Eseguire processi basati su regole — con approvazioni e supervisione.
AIRIS executes tasks live — with approval in chat
You tell AIRIS what to do and watch: AIRIS creates the contact, creates the offer from your template, and prepares the cover email. It is only sent when you tap 'Approve and send' in the chat — the same in the web and in the AIRIS app.
Task in one sentence
For example: “Create the customer and prepare the offer from our template with cover email.” A clear command like “create” is executed without further inquiry. “Prepare” remains a draft.
Watch
The strip “AIRIS is working” shows the steps (contact, offer, cover email). In the web, AIRIS opens the corresponding list and briefly highlights the new row. “Stop” stops the task.
Change via follow-up command
“Make the offer valid for 14 days” — AIRIS adjusts it. An approval is always valid for the last reviewed version; if the document changes thereafter, it expires and AIRIS presents a new card.
Approve and send
The card in the chat shows recipient, subject, amount, and attachment. A tap on “Approve and send” executes immediately; “Executed” only appears when sending is confirmed. “No” rejects, nothing is sent.
Reload does not interrupt anything
The task runs on the server. After a reload, tab or device change, the strip reports “Reconnected — nothing is lost”. The same command is not executed a second time within 10 minutes.
If you ask something (“How many invoices are open?”), you get the answer in the chat and additionally in the web the list with the corresponding filter. Employees without approval rights see “waiting for owner or admin” on the card.
Il cellulare parla, il computer risponde
Affidi ad AIRIS l'incarico nell'app AIRIS — tramite testo o voce. Se lo stesso account della stessa azienda è collegato sul computer, il computer partecipa: apre la lista appropriata, evidenzia la nuova riga e mostra la carta dell'offerta e dell'autorizzazione nella finestra AIRIS. Nessun accoppiamento, nessun codice — solo il Suo account.
Entrambi i dispositivi collegati
Apra DivineMind sul computer, l'app AIRIS sul cellulare. Il computer si collega attivamente ogni pochi secondi. Se sono collegati più computer, risponde solo l'ultimo utilizzato.
Chiedere o incaricare sul cellulare
„Quante fatture sono aperte?“ — la risposta arriva sul cellulare, il computer apre la lista delle fatture con filtro „aperte“. Un intero incarico („Crea il cliente e prepara l'offerta con email di accompagnamento“) viene visualizzato sul computer come striscia „AIRIS in lavorazione · dal cellulare“.
Aperto sul computer
Appena il computer ha aperto la lista, sull'app compare „Aperto sul computer“. La carta dell'autorizzazione appare su entrambi i dispositivi.
Autorizzare dove si trova
Tocchi sul cellulare „Autorizzare e inviare“ — la carta sul computer mostra poco dopo „eseguito“. Anche viceversa: ciò che avvia sul computer, il cellulare lo mostra con risposta e carta, contrassegnato con „dal computer“.
Spegnere
Nella finestra AIRIS sul computer, l'icona del cellulare disattiva o attiva la regia dal cellulare. Se disattivato, gli incarichi continuano, ma il computer non risponde più ad essi.
Risponde solo un computer su cui Lei stesso è collegato nella stessa azienda — mai lo schermo di un altro utente. Un'autorizzazione è valida per la versione esattamente verificata, indipendentemente dal dispositivo su cui tocca.
Contatto da foto, screenshot, firma o PDF
Invii ad AIRIS una foto di un biglietto da visita, uno screenshot (es. profilo o impressum), una firma e-mail inserita o un PDF con intestazione. AIRIS legge nome, azienda, funzione, e-mail, telefono, sito web, indirizzo e settore e mostra una scheda nella chat — sia sul web che nell'app AIRIS.
Allegare o inserire
Nella chat AIRIS, allegare la foto, lo screenshot o il PDF (nell'app anche direttamente con la fotocamera) o inserire la firma nel messaggio. Aggiungere una frase come „creare come cliente“ o „segnalare come lead“.
Verificare la scheda
Ogni campo mostra la sua origine („dalla foto“, „dalla Sua frase“). Ciò che manca appare come spazio vuoto e può essere compilato direttamente nella scheda. Se il contatto esiste già, AIRIS lo comunica e offre „Collegare“ o „Creare comunque“.
Lead o cliente, quindi creare
Selezioni Lead o Cliente e tocchi „Creare contatto“. Se nella frase c'è già un comando chiaro come „crea … come cliente“, AIRIS crea immediatamente — senza chiedere conferma. „Creato“ appare solo quando il contatto è stato salvato; sul web, l'elenco dei contatti salta alla nuova riga.
