Gastro & Hospitality

• MHD / FEFO: Scorte ordinate per data di scadenza — eliminare o far riordinare da AIRIS.
• Autocontrollo HACCP: Registrare temperature di refrigerazione/congelamento; le deviazioni vengono segnalate immediatamente in rosso.
• Timbratura e registro turni: I dipendenti timbrano in entrata/uscita per postazione — tracciamento del tempo reale.
• Timbratura in sede: Sotto Rilevazione ore, i titolari, gli amministratori e i manager impostano la regola per filiale nella scheda „Timbratura solo in sede“ e definiscono il „Raggio in metri“. Successivamente, la timbratura è possibile solo se il cellulare si trova all'interno del raggio, sia nell'app che sul web.

• Registro prenotazioni: Vista giornaliera con timeline sotto Registro prenotazioni — Tavoli × Ora, un clic su un campo libero crea una prenotazione (persone, durata, tavolo automatico o fisso).
• Tavoli & Aree: sotto „Gestisci tavoli“, crea tavoli con posti a sedere e li assegna direttamente a un'area (ad es. sala o terrazza) — nuove aree le crea nello stesso dialogo.
• Richieste ospiti e allergie: campi reali nella prenotazione e nel contatto CRM — Le note sulle allergie appaiono in rosso nella vista giornaliera e vengono automaticamente applicate ai clienti abituali.
• Conferma all'ospite: Non esiste ancora una conferma via WhatsApp direttamente dal registro prenotazioni (arriverà dopo l'approvazione di Meta); la conferma viene inviata dal Suo team.
• Prenotazione telefonica: Risponda alla chiamata e inserisca la prenotazione nel registro prenotazioni. L'accettazione telefonica tramite IA non è attualmente abilitata.

• In Eventi inserisca occasione, data, numero di ospiti, sala o tavoli, menu dagli articoli di cassa (prezzo a persona), pacchetto bevande, programma e allergie.
• «Crea preventivo» genera il preventivo in formato PDF premium. Dopo l'accettazione, «Conferma» blocca i tavoli nel libro prenotazioni; in caso di sovrapposizione, questa viene segnalata e nulla viene prenotato.
• Seguono la fattura di acconto (es. 30%, per aliquota IVA) e la fattura finale con il numero effettivo di persone; l'acconto viene detratto automaticamente. La scheda banchetto (PDF) serve per cucina e servizio.
• Cucina e team ricevono un promemoria due giorni prima e il giorno stesso alle 08:00 (ora locale) con numero di persone, menu e allergie.

• In Laboratorio → «Configurazione» definite quale sede è il laboratorio, quali ordinano, entro quando (termine per il giorno dopo, ora locale) e con quale giro vengono rifornite. Per ogni articolo impostate impasto, forno, tempo di cottura e teglia.
• Ordine filiale: ogni filiale vede al mattino una proposta d'ordine precompilata e la invia entro il termine — in cassa sotto «Filiale» o sul web sotto «Ordini filiali». Dopo, le modifiche sono riservate a laboratorio/direzione e contrassegnate.
• Lista di produzione: somma degli ordini inviati dalle filiali più i preordini, raggruppati per impasto, forno e tempo di cottura, con teglie — anche in PDF. «Registra come cotto» carica la merce nel magazzino del laboratorio.
• Consegna: «Partenza» genera il documento di trasporto per filiale (trasferimento di magazzino); la filiale conferma la ricezione e registra le discrepanze con motivo.
• Resi serali: per ogni articolo, le rimanenze e la destinazione (scarico, supermercato sociale, Too Good To Go, personale, reso laboratorio) e l'orario di esaurimento scorte. Calcola il tasso di reso per filiale, articolo e giorno.
• Previsione: calcolo trasparente — stessi giorni feriali, trend, meteo, festività, orario di esaurimento e margine di sicurezza dal margine. «Dettaglio calcolo» mostra ogni passaggio; il consuntivo confronta previsione ed effettivo. AIRIS invia in autonomia solo se abilitata.
• Impostazione per filiale: Nella scheda „Previsione“, sotto „Impostazione suggerimento d'ordine“, scelga tra „equilibrato“ (meno resi possibile, senza esaurire le scorte troppo spesso) e „parsimonioso“ (ancora meno resi, ma esaurimento scorte più frequente). Sotto viene indicato come sarebbero risultati i resi e le scorte esaurite con l'altra impostazione nello stesso periodo. La stessa scelta si trova in „Impostazione“ nella colonna „Suggerimento“; essa è valida a partire dal prossimo suggerimento d'ordine di questa filiale.
• Preordini: torte e vassoi con data di ritiro, filiale e cliente dal CRM; l'acconto è una normale fattura di acconto. La quantità compare sulla lista di produzione il giorno del ritiro, con promemoria al team alle 07:00.

• In ogni scheda contatto c'è la scheda «Privacy»: accesso ex Art. 15 in PDF e copia completa dei dati ex Art. 20 in JSON — con prenotazioni, chiamate, e-mail, ricevute e consensi.
• Le richieste vengono registrate con data di ricezione e scadenza (1 mese); titolari e amministratori ricevono un promemoria 7 giorni prima del termine.
• Cancellazione ex Art. 17: una simulazione mostra prima cosa viene cancellato, anonimizzato o conservato per obbligo di legge. Fatture e scontrini restano invariati (pseudonimizzati); solo titolari e amministratori possono procedere, con registro di cancellazione in PDF.

