Търговия на едро и дистрибуция

В менюто „Търговия на едро“ елементите са подредени по реда на ежедневните операции, а под „Търговия на едро · други“ са по-рядко използваните страници. Това, което е обяснено стъпка по стъпка в глава Склад и наличност, тук е споменато накратко.

• Склад: Преглед на склада с ниски наличности, изтичащи партиди и последни движения.
• Входящи поръчки: Проверявайте и одобрявайте поръчки от имейл, PDF/факс, WhatsApp, гласови съобщения и AIRIS-чат — вижте „Входящи поръчки“ по-долу.
• Комплектоване: Списък за комплектоване за всяка поръчка с местоположение на склада, количество и FEFO партида. Под „Процес“ Вие настройвате дали да се резервира при поръчка, дали са разрешени частични доставки, дали автоматично да се подготвят стокова разписка и фактура („Автоматично създаване на стокова разписка“, „Автоматично създаване на фактура“ — и двете само чрез бутона за автономност) и контрол на маржа.
• Изпращане: Изпращане винаги с придружаваща стокова разписка, с куриерска служба, номер на пратка и линк за проследяване.
• Маршрути: Разпределяне на стокови разписки по маршрути за всяко превозно средство и шофьор; шофьорът обработва спирките си в приложението AIRIS.
• Клиентски асортимент: Асортимент, клиентски артикулни номера и основен списък за всеки клиент — вижте по-долу.
• Условия: Ценови листи с количествени отстъпки и за всеки клиент срок на плащане, сконто, кредитен лимит и забрана за доставка; там Вие създавате и личния линк за поръчка.
• Стокови разписки: Създаване и изпращане на стокова разписка за потвърждение на поръчка — вижте „Стокови разписки и верига на поръчките“ по-долу.
• Търговия на едро · други: Изтегляния, EDI, Връщания, Покупки, Приемане на стоки, Инвентаризация и Складови местоположения са подробно описани в глава „Склад и наличности“.
• „Залог“ и „Прогноза“ са обяснени в раздел „Прогнозна преработка и количества за еднократен залог“, а „Покупки и 3-посочно съпоставяне“ в едноименния раздел по-долу.

• Поръчки: преглед на отворени клиентски поръчки и запитване към AIRIS чрез гласова команда.
• Picklist / Комисиониране: обработка на артикули, сортирани по складово място.
• Приемане на стоки: регистриране на доставени стоки — наличността се актуализира незабавно.

• Поръчка при клиента: В приложението AIRIS отворете клиента в „Контакти“ и натиснете „Създаване на поръчка“. Каталогът показва цените на ТОЗИ клиент от неговата ценова листа, количествените отстъпки („от 10“) и опаковъчната единица — + и − прескачат с една опаковка.
• „Копиране на последната поръчка“ пълни количката с количествата от последната поръчка; след това само коригирайте и изпратете. Поръчката се създава в офиса по същия начин като поръчка от клиентската папка, с потвърждение на поръчката и резервация.
• Надвишен кредитен лимит: Поръчката се запазва, но се приема само след одобрение (бутон за автономия). При блокиране на доставките тя изобщо не се приема; собственикът и администраторът се информират.
• Инвентаризация с камера: В Склад › „Преброяване на инвентар“ изберете склад (или складово място), сканирайте артикули чрез EAN, GS1 код или артикулен номер и въведете количеството. Счетоводното количество се вижда едва в отчета (сляпо преброяване).
• Приключването осчетоводява разликите спрямо наличността в момента на приключване. Големи отклонения (над 250 € или 25% при поне 3 единици) изискват одобрение; наличността се променя едва след „Одобряване“. В бекофиса същите списъци за преброяване са достъпни на Инвентаризация.

• В приложението AIRIS под „Контакти“ отворете клиента: „Клиентското досие“ показва оборот (платен), отворени и просрочени суми, последния контакт, лицата за контакт, както и предстоящи срещи, отворени оферти, отворени фактури и отворени задачи.
• „Какво купува“: продуктовите групи на клиента от издадените му фактури за последните 12 месеца, без залог — със сумата, от която е изчислено.
• „Текуща промоция“: актуална промоция, която съответства на неговите продуктови групи, с обосновка („Съответства на“ продуктова група и дял). Под това са неговите стокови разписки и — ако има споразумение — неговият бонус статус. Оттук стартирате „Въвеждане на поръчка“.

