Inventarios, movimientos de almacén y reabastecimiento bajo control.
Flujo típico
Crear artículo como producto → registrar inventario inicial/entrada de mercancías → Ventas/consumos reducen el inventario → Las reglas de reabastecimiento activan un pedido al bajar del stock mínimo.
El módulo de Inventario se divide en cuatro secciones: Resumen, Stock, Compras y Envíos. Cada función se describe a continuación, en el mismo orden que en la barra lateral.
Resumen
Dashboard — Inventario de un vistazo
El Dashboard de Inventario resume todas las ubicaciones y muestra dónde se necesita actuar. Indicadores como stock bajo y lotes próximos a caducar parpadean en rojo si hay un problema; un clic le lleva a la página de detalles.
- Indicadores en tiempo real: número de almacenes, productos y stock total en todas las ubicaciones.
- Alerta de stock bajo: los artículos por debajo del punto de pedido se resaltan en rojo.
- Lotes próximos a caducar (60 días), ordenados por fecha de caducidad — naranja si < 45, rojo si < 14 días (FEFO).
- Últimos movimientos: las diez transacciones más recientes con dirección (+/−) y marca de tiempo.
Stock
Almacenes y Ubicaciones
Administre todas las ubicaciones de almacén físicas y sus propiedades, desde el estándar hasta la cadena de frío. El almacén estándar (marcado con *) se usa si no se selecciona uno en una transacción.
Crear nuevo almacén
Haga clic en 'Nuevo almacén', asigne un código de almacén (ej. BERLIN-01) y un nombre.
Tipo y Dirección
Seleccione el tipo de almacén (Estándar, Cadena de frío, Estupefacientes, Tránsito, Virtual, Consignación); para cadena de frío, registre la temperatura mín./máx. y, opcionalmente, la dirección.
Guardar y mantener
Guarde con 'Crear'. Los almacenes se pueden editar; la eliminación solo es posible si el stock es 0.
Stock
La vista general de stock muestra las cantidades en tiempo real por almacén para cada producto, incluyendo la cantidad reservada y la disponible (Disponible = Stock − Reservado). Filtre por almacén o muestre solo los artículos por debajo del punto de pedido.
- Código de color: fila roja = vacío (0), naranja = stock bajo, verde = normal.
- Búsqueda por nombre de producto, SKU o código de barras; filtro por almacén.
- Punto de pedido (Reorder-Point) y próxima fecha de caducidad visibles por artículo.
- Múltiples lotes por producto se muestran con el número de lotes.
Transacciones — Entradas y Salidas
Registre entradas o salidas de stock manualmente de forma rápida, optimizado para escáner de código de barras. Tras cada transacción, el foco vuelve al campo de escaneo para que pueda seguir escaneando.
Seleccionar modo
Seleccione 'Entrada de mercancías +' o 'Salida de mercancías −' en la parte superior.
Escanear artículo
Escanee el código de barras o introduzca SKU/nombre y pulse Enter — el stock actual se mostrará inmediatamente.
Registrar cantidad
Registre cantidad, almacén y, opcionalmente, lote/fecha de caducidad (solo entrada) y un motivo, y luego registre la entrada o salida.
Movimientos — Historial completo
Cada cambio de stock queda registrado. La lista de movimientos es su pista de auditoría completa: con búsqueda por producto y filtros por tipo de movimiento.
- Tipos de movimiento con símbolo: Entrada, Salida, Corrección, Inventario, Traslado, Devolución, Stock inicial.
- El stock antes y después de cada transacción se muestra.
- Referencia, almacén, usuario y marca de tiempo por entrada; número de lote, si es relevante.
- Filtro por tipo y búsqueda por nombre de producto/SKU; paginado (50 por página).
Inventario Físico
Realice recuentos físicos y compare el stock real con el del sistema. Las diferencias se registran como correcciones con un clic, con evaluación de sobrantes y faltantes en euros.
