Gestión de fincas: alquiler, propiedad horizontal (WEG), liquidación, medición, juntas

Abrir Administración de propiedades

Abra “Todas las aplicaciones” y seleccione “Administración de propiedades”. La vista general muestra todas las propiedades con el número de unidades, unidades alquiladas y vacías; en la parte superior, puede filtrar por Austria o Alemania.

Crear propiedad

Haga clic en “Crear propiedad”. El asistente le preguntará sucesivamente los datos maestros y el país, el edificio con sus características legales (por ejemplo, fecha de permiso de construcción o subvención), las unidades y las cuentas. El país determina qué ley se aplicará posteriormente.

Crear unidades en serie

En el paso “Unidades”, puede crear muchas unidades a la vez, por ejemplo, de la unidad 1 a la 24, con un tipo de uso y una superficie comunes. Las unidades individuales se modifican posteriormente en su expediente; la superficie se versiona con la fecha de validez.

Registrar propiedad y participaciones

En la pestaña “Propietarios”, introduzca los propietarios con su participación. En el caso de la propiedad de viviendas, en Austria se registran los valores de uso del informe de valoración de uso, y en Alemania las participaciones de copropiedad y el reglamento de la comunidad. La suma se verifica.

Crear contrato de arrendamiento

En “Contratos de uso”, haga clic en “Nuevo”. El asistente le guiará a través de la unidad, el contrato y la duración, los inquilinos de sus contactos, los componentes del alquiler con IVA por línea, la fianza y el ajuste del alquiler (indexación, alquiler indexado o escalonado), así como las características legales.

Verificar clasificación legal

En el último paso, verá qué ley de arrendamiento se aplica — justificado paso a paso, con referencia y enlace al texto legal. Si faltan datos, la clasificación se establece como “indeterminada” y los campos faltantes se enlazan como una lista. La clasificación se guarda con el contrato de arrendamiento.

Confirmar o anular clasificación

En el expediente del contrato de arrendamiento, puede recalcular, confirmar o anular la clasificación con una justificación de al menos 20 caracteres. Cada versión permanece visible en el historial.

Inicio "Mis inmuebles hoy"

Tras iniciar sesión, se abre "Mis inmuebles hoy". Verá qué toca hoy en sus inmuebles: emergencias, revisiones pendientes, plazos, atrasos y nuevos avisos de la carpeta del cliente. Arriba, "Inmuebles", "Siniestros" y "Leer extracto bancario" le llevan directamente.

Inmuebles de los que es responsable

Las tarjetas muestran los inmuebles de los que es responsable, cada uno con un semáforo. Si aún no tiene ningún inmueble asignado, verá todos los inmuebles. "Mostrar todo" abre la lista completa en "Inmueble y oficina".

Inmueble y oficina

En el menú "Inmueble y oficina" encontrará la misma lista diaria y, debajo, las entradas de la carpeta del cliente (siniestro, lectura de contador, respuesta de un técnico). Arriba, "Siniestros" y "Revisiones y plazos" le llevan más adelante; los titulares y administradores verán además "Directrices".

Directrices de su administración

En "Directrices", los titulares y administradores definen tiempos de reacción, plazos previos y límites, separados de los plazos legales: por ejemplo, "Aprobación a cuatro ojos a partir de (€, neto)" para pedidos, "Plazos adicionales como cita en el calendario" y el buzón de la empresa para el envío de correos electrónicos. Nunca se envía automáticamente, siempre tras la aprobación.

Abrir pestaña "Liquidación"

Abra la propiedad y seleccione la pestaña "Liquidación". La vista general muestra los costes pendientes, las lecturas que faltan, los plazos con semáforo y los ajustes vencidos.

Definir círculos y claves

En "Círculos y claves", "Sugerir círculos" crea el círculo de gastos de funcionamiento, además de calefacción/agua caliente para el suministro central y un círculo propio para el ascensor o el lavadero. Una clave de distribución diferente requiere una base legal y un comprobante; los propietarios o administradores la validan. En el círculo de calefacción, introduzca los datos para la liquidación de gastos de calefacción (Austria: separación calefacción/agua caliente, acuerdo sobre la parte de consumo; Alemania: método de agua caliente, tipo de edificio de CO2). Marque los tipos de costes que solo son imputables con una condición documentada en el círculo, tan pronto como se disponga de la prueba.

