Venta al por mayor y distribución

En el menú „Mayorista“ los puntos están en el orden del flujo de trabajo diario, bajo „Mayorista · más“ las páginas menos frecuentes. Lo que se explica paso a paso en el capítulo Almacén e Inventario, aquí solo se menciona brevemente.

• Almacén: Resumen del almacén con existencias bajas, lotes próximos a caducar y los últimos movimientos.
• Recepción de pedidos: Revisar y aprobar pedidos de correo electrónico, PDF/Fax, WhatsApp, mensaje de voz y chat de AIRIS — véase „Recepción de pedidos“ más abajo.
• Preparación de pedidos: Lista de picking por pedido con ubicación en el almacén, cantidad y lote FEFO. En „Flujo“ configura si se reservará al realizar el pedido, si se permiten entregas parciales, si el albarán y la factura se preparan automáticamente („Generar albarán automáticamente“, „Generar factura automáticamente“ — ambos solo a través del botón Autonomía) y el vigilante de margen.
• Envío: Envío siempre a un albarán, con empresa de paquetería, número de envío y enlace de seguimiento.
• Rutas: Distribuir albaranes en rutas por vehículo y conductor; el conductor procesa sus paradas en la app AIRIS.
• Surtido del cliente: Surtido, números de artículo del cliente y lista maestra por cliente — véase más abajo.
• Condiciones: Listas de precios con escalas de cantidad y por cliente plazo de pago, descuento por pronto pago, límite de crédito y bloqueo de entrega; allí también crea el enlace de pedido personal.
• Albaranes: Crear y enviar albarán como confirmación de pedido — véase „Albaranes y cadena de pedidos“ más abajo.
• Mayorista · más: Retiradas, EDI, Devoluciones, Compras, Recepción de mercancías, Inventario y Ubicaciones de almacén se explican detalladamente en el capítulo Almacén y Stock.
• Depósito y Previsión se explican en la sección „Reposición de previsión y cantidades de depósito de un solo uso“, Compras y Verificación de 3 vías en la sección del mismo nombre más abajo.

• Pedidos: vea los pedidos de clientes abiertos y consúltelos a AIRIS mediante comandos de voz.
• Picklist / Preparación de pedidos: procese los artículos ordenados por ubicación de almacén.
• Entrada de mercancías: registre las mercancías entregadas; el stock se actualiza inmediatamente.

• Pedido en el cliente: en la app de AIRIS, abra el cliente en Contactos y pulse «Crear pedido». El catálogo muestra los precios de ESTE cliente según su lista de precios, los tramos por cantidad («a partir de 10») y la unidad de embalaje; + y − varían por bulto/unidad de embalaje.
• «Copiar último pedido» llena el carrito con las cantidades del último pedido de venta; luego solo queda ajustar y enviar. El pedido de venta se crea en la oficina del mismo modo que un pedido desde la carpeta de cliente, con confirmación de pedido y reserva.
• Límite de crédito superado: el pedido de venta se guarda, pero solo se acepta tras la aprobación (interruptor de autonomía). Con bloqueo de entrega no se acepta en absoluto; se notifica al propietario y al administrador.
• Inventario mediante cámara: en Almacén › «Contar inventario», seleccione un almacén (o una ubicación), escanee el artículo por EAN, código GS1 o número de artículo e introduzca la cantidad. La cantidad teórica solo se ve en la evaluación (recuento a ciegas).
• Finalizar contabiliza las diferencias respecto al stock en el momento del cierre. Las desviaciones grandes (a partir de 250 € o del 25 % con al menos 3 unidades) requieren aprobación; el stock solo cambia tras «Aprobar». En el back-office, las mismas listas de recuento están disponibles en Inventario.

