anche nel calendario. „Sincronizza ora“ aggiorna il registro; una scadenza può essere annullata solo con motivazione.

Festività locali

Scadenze e tempi di reazione tengono conto delle festività legali per ogni Land e comune. Quali sono valide, potete vederle nella scheda „Panoramica“ dell'immobile sotto „Festività locali“. Se il comune manca, una scadenza interessata è „indeterminata“.

Verbale di consegna

„Nuova consegna“ → „Crea e avvia“ apre il verbale di consegna; stanze, contatori e chiavi vengono precompilati dall'unità e dall'ultimo verbale. Difetti con foto e le firme di entrambe le parti compaiono successivamente nel PDF.

Circolari e avvisi

Nella scheda „Ufficio“ sotto „Circolari“, cliccate „Scrivi circolare“, selezionate sotto „A chi?“ i ruoli e „Individua destinatari“. „Verifica“ mostra cosa deve essere modificato; dopo „Approva“ vengono creati lettere per ogni destinatario, lettera seriale e avviso in PDF. Le e-mail vengono inviate singolarmente per destinatario, la posta viene stampata come lettera seriale. Disdette e altre dichiarazioni che richiedono la forma scritta non vengono inviate come circolari.

Elenco inquilini

Nella scheda „Ufficio“, „Elenco inquilini“ mostra la situazione degli inquilini dell'immobile – „Scarica come Excel“ o „Scarica come PDF“.

Aprire catalogo delle regole

Nel menu „Catalogo delle regole“ trovate tutte le regole secondo cui DivineMind classifica e calcola. Filtrate per Austria o Germania, per legge e per tipo.

Comprendere una regola

Ogni regola mostra condizione, risultato, riferimento, fonte con stato della fonte, validità e i suoi casi di test. Le versioni sostituite rimangono visibili; le domande aperte all'avvocato sono contrassegnate.