Asignar costes

En "Costes" se encuentran las facturas de entrada con el motivo del acierto (centro de costes, proveedor, punto de medición, dirección). "Asignar" distribuye una factura a un círculo y tipo de coste, si es necesario en varias partes. Los avisos, los servicios propios y los ingresos se registran con un comprobante.

Leer contadores

En "Contadores", registre las lecturas al final del período, en el móvil a través de "Lectura móvil" con foto, o importe el archivo del servicio de medición. Una corrección crea una nueva línea con un motivo.

Crear liquidación

"Nueva liquidación" abre el asistente. Seleccione el período y el alcance: en Austria, los gastos de funcionamiento y los gastos de calefacción por separado; en Alemania, una liquidación conjunta.

Verificar y calcular

En el paso "Verificar", pulse "Calcular". Verá las partidas, las liquidaciones individuales con el desglose del IVA y una vista previa en PDF. Un clic en un bloqueador le lleva al paso correspondiente.

Fijar

Los propietarios o administradores fijan la liquidación. Recibe un número de comprobante y es inmutable a partir de entonces; los errores se corrigen con una rectificación como nueva versión.

Enviar y registrar recepción

En Austria, cuelgue la liquidación de gastos de funcionamiento y registre la fecha de presentación. En Alemania, registre la recepción por inquilino, lo que establece la fecha de vencimiento y el plazo de objeción.

Contabilizar

"Contabilizar" registra los pagos adicionales como una factura y los créditos como una nota de crédito en la cuenta del inquilino. Los pagos anticipados pendientes del período se cancelan en Alemania; la vacancia solo se muestra.

Nuevos pagos anticipados

En el último paso, el resultado genera propuestas para nuevos pagos anticipados, con una carta y la transferencia al alquiler.

Abrir facturación

Abra el inmueble, pestaña "Dinero / Lista de saldos" y haga clic en "Facturación". Seleccione el mes, el inmueble y lo que se va a facturar. El alquiler proviene de los componentes del alquiler, las cuotas de la comunidad de propietarios del plan de previsión establecido; si la fecha de vencimiento cae en sábado o festivo, se pospone al siguiente día laborable.

Comprobar vista previa (simulación)

"Calcular vista previa" no registra nada. Verá lo que se registrará, lo que está bloqueado (con los datos que faltan) y lo que se omitirá. Si algo ha cambiado desde la vista previa, el sistema no registrará nada y requerirá una nueva vista previa.

Registrar

"Registrar ahora" asigna números de documento y registra en las cuentas de inquilinos o propietarios; se crea una cuenta de inquilino al registrar por primera vez. Una segunda ejecución para el mismo mes no registra nada por duplicado. Pueden registrar titulares, administradores y gerentes.

Cancelar en lugar de sobrescribir

Una facturación incorrecta se cancela con "Cancelar" mediante un asiento de contrapartida; nunca se sobrescribe; los importes ya pagados permanecen como crédito. Los pagos se liquidan según la ley: Austria § 1415/§ 1416 ABGB, Alemania §§ 366, 367 BGB. La lista de saldos en la pestaña "Dinero / Lista de saldos" muestra el débito, el crédito y el saldo por cuenta; un clic abre el extracto de cuenta.

Proceso de cobro

En el menú "Gestión de cobros", seleccione el inmueble y la fecha de corte. "Vista previa" calcula para cada cuenta el siguiente nivel de cobro con bloqueos, plazos e intereses; "Crear propuestas" crea las propuestas de cobro para su revisión.

Intereses de demora y gastos de cobro

Al aprobar, seleccione si "Registrar intereses de demora hasta la fecha de corte" y "Registrar gastos de cobro" se incluyen. Los períodos provisionales (tipo de interés básico aún no publicado) no se registran; los gastos de cobro solo si están acordados o permitidos.

