Scorte, movimenti di magazzino e riordino sotto controllo.
Flusso tipico
Creare l'articolo come prodotto → Registrare scorte iniziali/ricevimento merci → Vendite/consumi riducono le scorte → Le regole di riordino attivano un ordine quando la quantità minima viene superata.
Il modulo Magazzino è suddiviso in quattro aree: Panoramica, Scorte, Acquisti e Consegna. Di seguito, ogni funzione è descritta individualmente, nello stesso ordine della barra laterale.
Overview
Dashboard — Magazzino a colpo d'occhio
La Dashboard del Magazzino riassume tutte le sedi e mostra immediatamente dove è necessario intervenire. Indicatori chiave come le scorte insufficienti e i lotti in scadenza pulsano in rosso non appena si presenta un problema — un clic porta direttamente alla pagina di dettaglio corrispondente.
- Indicatori chiave in tempo reale: numero di magazzini, prodotti e scorte totali in tutte le sedi.
- Avviso di sottoscorta: gli articoli al di sotto del punto di riordino sono evidenziati in rosso.
- Lotti in scadenza (60 giorni), ordinati per data di scadenza — arancione sotto i 45, rosso sotto i 14 giorni (FEFO).
- Ultimi movimenti: le dieci registrazioni più recenti con direzione (+/−) e timestamp.
Scorte
Magazzini e Sedi
Gestisci tutte le sedi fisiche del magazzino e le loro proprietà — dal magazzino standard alla catena del freddo a temperatura controllata. Il magazzino standard (contrassegnato con una stella) viene utilizzato se nessun magazzino è selezionato durante una registrazione.
Crea nuovo magazzino
Clicca su 'Nuovo magazzino', assegna un codice magazzino (es. BERLIN-01) e un nome.
Tipo e Indirizzo
Seleziona il tipo di magazzino (Standard, Catena del freddo, Stupefacenti, Transito, Virtuale, Consignment); per la catena del freddo, inserisci la temperatura Min/Max e, opzionalmente, l'indirizzo.
Salva e gestisci
Salva con Crea. I magazzini possono essere modificati in seguito; l'eliminazione è possibile solo se lo stock è 0.
Scorte
La panoramica delle scorte mostra le quantità in tempo reale per ogni prodotto per magazzino — incluse le quantità riservate e quelle effettivamente disponibili (Disponibile = Scorte − Riservato). Filtra per magazzino o, con un clic, mostra solo gli articoli al di sotto del punto di riordino.
- Codice colore: riga rossa = vuoto (0), arancione = sottoscorta, verde = normale.
- Cerca per nome prodotto, SKU o codice a barre; filtra per magazzino.
- Punto di riordino (Reorder-Point) e prossima data di scadenza visibili per ogni articolo.
- Più lotti per prodotto sono indicati con il numero di lotti.
Registrazioni — Entrate e Uscite
Registra rapidamente le scorte manualmente in entrata o in uscita — ottimizzato per lo scanner di codici a barre. Dopo ogni registrazione, il focus torna al campo di scansione, consentendoti di continuare a scansionare senza interruzioni.
Seleziona modalità
Seleziona 'Entrata merci +' o 'Uscita merci −' in alto.
Scansiona articolo
Scansiona il codice a barre o inserisci SKU/Nome e premi Invio — lo stock attuale verrà visualizzato immediatamente.
Registra quantità
Inserisci quantità, magazzino e, opzionalmente, lotto/data di scadenza (solo entrata) e un motivo, quindi registra l'entrata o l'uscita.
Movimenti — Cronologia completa
Ogni variazione di magazzino viene registrata. L'elenco movimenti è il Suo audit trail completo: ricercabile per prodotto e filtrabile per tipo di movimento.
- Tipi di movimento con simbolo: Entrata, Uscita, Correzione, Inventario, Trasferimento, Reso, Scorte iniziali.
- Scorte prima e dopo ogni registrazione visualizzate.
- Riferimento, magazzino, utente e timestamp per ogni voce; numero di lotto, se pertinente.
- Filtra per tipo e cerca per nome prodotto/SKU; paginazione (50 per pagina).