• Търговски представители офлайн: Каталогът и клиентските цени, заредени последно от приложението, остават на телефона — най-отгоре се вижда датата им. Офлайн поръчка се запазва като чернова („изчаква връзка“) и се изпраща автоматично при поява на мрежа. DivineMind винаги преизчислява цените (ценова листа, отстъпки за количество, кредитен лимит, блокиране на доставки). При разлика в цената поръчката се маркира с „със забележка“: стара цена → нова цена.
• Склад офлайн: Взетите количества (вкл. частични с − / +) и преброяванията при инвентаризация се запазват и изпращат по-късно. Експедиция и приключване на инвентаризация са възможни едва след получаване на всичко. Ако междувременно офисът е отчел доставка, DivineMind намалява взетото количество до остатъка; ако друг е броил позицията по-късно, остава неговото преброяване. И двете се виждат в приложението.
• Шофьори офлайн: С мрежа в склада приложението зарежда предварително всички чакащи стопове за деня. По маршрута функциите „Пристигнал“, подпис, амбалаж, разминаване, „няма никой“ и бележка за инкасо работят и без мрежа; важи часът на въвеждане. Ако междувременно офисът е приключил стопа, нищо не се презаписва — записът остава като „неприет“ с посочена причина.
• Без дублиране: Всяко изпращане има уникален ключ. При загуба на обратния отговор в зона без обхват и повторно изпращане от приложението не се създават втора поръчка, второ начисляване на амбалаж или двойно броене. При цена и наличност винаги важи сървърът.

• AIRIS чете автоматично поръчките от Вашите клиенти по имейл (вкл. с прикачен PDF или факс) и по WhatsApp (текст, гласово съобщение, снимка/PDF), щом подателят съществува като клиент в CRM. В Склад › „Входящи поръчки“ можете допълнително да поставите текст, да качите PDF, сканиран факс или снимка, или да запишете гласово съобщение.
• AIRIS разпознава клиента (адрес на подател, телефонен номер, клиентски номер, фирма) и всеки артикул в следната последователност: клиентски артикулен номер, EAN, номер на производител/доставчик, Ваш артикулен номер, заучено наименование на клиента, текст. Ако артикулът не е еднозначен, се показва въпрос с предложения — AIRIS никога не гадае.
• Цената винаги е клиентската цена от ценовата листа и отстъпките за количество (изчислена от сървъра). Кредитният лимит, блокирането на доставки, наличните наличности и най-ранният срок на годност се показват до нея като бележка.
• „Одобряване“ създава поръчка за продажба с потвърждение на поръчката и резервация — по същия начин, както при картона на клиента и търговските представители. При надвишен кредитен лимит поръчката изчаква кредитно одобрение. Какво може да прави AIRIS автоматично без Ваше действие, настройвате в настройките за автономност (Склад › bestelleingang_annehmen); въпросите винаги отиват при служител.
• AIRIS пише отговора до клиента на неговия език — винаги само като чернова. При имейл той се записва след одобрение като чернова в DivineMail; при WhatsApp копирате текста в чата. Потвърдените съответствия се запаметяват от AIRIS за съответния клиент за следващия път.
• В чата на AIRIS: „Въведи поръчката от PDF файла“ (с прикачен файл) или „Поръчка от Eiscafé Venezia: 10 каси Export Hell, 5 Aperol“ — генерира се същото предложение във входящите поръчки.
• От DivineMail: Отворете имейл на клиент с десен бутон и изберете „Въвеждане като поръчка“ от контекстното меню. AIRIS прочита текста и PDF или факс прикачения файл; веднага щом се появи „Поръчка разпозната – проверете във входящи поръчки“, предложението е налично под Входящи поръчки.
• Двойна защита: Един и същ входящ запис става предложение само веднъж, дори ако пристигне втори път или бъде прочетен отново. Имейли без поръчка – например „Благодаря за доставката“ – не генерират входящ запис.

• Кредитен лимит, срок на плащане, сконто и забрана за доставка (с причина) се поддържат за всеки клиент под „Условия“. Проверката се извършва преди всяко приемане на поръчка и преди всяка стокова разписка — по всички канали: оферта, линк за поръчка, клиентско досие, търговски представител, входящи поръчки, EDI и AIRIS.
• Ако поръчка надвишава кредитния лимит, тя се запазва и чака одобрение. При забрана за доставка тя се запазва, но не се приема — не се генерира потвърждение на поръчката. Вашият клиент не вижда данни за кредитоспособност.
• При стоковата разписка се появява съобщението „Кредитен лимит / Забрана за доставка“. Собствениците и администраторите одобряват сами с „Все пак създай“; в противен случай заявка за одобрение отива до счетоводството и стоковата разписка се създава едва след одобрението. Решението се протоколира при клиента.
• Условията чрез AIRIS („Клиент X: 30 дни срок, 2% сконто при 10 дни, кредитен лимит 20 000 €“) следват Вашия бутон за автономност. Кредитен лимит над 50 000 € AIRIS винаги задава само след Вашето одобрение.
• Контрол на маржа: DivineMind задържа поръчки под себестойност или под Вашия минимален принос към покритието за одобрение; цената остава непроменена. Настройка под „Комплектоване“ › „Процес“, подробности в глава „Склад и наличности“.

