Édition : annonces, kit média, planning, publireportage, dépôt légal

Produits › Magazin

• Produits › Magazine : nom, tirage, périodicité, format, justification et logo.
• Numéros : pour chaque numéro, date limite d'insertion, date limite de remise du matériel et date de parution, ainsi que les thèmes du numéro.
• Formats pour print, web et encart avec prix, supplément (p. ex. page de couverture) et remise pour 6 et 12 parutions ou mois. Chaque format devient automatiquement un produit.

Offres › Magazin-Konfigurator · Agences

• Dans le devis, choisir « Magazine » : catégorie, numéro, format et thème. Les numéros dont la date limite d'insertion est dépassée sont signalés et ne peuvent être réservés qu'avec avertissement.
• Le numéro, le format et le thème restent enregistrés sur la ligne. Le barème dégressif et la remise web proviennent du tarif du format, les encarts sont calculés au mille.
• Commandes d'agence : client = agence, sélectionner le client final ; la commission d'agence (p. ex. 15 %) est intégrée au calcul, le client final figure sur la pièce (CRM › Agences).
• Autriche : taxe publicitaire de 5 % sur le print et les encarts sur le montant net après commission d'agence, TVA sur le montant net plus taxe publicitaire, web exonéré.

Commandes · Planification par édition

• Après acceptation, chaque annonce affiche le statut de son matériel (manquant, reçu, fichier présent). Modes de réception : lien de téléversement pour client ou agence, affecter une pièce jointe dans DivineMail, bouton « Matériel reçu » — détails au chapitre Produits.
• Planning par numéro : toutes les annonces avec client/agence, format, emplacement, thème, matériel, montant net et taxe publicitaire ; « PDF pour composition/imprimerie » télécharge la liste en mise en page premium.

• Si une annonce est un contenu payant de style rédactionnel, cochez « Marquer comme publireportage » dans le configurateur — ou a posteriori dans la commande (Commandes › Commande › Annonces & matériel) ou dans le planning.
• La commande, le planning et le PDF du planning affichent alors « Entgeltliche Einschaltung » avec la mention légale du pays de votre entreprise : Autriche § 26 MedienG («Anzeige», «entgeltliche Einschaltung» ou «Werbung»), Allemagne Landespressegesetz ou § 22 MStV («Anzeige»), plus les mentions pour le Royaume-Uni, les États-Unis et le Canada — chacune avec source et statut.

• Le planning indique pour chaque numéro si les exemplaires de dépôt légal ont été déposés, à qui ils sont destinés et l'échéance (p. ex. Autriche § 43 MedienG : Bibliothèque nationale et bibliothèques régionales ; Allemagne § 14 DNBG : 2 exemplaires sous une semaine).
• Après la date de parution, DivineMind envoie un rappel unique par cloche/notification push. Avec « Noter comme déposé », vous enregistrez la date ; la mention peut être annulée.

DivineMail › Rechtsklick › Als Anzeigenbuchung prüfen · Vente de publicité

• Si une agence écrit « 1/2 paysage dans 2/27, thème Salle de bain », AIRIS identifie le magazine, le numéro, le format, le thème, la quantité et le client final — vérifiés selon votre kit média. Si l'e-mail ne mentionne pas de magazine, le thème éditorial permet de trancher.
• De plus, AIRIS calcule le devis comme le configurateur : commission d'agence, taxe publicitaire et TVA, avec la date limite de réservation selon le fuseau horaire de votre entreprise.
• Détection claire : « Proposer le devis pour validation ». Le bouton d'autonomie du CRM détermine si votre validation est requise. Après validation, le devis et la réponse à l'agence sont prêts sous forme de brouillons — rien n'est envoyé.
• Cas ambigu (date limite dépassée, format absent du kit média, expéditeur inconnu du CRM) : AIRIS affiche des demandes de précision avec sélection ; « Demande de précision en brouillon » crée une réponse incluant ces questions.
• AIRIS vérifie automatiquement toutes les 5 minutes les nouveaux e-mails de la boîte de réception présentant un signal de réservation ; tous les e-mails de réservation détectés figurent sous Vente publicitaire.
• Demande de clarification au lieu de poursuivre le calcul : Si la date limite de parution de la publication souhaitée est dépassée ou si la publication est déjà parue, AIRIS demande („Date limite de parution … était le … — proposer quand même ?“). Si le sujet mentionné ne figure pas dans le plan thématique de la publication, AIRIS indique les sujets prévus et ne reprend le sujet que comme souhait ; la réponse à la demande de clarification contient cet avertissement.