Inventario
Esegui conteggi fisici e confronta lo stock effettivo (REALE) con il sistema (TEORICO). Le differenze vengono registrate come correzioni con un clic — con valutazione delle eccedenze e delle carenze in Euro.
Avvia inventario
Clicca su 'Nuovo inventario', assegna una denominazione e, opzionalmente, limita a una categoria.
Conta
Inserisci la quantità contata (REALE) per ogni articolo — salvato automaticamente ogni 60 secondi.
Registra differenze
Completa il conteggio, controlla le deviazioni nella verifica e conferma con 'Registra differenze'.
Stampa etichette e codici a barre
Stampi cartellini del prezzo ed etichette con codice a barre direttamente dal magazzino, pronti per lo scaffale o il ricevimento merci. Gli stessi codici a barre funzionano con lo scanner della fotocamera per l'inventario.
Selezionare i prodotti
Nella scheda „Etichette“, cerchi e aggiunga articoli per nome o numero articolo.
Formato e quantità
Scelga il formato dell'etichetta (piccolo, standard o grande) e definisca il numero di copie per prodotto.
Stampa
Clicchi su „Stampa (PDF)“ — DivineMind genererà un foglio con nome, prezzo e codice a barre scansionabile per ogni etichetta.
Acquisti
Invia ordine al fornitore
In Acquisti, apra un ordine di acquisto, verifichi fornitore e articoli e lo invii con un clic — DivineMind genera il PDF e lo invia direttamente al fornitore via email. AIRIS può anche creare automaticamente ordini di acquisto basati sulle regole di riordino.
Apri ordine
Dall'elenco, selezioni l'ordine di acquisto — Fornitore, dati principali, articoli e totali a colpo d'occhio.
Invia al fornitore
Clicchi su 'Invia al fornitore' — l'ordine di acquisto viene generato come PDF e inviato via email (lo stato cambia in 'Inviato').
Traccia
Monitorizzi la conferma e il ricevimento merce tramite la transizione di stato; il PDF inviato rimane archiviato.
Ricevimenti merci
Verifica e registra le consegne in arrivo relative ai tuoi ordini. Ogni ricevimento merci mostra l'ordine associato, il fornitore, il magazzino e il suo stato di verifica.
Apri ricevimento merci
Seleziona il ricevimento appropriato dall'elenco o creane uno nuovo con 'Nuovo ricevimento merci'; filtra per stato (aperto, accettato, parziale, rifiutato).
Verifica posizioni
Confronta le quantità consegnate con l'ordine e, opzionalmente, inserisci il numero del documento di trasporto.
Accetta o rifiuta
Imposta lo stato su accettato, parzialmente accettato o rifiutato — le scorte verranno registrate di conseguenza.
Regole di Riordino
Definisci per ogni prodotto la soglia di riordino. Il riordino automatico decide quando generare un ordine, basandosi su scorte minime, quantità d'ordine e fornitore preferito.
Trova Regola
Cerca prodotto o filtra per articoli già attivati con 'Solo Riordino Automatico'.
Imposta Soglie
Scorte minime (punto di riordino), quantità d'ordine, fornitore e tempi di consegna sono gestiti per ogni prodotto nella pagina dei dettagli dell'inventario.
Attiva Automatico
Attiva il riordino automatico per ogni riga con l'interruttore 'Auto'; la modalità (suggerimento, approvazione, autonomo) controlla il livello di autonomia dell'ordine.
Catalogo Fornitori
Confronta centralmente quale fornitore consegna quale prodotto a quale prezzo. Il catalogo è la tua base decisionale per gli ordini — con prezzo, quantità minima d'ordine, tempi di consegna e affidabilità.
- Per ogni collegamento: Prodotto, Fornitore, Prezzo unitario e Codice articolo fornitore.
- Quantità minima d'ordine (MOQ) e tempi di consegna in giorni.
- Valore di affidabilità 0–100 % (verde ≥ 90, arancione ≥ 70, rosso sotto).
- Data dell'ultimo ordine per combinazione fornitore-prodotto.
Riordino Automatico — Registro
Il registro del Riordino Automatico mostra quando il riordino automatico è stato attivato e cosa ha deciso — dal suggerimento d'ordine creato all'eccezione escalata.
- Tre indicatori chiave in alto: ordini creati, suggerimenti e casi escalati.