Всяка поръчка следва един и същ път: Оферта → Потвърждение на поръчка → Стокова разписка → Фактура — независимо дали идва от входящи поръчки, линк за поръчка, клиентско досие, търговски представител или чрез EDI.

Предупреждение за срок на годност: Всяка сутрин DivineMind уведомява ръководството за партидите, чийто срок на годност скоро изтича; същото предупреждение е включено в дневния отчет. Проследяването и изтеглянето са информативни, а не правен съвет.

• Клиентски асортимент: В Склад › „Клиентски асортимент“ изберете клиент и поддържайте неговите артикули, собствени артикулни номера и редовен списък с количества. „Предложи от поръчки“ анализира поръчките от последните 12 месеца и предлага асортимент и редовен списък; записва се само след Ваше потвърждение.
• „Повторна поръчка от редовен списък“ пълни количката с едно докосване — в клиентския портал, чрез линка за поръчка и при поръчка от търговски представител в приложението. Цените винаги се вземат от ценовата листа на клиента и се изчисляват от сървъра при изпращане.
• С „Клиентът вижда само своя асортимент“ клиентският портал и линкът за поръчка показват само тези артикули; търговският представител продължава да вижда всичко и може да филтрира по „Асортимент“. Търсенето намира артикули и по номера на клиента, както и при входящи поръчки.
• Информация за храните (Регламент (ЕС) № 1169/2011): В артикула под „Информация за храни“ поддържайте 14-те основни алергена (съдържа/следи), съставки, хранителни стойности за 100 g или 100 ml, произход, алкохолно съдържание и съхранение. Алергените съвпадат с тези в POS системата за гастрономия.
• Клиентите Ви виждат информационния лист (PDF) в клиентския портал, на линка за поръчка и на линка към товарителницата — така изпълнявате задължението за предаване съгласно чл. 8, ал. 8 от Регламент (ЕС) № 1169/2011.
• BMEcat: В Продукти › Ново › „Търговец на едро“ импортирайте BMEcat 1.2 и 2005 (XML, също като ZIP) заедно с DATANORM. Прегледът, проверката за дубликати (номер на доставчик, артикулен номер, EAN) и ценовият отчет са идентични; доставчикът се предлага от заглавката на каталога. Нищо не се изтрива — извадените артикули остават в базата данни.

• Под „Продукти“ › „Нов“ › „Каталог за търговци на едро (DATANORM · BMEcat)“ Вие импортирате DATANORM 4 или 5 от Вашия търговец на едро — отделни файлове или всичко заедно като ZIP: артикули, каталожни цени, Вашите групи отстъпки, продуктови групи и промени в цените (DATPREIS). Файловете можете да получите от клиентския портал на Вашия търговец на едро.
• Изберете търговец на едро или „+ създайте нов търговец на едро“, определете данъчната ставка за нови артикули и решете какво да се случи с Вашите продажни цени: Продажна цена = каталожна цена на търговеца на едро (при промени в цените само докато не сте я променили сами) или „Не променяйте продажните цени — приемайте само покупните цени“.
• Прегледът показва за всеки ред артикулен номер, описание, продуктова група, каталожна цена, Вашата покупна цена и действие (нов, актуализиране, непроменен); ако липсва групата отстъпки, пише „без покупна цена“. „Импортиране сега“ приема, след което ценовият отчет показва стари и нови каталожни и покупни цени. DivineMind разпознава дубликати по артикулен номер и EAN; нищо не се изтрива. Предишни изпълнения са под „Последни импорти на каталози“.
• Чуждестранна валута: Ако каталогът е в друга валута, DivineMind преизчислява цените в евро, използвайки референтния курс на ЕЦБ към датата на цената. Прегледът показва курса за всяка валута („1 EUR = … на …“) и оригиналната сума при цената. Ако липсва курсът на ЕЦБ за дадена валута, редът не се приема („отхвърлен – липсва курс“).

