Fontanería, calefacción y climatización: urgencias, panel de planificación, mantenimiento, protocolos de prueba, refrigerantes

• Servicio y SHK › Servicios: todos los servicios de urgencia, reparación y mantenimiento con gremio, lugar y código postal, urgencia, plazo, técnico, instalación y estado. Filtros „Hoy“, „Esta semana“, „Abierto“, „Completado“, „Solo míos“ y „Sin técnico“; la búsqueda encuentra lugar, código postal, cliente y gremio. „Plazo superado“ y „Urgencia abierta“ están marcados en color.
• Un clic abre el servicio: Cliente y lugar del servicio, instalación con „Anterior en esta instalación“ (informes anteriores y material instalado) y „En su propio vehículo“ las piezas adecuadas de su almacén del vehículo. Desde allí informa „Estoy en camino“, escribe el informe de servicio y solicita la firma.

Una intervención urgente alerta a la guardia según el plan de guardia (véase arriba). Quien pulse „Me hago cargo“ se asigna de inmediato como técnico a la intervención y en su fila del panel de planificación.

• Informar al cliente: El técnico indica en la app de AIRIS «Voy en camino» con llegada en aprox. 15–60 minutos. El cliente recibe por correo «Su técnico está en camino — llegada aprox. …» (hora en la zona horaria de su empresa). Su botón de autonomía decide si se envía solo; de lo contrario, lo envía el técnico o la oficina con «Informar al cliente ahora».
• Durante el servicio, el técnico ve qué se hizo e instaló por última vez en el equipo y qué piezas compatibles lleva en su furgoneta. Al buscar material, aparece el stock en el vehículo junto a cada artículo.
• Recargo de urgencia: En Servicios › Recargo de urgencia define sus tarifas: porcentaje sobre mano de obra o tarifa plana, horario nocturno, sábados a partir de, domingos y festivos. La factura creada desde el parte añade la línea automáticamente; la referencia es el inicio del servicio (aceptación o «en camino»).
• Por la mañana, el resumen diario incluye cada urgencia nocturna: hora de aviso, técnico asignado, hora de cierre, parte correspondiente y la factura que espera su aprobación como borrador.

• El técnico trabaja hoy en la aplicación web airis.divinemind.ai/app: „Mis servicios de hoy“ muestra sus servicios del día. En el servicio ve la instalación con „Anterior en esta instalación“ (últimos informes y material instalado) y bajo „En su propio vehículo“ las piezas adecuadas de su almacén del vehículo. Desde allí informa „Estoy en camino“, escribe el informe de servicio y solicita la firma.
• Furgoneta de servicio en la flota de vehículos: Crear vehículo con matrícula y conductor; el resumen muestra la próxima inspección §57a (Austria) o HU (Alemania) y marca los vehículos cuya inspección está próxima a vencer. El material del vehículo se gestiona en Almacén de vehículos.

En Tablero de servicios verá a sus técnicos en filas y el día o la semana en columnas. Arrastre los avisos telefónicos, del helpdesk y los mantenimientos pendientes a un técnico y una hora; el técnico recibirá el aviso de inmediato en la app.

• Colores: azul planificado, amarillo en camino/in situ (lo notifica el técnico en la app), violeta en espera, verde completado, rojo servicio de urgencia. Un marco discontinuo rojo indica un conflicto; uno amarillo, un aviso.
• Conflictos: ausencia aprobada o solicitada, dos servicios a la misma hora, cita en el calendario, CP fuera de la zona, servicio fuera del horario laboral sin guardia y tiempo de descanso insuficiente tras un servicio nocturno (normativa según el país de su empresa, con fuente y fecha de actualización).
• Certificado: Si el técnico no dispone de la homologación necesaria o esta ha caducado (p. ej., homologación de gas), la tabla de planificación no permite la asignación. Otros conflictos en rojo pueden confirmarse expresamente; esto queda registrado en el servicio.
• Planificar mantenimiento: Arrastrar un mantenimiento pendiente a la tabla crea el servicio con la instalación y el cliente, y cierra el recordatorio pendiente del cliente para evitar duplicar citas.
• Sin ratón: Toque la tarjeta, seleccione técnico, fecha, hora y duración, y guarde. La planificación está reservada a la dirección (propietario, admin, mánager); los empleados pueden ver la tabla.
• Periodo de descanso tras un servicio nocturno: Si el panel planifica a alguien demasiado pronto después de un servicio fuera del horario laboral, aparece un aviso con la norma de su país de empresa — Austria 11 horas (AZG § 12), en otros lugares de la UE 11 horas (Directiva 2003/88/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, artículo 3), cada una con fuente y fecha. Esto es un aviso, no asesoramiento legal; el convenio colectivo y el acuerdo de empresa tienen prioridad.