Aprobar y enviar

"Aprobar" asigna un número de documento al requerimiento, pero no se envía nada. "Enviar" lo envía "Enviar por correo electrónico" como PDF; el correo postal, el correo certificado o la entrega personal los realiza usted mismo y los registra como "Marcar como enviado". Después, registre con "Registrar recepción" el día de la recepción y, si es necesario, adjunte un justificante (por ejemplo, acuse de recibo).

Motivo de rescisión solo como aviso

El requerimiento muestra si y desde cuándo puede existir un motivo de rescisión por impago (Alemania § 543 BGB, Austria § 30 MRG). Esto es solo un aviso: el sistema nunca inicia una rescisión; la administración decide sobre ello.

Crear mandato SEPA

En "Domiciliación SEPA" (también en la pestaña "Dinero / Lista de saldos"), seleccione el inmueble. Necesita una cuenta activa con IBAN y el ID de acreedor del titular de la cuenta. "Crear mandato" registra el mandato por cuenta de persona - domiciliación básica (CORE) o domiciliación para empresas (B2B) - con el escaneo del mandato firmado.

Crear proceso de domiciliación

"Nueva domiciliación" toma las facturaciones registradas con forma de pago domiciliación y mandato activo; "Crear proceso" lo crea. Si una fecha ya no es accesible, la pospone con "Cambiar fecha"; "Descartar proceso" libera de nuevo las facturaciones.

Archivo bancario (pain.008) y envío

"Crear archivo" genera el archivo de domiciliación SEPA (pain.008) para su descarga. El envío lo realiza en la banca online y luego lo notifica con "Notificar enviado".

Consulta bancaria (EBICS)

Si se ha configurado una conexión EBICS para la empresa (Facturas de entrada → Ajustes → Consulta bancaria), los extractos de las cuentas de la propiedad se reciben automáticamente a diario. Solo llegan a la administración de propiedades, nunca a la banca de la empresa – el dinero de inquilinos y propietarios es dinero fiduciario.

Leer extracto bancario como archivo

Sin EBICS, abra "Extracto bancario y entradas de pago" y lea el archivo de su banco con "Leer extracto bancario" (CAMT.053 o MT940). La IBAN determina la cuenta del objeto; una segunda lectura del mismo extracto no registra nada por duplicado.

Asignar pagos

En "Extracto bancario y entradas de pago", cada pago tiene una propuesta con semáforo: referencia de pago, IBAN conocido (también en caso de pago parcial, excesivo o colectivo) o nombre del pagador. Si el concepto de pago menciona otra cuenta, no se propone la cuenta del IBAN. Solo se contabiliza automáticamente lo inequívoco – y solo si la configuración de autonomía lo permite.

Observar avisos

Una referencia de otra propiedad, de una cuenta cerrada o "Fianza" en la cuenta de la propiedad nunca se contabiliza como alquiler – el aviso indica qué hacer (retransferencia o traspaso a la cuenta de fianza).

Arrastrar extracto bancario al chat de AIRIS

También puede arrastrar el archivo del extracto al chat de AIRIS. AIRIS lo lee e informa de la cuenta, el período y los movimientos; lo inequívoco solo se registrará tras su "Sí, registrar", el resto queda en "Extracto bancario y entradas de pago" para su asignación manual. Una segunda lectura no registra nada por duplicado. Los datos del extracto (nombres, IBAN, concepto) no se envían a ningún modelo de lenguaje.

Sugerir transferencia

En "Pagos" se encuentran las facturas de proveedores pendientes, los saldos a favor y las fianzas de contratos finalizados. "Propuesta" crea una transferencia desde la cuenta de la propiedad – aún no se mueve dinero.

Aprobar (cuatro ojos)

Los propietarios y administradores pueden aprobar. Por encima del límite de competencia del contrato de administración (sin valor: 1.000 €) deben aprobar dos personas diferentes; los pagos a una cuenta de la administración siempre.

Archivo bancario o EBICS

"Generar archivo bancario" crea un archivo de transferencia SEPA (pain.001) por cada cuenta de propiedad. Súbalo a su banca y regístrelo – o envíelo directamente a través de la conexión EBICS.

