Hotel e pensioni: camere, prenotazione, scheda ospite, tassa di soggiorno

Camere, prenotazioni, conto ospite e fatturazione — con un calendario delle occupazioni di due settimane come centro di controllo.

• Numeri giornalieri in alto: Arrivi e partenze oggi, camere occupate, colazione per domani mattina, camere da pulire.
• Calendario occupazione camera per giorno: Un clic su un campo libero apre la prenotazione con camera e data precompilate; il colore indica lo stato.
• Gestire la prenotazione: confermare, effettuare il check-in, effettuare il check-out; inoltre annullare o contrassegnare come non presentatosi.
• Conto ospite: Pernottamento, voci prenotate e tassa di soggiorno; in struttura è possibile addebitare servizi con quantità e aliquota fiscale sulla camera.
• Fatturazione: Check-out con fattura riepilogativa, fattura di acconto del 30 percento, scheda ospite come PDF.
• Configurazione iniziale: Camere con categoria e prezzo, stagioni con fattore prezzo, tassa di soggiorno, calendario del portale tramite iCal e il link di prenotazione pubblico.
• Destinatario della fattura: Selezioni un contatto CRM nella prenotazione o inserisca azienda/nome, indirizzo e UID. Per importi superiori a 400 € (AT) o 250 € (DE) lordi, il sistema richiede nome e indirizzo.
• Le aliquote fiscali provengono dal paese dell'azienda (AT alloggio 10%, articoli 20%; DE 7% / 19%). Se la colazione è inclusa nel prezzo della camera, appare come voce separata sulla fattura (DE: cibo 7%, bevande 19%).
• Imposti la tassa di soggiorno nelle impostazioni — non esiste un valore predefinito. Il modello di Vienna imposta il 5% dell'alloggio senza colazione e IVA (dall'01.07.2027 8%), con fonte; i bambini sotto una certa età sono esenti.
• I prezzi si intendono per notte: Se un soggiorno si estende a una stagione, ogni notte riceve il proprio prezzo stagionale — nel modulo, sulla pagina di prenotazione e in AIRIS.
• iCal: Se una prenotazione del portale si sovrappone a una propria, nulla viene prenotato due volte — appare come richiesta con conflitto nel calendario, e la campana e la mail lo segnalano.
• Pagina di prenotazione: Prezzi finali inclusa IVA, avviso tassa di soggiorno, avviso sulla protezione dei dati e sulle condizioni di cancellazione; attivabili e disattivabili nelle impostazioni. Nuove richieste vengono segnalate da campana e mail; l'ospite riceve mail di conferma e di accettazione nella sua lingua.
• Scheda ospite: in Austria il registro degli ospiti secondo l'allegato A del regolamento sul registro degli ospiti, in Germania il modulo di registrazione speciale (solo ospiti stranieri) — con numero progressivo.

• “Addebitare in camera” alla cassa: L'ospite firma sullo schermo della cassa. La firma è allegata privatamente alla voce nel conto ospite e appare sull'“Allegato con firme” (PDF) della fattura.
• Pagare la fattura alla reception (Fascicolo ospite → Fatture): “Contanti (cassa)” o “Carta (cassa)” incassa tramite il Suo registratore di cassa — con scontrino e firma; la fattura risulterà quindi pagata.
• Acconto: dalla fattura di acconto autorizzata si genera un link di pagamento. L'ospite paga su una pagina dedicata tramite il conto Mollie della vostra struttura. Una bozza o una struttura priva di fornitore di pagamento non riceve alcun link.
• Vitto per prenotazione (solo camera, colazione, mezza pensione, pensione completa): voci di fattura separate per il set pasti, lista colazioni e numero cene per giorno (pulsante “Lista colazioni”).
• Housekeeping su smartphone: il check-out imposta la camera su „da pulire“ e la campanella notifica „La camera … è libera — pulire“. „Pulita“ registra nome e ora, „Bloccata“ rimuove la camera anche dalla pagina di prenotazione.
• Report: Occupazione, ADR, RevPAR, pernottamenti per paese di origine e la lista mensile della tassa di soggiorno in PDF per il comune. Il numero di registrazione (VO (EU) 2024/1028) è presente sulla pagina di prenotazione e sulla fattura; AIRIS può confermare, effettuare il check-in/check-out, registrare voci, foglio ospite e acconto — in modalità scrittura solo tramite il pulsante di autonomia.
• Tassa di soggiorno alla cassa: se il registratore di cassa incassa la tassa di soggiorno, questa compare sullo scontrino come voce autonoma „partita di giro“ allo 0%. Mezza pensione e pensione completa con bevande suddividono il conto in cibi e bevande; la percentuale va impostata manualmente.
• AIRIS senza approvazione: verificare le camere libere, visualizzare la giornata nella struttura e creare una richiesta. Se corrispondono più prenotazioni, AIRIS chiede conferma.

• Orario aziendale: Panoramica, Calendario occupazione, il „oggi“ nella sincronizzazione iCal e la panoramica giornaliera di AIRIS calcolano nel fuso orario della Sua struttura (dai dati aziendali o dal paese dell'azienda) — non nel fuso orario del server. Arrivo, partenza e „Colazione per domani“ cambiano quindi a mezzanotte ora locale.
• Inserire il numero di registrazione (Reg. (UE) 2024/1028, affitto a breve termine): Hotel › „Impostazioni“ › „Numero di registrazione della proprietà“ e „Assegnazione da / Stato“. Se un appartamento ha un proprio numero, lo inserisca sotto „Gestisci camere“ › Camere › „N. reg. (solo se diverso)“. Il numero apparirà sulla pagina di prenotazione e sulle fatture; verifichi lì se il Suo comune o il Suo paese ha una procedura di registrazione.
• Le firme sono private: La firma „in camera“ alla cassa non è accessibile pubblicamente — solo tramite un link firmato e a tempo limitato dall'account ospite o nella „Allegato con firme“. Una firma vuota o danneggiata viene rifiutata, il pulsante „in camera“ è attivo solo dopo la firma, e si possono selezionare solo gli ospiti presenti nella struttura.
• Lingue: L'interfaccia e la pagina di prenotazione pubblica sono disponibili in 30 lingue; l'ospite riceve l'e-mail di ingresso e di conferma nella Sua lingua. DivineMind non include un Channel Manager (sincronizzazione prezzi e disponibilità con portali di prenotazione) — la sincronizzazione con i portali avviene tramite iCal (solo occupato/libero).