• En la app AIRIS, en Contactos, abra el cliente: El „Expediente del cliente“ muestra el volumen de ventas (pagado), importes pendientes y vencidos, el último contacto, los interlocutores, así como citas pendientes, ofertas abiertas, facturas pendientes y tareas pendientes.
• „Lo que compra“: los grupos de mercancías del cliente de sus facturas emitidas en los últimos 12 meses, sin depósito — con el importe sobre el que se calculó.
• „Promoción en curso“: una promoción actual que se ajusta a sus grupos de mercancías, con justificación („Se ajusta a“ grupo de mercancías y porcentaje). Debajo figuran sus albaranes y — si existe un acuerdo — su saldo de bonificación. Desde aquí inicia „Registrar pedido“.

• Ventas de campo sin red: el catálogo y los precios del cliente cargados por última vez permanecen en el teléfono; arriba figura la fecha. Los pedidos sin red se guardan como borrador («esperando red») y se envían solos en cuanto vuelve la conexión. DivineMind recalcula siempre los precios (tarifa, escalado, límite de crédito, bloqueo de entrega). Si un precio difiere, el pedido figura como «con aviso» en la app: precio anterior → precio nuevo.
• Almacén sin red: las cantidades de picking (incluso parciales con − / +) y los recuentos de inventario se guardan y se envían después. El envío y el cierre del inventario solo son posibles cuando todo ha llegado. Si la oficina ya ha entregado entretanto, DivineMind reduce la cantidad de picking a lo pendiente; si otro usuario contó una posición más tarde, prevalece su recuento. Ambos casos se muestran claramente en la app.
• Conductores sin red: con conexión en almacén, la app precarga las paradas del día. En ruta, «Llegada», firma, envases devueltos, discrepancias, ausente y nota de cobro funcionan sin red; cuenta la hora de registro. Si la oficina ya completó la parada, nada se sobrescribe: el registro aparece como «no aceptado» con el motivo.
• Sin duplicados: cada envío lleva su propia clave. Si la respuesta se pierde sin cobertura y la app reenvía, no se crea un segundo pedido, ni un segundo apunte de fianza, ni un recuento duplicado. Para precios y stock, siempre manda el servidor.

• AIRIS lee automáticamente los pedidos de sus clientes por correo electrónico (incluso con adjunto PDF o fax) y por WhatsApp (texto, mensaje de voz, foto/PDF) tan pronto como el remitente figure como cliente en el CRM. En Almacén › «Bandeja de pedidos» también puede insertar texto, subir un PDF, un escaneo de fax o una foto, o grabar un mensaje de voz.
• AIRIS identifica al cliente (dirección del remitente, número de teléfono, número de cliente, nombre de la empresa) y cada artículo en este orden: número de artículo del cliente, EAN, número de fabricante o proveedor, su número de artículo, denominación aprendida del cliente, texto. Si un artículo es ambiguo, verá una consulta con sugerencias; AIRIS nunca adivina.
• El precio es siempre el precio de cliente según la lista de precios y el escalado (calculado por el servidor). El límite de crédito, el bloqueo de entrega, el stock disponible y la fecha de caducidad más próxima se muestran como aviso al lado.
• «Aprobar» crea el pedido de venta con confirmación de pedido y reserva: el mismo proceso que la ficha de cliente y el servicio externo. Si se supera el límite de crédito, el pedido de venta queda a la espera de la liberación de crédito. Puede configurar qué puede hacer AIRIS sin su intervención en la configuración de autonomía (Almacén › bestelleingang_annehmen); las consultas siempre se dirigen a una persona.
• AIRIS redacta la respuesta al cliente en su idioma, siempre como borrador. En el caso del correo electrónico, tras la aprobación queda como borrador en DivineMail; en WhatsApp, copie el texto en el chat. AIRIS recuerda las asignaciones confirmadas por cada cliente para la próxima vez.
• En el chat de AIRIS: «Registra el pedido del PDF» (con adjunto) o «Pedido de Eiscafé Venezia: 10 cajas de Export Hell, 5 de Aperol» crea la misma propuesta en la bandeja de pedidos.
• Desde DivineMail: Abra un correo electrónico de cliente con clic derecho y seleccione „Registrar como pedido“ en el menú contextual. AIRIS lee el texto y el adjunto PDF o fax; tan pronto como aparezca „Pedido detectado — revisar en recepción de pedidos“, la propuesta estará en Entrada de pedidos.
• Protección contra duplicados: La misma entrada solo se genera una vez como propuesta, incluso si llega por segunda vez o se vuelve a leer. Los correos electrónicos sin pedido — como „Gracias por la entrega“ — no generan ninguna entrada.