Ejecución y contabilización

Si la transferencia aparece en el siguiente extracto bancario, se marca como "ejecutada". "Contabilizar" registra el pago de costes, el desembolso del saldo a favor o la devolución de la fianza. Se informa de una transferencia devuelta.

Abrir ajustes vencidos

En la pestaña "Liquidación", en "Indexación" (Austria) o "Índice y escalonamiento" (Alemania), se encuentran los contratos con ajustes vencidos, con el valor del índice y el período de bloqueo.

Calcular

"Calcular" crea un protocolo: índice antiguo y nuevo con fuente y versión, cambio, límite, redondeo y fecha de efecto.

Aprobar y redactar

Después de la aprobación por parte de los propietarios o administradores, la carta está disponible en PDF.

Envío y recepción

Envíe la carta y registre la recepción. El efecto se recalcula con la recepción; en Alemania, el asistente muestra el bloqueo anual del alquiler indexado.

Asumir

"Asumir" finaliza el importe anterior y crea el nuevo componente del alquiler. La factura lo utiliza a partir del siguiente período.

Preparar aumento de alquiler (Alemania)

En el expediente del contrato, la pestaña "Aumentos" abre el asistente "Preparar aumento de alquiler (§ 558 BGB)": situación inicial, período de bloqueo y espera, justificación con índice de alquileres, peritaje o viviendas comparables, límite de capitalización, nuevo alquiler y verificación. El cálculo se realiza en el motor; cada número tiene un método de cálculo.

Autorizar, enviar, registrar recepción

Los propietarios o administradores autorizan el envío de la carta; el número de expediente y el estado se congelan. DivineMind no envía nada por sí mismo: descargar PDF, enviar, registrar el envío y registrar la recepción. Solo con la recepción comienzan los plazos de consentimiento y de demanda.

Respuesta y transferencia

Registrar consentimiento (incluso parcial o mediante pago), rechazo, demanda y sentencia. "Transferir al alquiler" finaliza el importe anterior el día anterior y aplica el nuevo a partir de la fecha de efecto; los recargos por modernización aparecen como una línea separada.

Modernización y freno al alquiler

La pestaña "Modernización" de la propiedad lleva desde el proyecto, pasando por el anuncio y la finalización, hasta el aumento por inquilino. En la unidad, la pestaña "Renta" verifica el alquiler permitido en caso de nuevo arrendamiento y crea la información antes de la declaración del contrato.

Austria: Cálculo de la renta y liquidación de la renta principal

En la pestaña "Alquiler" de la unidad, se crea el límite superior según el § 16 MRG (tipo de referencia o categoría) con aumentos y reducciones, ubicación, plazo y justificante, como PDF. El aumento § 45, la entrada § 46, § 46a, § 12a y la renovación § 16 Abs 10 comienzan en la pestaña "Aumentos" del contrato; el cálculo del alquiler principal según el § 20 MRG se crea en la pestaña "Alquiler principal" del inmueble, también como PDF.

Plazos e índices de alquiler

En "Alquiler y transferencia" se encuentran todos los plazos con semáforo y los índices de alquiler (siempre con fuente). La página de inicio muestra los procesos abiertos, los plazos, las quejas y los fundamentos faltantes, como el estado del área o los nuevos valores de referencia.

Transferencia de datos

En "Transferencia de datos", descargue la plantilla de Excel, cargue el archivo completado, asigne columnas e inicie la simulación. No registra nada y muestra una lista de errores por fila. Tras la correspondencia de personas y las sumas de control, los titulares o administradores asumen el lote, lo revisan en el producto y fijan los saldos.

Abrir administración de la comunidad de propietarios

A través del menú "Administración de la comunidad de propietarios" o la pestaña "Comunidad de propietarios" de una propiedad con propiedad horizontal. Arriba se muestran los plazos abiertos de todas las propiedades con un semáforo, debajo las subpestañas Resumen, Plan económico, Liquidación anual, Fondo de reserva, Reuniones, Resoluciones y Administración.