Immagine solo su richiesta
L'immagine viene letta solo per il riconoscimento. Con „Salvare immagine nell'archivio“ AIRIS salva anche il biglietto da visita come documento associato al contatto — altrimenti no.
La stessa bozza non crea mai due contatti: un secondo tocco fornisce lo stesso contatto. Nelle aziende demo sono ammessi solo dati di esempio (es. max@firma.example).
Creare un Workflow
Aprire Automazione
Sezione Automazione — Dashboard con stato e modelli.
Creare un nuovo Workflow
Definire trigger (evento/pianificazione) e azioni tramite Nuovo workflow.
Condizioni e Passaggi
Assemblare regole, ramificazioni e azioni.
Attivare e osservare
Attivare il workflow; tracciare le esecuzioni in Automazione › Esecuzioni.
Controllo e Supervisione
- Modelli per processi frequenti.
- Pianificazioni per esecuzioni ricorrenti.
- Approvazioni — i passaggi critici richiedono conferma.
- Supervisione e Statistiche — tracciabilità completa.
Modelli iniziali per settore
Alcuni menu di settore aprono direttamente un modello pronto nell'editor di workflow. È inizialmente inattiva — adatti testi e orari e attivatela solo dopo.
- Ristorazione: Workflow per no-show (promemoria prima della prenotazione) e attivazione del riordino (verificare il fabbisogno di ordini il lunedì).
- Commercio all'ingrosso e farmaceutico: Workflow di richiamo per un lotto.
- Commercio al dettaglio: Workflow di reso. Edilizia: Workflow di supplemento per costi aggiuntivi.
- Pulizia edifici: Controllo qualità in loco — compito di verifica settimanale e successivamente la richiesta di feedback al cliente.
- Studio medico: Promemoria per ricetta di follow-up — promemoria al paziente senza dati sanitari nell'e-mail, l'emissione finisce come compito per il team dello studio.
- Consulenza fiscale: Promemoria scadenze — il cliente viene ricordato dei documenti mancanti, dopo cinque giorni arriva un compito per il follow-up.
Salva e attiva
Salva il modello, quindi fai clic su "Attiva ora" → "Sì, attiva". Se l'automazione della Sua azienda è ancora disattivata, verrà attivata.
Esegui per un contatto
Nell'editor del flusso di lavoro, fai clic su "Test": si aprirà "Esegui flusso per un contatto". Cerca il contatto (nome o e-mail), fai clic su "Esegui ora". AIRIS scriverà l'e-mail in base all'obiettivo del flusso.
Approva e-mail
Se la modalità di approvazione è attiva, l'e-mail verrà prima visualizzata in "Approvazioni". Solo dopo il Suo "Approva" verrà inviata al contatto; il task verrà creato immediatamente.
Memoria AIRIS e Skill
AIRIS memorizza per ogni cliente note, offerte, fatture, email e conversazioni di chat. Da questi dati, AIRIS riconosce processi che si ripetono per più clienti e li propone come Skill.
Visualizza proposta
In Automazione › Skill AIRIS: trigger, ogni passaggio e per quanti clienti si è verificato il processo. Nuove proposte vengono segnalate dalla campana.
Conferma o rifiuta
Solo la Sua conferma attiva la Skill — verrà quindi eseguita come Workflow. Le proposte rifiutate non ricompariranno.
Monitora e metti in pausa
AIRIS conta le esecuzioni riuscite e fallite; è possibile mettere in pausa in qualsiasi momento.
- Le email ai clienti, con le Skill, vengono inviate solo dopo la Sua approvazione.
- AIRIS risponde dalla memoria solo con fonti che Lei è autorizzato a leggere — caselle di posta altrui e chat private rimangono nascoste.
- Decida direttamente nella chat di AIRIS: chieda "Quali skill ha individuato per noi?" — AIRIS risponderà con una scheda contenente i pulsanti Adotta, Adatta e Rifiuta. Il risultato sarà immediatamente visibile sulla scheda.
- Con "Cerca subito processi" si avvia immediatamente il riconoscimento; altrimenti AIRIS controlla una volta alla settimana.
Lasci che le azioni con conseguenze significative vengano inizialmente eseguite tramite approvazioni. Aumenti l'autonomia solo quando il processo è stato testato (vedere „Onboarding — Autonomia“).