Iniciar inventario
Haga clic en 'Nuevo inventario', asigne una descripción y, opcionalmente, restrinja a una categoría.
Contar
Introduzca la cantidad contada para cada artículo — se guarda automáticamente cada 60 segundos.
Registrar diferencias
Finalice el recuento, verifique las desviaciones en la revisión y confirme con 'Registrar diferencias'.
Imprimir etiquetas y códigos de barras
Imprima etiquetas de precio y etiquetas de código de barras directamente desde el almacén, listas para el estante o la recepción de mercancías. Los mismos códigos de barras funcionan con el escáner de cámara para el inventario.
Seleccionar productos
En la pestaña «Etiquetas», busque y añada artículos por nombre o número de artículo.
Formato y cantidad
Elija el formato de etiqueta (pequeño, estándar o grande) y defina las copias por producto.
Imprimir
Haga clic en «Imprimir (PDF)»; DivineMind genera una hoja con nombre, precio y código de barras escaneable por cada etiqueta.
Compras
Enviar pedido al proveedor
En Compras, abra un pedido de compra, verifique el proveedor y los artículos, y envíelo con un clic. DivineMind genera el PDF y lo envía por correo electrónico directamente al proveedor. AIRIS también puede generar pedidos automáticamente a partir de las reglas de reabastecimiento.
Abrir pedido
Seleccione el pedido de la lista: proveedor, datos clave, artículos y totales de un vistazo.
Enviar al proveedor
Haga clic en 'Enviar al proveedor': el pedido se genera como PDF y se envía por correo electrónico (el estado cambia a 'Enviado').
Seguimiento
Realice un seguimiento de la confirmación y la recepción de mercancías mediante la transición de estado; el PDF enviado permanece archivado.
Entradas de Mercancías
Revise y registre las entregas entrantes de sus pedidos. Cada entrada muestra el pedido asociado, el proveedor, el almacén y su estado de inspección.
Abrir entrada de mercancías
Seleccione la entrada correspondiente en la lista o cree una nueva con 'Nueva entrada de mercancías'; filtre por estado (abierto, aceptado, parcial, rechazado).
Revisar partidas
Compare las cantidades entregadas con el pedido y, opcionalmente, registre el número de albarán.
Aceptar o rechazar
Establezca el estado en aceptado, parcialmente aceptado o rechazado — el stock se registrará en consecuencia.
Reglas de Reorden
Defina por producto el nivel de stock para reordenar. El reorden automático decide cuándo generar un pedido basándose en el punto de reorden, la cantidad de pedido y el proveedor preferido.
Buscar Regla
Busque un producto o filtre por 'Solo Reorden Automático' para artículos ya activados.
Establecer Umbrales
El punto de reorden, la cantidad de pedido, el proveedor y el tiempo de entrega se gestionan por producto en la página de detalles de inventario.
Activar Automático
Active el reorden automático con el interruptor 'Auto' por línea; el modo (sugerencia, aprobación, autónomo) controla la independencia del pedido.
Catálogo de Proveedores
Compare centralmente qué proveedor entrega qué producto a qué precio. El catálogo es su base para decisiones de pedido — con precio, cantidad mínima de pedido, tiempo de entrega y fiabilidad.
- Por enlace: Producto, Proveedor, Precio unitario y Número de artículo del proveedor.
- Cantidad mínima de pedido (MOQ) y tiempo de entrega en días.
- Valor de fiabilidad 0–100 % (verde ≥ 90, naranja ≥ 70, rojo por debajo).
- Fecha del último pedido por combinación proveedor-producto.
Reorden Automático — Registro
El registro de reorden automático muestra cuándo se activó el reorden automático y qué decidió — desde la sugerencia de pedido creada hasta la excepción escalada.
- Tres indicadores clave arriba: pedidos creados, sugerencias y casos escalados.
- Por entrada: Producto, Stock al activarse, Punto de reorden, Cantidad de pedido y Proveedor.
- Motivo de activación (ej. punto de reorden bajo) y estado de acción resaltados por color.