• Esportazione audit: sotto Liste di controllo HACCP nella scheda „Cronologia“, scaricare l'intera cronologia delle checklist come CSV o PDF per l'autorità di controllo alimentare (periodo selezionabile, deviazioni evidenziate).
• Collegamento unità di refrigerazione: I punti di controllo della temperatura possono essere assegnati alle unità gestite sotto Unità refrigeranti — Il nome dell'unità appare durante la registrazione, nella cronologia e nell'esportazione dell'audit.
• Controlli dimenticati: Ogni mattina alle 07:00, il sistema verifica quali checklist sono aperte o in ritardo. I responsabili ricevono un'attività con il numero di controlli aperti e in ritardo e una notifica nella campanella; non è necessario attivare nulla.

• Entrambe le voci di menu aprono un modello predefinito nell'editor di workflow; nulla è ancora in esecuzione. Verifichi nome, trigger e passaggi, salvi con „Salva“ e successivamente attivi il workflow. Con „Testa“ può provarlo in anticipo (salvare prima).
• Workflow No-Show (Gastro › Workflow No-Show): Trigger „manuale“ per un contatto, ovvero l'ospite. Il passaggio 1 gli invia un gentile promemoria per la prenotazione odierna chiedendo una breve conferma (testo dall'IA), il passaggio 2 attende un giorno, il passaggio 3 Le segnala „Verifica No-Show e, se necessario, follow-up“.
• Ordini (Gastro › Ordini): Modello „Attiva riordino“ con pianificazione settimanale il lunedì mattina (modificabile nel trigger). Segnala „Verifica necessità d'ordine — articoli sotto scorta minima“ e crea l'attività „Attiva ordine al fornitore“, con scadenza il giorno successivo. Non crea l'ordine stesso; questo viene generato dal suggerimento d'ordine giornaliero nel magazzino (vedi sotto).
• Le email agli ospiti vengono inviate autonomamente solo nella misura consentita dal Suo pulsante di autonomia per le automazioni; altrimenti, l'email attende la Sua approvazione. Le esecuzioni completate sono visibili sotto Automazione › Esecuzioni.

• Nella chat AIRIS: invii la fattura come foto o PDF, AIRIS chiederà „Dovrei registrarla in magazzino?“. Se AIRIS registra direttamente o attende la Sua approvazione, lo decide il Suo pulsante di autonomia per il magazzino.
• Suggerimento d'ordine giornaliero: Sotto Riordino automatico, il sistema verifica ogni mattina le regole di riordino attive e crea una bozza d'ordine per fornitore; titolari, amministratori e manager vengono notificati. „Verifica ora“ avvia immediatamente la verifica. I lotti scaduti non contano come scorta. Se la bozza viene solo suggerita, presentata per l'approvazione o inviata direttamente al fornitore, lo decide il pulsante di autonomia.

Regole di riordino, ordini e FEFO sono descritti in dettaglio nel capitolo Magazzino e scorte.

Impostazione, piano tavoli, cassa, schermo cucina e stampante sono descritti in dettaglio nel capitolo DivinePOS — Sistema di cassa. Qui viene descritto cosa si aggiunge nella gestione quotidiana della ristorazione.

• Più esercizi: Se possiede più aziende con cassa, dopo l'accesso selezioni l'azienda sotto pos.divinemind.ai/firmenwahl. La scelta viene memorizzata; può cambiare in qualsiasi momento nel backoffice tramite il menu del profilo → „Cambia azienda“. La cassa attivata di ogni azienda viene memorizzata dal dispositivo; al ritorno è sufficiente il PIN.
• Mancia: Nella finestra di pagamento, sotto „Mancia“, scelga „Nessuna“, „Arrotonda“ o „Importo personalizzato“ — anche con „Pagamento diviso“ (contanti e carta). La mancia non è fatturato e non compare nell'importo firmato. Sotto Report, „Fatturato per cameriere“ mostra fatturato e mancia per persona; lo scontrino Z indica la mancia per cameriere, con „di cui in contanti, da pagare“. Come pagare la mancia in contanti (in contanti dalla cassa o tramite busta paga) lo decide Lei; non viene registrata automaticamente.
• Fattura aperta al banco: Cassa → pulsante „Fattura“, cerchi la fattura e incassi in contanti o con carta. L'importo proviene dalla fattura, viene generato uno scontrino fiscale firmato, la fattura è quindi pagata. Nello scontrino Z, il pagamento compare in un blocco separato „Pagamenti su fatture“ e non conta una seconda volta come fatturato.
• Indicazione pronto per il ritiro: Nello schermo cucina, il pulsante „Ritiro“ apre la visualizzazione cliente per uno schermo al banco — „In preparazione“ e „Pronto per il ritiro“ con il numero di ritiro, per asporto e banco. Se la cucina segnala un ordine pronto, il numero passa a „Pronto per il ritiro“.
• Chiusura giornaliera: Lo scontrino Z viene generato ogni mattina alle 05:00 ora locale del Suo esercizio, automaticamente per la giornata lavorativa trascorsa — con fatturato per aliquota fiscale e metodo di pagamento e mancia per cameriere. Può ancora avviare una chiusura manuale; nessun ordine verrà contato due volte.