Vente de publicité

• Pour chaque sujet des prochains numéros, AIRIS suggère des annonceurs pertinents du CRM — avec justification : secteur correspondant, réservation l'année précédente, réservation passée sur un sujet similaire, client fidèle, concurrent déjà présent dans le numéro (visible uniquement par vous).
• Ceux ayant déjà réservé ou disposant d'un devis pour ce numéro sont exclus de la liste. Plus le secteur d'activité des contacts est renseigné, plus les suggestions sont pertinentes.
• « Brouillon de campagne » crée une campagne e-mail uniquement pour les contacts ayant consenti au marketing. Vérifiez et lancez-la dans DivineMail › Campagnes ; contactez personnellement les contacts sans consentement.

Planification par édition

• Preflight : chaque fichier d'impression (bureau, lien de téléversement, pièce jointe) est vérifié à la réception — format par rapport aux dimensions réservées, 3 mm de fond perdu pour les annonces à bord perdu, résolution d'image (cible 300 dpi), espace colorimétrique CMJN et polices intégrées. Les formats publicitaires en ligne sont vérifiés en pixels.
• En cas d'erreurs ou de remarques, le statut passe à « Vérifier le fichier ». Un clic sur le statut affiche les valeurs de contrôle et le texte pour le client/l'agence ; « Valider quand même » ou « Envoyer au client ». Le client voit le résultat immédiatement sur le lien de téléversement.
• La formulation polie du résultat de vérification est rédigée par AIRIS et identifiée comme générée par IA (règlement UE sur l'IA, art. 50). Les valeurs de contrôle proviennent de la vérification automatique, non de l'IA.
• Chemin de fer par numéro (planning, ci-dessous) : renseigner la pagination et le taux cible d'annonces, puis pour chaque annonce la page (chiffre ou U2/U3/U4). Résultat : taux d'annonces, pages restantes jusqu'à la cible, pages avec surface résiduelle, annonces non placées, grille de mise en page. Aucun logiciel de mise en page — uniquement pages et surfaces.
• Justificatifs de parution : saisir le lien e-paper ou téléverser le PDF du numéro (privé). Dès la date de parution, AIRIS propose un justificatif par commande — extrait PDF avec la page de l'annonce ou lien. Envoi via le bouton automatique, sinon via validation manuelle. Le destinataire peut être modifié au préalable.
• AIRIS connaît l'occupation : Des questions comme „Combien de pages sont encore libres dans 2/27 ?“ sont répondues par AIRIS avec les mêmes chiffres que la régie (volume, taux d'annonces, occupé, proposé, libre jusqu'à l'objectif).
• Exemplaire justificatif étape par étape : Régie › Publication › Saisir le lien E-Paper ou le PDF du magazine → après le jour de parution, une proposition d'exemplaire justificatif est prête pour chaque ordre → approuver (ou bouton d'autonomie) → le client ou l'agence ne reçoit que la page avec son annonce ou le lien.
• Identification IA : Pour les textes éditoriaux, aucun nom de personne n'est transmis à l'IA. Chaque brouillon AIRIS porte l'indication IA ou la mention de la personne responsable et les métadonnées appropriées (Règlement UE sur l'IA Art. 50) — indication avec source, pas conseil juridique.
• Textes éditoriaux avec AIRIS : article, sommaire à paraître, éditorial, communiqué de presse ou publi-reportage sous forme de projet — toujours avec mention IA visible et métadonnées. Si un responsable éditorial est désigné, la mention visible disparaît (art. 50, par. 4), les métadonnées restent. Également dans le chat AIRIS : « Rédige un article sur… ».

Édition de livres

• Créez le titre, puis pour chaque édition (Hardcover, Taschenbuch, E-Book), l'ISBN-13 : manuellement (la clé de contrôle est vérifiée, l'ISBN-10 converti) ou depuis votre contingent ISBN — DivineMind attribue le numéro libre suivant avec sa clé de contrôle et affiche le nombre de numéros restants.
• Prix public par pays, TVA comprise. Vous saisissez vous-même le taux de TVA. Une modification de prix constitue une nouvelle ligne avec « valable à partir du » — l'ancien prix reste dans l'historique. Pour l'Allemagne et l'Autriche, la page affiche les règles de la Buchpreisbindung (également pour les e-books) ; DivineMind refuse toute levée avant 18 mois (DE) ou 24 mois (AT).
• ONIX 3.0 : « Générer le fichier ONIX » vérifie les champs obligatoires (ISBN, titre, éditeur, format, date de parution, langue, groupe de marchandises WGS, prix avec TVA) et télécharge le fichier ; les éditions comportant des erreurs sont exclues et listées avec le motif. Téléversez le fichier sur VLB ou auprès de votre plateforme de données. Lors de l'export, les nouveaux prix sont considérés comme notifiés ; « Uniquement les modifications » n'inclut que les éditions modifiées.
• Contrats d'auteur : auteur (comme fournisseur), date du contrat, avance, barème de droits par format et droits. C'est la base — la décompte sous forme d'avoir de droits est effectuée par DivineFinance. La case « Pertinent pour la KSK » signale les droits soumis à la Künstlersozialabgabe (éditeurs établis en Allemagne).
• Ventes : vérifiez d'abord le fichier CSV de votre distributeur (colonnes ISBN/EAN et quantité, facultatif : canal, mois ou de/à, retours), puis importez-le. Un nouvel import pour la même période remplace les données. Les retours isolés sont saisis sur le titre ; le taux de retour est affiché par titre, édition et canal.
• Dépôt légal : organismes selon la législation du siège de votre maison d'édition (p. ex. Österreichische Nationalbibliothek, Deutsche Nationalbibliothek) avec échéance par édition. Après parution, DivineMind vous avertit une fois par cloche/notification push ; « Déposé aujourd'hui » valide le dépôt.