- Per ogni voce: Prodotto, Scorte al momento dell'attivazione, Scorte minime, Quantità d'ordine e Fornitore.
- Motivo di attivazione (es. scorte minime superate) e stato dell'azione evidenziati a colori.
- Numero d'ordine collegato — un clic apre l'ordine generato.
Spedizione
Evasione & Spedizione
In Picking vede tutti gli ordini aperti per l'evasione — con gestione consegne parziali e tracciamento backorder.
Ordini Aperti
La Worklist mostra per ogni ordine le quantità ordinate, consegnate e aperte per prodotto.
Riserva Stock
Con un clic, riservi lo stock per il cliente — evitando doppie vendite.
Lista Pick & Pack
Generi la lista Pick & Pack in PDF — lo stock viene assegnato in base alla data di scadenza più vicina (FEFO).
Spedizioni
Tieni traccia di tutte le spedizioni in uscita — dalla bozza, spedito e in transito, fino alla consegna. Numero di spedizione, corriere e numero di tracking sono sempre disponibili.
- Cerca per numero di spedizione, destinatario o numero di tracking.
- Filtro stato (Bozza, Preparato, Imballato, Spedito, In transito, Consegnato, Annullato, Reso).
- Per ogni spedizione: Corriere, Tracking, Magazzino di origine, Luogo di destinazione, Numero di articoli e Data di spedizione.
Resi (RMA)
Gestisci i resi dei clienti in modo strutturato tramite il processo RMA — dalla richiesta, alla verifica e rimborso, fino alla chiusura.
Verifica Reso
Cerca per numero RMA o cliente; visualizza e approva le richieste aperte tramite il filtro stato (richiesto).
Verifica Merce
Controlla gli articoli ricevuti e il motivo del reso e imposta lo stato su 'ricevuto' o 'verificato'.
Rimborsa & Chiudi
Registra importo e metodo di rimborso, avvia il rimborso e chiudi il caso.
Prenotazioni
Le prenotazioni bloccano le scorte per offerte e ordini aperti, evitando la doppia vendita dello stesso articolo. Visualizzi quale offerta o ordine ha vincolato quante scorte.
Trova Prenotazione
Cerca per prodotto, SKU o riferimento (numero offerta/ordine); il filtro è impostato di default su 'attivo'.
Consuma
Alla consegna, contrassegna la prenotazione attiva come consumata con il segno di spunta verde.
Rilascia
Se un'offerta scade, rilascia la prenotazione con la X rossa — le scorte tornano disponibili.
Pharma & Compliance
In Farmaceutico gestisce richiami di lotti e licenze clienti (autorizzazione farmacia/ingrosso) — con tracciabilità completa su tutte le consegne.
Licenze Clienti
Per ogni cliente, inserisca l'autorizzazione farmacia, ingrosso o alimentare. Le licenze scadute sono evidenziate in rosso e bloccano automaticamente la fornitura.
Traccia Lotto
Durante il richiamo, DivineMind verifica quali consegne hanno ricevuto il lotto interessato — tramite tutte le bolle di consegna.
Avvia Richiamo
Crea il richiamo come evento di qualità (CAPA); i clienti interessati vengono preparati e notificati con un clic.
Esporta report di richiamo
Nella scheda 'Report di richiamo', selezioni il prodotto e il lotto — vedrà tutti i clienti e le consegne che hanno ricevuto merce da questo lotto, ed esporterà l'elenco come CSV per le autorità e la documentazione.
Richiamo e tracciabilità (alimenti, bevande, merci generali)
Su Richiami trova richiamo, report di richiamo e tracciabilità senza licenze pharma — per commercio all'ingrosso di alimenti, bevande e merci generali. La base è la tracciabilità «un passo avanti, un passo indietro» (Reg. (CE) n. 178/2002, art. 18/19). I dati sono gli stessi di Pharma & Compliance.
Crea richiamo
Cercare l'articolo, inserire il lotto, «Betroffene prüfen»: vede quante consegne hanno ricevuto il lotto — e quante consegne senza lotto rendono il richiamo incompleto.
Notifica clienti
Le lettere di richiamo partono solo con il Suo clic — una sola e-mail per cliente, anche in caso di consegne multiple.