• Le sigle compaiono sulla tessera della cassa, sullo scontrino cucina e sullo schermo cucina. Sullo scontrino cliente, sugli extra e sul menu online non compaiono allergeni — per questo c'è la carta allergeni.
• Margine per piatto: Sotto Report → scheda „Margine per piatto“, la cassa calcola al netto dalla ricetta e dall'ultimo prezzo d'acquisto — con costo del venduto e quota food cost per piatto. Se manca il prezzo d'acquisto di un ingrediente, questo viene indicato per il piatto invece di inventare un numero. Le ricette vengono gestite sotto Magazzino › Assegnazione.

• Buoni regalo: Alla cassa, pulsante „Buono“ → „Vendi“ o „Verifica saldo residuo“. Il codice compare con QR sullo scontrino e può essere riscattato in ogni filiale, anche in più passaggi — nella finestra di pagamento sotto „Riscatta buono“. Buoni venduti e aperti sono visibili nel backoffice nella scheda „Buoni“.
• Nella scheda „Report“ vede membri, timbri, premi e buoni per filiale. Pubblicità via SMS o WhatsApp ai titolari di tessera solo se l'ospite ha dato il consenso separatamente.

• Pagina „Registratore di cassa (RKSV)“ nel backoffice cassa sotto Impostazioni: stato di ogni cassa, dati per FinanzOnline, lista scontrini, „Esporta DEP“ e „Verifica catena“. La verifica controlla firme, numeri scontrino, concatenazione, contatori fatturato, scontrino iniziale, guasti e codici QR. Ogni cassa ha la propria catena di firme.
• Crea scontrino nullo, mensile, annuale e finale sulla stessa pagina. Lo scontrino finale mette definitivamente fuori servizio la cassa — ciò non è reversibile.
• Guasto dell'unità di firma: La cassa continua a incassare; gli scontrini riportano la dicitura „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Quando l'unità è nuovamente disponibile, viene generato uno scontrino cumulativo firmato per il guasto. Su una cassa dimostrativa, può simularlo con „Simula guasto“.
• Continua a incassare senza internet — anche nel browser: Se la cassa mostra „Pronto per offline“, continua a funzionare in caso di interruzione di rete, anche dopo il ricaricamento della pagina. Ordini e pagamenti finiscono nella „Coda offline“ su questo dispositivo; l'ospite riceve uno scontrino sostitutivo senza QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Quando la rete torna disponibile, le operazioni vengono riprocessate nell'ordine di inserimento — mai in duplicato — e firmate con la dicitura „Nacherfassung“ e l'orario effettivo di vendita. Con „Stampa scontrino firmato per l'ospite“ l'ospite riceve successivamente il Suo scontrino firmato. Se il dispositivo non ha una stampante, la cassa indica che l'ordine deve essere comunicato verbalmente alla cucina — lo scontrino cucina non viene ristampato.

• Gestione filiali: Casse, prezzi (nel backoffice cassa sotto Prodotti, assortimento per filiale) e libro cassa vengono gestiti per filiale. Il „Cockpit catena“ nel backoffice cassa confronta le filiali, inclusa la fidelizzazione clienti.
• Libro cassa (Gastro & Hotel › Libro cassa): Il contante della chiusura giornaliera finisce automaticamente nel libro cassa della filiale, con catena hash verificata.
• DATEV: Sotto Consulente fiscale, esporta il batch di registrazioni DATEV come file CSV — con la soluzione cassa, in Austria nel piano dei conti SKR07, in Germania SKR03 o SKR04. Il fatturato della carta della cassa viene registrato come transito di denaro. È un file, non un'interfaccia.

• AIRIS risponde dai Suoi dati, ad esempio: „Quanto fatturato e mancia ha ogni cameriere oggi?“, „Chi è in servizio oggi?“, „Quali piatti sono senza glutine?“ o „Quanti croissant dovrebbe ordinare la filiale domani?“ — con il percorso di calcolo.
• AIRIS può agire (ordinare, registrare, inviare) solo nella misura consentita dal Suo pulsante di autonomia.

Tutti gli strumenti per settore si trovano nel capitolo Funzionalità di AIRIS per settore: tutti gli strumenti.

• Creare fornitore: Registrare manualmente i fornitori di alimenti sotto Fornitori.
• Creare dipendente: senza e-mail → AIRIS-PIN, con cui il personale si logga nell'app.
• Certificato di malattia: Inviare richiesta di assenza (malattia) — appare immediatamente nella lista del team.
• Approvazione delle richieste d'ordine: Verifichi e approvi le richieste d'ordine dei collaboratori sotto Richieste d'ordine e le invii direttamente come e-mail al fornitore tramite "Bestellung senden" (lo stato diventerà automaticamente "bestellt").