Plan económico o previsión

El asistente le guiará a través del período, las partidas, las claves de distribución, los datos, los planes individuales por unidad y la fijación. Los anticipos se cargarán posteriormente a través del ciclo de efectivo.

Convocar reunión

En "Asambleas", cree la fecha, el lugar o la sala online y el orden del día. La invitación se registra con el método de entrega y los plazos por propietario y solo se envía mediante un botón. Los participantes online acceden a través de la sala de espera de DivineMeet; no hay grabación. Una transcripción solo es posible con el consentimiento de todos los presentes (véase "Asamblea en directo").

Votación y acta

En la dirección de la reunión, registre la asistencia y los poderes, así como los votos por punto del orden del día. El resultado se determina con el método de cálculo según la ley del país. A continuación, se redacta el acta, las firmas y, en Alemania, la colección de resoluciones.

Resolución por circulación

Las resoluciones sin reunión se inician en "Reuniones" con "Iniciar circulación"; los votos se registran por propietario con un plazo y se evalúan como en la reunión.

Liquidación anual

En "Liquidación anual", calcule la liquidación de la comunidad y las liquidaciones individuales por propietario, fíjelas, envíelas y registre los pagos adicionales y los saldos a favor en la cuenta del propietario, cada paso con un botón.

Fondo de reserva y administración

"Fondo de reserva" muestra el saldo, las aportaciones y las retiradas; allí también se generan el informe de patrimonio (Alemania) o el estado de cuentas del fondo de reserva en caso de cambio de administrador (Austria). En "Administración", gestione el nombramiento del administrador, la junta de propietarios, el cambio de propietario, los datos de entrega y las unidades de votación.

Dirigir asamblea

El día de la asamblea, abra la asamblea en "Gestión de la comunidad de propietarios" → "Asambleas" y haga clic en "Dirigir asamblea". Si aún no hay una sala online, "Crear sala online" la crea; "Abrir como anfitrión" inicia DivineMeet, "Copiar enlace para propietarios" proporciona el enlace para la participación online.

Asignar invitados de Meet a la unidad

Los propietarios acceden a través de la sala de espera. Tras la admisión, usted, como presidente, comprueba la identidad, selecciona el votante y hace clic en "Identidad comprobada - Asignar". Solo entonces el invitado puede votar; para votantes ajenos, la votación está bloqueada.

Votación en directo

Por cada punto del orden del día, "Abrir votación" inicia la votación. Online votan los invitados de Meet y la propia carpeta del cliente; los votos en sala se registran en la tarjeta de votación. Verá continuamente los votos emitidos, la presencia, la participación online y la capacidad de tomar decisiones.

Registrar resultado

En Alemania, "Cerrar, anunciar y registrar en la colección de resoluciones" cierra el punto y registra la resolución directamente en la colección de resoluciones. En Austria, "Cerrar y registrar resultado" registra el resultado; después siguen la colocación en el edificio y la notificación (§ 24 Abs 5 WEG 2002), a partir de las cuales comienza el plazo de impugnación. Los titulares y administradores pueden registrar.

Transcripción solo con el consentimiento de todos

En "Transcripción para el acta", active una transcripción con "Activar transcripción"; solo funciona mientras todos los presentes hayan dado su consentimiento. Si alguien se une sin consentimiento, se detiene inmediatamente. No hay grabación. El acta la redacta la administración; los resultados provienen siempre del recuento.

Exportación DATEV/BMD por inmueble

En «Exportación DATEV/BMD» seleccione inmueble, cuenta y período (un año natural). La vista previa muestra todos los asientos con cuenta, contracuenta y observaciones; «Descargar exportación» genera un archivo ZIP con el lote de asientos, cuentas personales y asignación de cuentas, archivándolo con suma de control. La exportación es una empresa independiente para el asesor fiscal del propietario; los alquileres y gastos de comunidad nunca aparecen en la exportación para el asesor fiscal de su empresa.

Plan contable y asignación de cuentas

En la pestaña «Configuración» defina el formato (DATEV o BMD), plan contable, número de asesor y de cliente. Las cuentas son propuestas del plan contable; cada categoría puede cambiarse a una cuenta propia (consúltelo con su asesor fiscal).