Traccia a ritroso
Nella scheda «Tracciabilità» inserisca un numero di bolla o fattura per vedere lotto, entrata merci e fornitore.
Pianificazione giri e schermata autista
In Magazzino › Pianificazione giri pianifica per ciascun giorno quale veicolo, con quale autista, consegna quali DDT aperti e in quale sequenza. L'autista elabora il proprio giro nell'app AIRIS alla voce „Giri“.
Crea giro
Selezionare il giorno, „Nuovo giro“, veicolo dal parco mezzi, autista e punto di carico. Gli avvisi compaiono subito: revisione periodica in scadenza, veicolo già assegnato, autista assente, secondo giro nello stesso giorno.
Pianifica DDT
Trascinare a sinistra i DDT aperti su un giro oppure selezionare „Assegna al giro …“. Nel giro riordinare trascinando o con ↑/↓, rimuovere con ×. Un DDT può essere assegnato a un solo giro alla volta.
Suggerisci sequenza
«Suggerisci sequenza» individua gli indirizzi di consegna sulla mappa e calcola la sequenza più breve in linea d'aria a partire dal punto di carico. Gli indirizzi senza riscontro vengono ordinati per CAP. Solo «Applica» modifica il giro.
Presso il cliente (App)
L'autista visualizza fermate, navigazione e bolla di consegna con lotto. Fa firmare il cliente sullo smartphone (o annota «Bolla lasciata»/«Merce depositata»), registra i vuoti resi sul conto cauzioni e segnala discrepanze (mancanti, danneggiati) — creando così una bozza di reso.
Incasso
Se l'autista incassa denaro, inserisce importo e modalità come nota. Non viene effettuata alcuna registrazione contabile — il pagamento viene registrato dalla contabilità. Destinatario assente o rifiuto della merce: la bolla di consegna ricompare sotto «Bolle di consegna aperte».
Foto come prova di consegna
Allo stop può allegare fino a cinque foto con «+ Foto» (es. merce scaricata, bancale, danno). Le foto sono protette e accessibili solo previo accesso.
Veicolo occupato nella flotta
Un tour con veicolo occupa il mezzo dalla partenza al tour successivo o a fine giornata. La flotta e il tabellone pianificazione mostrano il tour; se il mezzo risulta già assegnato altrove, la pianificazione tour lo segnala.
Spedizione per documento di trasporto
In Magazzino › Spedizione si crea sempre una spedizione associata a un documento di trasporto (DDT). Cliente, destinatario e voci con lotto vengono ripresi dal DDT; la giacenza è già scaricata lì, «Spedito» non effettua un ulteriore scarico.
Crea spedizione
«Crea spedizione», cercare il DDT (numero o cliente), selezionare il corriere, inserire il numero di tracciamento. Per ogni DDT può esserci solo una spedizione aperta.
Traccia spedizione
Per DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS e Canada Post il link di tracciamento viene generato automaticamente. DivineMind non stampa etichette del corriere.
Avanzamento stato
A destra nella pagina di spedizione: prelevato, imballato, spedito, consegnato. I resi relativi a questa spedizione sono indicati in basso.
Reso con stock bloccato (quarantena)
Un reso appartiene sempre a un DDT: può essere reso solo ciò che è stato consegnato, con il lotto consegnato. All'entrata merci, la merce integra va a magazzino, quella distrutta viene scaricata — la merce danneggiata o non controllata va nello stock bloccato e non viene né venduta né prelevata.
Crea reso
Magazzino › Resi › «Crea reso», selezionare il DDT, spuntare le voci, indicare quantità e stato.
Merce ricevuta
Approvare, poi «Merce ricevuta». Per il reso viene generata come di consueto una bozza di nota di credito.
Decisione stock bloccato
Per ogni voce: rivendibile (va a magazzino), distruzione o al fornitore. La decisione segue l'impostazione dell'interruttore di autonomia per il magazzino — a seconda della configurazione, immediatamente o previa approvazione. La chiusura è possibile solo quando non vi sono più articoli bloccati.