• La oficina genera facturas con el permiso «Escribir finanzas»; el técnico no ve el botón.
• Para clientes particulares en Alemania, la factura desglosa los costes de mano de obra con IVA para el § 35a EStG; los clientes en Austria no reciben este desglose.
• En el resumen diario aparecen las guardias nocturnas, la factura pendiente de su aprobación y los mantenimientos vencidos con enlace a la instalación.

En Equipos, verá todos los sistemas de sus clientes y los mantenimientos pendientes. Unas semanas antes de la fecha de vencimiento, el cliente recibirá un recordatorio con tres propuestas de citas disponibles de los horarios de sus técnicos en la zona; la cita elegida se convierte inmediatamente en una intervención.

• Recordatorio: AIRIS solo lo envía si el botón de autonomía del agente de helpdesk lo permite; de lo contrario, se envía para aprobación. Con "Recordar al cliente" lo envía usted mismo, "Comprobar ahora" inicia el proceso inmediatamente.
• Cierre: El técnico completa el informe de servicio; con esto, el mantenimiento queda registrado (quién, cuándo) y la próxima cita se adelanta según el intervalo.
• Contrato de mantenimiento: "Crear contrato" convierte el precio del contrato del sistema en una factura de suscripción (anual, trimestral o mensual).
• Importar: Importe sistemas y contratos mediante CSV; primero verifique, luego importe; los sistemas existentes nunca se sobrescriben.
• Importación CSV paso a paso: Equipos › Pestaña „Importar“ › Seleccionar archivo › „Comprobar“ muestra línea por línea lo que se importaría y lo que falta — solo después „Importar … instalaciones“ escribe. Las instalaciones existentes nunca se sobrescriben.
• Contrato de mantenimiento: En la lista de instalaciones o en la instalación „Crear contrato“ — del precio del contrato se genera una factura de suscripción („Contrato de mantenimiento creado — factura de suscripción … € a partir de …“), que ve y modifica en Recurrente. Las instalaciones con contrato llevan „Con contrato de mantenimiento“.
• AIRIS responde a «¿Qué mantenimientos están pendientes?», enumera las instalaciones y registra un mantenimiento completado mediante indicación por voz o texto, también como técnico en el chat de AIRIS de la aplicación web.

En Equipos QR puede imprimir adhesivos para sus equipos: 24 o 10 por hoja A4, incluso a partir de una casilla concreta para hojas ya empezadas. Durante el servicio, «Imprimir adhesivo QR» imprime el adhesivo exacto de ese equipo.

• El cliente escanea el adhesivo del equipo. La página solo muestra el nombre de su empresa y el tipo de equipo; sin nombres, direcciones ni modelo del dispositivo.
• «Notificar avería» crea de inmediato un servicio para el equipo correspondiente (cliente y dirección tomados de sus datos maestros). Si la solicitud es urgente y la alarma de guardia está activa, se avisa al servicio de guardia. Un segundo aviso para el mismo equipo complementa el servicio abierto.
• «Reservar mantenimiento» muestra las citas libres del ciclo de mantenimiento; la selección crea un servicio con técnico y fecha. En «Solicitudes mediante adhesivo» verá todos los avisos; «Nuevo código» invalida adhesivos extraviados o antiguos.

• Crear página de reservas: Calendario › Páginas de reservas › «Nueva página de reservas», p. ej., «Mantenimiento de caldera» con 60 minutos, margen y sus horarios. El cliente reserva sin necesidad de cuenta y solo ve los horarios libres.
• El recordatorio del ciclo de mantenimiento incluye el enlace a la página de reservas. Defina qué página se enlaza en Equipos › «Ajustes» › «Página de reservas en el enlace»; «Automático» utiliza la página que contenga «Mantenimiento» en el nombre.
• En la misma pestaña, configure cuántas «Semanas antes del vencimiento» se envía el recordatorio. Mediante el código QR adhesivo, el cliente reserva directamente con «Reservar mantenimiento».