Liquidación de propietarios

En «Liquidación de propietarios» seleccione el contrato de administración (gestión de alquileres o de propiedad individual) y el mes. La vista previa muestra ingresos por alquiler, gastos pagados o gastos de comunidad, honorarios de administración según contrato, fondo de reserva, saldo y propuesta de pago. Use «Crear como borrador» y luego «Fijar»; a partir de ahí, la liquidación no se puede modificar y queda guardada en PDF.

Envío y pago

Envíe la liquidación por correo electrónico o póngala a disposición en el portal del propietario. «Ordenar pago» crea una transferencia desde la cuenta del inmueble en pagos salientes; la autorización, el principio de cuatro ojos y el archivo bancario se gestionan allí.

Factura electrónica para avisos de cobro

En «Factura electrónica» figuran todos los avisos de cobro contabilizados con IVA y si la factura electrónica es obligatoria (Alemania: § 14 UStG con plazos de transición; Austria: voluntaria con consentimiento). «Comprobar» muestra datos faltantes; «Descargar» genera XRechnung, ZUGFeRD o ebInterface y archiva el original.

Información mensual de consumo (§ 6a HeizkostenV)

En contadores de lectura remota, importe los valores mensuales de la empresa de medición mediante la importación de lecturas. En «Información de consumo» verá el consumo en kWh por usuario respecto al mes anterior, mismo mes del año anterior y usuario medio. «Crear» congela los valores; «Enviar» los remite por correo electrónico o los publica en el portal del cliente. Los valores faltantes se indican, nunca se estiman.

Iniciar jornada de liquidación

En «Día de liquidación», seleccione el inmueble, el año y el alcance (gastos de comunidad, calefacción o ambos). Como alternativa, diga a AIRIS «Haz la liquidación de gastos de 2025 para L-003»: el asistente y la conversación comparten el mismo estado intermedio.

Facturas del buzón

«Leer buzón» envía los correos con facturas adjuntas al reconocimiento de comprobantes de DivineFinance. Si reconoce el número de inmueble o la dirección, la factura recibe el centro de costes del inmueble. «Importar unívocas como comprobantes de coste» genera los comprobantes; las facturas sin tipo de coste unívoco se asignan manualmente en la liquidación. Los correos de inquilinos y propietarios nunca se leen.

Solicitar lecturas pendientes

Si falta una lectura de contador al cierre del periodo, «Solicitar a inquilinos» pide la lectura a los usuarios actuales: en la carpeta de cliente (push y notificación) o por correo electrónico, o bien como carta para imprimir. El inquilino informa la lectura en la carpeta de cliente mediante «Informar lectura de contador»; usted la importa como de costumbre en «Desde la carpeta de cliente».

Borrador e informe de auditoría

«Calcular borrador» utiliza el motor de cálculo de la administración de fincas. «Comprobar» guarda un informe de auditoría con semáforo: bloqueos, partidas sin comprobante, facturas no importadas, lecturas pendientes, comparación interanual por tipo de coste (a partir del 20 % y 100 €), pagos adicionales llamativos y el plazo. El informe está disponible en PDF; solo corresponde al borrador con el que se comprobó.

Aprobación y envío

Sin punto rojo, los propietarios o administradores dan la aprobación: la liquidación se finaliza (Austria: publicación/Legung hoy) y se envía a la carpeta de cliente o por correo electrónico. Los destinatarios con vía de entrega postal se listan para imprimir. AIRIS solo realiza el envío tras su aprobación expresa.

El inquilino pregunta, AIRIS explica

En la carpeta de cliente, el inquilino puede consultar sobre su liquidación, por ejemplo «¿Por qué es tan alto mi pago adicional?». AIRIS responde únicamente a partir del informe de cálculo de esa liquidación concreta (cuota, pagos a cuenta, partidas principales, año anterior), muestra los comprobantes de sus partidas e indica el plazo de alegaciones con su referencia legal. AIRIS no calcula: cada cifra de la respuesta se valida contra el informe; AIRIS no conoce los datos de otros inquilinos.