• В профила на клиента в раздел „Бонус и отстъпка“ създайте споразумение: период (година, полугодие или тримесечие), скала „от оборот X → Y %“ и дали постигнатият процент важи със задна дата за целия оборот или само за превишението по нива. По избор само за определени продуктови групи.
• Бонус се начислява върху нетния оборот от издадени фактури за периода, намален с издадените кредитни известия (вкл. връщания). По избор се зачитат само платени фактури. Чернови, анулирани фактури, както и депозит за амбалаж, амбалаж и навло никога не се зачитат.
• Разделът показва непрекъснато: оборот до момента, следващо ниво и недостигаща сума, бонус при текущото състояние и прогноза до края на периода. Търговските представители виждат същото в приложението за клиента; в клиентския портал – само ако е включено „Показване на състоянието в клиентския портал“.
• В края на периода AIRIS изчислява бонуса по данъчни ставки от редовете на фактурите и създава предложение в Автоматизация › Одобрения. Едва след Вашето одобрение се генерира чернова на кредитно известие (по един ред за всяка данъчна ставка, без връзка с конкретна фактура) — то никога не се изпраща автоматично. За всеки клиент и период се създава най-много едно кредитно известие за бонус.
• Бонус от доставчик: Въведете в профила на доставчика обратната отстъпка, която очаквате. Показва се очакваната сума от входящите фактури; все още нищо не се счетоводява.
• Съпоставяне при бонус от доставчик: Освен „Очаквано възстановяване сега“ Вие виждате „Вече кредитирано“ (от кредитните известия на доставчика) и „Отворено“. Връщанията и бонус кредитните известия от доставчика намаляват оборота от покупки. Счетоводната операция се извършва от Вашето счетоводство.

• Прогнозно презареждане: В Склад › „Прогнозно презареждане“ активирате прогнозата за всяко правило за презареждане. Вместо фиксирана точка за повторна поръчка AIRIS изчислява очакваното търсене до следващата доставка: ден от седмицата, тренд, сезонност от предходната година, официални празници в провинцията на склада и при напитки времето (прогноза от Deutscher Wetterdienst, минали данни от Copernicus ERA5).
• За всеки артикул задавате ритъм на поръчките (дни до по-следващата доставка) и профил „балансиран“ или „икономичен“. „Разбивка на изчислението“ показва всеки ден с очаквано количество, дисперсия, празник и време — без черни кутии. При липса на данни за продажбите важи фиксираната точка за повторна поръчка.
• Поръчването остава същото: сутрешният цикъл (или „Създай проект за поръчка сега“) създава чернова за поръчка за всеки доставчик. Тя отива при доставчика само ако автономният бутон го позволява или някой я одобри. Продажбите от старата система се импортират като CSV (дата; каталожен номер или EAN; количество). В приложението AIRIS виждате прогнозата в Склад › „Прогнозно презареждане“.
• Количества еднократен депозит: В Склад › „Количества еднократен депозит“ задавате за всеки тип депозит съответната система (еднократна AT, еднократна DE, многократна), както и материал и обем на пълнене, и посочвате в артикула спецификацията на материалите (напр. 1 тарелка = 24 кенчета).
• За всеки месец виждате артикулите по баркод (издадени, загубени, количество за отчитане, корекция) и депозитната сметка за всеки тип опаковка (издадени, върнати, салдо). Експорт като CSV или PDF с източник и състояние. В Австрия първите дистрибутори на пазара отчитат бройката по баркод през първите 5 дни на следващия месец в портала на Recycling Pfand Österreich (със закъснение до 9-о число); в Германия справката служи за равнение с клиринга на DPG.
• Залогова сметка на клиента: Залог и амбалаж се обработват за всяка опаковка през залоговата сметка. Шофьорът осчетоводява върнатия амбалаж по време на маршрута, връщане носи залога обратно с проекта за кредитно известие. Салдото за всяка опаковка можете да видите под Депозит в секция „Опаковки – поток на амбалаж с клиенти (залогова сметка)“, а Вашият клиент в неговото клиентско досие.
• Преди крайния срок AIRIS напомня на собственика, админа и ръководството (камбанка и push известие), докато не маркирате месеца „като отчетен“. Обработват се само количества — сумите за депозит продължават да минават през експедиционна бележка, депозитна сметка и фактура.