En Protocolos de prueba —o directamente en el servicio y en el informe de servicio— puede registrar protocolos de inspección con valores de medición. Cada valor incluye unidad y límite; el semáforo muestra de inmediato si es correcto (verde), límite (ámbar) o no conforme (rojo).

• Plantillas: estanqueidad de gas (AT/DE), revisión de calefacción para Viena, Baja Austria, Alta Austria y Estiria, mantenimiento de calefacción DE, chequeo de bomba de calor § 60a GEG, puesta en marcha, agua potable y UK Gas Safety Record (CP12). Se configura según el país de su empresa.
• Cada plantilla indica la referencia legal y la versión, pero no el texto normativo. Los valores límite son sugerencias; adáptelos en Listas de control. Un protocolo finalizado conserva los valores registrados en ese momento.
• Finalización: firma del inspector (obligatoria) y, opcionalmente, del cliente. El PDF con el diseño corporativo se almacena de forma privada y se envía como enlace al cliente; la próxima inspección se calcula según el intervalo.
• En el móvil: en la app de AIRIS, el técnico registra el protocolo durante el servicio con los mismos campos y el mismo semáforo.

En Refrigerantes —o directamente desde el servicio— registre uno o varios circuitos de refrigerante por instalación: refrigerante, carga en kg, GWP y las toneladas de CO₂ equivalente resultantes. El intervalo de control se calcula automáticamente según el país de su empresa.

• UE/EEE (VO (EU) 2024/573): a partir de 5 t CO₂e cada 12 meses, desde 50 t cada 6, desde 500 t cada 3 meses — con sistema de detección de fugas el doble de tiempo. Herméticamente sellado por debajo de 10 t: sin control. Reino Unido según la normativa británica de gases fluorados, Canadá según las normas de halocarbonos (consulte la legislación provincial).
• EE. UU. (EPA Section 608 / AIM Act): sin intervalo fijo — en cada recarga se proyecta la tasa de fugas; por encima del umbral (refrigeración de confort 10 %, refrigeración comercial 20 %, refrigeración industrial 30 %) se establece un plazo de reparación de 30 días.
• Los registros (carga, recarga, recuperación, control de estanqueidad, reparación de fugas, puesta fuera de servicio) solo son posibles con un técnico que disponga de un certificado de gases fluorados válido y de la categoría adecuada el día de la actividad (Expediente de personal → Certificados). El certificado se guarda conjuntamente; los registros solo se añaden de forma acumulativa.
• Los controles pendientes aparecen en el informe diario y en el panel de planificación bajo «Por planificar». El informe para el titular (PDF con el diseño corporativo, guardado de forma privada) muestra la norma, la referencia legal y el estado, así como el registro de los últimos 5 años.

En Almacén de vehículos configure un almacén para cada vehículo de servicio y asigne el vehículo y el técnico. Defina el stock mínimo y objetivo para cada artículo.

• Cuando el técnico cierra el informe de servicio, el material del catálogo se descuenta automáticamente de su vehículo. Si falta algo en el vehículo, se descuenta del almacén principal; lo que no esté disponible en ningún sitio se indicará como cantidad faltante en el informe.
• Si un artículo cae por debajo del stock mínimo, se genera una propuesta de reposición: transferencia desde el almacén principal hasta el stock objetivo, y el resto como solicitud de pedido. El botón de autonomía determina si AIRIS lo crea automáticamente; de lo contrario, la propuesta esperará su aprobación.
• Una vez que la mercancía está en el vehículo, un clic en «La mercancía está en el vehículo — contabilizar» registra la transferencia. El técnico puede ver su vehículo en la app AIRIS dentro de Servicios.

En Variantes de oferta —o durante el servicio mediante «Nuevo presupuesto por opciones»— compare dos o tres opciones, p. ej., caldera de gas nueva, bomba de calor o bomba de calor con ACS. Las partidas proceden del catálogo (con precio y tipo de coste) o son libres.