Registrar rescisión

En «Cambio de inquilino» → «Nuevo cambio de inquilino», seleccione inmueble y unidad e introduzca quién rescindió, cuándo se recibió la rescisión y en qué forma (con escaneo de la carta). El motor de cálculo computa el fin de contrato con desglose y base jurídica: Alemania § 573c BGB (3.ᵉʳ día hábil, plazos del arrendador tras 5 y 8 años, forma escrita § 568 BGB), Austria § 560 ZPO y § 33 MRG. Una rescisión por correo electrónico se muestra como formalmente nula. «Registrar fin de contrato en el contrato de arrendamiento» establece el fin solo tras su clic.

Entrega

«Crear protocolo de devolución» abre el conocido protocolo de entrega: estancias, desperfectos con fotos, lecturas de contadores, llaves y la firma de ambas partes. Las lecturas de contadores se transfieren a la liquidación al finalizar.

Anuncio y solicitantes

El anuncio se crea en el módulo de agentes, vinculado a la unidad. Una vez publicado, obtiene un enlace; las solicitudes llegan como contactos al CRM y se convierten en solicitantes con «Transferir solicitudes del anuncio». Por cada solicitante, registre la visita y la autodeclaración: solo preguntas permitidas, escalonadas según el estado del proceso.

Consentimiento y solvencia

Antes de la comprobación de solvencia, el solicitante da su consentimiento (texto con suma de comprobación, firma en pantalla, papel o correo electrónico; revocable en todo momento). La consulta a KSV1870 (Austria) o SCHUFA (Alemania) requiere un contrato con el proveedor; hasta entonces, funciona en modo de prueba en empresas de demostración, claramente identificada como «sin información real». Utilizable sin contrato: subir el informe facilitado por el solicitante e introducir el resultado. Solo se guarda el semáforo; tras un rechazo, los datos se anonimizan al expirar el plazo.

Contrato de arrendamiento con firma

Tras la confirmación, el contrato se genera a partir de la plantilla con sus importes; DivineMind verifica la fianza frente al importe máximo (§ 551 BGB). Un contrato indefinido no requiere forma específica: el inquilino firma en pantalla o mediante un enlace en el móvil, y la administración también firma. Si el contrato requiere la forma escrita (duración determinada, renuncia prolongada a la rescisión), solo es válido en papel con firma manuscrita o con firma electrónica cualificada. «Formalizar contrato» crea la nueva relación de arrendamiento.

Fianza y mudanza

La fianza se registra en el nuevo contrato: como dinero solo en una cuenta de fianza del inmueble, separada de la cuenta de la propiedad. Para la mudanza: protocolo de mudanza con lecturas de contadores, «Calcular vista previa» y «Contabilizar devengo» para el primer mes (esto crea la cuenta deudor/acreedor) y «Notificar cambio de ocupante» como archivo ARGE para el servicio de medición. Una vez completados todos los pasos, cierre el cambio de inquilino. AIRIS conoce el estado en todo momento.

Registrar servicio de medición

En «Servicio de medición», seleccione por cada inmueble el proveedor, el formato de intercambio (ARGE-HeiWaKo 3.10 o archivo de lectura), así como su número de cliente y de inmueble en el servicio de medición.

Importar archivos

Suba el archivo del servicio de medición e inicie la prueba preliminar. Archivos ARGE: las lecturas de los contadores se incorporan a las lecturas; los resultados de liquidación por usuario se guardan para la comprobación cruzada. Los archivos de lectura (CSV/Excel) se reconocen mediante los nombres de columna; verá la asignación antes de aplicarla. Los perfiles de los proveedores no se verifican con archivos originales sin contrato.

Notificar cambio de ocupante

«Descargar» o «Crear y guardar en el expediente» genera el archivo ARGE con todos los usuarios y periodos de ocupación del periodo de liquidación, incluidos los periodos de desocupación. Desde el cambio de inquilino, «Notificar cambio de ocupante» solo reporta la vivienda afectada.

Telelectura

Los propietarios y administradores activan la interfaz: una pasarela inalámbrica o el servicio de medición envía las lecturas de los contadores con la clave a DivineMind; pasan por la misma validación que cualquier importación. La clave solo se muestra una vez.