- Número de pedido vinculado — un clic abre el pedido generado.
Expedición
Preparación de pedidos y envío
En Preparación de pedidos, verá todos los pedidos abiertos para la preparación, con seguimiento de entregas parciales y pedidos pendientes.
Pedidos abiertos
La lista de trabajo muestra, por pedido, las cantidades pedidas, entregadas y pendientes por producto.
Reservar stock
Con un clic, reserve el stock para el cliente — así no se vende nada dos veces.
Lista de picking y packing
Genere la lista de picking y packing como PDF — el stock se asigna según la fecha de caducidad más temprana (FEFO).
Envíos
Mantenga un seguimiento de todos los envíos salientes — desde borrador, enviado y en tránsito hasta entregado. El número de envío, el transportista y el número de seguimiento son siempre accesibles.
- Búsqueda por número de envío, destinatario o número de seguimiento.
- Filtro de estado (borrador, preparado, empaquetado, enviado, en tránsito, entregado, cancelado, devuelto).
- Por envío: Transportista, Seguimiento, Almacén de origen, Ubicación del destinatario, Cantidad de artículos y Fecha de envío.
Devoluciones (RMA)
Gestione las devoluciones de clientes de forma estructurada a través del proceso RMA — desde la solicitud, revisión y reembolso hasta el cierre.
Revisar Devolución
Busque por número RMA o cliente; vea y apruebe solicitudes pendientes usando el filtro de estado (solicitado).
Inspeccionar Mercancía
Controle los artículos recibidos y el motivo de la devolución, y establezca el estado en 'recibido' o 'inspeccionado'.
Reembolsar y Cerrar
Registre el monto y método de reembolso, procese el reembolso y cierre el caso.
Reservas
Las reservas bloquean el stock para ofertas y pedidos abiertos, evitando la doble venta de la misma mercancía. Vea qué oferta o pedido ha comprometido cuánto stock.
Buscar Reserva
Busque por producto, SKU o referencia (número de oferta/pedido); el filtro está por defecto en 'activo'.
Consumir
Al entregar, marque la reserva activa como consumida con el tic verde.
Liberar
Si una oferta expira, libere la reserva con la X roja — el stock volverá a estar disponible.
Farma y Cumplimiento
En Farmacia, usted gestiona las retiradas de lotes y las licencias de clientes (licencia de funcionamiento de farmacia/autorización de distribución mayorista) — con trazabilidad completa de todas las entregas.
Licencias de Clientes
Para cada cliente, registre la licencia de farmacia, de distribución mayorista o de operador alimentario. Las licencias caducadas se marcan en rojo y bloquean automáticamente el suministro.
Rastrear Lote
Durante la retirada, DivineMind verifica qué entregas han recibido el lote afectado — a través de todos los albaranes.
Iniciar Retirada
Registre la retirada como un evento de calidad (CAPA); los clientes afectados son preparados y notificados con un clic.
Exportar informe de retirada
En la pestaña «Informe de retirada», seleccione el producto y el lote — verá todos los clientes y entregas que han recibido mercancía de este lote, y podrá exportar la lista como CSV para la autoridad y la documentación.
Retirada y trazabilidad (alimentos, bebidas, mercancías)
En Retiradas encontrará retirada, informe de retirada y trazabilidad sin licencias farmacéuticas, para el comercio mayorista de alimentos, bebidas y general. La base es la trazabilidad «un paso adelante, un paso atrás» (Reglamento (CE) n.° 178/2002, art. 18/19). Los datos son los mismos que en Pharma & Compliance.
Crear retirada
Busque el artículo, introduzca el lote y pulse «Comprobar afectados»: verá cuántos envíos recibieron el lote y cuántos envíos sin lote hacen que la retirada esté incompleta.
Notificar a clientes
Las cartas de retirada solo se envían al hacer clic: un correo electrónico por cliente, incluso si tuvo varias entregas.