• Gestione el límite de crédito, plazo de pago, descuento por pronto pago y bloqueo de entrega (con motivo) por cliente en Condiciones. Se verifica antes de cada aceptación de pedido y antes de cada albarán — en todas las vías: Oferta, enlace de pedido, ficha de cliente, equipo de campo, recepción de pedidos, EDI y AIRIS.
• Si un pedido supera el límite de crédito, se guarda y espera la aprobación. En caso de bloqueo de entrega, se guarda pero no se acepta — no se genera ninguna confirmación de pedido. Su cliente no verá cifras de solvencia.
• En el albarán aparece el aviso „Límite de crédito / Bloqueo de entrega“. Los titulares y administradores aprueban ellos mismos con „Crear de todos modos“; de lo contrario, se envía una solicitud de aprobación a contabilidad, y el albarán solo se genera tras la aprobación. La decisión se registra en el cliente.
• Las condiciones por AIRIS („Cliente X: 30 días de plazo, 2 % de descuento por pronto pago a 10 días, límite de crédito 20.000 €“) siguen a su botón Autonomía. Un límite de crédito a partir de 50.000 € solo lo establece AIRIS tras su aprobación.
• Vigilante de margen: DivineMind retiene para aprobación los pedidos por debajo del coste de adquisición o por debajo de su margen de contribución mínimo; el precio permanece sin cambios. Configuración en Preparación de pedidos › „Flujo“, detalles en el capítulo Almacén y Stock.

Cada pedido sigue el mismo camino: Oferta → Confirmación de pedido → Albarán → Factura — independientemente de si proviene de la recepción de pedidos, del enlace de pedido, de la ficha de cliente, del equipo de campo o por EDI.

Advertencia de fecha de caducidad: Cada mañana, DivineMind informa a la dirección de los lotes cuya fecha de caducidad está próxima; la misma advertencia aparece en el informe diario. La trazabilidad y la retirada son una indicación con la fuente, no un asesoramiento legal.

• Surtido de cliente: En Almacén › «Surtido de cliente», seleccione un cliente y gestione sus artículos, sus números de artículo propios y su lista habitual con cantidades. «Sugerir a partir de pedidos» analiza los pedidos de los últimos 12 meses y propone surtido y lista habitual; solo se aplican tras su confirmación.
• «Repedir lista habitual» llena el carrito con un solo toque: en el portal del cliente, en el enlace de pedido y en los pedidos del comercial en la app. Los precios proceden siempre de la tarifa del cliente y el servidor los calcula al enviar.
• Con «El cliente solo ve su surtido», el portal del cliente y el enlace de pedido solo muestran estos artículos; el comercial sigue viendo todo y puede filtrar por «Surtido». La búsqueda también encuentra artículos por el número de artículo del cliente, al igual que la recepción de pedidos.
• Información alimentaria (Reglamento 1169/2011): En el artículo, en «Información alimentaria», gestione los 14 alérgenos principales (contiene/trazas), ingredientes, información nutricional por 100 g o 100 ml, origen, grado alcohólico y conservación. Los alérgenos son los mismos que en el TPV de hostelería.
• Sus clientes ven la ficha técnica (PDF) en el portal del cliente, en el enlace de pedido y en el del albarán, cumpliendo así el deber de transmisión según el art. 8, apdo. 8 del Reglamento (UE) n.º 1169/2011.
• BMEcat: En Productos › Nuevo › «Mayorista», importe BMEcat 1.2 y 2005 (XML, también en ZIP) además de DATANORM. La vista previa, la detección de duplicados (ref. del proveedor, ref. del artículo, EAN) y el informe de precios son idénticos; el proveedor se sugiere desde la cabecera del catálogo. No se elimina nada: los artículos descatalogados permanecen en la base.