Codice produttore (MPN), unità, scaglioni di prezzo nel link d'ordine
Sull'articolo è presente il codice produttore (MPN) come campo separato oltre al codice articolo e all'EAN. La ricerca, la scansione nell'app e la scansione delle etichette trovano l'articolo anche tramite questo campo; l'importazione DATANORM lo compila dal numero di riferimento del record B, senza sovrascrivere i valori già inseriti. Unità come "piece" vengono visualizzate nella Sua lingua. Il link d'ordine mostra gli scaglioni di quantità del Suo listino prezzi e il carrello calcola il prezzo a scaglioni — il prezzo vincolante rimane quello al momento dell'invio.
Trasferimenti
Sposta le scorte tra i tuoi magazzini e traccia il trasferimento dalla bozza, in transito, fino al completamento.
Crea Trasferimento
Clicca su 'Nuovo Trasferimento' e seleziona magazzino di origine e destinazione.
Registra Articoli
Aggiungi articoli e quantità per il trasferimento e avvia lo spostamento.
Traccia & Completa
Traccia il trasferimento tramite lo stato 'in transito' e contrassegnalo come completato all'arrivo nel magazzino di destinazione.
Funzioni correlate
EDI: importare ordini, inviare avvisi di spedizione
In Magazzino › Interfaccia EDI è possibile importare gli ordini dei clienti come EDIFACT ORDERS (D.96A) o openTRANS ORDER. Da ciò viene generata una bozza di ordine soggetta ad approvazione — ai prezzi del listino prezzi, con verifica del limite di credito, del blocco consegne e del margine. Le fatture (INVOIC, Peppol) vengono gestite tramite DivineFinance, non qui.
Inserire il proprio GLN
Il proprio GLN a 13 cifre compare come mittente nell'avviso di spedizione. Il GLN del cliente viene memorizzato alla prima importazione dopo averlo selezionato una volta.
Verificare e creare l'ordine
Selezionare il file, «Verifica»: viene visualizzata ogni posizione con l'articolo associato (tramite GTIN o codice articolo interno) e il prezzo da listino prezzi. «Crea come bozza d'ordine» — l'ordine viene creato dopo l'approvazione in Automazione › Approvazioni. Lo stesso numero d'ordine di un cliente non genererà un secondo ordine.
Generare l'avviso di spedizione
Per ogni documento di trasporto è possibile scaricare il file DESADV (EDIFACT) o DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS) — con lotto e data di scadenza per posizione e il numero d'ordine del cliente.
Tramite interfaccia API
I sistemi dei clienti inviano gli ordini all'endpoint Interfaccia ordini (API) utilizzando una chiave API della propria azienda (Impostazioni › Chiavi API, autorizzazione orders:write). L'avviso di spedizione viene recuperato con orders:read.
Controllo margini
Se un prezzo di vendita è inferiore al prezzo di acquisto dell'articolo o al margine di contribuzione minimo, l'ordine rimane in attesa di approvazione — tramite link d'ordine, scheda cliente, forza vendita, EDI e quando AIRIS accetta un ordine. I prezzi non vengono mai modificati. Configurazione in Magazzino › Prelievo › Flusso (predefinito: attivo, 0 % = solo sotto costo). L'eventuale elaborazione senza approvazione dipende dall'impostazione di autonomia Magazzino.
Prezzo di acquisto e Intrastat sull'articolo
Nell'articolo si gestiscono il prezzo di costo e i dati Intrastat: codice merce (NC a 8 cifre), massa netta in kg, paese di origine (codice ISO) e — dove richiesto dalla NC — l'unità di misura supplementare con quantità per unità. Durante l'importazione da CSV/Excel vengono riconosciute colonne come „Prezzo di acquisto“, „Codice merce“, „Peso netto“ e „Paese di origine“.
Link d'ordine cliente
Fornite ai clienti abituali un link d'ordine personale: lo aprono senza login, vedono il vostro catalogo con i loro prezzi concordati e ordinano direttamente — da voi si genera automaticamente un ordine.
Crea link
Creare un link d'ordine per ogni cliente sotto Condizioni (listino prezzi, valore minimo d'ordine, validità).
Condividi link
Inviare il link personale al cliente — non ha bisogno di un account.
Il cliente ordina
Il cliente sceglie dal catalogo e invia — si genera una conferma d'ordine con le sue condizioni.
Imposti le scorte minime e i fornitori per ogni articolo. Il riordino automatico previene carenze di fornitura senza monitoraggio manuale.