Trazabilidad hacia atrás
En la pestaña «Trazabilidad», introduzca un número de albarán o de factura para ver el lote, la entrada de mercancías y el proveedor.
Planificación de rutas y pantalla del conductor
En Almacén › Planificación de rutas planifica por día qué vehículo y conductor entregan qué albaranes pendientes y en qué orden. El conductor procesa su ruta en la app AIRIS bajo «Rutas».
Crear ruta
Seleccione día, «Nueva ruta», vehículo de la flota, conductor y punto de carga. Los avisos aparecen al instante: ITV vencida, vehículo asignado, conductor ausente, segunda ruta el mismo día.
Planificar albaranes
Arrastre albaranes pendientes a una ruta o elija «A la ruta…». Reordene arrastrando o con ↑/↓, elimine con ×. Un albarán solo puede estar en una ruta.
Sugerir orden
«Sugerir orden» localiza las direcciones de entrega en el mapa y calcula la secuencia más corta en línea recta desde el punto de carga. Las direcciones sin coincidencia se ordenan por código postal. La ruta solo cambia al pulsar «Aplicar».
En el cliente (app)
El conductor ve las paradas, la navegación y el albarán con lote. Hace firmar al cliente en el móvil (o anota «Albarán dejado»/«Mercancía depositada»), registra los envases devueltos en la cuenta de fianza y notifica incidencias (falta, daños) — esto genera un borrador de devolución.
Cobro
Si el conductor cobra dinero, registra el importe y la forma como nota. No se contabiliza nada — el pago lo registra contabilidad. Ausente o entrega rechazada: el albarán vuelve a aparecer en «Albaranes pendientes».
Foto como comprobante de entrega
En la parada, adjunte hasta cinco fotos con «+ Foto» (p. ej., mercancía depositada, palé, daño). Las fotos están protegidas y solo son accesibles tras iniciar sesión.
Vehículo ocupado en la flota
Una ruta con vehículo reserva el coche desde la salida hasta la siguiente ruta o hasta el final del día. La flota y el panel de planificación muestran la ruta; si el coche ya está asignado a otra tarea, la planificación de rutas lo indicará.
Envío para el albarán
En Almacén › Envíos, cree siempre un envío vinculado a un albarán. Cliente, destinatario y posiciones con lote provienen del albarán; el stock ya está descontado allí, «Enviado» no vuelve a descontar.
Crear envío
«Crear envío», buscar albarán (número o cliente), seleccionar empresa de paquetería e introducir el número de seguimiento. Para un albarán solo puede haber un envío abierto.
Seguimiento del envío
Para DHL, DPD, GLS, UPS, FedEx, Österreichische Post, Royal Mail, USPS y Canada Post, el enlace de seguimiento se genera automáticamente. DivineMind no imprime etiquetas de paquetería.
Avanzar estado
A la derecha de la página de envío: preparado, embalado, enviado, entregado. Las devoluciones de este envío aparecen abajo.
Devolución con stock bloqueado
Una devolución siempre pertenece a un albarán: solo se puede devolver lo entregado, con el lote entregado. En la entrada de mercancías, el material impecable entra al almacén y el destruido se da de baja; la mercancía dañada o no comprobada pasa a stock bloqueado y no se vende ni se prepara.
Crear devolución
Almacén › Devoluciones › «Crear devolución», seleccionar albarán, marcar posiciones e indicar cantidad y estado.
Mercancía recibida
Aprobar y luego «Mercancía recibida». Como siempre, para la devolución se genera un borrador de factura de abono.
Decisión sobre stock bloqueado
Por cada posición: apto para venta (entra al almacén), destruir o al proveedor. La decisión sigue el botón de autonomía de su almacén: según el ajuste, de inmediato o con aprobación. Solo se puede finalizar cuando no quede nada bloqueado.