• En Productos › Nuevo › „Catálogo de mayorista (DATANORM · BMEcat)“ importe DATANORM 4 o 5 de su mayorista — archivos individuales o todo junto en ZIP: artículos, precios de lista, sus grupos de descuento, grupos de mercancías y cambios de precios (DATPREIS). Los archivos los obtiene en el portal del cliente de su mayorista.
• Seleccione el mayorista o „+ crear nuevo mayorista“, defina el tipo impositivo de los nuevos artículos y decida qué sucede con sus precios de venta: Precio de venta = precio de lista del mayorista (en caso de cambios de precio solo mientras no lo haya modificado usted mismo) o „No tocar precios de venta — solo asumir precios de compra“.
• La vista previa muestra por línea el número de artículo, la descripción, el grupo de mercancías, el precio de lista, su precio de compra y la acción (nuevo, actualizar, sin cambios); si falta el grupo de descuento, aparece „sin precio de compra“. „Importar ahora“ lo asume, el informe de precios muestra después los precios de lista y de compra antiguos y nuevos. DivineMind detecta duplicados a través del número de artículo y el EAN; no se elimina nada. Ejecuciones anteriores figuran en „Últimos importes de catálogo“.
• Moneda extranjera: Si un catálogo está en otra moneda, DivineMind convierte los precios a euros con el tipo de cambio de referencia del BCE en la fecha del precio. La vista previa muestra el tipo de cambio por moneda („1 EUR = … el …“) y en el precio el importe original. Si falta el tipo de cambio del BCE para una moneda, la línea no se asume („rechazado – falta tipo de cambio“).

• Crear un acuerdo en el cliente, en la pestaña «Rápeles y bonificaciones»: período (anual, semestral o trimestral), escala «desde facturación X → Y %» y si el porcentaje alcanzado aplica retroactivamente a toda la facturación o solo al incremento de cada nivel. Opcionalmente, solo para determinados grupos de productos.
• Computa la facturación neta de las facturas emitidas en el período, menos los abonos emitidos (incluidas devoluciones). Opcionalmente, solo las facturas pagadas. Borradores, facturas canceladas, fianzas, envases y portes nunca computan.
• La pestaña muestra de forma continua: facturación acumulada, próximo nivel y lo que falta, rappel al estado actual y la proyección al final del período. Lo mismo ve la red comercial en la app del cliente; en el portal del cliente solo si está activo «Mostrar estado en portal del cliente».
• Al final del período, AIRIS calcula el rappel por tipo impositivo a partir de las líneas de factura y genera una propuesta en Automatización › Aprobaciones. Solo tras su aprobación se crea un borrador de factura rectificativa (una línea por tipo impositivo, sin referencia a factura); nunca se envía automáticamente. Máximo una factura rectificativa por rappel por cliente y período.
• Rappel de proveedores: registrar en el proveedor la bonificación prevista. Se muestra el importe previsto según las facturas recibidas; aún no se realiza ningún apunte contable.
• Conciliación de bonificación del proveedor: Junto a „Reembolso esperado ahora“ verá „Ya acreditado“ (de los abonos del proveedor) y „Pendiente“. Las devoluciones y los abonos de bonificación del proveedor reducen el volumen de compras. La contabilidad realiza el asiento.