Édition de livres

• Dans le contrat d'auteur, vous fixez : décompte par semestre ou par an, barème dégressif/escalier (pourcentage du prix public hors taxe ou du Verlagserlös, paliers d'exemplaires), avance et, en cas de pluralité d'auteurs, la répartition. Pour le Verlagserlös, renseignez la remise commerciale moyenne.
• Calcul : Ventes nettes = livraisons moins retours par édition et canal. Les paliers d'escalier comptabilisent l'ensemble des ventes depuis la parution : le dépassement d'un seuil déclenche le taux supérieur dès l'exemplaire suivant. L'avance est imputée à concurrence du montant des droits, le solde restant dû étant reporté.
• TVA : Paramétrez-la par auteur sous l'onglet « Droits d'auteur » (petite entreprise 0 %, sinon AT 10 % ou DE 7 % pour prestations de droits d'auteur, ou un taux propre). Si la TVA n'est pas clarifiée, aucune Gutschrift n'est générée — le décompte affiche « Renseigner le taux de TVA sur l'auteur ».
• À la fin de la période, DivineMind génère un aperçu par auteur. Votre bouton d'autonomie détermine s'il est soumis pour validation. « Valider » crée la Gutschrift de droits d'auteur (HG-…) dans DivineFinance ; le paiement n'intervient qu'après cette validation. Une seule Gutschrift est émise par auteur et période.
• Le relevé de droits d'auteur (ventes par titre, retours, palier, droits, solde d'avance) est téléchargeable en PDF. Son envoi passe exclusivement par le bouton d'autonomie ; en mode démo, uniquement vers des adresses de test. AIRIS répond aux questions telles que « Quel est le solde de l'avance de … ? ».
• Cotisation aux caisses d'artistes (éditeurs basés en Allemagne) : Édition de livres › Bloc „Cotisation aux caisses d'artistes“ affiche pour chaque année la somme des honoraires selon DivineFinance pour tous les contrats d'auteurs avec la case „KSK-relevant“ — comme base de calcul pour votre déclaration à la caisse d'artistes. La déclaration elle-même est faite par vous ou votre conseiller fiscal.
• Reverse-Charge : si l'auteur réside dans un autre pays de l'UE et possède un numéro de TVA valide (assujetti), l'autofacturation est émise à 0 % avec la mention d'autoliquidation — la TVA est due par l'éditeur. Sans numéro de TVA (particulier à l'étranger), vous saisissez vous-même le taux.

Tableau de bord

• Le tableau de bord d'un éditeur affiche le chiffre d'affaires par magazine par semaine, mois, trimestre et année, en comparaison avec la période précédente.
• Avec AIRIS, vous interrogez vos chiffres dans le chat, par exemple, quelles publicités d'une édition ont encore besoin de documents, quel est le taux d'occupation ou qui a résilié.

• Factures d'abonnement : toutes les factures récurrentes de votre maison d'édition, y compris celles des abonnements lecteurs (DivineFinance). Les pauses, résiliations et abonnements collectifs des lecteurs modifient la facture d'abonnement uniquement comme configuré dans „Abonnements lecteurs“.
• Séquences d'e-mails : suites d'e-mails à plusieurs niveaux, par exemple pour le suivi des annonceurs après l'acquisition du plan thématique. La structure et le lancement sont décrits dans le chapitre DivineMail sous „Campagnes & Séquences“ ; vous envoyez des e-mails publicitaires uniquement aux contacts ayant donné leur consentement.
• Abonnements lecteurs : newsletters payantes, abonnements numériques avec paywall et e-paper ainsi que les abonnements imprimés se trouvent dans le chapitre dédié „Édition : Abonnements lecteurs & newsletters payantes“.