Referencia del fabricante, unidades y escalas en el enlace de pedido
En el artículo existe la referencia del fabricante (MPN) como campo propio junto al número de artículo y el EAN. La búsqueda, el escaneo en la app y el escaneo de etiquetas también encuentran el artículo mediante este campo; la importación DATANORM lo completa a partir del número de referencia del registro B, sin sobrescribir valores existentes. Las unidades como «piece» aparecen en su idioma. El enlace de pedido muestra los tramos de cantidad de su lista de precios, y el carrito calcula con el precio por tramo — el precio vinculante es el del envío del pedido.
Traslados de Stock
Mueva stock entre sus almacenes y siga el traslado desde borrador, en tránsito hasta completado.
Crear Traslado
Haga clic en 'Nuevo Traslado' y seleccione el almacén de origen y destino.
Registrar Artículos
Añada artículos y cantidades para el traslado e inicie el movimiento.
Seguir y Completar
Siga el traslado a través del estado 'en tránsito' y márquelo como completado al llegar al almacén de destino.
Funciones relacionadas
EDI: Importar pedidos, enviar avisos de expedición
En Almacén › Interfaz EDI puede importar pedidos de clientes como EDIFACT ORDERS (D.96A) u openTRANS ORDER. Esto genera un pedido como propuesta para aprobación, con los precios de su lista de precios y verificaciones de límite de crédito, bloqueo de entrega y margen. Las facturas (INVOIC, Peppol) se gestionan en DivineFinance, no aquí.
Introducir su propio GLN
Su GLN de 13 dígitos figura como remitente en el aviso de expedición. El GLN del cliente se guarda tras la primera importación si lo selecciona una vez.
Comprobar y crear pedido
Seleccione el archivo y pulse «Comprobar»: verá cada posición con el artículo asignado (por GTIN o su número de artículo) y el precio según la lista de precios. «Crear como propuesta de pedido» creará el pedido tras la aprobación en Automatización › Aprobaciones. Un mismo número de pedido de un cliente no se duplicará.
Generar aviso de expedición
Para cada albarán puede descargar DESADV (EDIFACT) o DISPATCHNOTIFICATION (openTRANS), con lote y fecha de caducidad por posición y el número de pedido del cliente.
Mediante API
Los sistemas de sus clientes envían pedidos a Interfaz de pedidos (API) con una clave API de su empresa (Ajustes › Claves API, permiso orders:write). El aviso de expedición se recupera con orders:read.
Guardián de márgenes
Si un precio de venta está por debajo del precio de coste del artículo o de su margen de contribución mínimo, el pedido queda pendiente de aprobación: desde el enlace de pedido, la ficha del cliente, ventas en ruta, por EDI o cuando AIRIS acepta un pedido. Los precios nunca se modifican. Configurar en Almacén › Preparación de pedidos › Flujo (predeterminado: activo, 0 % = solo bajo coste). Su ajuste de autonomía del almacén determina si se procesa sin aprobación.
Precio de coste e Intrastat en el artículo
En el artículo se gestionan el precio de coste y los datos de Intrastat: código arancelario (NC, 8 dígitos), masa neta en kg, país de origen (código ISO) y, donde la NC lo requiera, la unidad suplementaria con la cantidad por unidad. Al importar desde CSV/Excel, se reconocen columnas como «Precio de compra», «Código arancelario», «Peso neto» y «País de origen».
Enlace de pedido de cliente
Proporcione a sus clientes habituales un enlace de pedido personal: lo abren sin iniciar sesión, ven su catálogo con sus precios acordados y realizan el pedido directamente. Se genera automáticamente un pedido para usted.
Crear enlace
Configure un enlace de pedido por cliente en las condiciones (lista de precios, valor mínimo de pedido, validez).
Compartir enlace
Envíe el enlace personal al cliente — no necesita una cuenta.
El cliente pide
El cliente selecciona del catálogo y envía — se genera una confirmación de pedido con sus condiciones.
Establezca stocks mínimos y proveedores por artículo. El reabastecimiento automático evita cuellos de botella en la cadena de suministro sin seguimiento manual.