Desde el plan de habitaciones hasta la factura — en un solo sistema.

↳ Quién duerme en qué habitación y cuándo, figura en el libro, en el portal y en la cabeza. Los precios de temporada se calculan a mano.

→ Un calendario de ocupación para todas las habitaciones: al hacer clic en un día libre se crea la reserva. Cada reserva pasa de solicitud a confirmada y de check-in a check-out. Una habitación no puede confirmarse dos veces para la misma noche. El precio se aplica por noche de la temporada en la que se encuentre la noche; categorías de habitaciones desde individual hasta apartamento.

↳ Las reservas directas llegan por teléfono y correo electrónico. Los huéspedes no ven lo que está libre y cada consulta consume tiempo.

→ Un enlace de reserva sin registro: el huésped ve el mes libre por categoría con precio, el sistema sugiere la habitación más pequeña adecuada. La solicitud aparece inmediatamente en el calendario de ocupación; usted recibe un correo electrónico y una notificación, el huésped una confirmación de recepción en su idioma. Solo cuando usted confirma, la habitación queda ocupada y el huésped recibe la confirmación. La página muestra el precio con IVA incluido, la tasa turística, el aviso de protección de datos y de cancelación.

↳ Booking.com, Airbnb y la propia reserva no saben nada unos de otros. Las reservas duplicadas solo se descubren al llegar.

→ Por cada habitación, un calendario de exportación para el portal y una importación del calendario del portal, sincronizados cada hora. Si una reserva de portal se solapa con una propia, DivineMind la crea solo como solicitud con marca de conflicto y le avisa por campana y correo electrónico. iCal solo transmite ocupado o libre: sin precios, sin cuotas, sin datos de huéspedes. No es un Channel Manager.

↳ El viajero de negocios necesita una factura a nombre de su empresa, con dirección y NIF. La factura del bloc de notas no es suficiente para ello.

→ Al hacer el check-out, selecciona un contacto del CRM o introduce la empresa, la dirección y el NIF. Por encima del límite de importe para facturas de pequeña cuantía, DivineMind exige la dirección. La factura incluye alojamiento, comidas, partidas de la cuenta del huésped y tasa turística, y deduce automáticamente un pago a cuenta. Se genera como borrador en el módulo de facturación y se aprueba allí.

↳ Alojamiento, desayuno y bebidas tienen diferentes tipos impositivos, y estos son diferentes en Austria que en Alemania.

→ Los tipos se obtienen del país de su empresa: en Austria, alojamiento 10 % y tipo general 20 %, en Alemania 7 % y 19 %. El desayuno se incluye como línea separada en la factura, en Alemania se divide en alimentos 7 % y bebidas 19 %. La media pensión con bebidas también se divide en alimentos y bebidas; usted establece la proporción.

↳ Por persona y noche o en porcentaje, niños exentos o no, con o sin desayuno: la tasa turística es diferente en cada municipio.

→ Usted establece el modo, la tasa y el límite de edad para los niños, para Viena hay una plantilla. En la factura, la tasa turística aparece como una línea separada con su justificación, en Austria como partida transitoria sin IVA. En Alemania, elige si, según la normativa, el huésped debe abonar la tasa. Para la liquidación con el municipio, existe la lista mensual de tasas turísticas en PDF; la declaración y el pago se realizan como hasta ahora por usted.

↳ La cena, el bar y el minibar acaban en notas. Al hacer el check-out falta la mitad, y el huésped pregunta qué ha firmado.

→ En la caja registradora (RKSV), el camarero registra el ticket con "A la habitación" en la cuenta del huésped. El botón solo está disponible una vez que el huésped ha firmado en el terminal. El minibar y los extras se cargan directamente en la cuenta del huésped. A la factura se adjunta un anexo con todas las firmas en PDF. El pago en efectivo o con tarjeta en recepción se gestiona a través de la caja: recibo con firma, factura pagada, tasa turística como partida de caja separada.

↳ Los pagos a cuenta se solicitan por transferencia bancaria, se rastrean y se deducen manualmente en la factura final.

→ La factura de pago a cuenta (30 % o un importe libre) se genera a partir de la reserva. Con "Enviar al huésped (PDF + enlace de pago)", el huésped recibe la factura y un enlace para pagar a través de su cuenta de pago en Mollie. En la factura final, el pago a cuenta se deduce como una línea separada.

↳ La cocina no sabe por la mañana cuántos huéspedes desayunarán y quién tiene media pensión por la noche.

→ Por reserva: sin comidas, desayuno, media pensión o pensión completa. La lista de desayunos solo muestra a los huéspedes con desayuno, el resumen cuenta "Desayuno mañana" y "Cena hoy (MP/PC)". En la factura, las comidas se incluyen como una línea separada con el tipo impositivo correspondiente.

↳ La hoja de registro de huéspedes se copia de una plantilla, faltan números y campos obligatorios.

→ Para Austria, la hoja de registro de huéspedes según el Anexo A del Reglamento de Registro de Huéspedes con número de secuencia, sexo, documento de viaje y acompañantes. Para Alemania, el formulario de registro especial según el § 30 BMG. Ambos en PDF para rellenar y firmar. DivineMind no realiza notificaciones electrónicas al municipio o a las autoridades.

↳ Después del check-out, nadie sabe qué habitación necesita limpieza. La rentabilidad del establecimiento solo se revela en la asesoría fiscal.

→ Al hacer el check-out, la habitación se marca automáticamente como "a limpiar", el equipo recibe una notificación. En la página de limpieza, también en el navegador del móvil, se pulsa "Limpio"; se guardan el nombre y la hora, las habitaciones se pueden bloquear. Los reportes muestran por mes la ocupación, el precio medio por habitación (ADR), RevPAR, pernoctaciones por país de origen y la lista mensual de tasas turísticas.

↳ Una solicitud de disponibilidad por la noche se pospone hasta mañana.

→ Con el asistente de IA AIRIS (en el paquete por 999 €), pregunte en el chat qué está libre, solicite que se cree una reserva como solicitud o que se le muestre el día en el establecimiento. AIRIS solo confirma, hace el check-in, el check-out, registra partidas, la hoja de registro de huéspedes y el pago a cuenta si usted lo ha autorizado a través del botón de autonomía; de lo contrario, le presenta el paso. Si no está claro a qué reserva se refiere, AIRIS pregunta.