• Cada opción genera un presupuesto independiente con su propio número; el tipo impositivo y el Reverse Charge en servicios de construcción dependen del país de su empresa y del cliente. Puede marcar una opción como recomendación.
• «Mostrar en la tableta» abre la vista del cliente: este compara precios, ventajas y servicios, selecciona una opción y firma con el dedo. Como alternativa, puede enviarle el enlace por correo electrónico.
• Al firmar, la opción seleccionada se aprueba y se convierte en pedido: confirmación de pedido al cliente, notificación para usted, y las demás opciones quedan sustituidas. La firma y el PDF «Pedido — opción seleccionada» se guardan de forma privada.

Si un presupuesto incluye una bomba de calor, calefacción de leña o pellets, o conexión a red de calor, se abre la pestaña «Comprobación de subvenciones» en la edición del presupuesto. Encontrará un resumen de dichos presupuestos y de la normativa aplicada en Subsidios.

• Programas: Austria — ayuda federal Kesseltausch (antes «Raus aus Öl und Gas»), Wien (cambio de calefacción, MA 50) y Niederösterreich (rehabilitación de viviendas unifamiliares); Alemania — KfW 458 subvención de calefacción con bonificación por rapidez climática y por ingresos. El país del cliente determina el programa; si no hay dirección del cliente, rige el de su empresa; el estado federado se obtiene del código postal y puede modificarse.
• El importe de la subvención es siempre una estimación detallada. La tarjeta solicita los datos pendientes (calefacción anterior, uso propio, ingresos, superficie habitable); cada cambio recalcula de inmediato. Lo que solo el cliente puede saber aparece bajo «A comprobar por el cliente».
• Plazos: en el KfW, la solicitud debe presentarse antes de iniciar los trabajos tras formalizar un contrato con condición suspensiva; la tarjeta avisa y, si lo desea, el presupuesto imprime esta condición con la fecha prevista de ejecución.
• Una vez guardado, el PDF del presupuesto imprime la estimación, los plazos, la lista de justificantes y las fuentes. La factura correspondiente incluye los datos obligatorios del organismo gestor (p. ej. dirección del inmueble objeto de la inversión, costes subvencionables, plazo de solicitud en Wien).
• Cada regla indica fuente y fecha de consulta. Los organismos gestores modifican presupuestos y condiciones con frecuencia; los datos son fruto de una investigación técnica, no constituyen asesoramiento financiero ni legal. Con la ayuda del KfW no es posible la deducción fiscal según el § 35a EStG para la misma actuación.

En Productos → Crear producto → «Mayorista», importe los archivos DATANORM de su mayorista (versión 4 o 5, individualmente o como ZIP): artículos con precio de lista, sus grupos de descuento, grupos de productos y cambios de precio. La vista previa muestra primero los cambios; no se guardan hasta pulsar «Importar ahora».

• La importación detecta duplicados mediante el número de artículo del mayorista, el número de artículo maestro y el EAN. No se elimina nada: si el mayorista descataloga un artículo, solo su condición se marca como descatalogada.
• Su precio de compra (PC) se calcula a partir del precio neto del archivo o del precio de lista y el grupo de descuento. La importación asigna el precio de venta (PV) según el precio de lista; en futuras actualizaciones, solo si usted no lo ha modificado manualmente. Si lo desea, los precios de venta pueden mantenerse intactos.
• Los archivos de actualización de precios (DATPREIS) generan un informe de precios: qué artículos suben o bajan, en qué porcentaje, y disponible para descargar en CSV.
• IDS-Connect: En Solicitudes de pedido, guarde la dirección IDS y los datos de acceso de su mayorista (cifrados). «Configurar en la tienda» abre la tienda iniciando sesión; «Transferir a la tienda del mayorista» envía una solicitud de pedido como cesta de la compra. De vuelta se reciben los números de artículo, las cantidades y sus precios netos; al pulsar «Pedir» en la tienda, la solicitud se marca como pedida.
• Para realizar pruebas, dispone de una tienda de prueba (simulador); no es un mayorista real. Las empresas de demostración solo pueden utilizar la tienda de prueba.

Pedidos más grandes como la renovación de un baño o un cambio de calefacción se gestionan con las funciones de construcción: una obra en Obras con equipo, horas, material y diario de obra, informe de dirección con firma, metrado con factura a plazos y factura final en el presupuesto de obra. La vía del servicio (informe de servicio → factura) se mantiene para servicio al cliente y mantenimiento. Al capítulo Construcción