Pestañas "Operación" y "Oficina"

En el inmueble, la pestaña "Operación" agrupa siniestros, pedidos, "Instalaciones y revisiones" y plazos de la casa; la pestaña "Oficina" agrupa circulares, proveedores, lista de inquilinos y llaves. A través de todos los inmuebles, puede acceder a las mismas listas desde "Inmueble y oficina".

Notificación de siniestro por correo electrónico

En "Siniestros y notificaciones", el bloque "De teléfono y correo electrónico" muestra las notificaciones de siniestros de correos electrónicos a su buzón conectado. El informante se reconoce a través de su base de datos de contactos y se asigna a la unidad correcta; si solo coincide el nombre, no se adivina, usted lo asigna. Se crea según su configuración de autonomía o con "Crear como notificación"; si lo desea, el informante recibe un acuse de recibo.

Técnicos: ofertas y adjudicación

En "Pedidos", "Adjudicar pedido" se inicia, a partir de un siniestro o directamente. "Solicitar a proveedores" y "Enviar solicitudes" obtienen ofertas, "Registrar oferta" las introduce; la comparación muestra la diferencia con la más barata. A partir de su límite de importe, una segunda persona aprueba ("Aprobar este estado"), luego sigue "Contratar". En "Datos para el técnico", define qué se transmite. Tras "Registrar aceptación", el registro de plazos introduce la garantía.

Obligaciones de inspección de las instalaciones

En "Instalaciones y revisiones", registre ascensores, calefacción, detectores de humo y otras instalaciones. El sistema calcula las fechas de inspección según la ley, la norma y el contrato, con la fuente: la obligación de los detectores de humo y la competencia para los 16 estados alemanes y 9 estados austriacos, el ascensor para todos los estados austriacos. Si no hay ninguna norma definida para un país, aparece "no definida" en lugar de un plazo inventado. Una obligación de inspección legal solo se desactiva con un motivo.

Registro de plazos

"Revisiones y plazos" muestra "Revisiones pendientes" y "Plazos" con la etiqueta Ley, Contrato, Norma o Directriz de su administración. Cada plazo tiene un responsable; si en "Directrices" está activado "Plazos adicionales como cita en el calendario", también aparece en el calendario. "Sincronizar ahora" actualiza el registro; un plazo solo se descarta con justificación.

Días festivos en el lugar

Los plazos y tiempos de reacción tienen en cuenta los días festivos legales por estado federado y municipio. Cuáles se aplican, puede verlo en la pestaña "Resumen" del inmueble en "Días festivos en el lugar". Si falta el municipio, un plazo afectado está "indefinido".

Acta de entrega

"Nueva entrega" → "Crear y comenzar" abre el acta de entrega; las habitaciones, contadores y llaves se pre-rellenan de la unidad y del último acta. Los defectos con fotos y las firmas de ambas partes aparecen después en el PDF.

Circulares y avisos

En la pestaña "Oficina" bajo "Circulares", haga clic en "Escribir circular", seleccione bajo "¿A quién?" los roles y "Determinar destinatarios". "Comprobar" muestra lo que hay que cambiar; tras "Aprobar", se crean cartas por destinatario, carta modelo y aviso en PDF. Los correos electrónicos se envían individualmente por destinatario, el correo postal se imprime como carta modelo. Las rescisiones y otras declaraciones que requieran forma escrita no se envían como circulares.

Lista de inquilinos

En la pestaña "Oficina", "Lista de inquilinos" muestra el censo de inquilinos del inmueble - "Descargar como Excel" o "Descargar como PDF".

Abrir catálogo de reglas

En el menú "Catálogo de reglas" encontrará todas las reglas según las cuales DivineMind clasifica y calcula. Filtre por Austria o Alemania, por ley y por tipo.

Comprender una regla

Cada regla muestra la condición, el resultado, la fuente, la fuente con el estado de la fuente, la validez y sus casos de prueba. Las versiones sustituidas permanecen visibles; las preguntas abiertas al abogado están marcadas.