• Reaprovisionamiento predictivo: En Almacén › «Reaprovisionamiento predictivo» active la predicción para cada regla de reaprovisionamiento. En lugar de un punto de pedido fijo, AIRIS calcula la demanda esperada hasta la próxima entrega: día de la semana, tendencia, estacionalidad del año anterior, festivos en la región del almacén y, en bebidas, el clima (previsión del Deutscher Wetterdienst, historial de Copernicus ERA5).
• Para cada artículo configure el ciclo de pedido (días hasta la entrega subsiguiente) y el perfil «equilibrado» o «económico». El «Desglose de cálculo» muestra cada día con cantidad prevista, dispersión, festivos y clima: sin cajas negras. Si faltan datos de ventas, se aplica el punto de pedido fijo.
• Los pedidos se realizan como siempre: la ejecución matutina (o «Crear propuesta de pedido ahora») genera un borrador de pedido por proveedor. Solo se envía al proveedor si el interruptor de autonomía lo permite o si alguien lo autoriza. Importe ventas del sistema anterior mediante CSV (fecha; número de artículo o EAN; cantidad). En la app de AIRIS verá la predicción en Almacén › «Reaprovisionamiento predictivo».
• Cantidades de depósito no retornable: En Almacén › «Cantidades de depósito no retornable» asigne el sistema a cada tipo de depósito (no retornable AT, no retornable DE, retornable), además del material y volumen de llenado, y guarde la lista de materiales en el artículo (p. ej., 1 bandeja = 24 latas).
• Mensualmente verá los artículos por código de barras (entregados, perdidos, cantidad a reportar, corrección) y la cuenta de depósitos por tipo de envase (emitidos, devueltos, saldo). Exportación a CSV o PDF con fuente y fecha. En Austria, los primeros distribuidores reportan las cantidades por código de barras durante los primeros 5 días del mes siguiente en el portal de Recycling Pfand Österreich (con demora hasta el día 9); en Alemania, la evaluación sirve para la conciliación con el clearing de la DPG.
• Cuenta de depósito del cliente: El depósito y los envases vacíos se gestionan por envase a través de la cuenta de depósito. El conductor registra los envases vacíos devueltos en la ruta, una devolución trae el depósito de vuelta con el borrador de abono. El saldo por envase se ve en Depósito en el área „Envases — flujo de envases vacíos con clientes (cuenta de depósito)“, su cliente en su ficha de cliente.
• Antes del plazo, AIRIS recuerda a propietarios, administradores y dirección (campana y notificación push) hasta que marque el mes «como reportado». Solo se evalúan cantidades: los importes de depósito se gestionan mediante albarán, cuenta de depósitos y factura.

• Proveedores y compras: Fuentes de aprovisionamiento en Proveedores, pedidos y cotejo de tres vías (pedido/entrada de mercancías/factura).
• Almacén e inventario: Existencias, existencias mínimas, reglas de nuevo pedido y pedido automático en Gestión de inventario.
• Precios y condiciones: Mantener precios para clientes y precios escalonados — se incorporan directamente en ofertas y pedidos.

En „Compras y verificación de 3 vías“ (la página abre Concordancia a tres vías) DivineMind compara su pedido al proveedor, la recepción de mercancías y la factura de entrada. Tolerancia: precio ±2 % o ±50 €, cantidad ±1 % (mercancía a granel ±3 %).

• El precio de adquisición neto se gestiona en el artículo en „Coste de adquisición e Intrastat“. DivineMind registra cada cambio con fecha (historial de costes de adquisición) — una fecha de corte se valora con el coste de adquisición que estaba vigente en ese día.
• DivineMind calcula el stock a fecha de corte retrocediendo a partir de los movimientos de almacén, en la zona horaria de su empresa: Una salida el 31.12. a las 23:30 pertenece al año anterior.
• Si falta un coste de adquisición, se valora con el coste de adquisición actual o el precio de venta — siempre marcado como solución provisional. En el panel de mayorista aparece „Valor de almacén hoy · … posiciones“ y, donde sea necesario, „… valorado sin coste de adquisición“.
• Para el cierre de año, el „Paquete de cierre de año para la asesoría fiscal“ en Libro mayor contiene el valor de almacén al 31.12. por artículo (stock, coste de adquisición, valor, valoración) como CSV con la comparación del año anterior. El valor de almacén solo se lee — no se contabiliza nada.

• Factura recapitulativa: En Factura colectiva, seleccione cliente y periodo, compruebe los albaranes y pedidos pendientes en la vista previa y créela como borrador. AIRIS también puede hacerlo («Haz la factura recapitulativa del cliente X de septiembre»).
• Facturación intercompany: En cuanto la empresa receptora contabiliza la recepción de un traspaso entre empresas del grupo, se genera exactamente un borrador de factura en la empresa emisora: nacional con IVA, transfronterizo con Reverse Charge si ambos NIF-IVA son válidos.
• Devolución → Factura rectificativa: Al recibir una devolución, se genera exactamente un borrador de factura rectificativa/abono sobre la factura original, con el precio real facturado con descuento, el mismo tipo impositivo y los envases de la mercancía devuelta.
• Los tres son borradores: El envío solo se realiza una vez que usted haya revisado y aprobado el documento.

• AIRIS responde inmediatamente en el chat a preguntas sobre stock, fecha de caducidad y saldos pendientes de un cliente — la lectura no requiere aprobación.
• AIRIS registra pedidos de PDF o chat (como propuesta en recepción de pedidos), redacta ofertas al precio del cliente y crea facturas colectivas como borrador. Todo lo que crea algo sigue a su botón Autonomía; las respuestas a clientes permanecen como borradores.
• AIRIS no crea acuerdos de bonificación — eso solo es posible en la web en el cliente. Todas las herramientas con nombre figuran en el capítulo „Lo que AIRIS puede hacer por sector“.

Las empresas del sector mayorista farmacéutico utilizan las mismas funciones de almacén y pedido que el mayorista y además ven el menú „Pharma“. La trazabilidad y la retirada son una indicación con la fuente, no un asesoramiento legal.

• Cadena de frío: abre el resumen del almacén con existencias bajas y lotes próximos a caducar. Cree almacenes de frío en Ubicaciones de almacén con el tipo de almacén „Cadena de frío“ y temperatura mínima/máxima; el rango figura en la ficha del almacén. Las temperaturas se registran mediante listas de verificación, no mediante sensores.
• Flujo de retirada: abre la plantilla „Flujo de retirada (lote)“ en el editor de flujos de trabajo — indicación „Identificar y bloquear lote afectado“, correo electrónico al cliente para la retirada del lote, tarea „Documentar y finalizar retirada“ (vence en 2 días). La plantilla está inactiva inicialmente y se inicia manualmente por contacto; el correo electrónico a los clientes siempre se envía después de su aprobación.
• Almacén farmacéutico y Retiradas: licencias de cliente, retirada por lote, informe de retirada y trazabilidad — paso a paso en el capítulo Almacén y Stock bajo „Pharma y Cumplimiento“ y „Retirada y Trazabilidad“. Las cartas de retirada solo se envían con su clic.
• Equipos de frío: con „Nuevo equipo de frío“ cree frigorífico, congelador, cámara frigorífica o vitrina refrigerada con ubicación y valor nominal (mín/máx en °C). Asigne puntos de verificación de temperatura en las listas de verificación a un equipo; el nombre del equipo aparecerá en el registro, en el historial y en la exportación de auditoría.
• EDI: importe pedidos como EDIFACT ORDERS o openTRANS y genere el aviso de entrega con lote y fecha de caducidad — véase capítulo Almacén y Stock, „EDI: Importar pedidos, enviar aviso de entrega“. Los sistemas de sus clientes utilizan para ello una clave API de Ajustes › Integraciones.
• Medidas correctoras: cree „Nueva CAPA“; el panel muestra Borrador, Abierto, En curso, Comprobación de eficacia y Cerrado. En la CAPA registre la causa raíz, la medida correctora, la prevención, „Vence el“ y „Comprobación de eficacia el“, construya un plan de acción con „Añadir acción“ y vea los eventos de calidad vinculados. „Cerrar CAPA“ solo es posible con prueba de eficacia y solo para titulares, administradores y responsables de calidad; cada paso figura en el registro de auditoría.
• Lote y caducidad: Stock por lote con fecha de caducidad, FEFO en la preparación de pedidos y en el albarán, advertencia de caducidad matutina. Además, la misma cadena de pedidos que en el mayorista — precios de cliente con escalas, límite de crédito y bloqueo de entrega con aprobación.
• AIRIS responde a preguntas sobre stock, caducidad y saldos pendientes; toda la escritura se realiza a través del botón Autonomía.