• Доставчици и покупки: Източници на доставки под Доставчици, поръчки и тристранно съгласуване (поръчка/получаване на стока/фактура).
• Склад и наличности: Наличности, минимални наличности, правила за пренареждане и автоматично пренареждане под Управление на инвентара.
• Цени и условия: Поддържане на клиентски и tiered цени — директно се включват в оферти и поръчки.

Под „Покупки и 3-посочно съпоставяне“ (страницата отваря 3-посочно съвпадение) DivineMind сравнява Вашата поръчка към доставчика, приемането на стоки и входящата фактура. Толеранс: цена ±2% или ±50 €, количество ±1% (насипни стоки ±3%).

• Вие поддържате нетната себестойност на артикула под „Себестойност и Интрастат“. Всяка промяна се запазва от DivineMind с дата (История на себестойността) — определена дата се оценява със себестойността, която е била валидна на този ден.
• DivineMind изчислява наличността към определена дата въз основа на движенията в склада, в часовата зона на Вашата фирма: Изписване на 31.12. в 23:30 часа принадлежи към старата година.
• Ако липсва себестойност, оценката се извършва с днешната себестойност или продажната цена — винаги обозначено като временна мярка. В таблото за търговия на едро пише „Стойност на склада днес · … позиции“ и, където е необходимо, „… оценено без себестойност“.
• За годишното приключване, „Пакетът за годишно приключване за данъчни консултации“ под Главна книга съдържа стойността на склада към 31.12. за всеки артикул (наличност, себестойност, стойност, оценка) като CSV с сравнение с предходната година. Стойността на склада само се чете — нищо не се осчетоводява.

• Обобщена фактура: Изберете клиент и период в Събрана фактура, прегледайте отворените стокови разписки и поръчки и ги създайте като чернова. AIRIS също може да направи това („Създай обобщена фактура за клиент X за септември“).
• Вътрешногрупово фактуриране: След като приемащата фирма осчетоводи получаването на вътрешногрупово прехвърляне, при изпращача се създава точно една чернова на фактура — в страната с ДДС, трансгранично с Reverse Charge, ако и двата ДДС номера са валидни.
• Връщане → Кредитно известие: При входящо приемане на върната стока се създава точно една чернова на кредитно известие към оригиналната фактура — по реално фактурираната цена с отстъпка, със същата данъчна ставка и с депозита за върнатата стока.
• И трите вида са чернови: Изпращането се извършва само след като проверите и одобрите документа.

• AIRIS отговаря незабавно на въпроси относно наличност, срок на годност и отворени позиции на клиент в чата — четенето не изисква одобрение.
• AIRIS въвежда поръчки от PDF или чат (като предложение във входящи поръчки), пише оферти по клиентска цена и създава сборни фактури като чернова. Всичко, което създава нещо, следва Вашия бутон за автономност; отговорите до клиенти остават чернови.
• AIRIS не създава бонус споразумения — това е възможно само в уеб интерфейса при клиента. Всички инструменти с имена са описани в глава „Какво може AIRIS за всеки бранш“.

Фирмите от бранша „Фармацевтична търговия на едро“ използват същите функции за склад и поръчки като търговията на едро и допълнително виждат менюто „Фарма“. Проследяването и изтеглянето са информативни, а не правен съвет.

• Студена верига: отваря прегледа на склада с ниски наличности и изтичащи партиди. Студени складове се създават под „Складови местоположения“ с тип склад „Студена верига“ и мин./макс. температура; диапазонът е посочен на складовата карта. Температурите се записват чрез контролни списъци, а не чрез сензори.
• Работен процес за изтегляне: отваря шаблона „Работен процес за изтегляне (партида)“ в редактора на работни процеси — бележка „Идентифициране и блокиране на засегнатата партида“, имейл до клиента за изтегляне на партида, задача „Документиране и приключване на изтеглянето“ (срок след 2 дни). Шаблонът първоначално е неактивен и се стартира ръчно за всеки контакт; имейлът до клиенти винаги се изпраща само след Вашето одобрение.
• Фармацевтичен склад и Изтегляния: Клиентски лицензи, изтегляне по партида, отчет за изтегляне и проследяване — стъпка по стъпка в глава „Склад и наличности“ под „Фарма и съответствие“ и „Изтегляне и проследяване“. Писмата за изтегляне се изпращат само след Ваш клик.
• Хладилни устройства: с „Ново хладилно устройство“ създавате хладилник, фризер, хладилна камера или хладилна витрина с местоположение и зададена стойност (зададена мин./макс. в °C). Точките за проверка на температурата в контролните списъци се присвояват на устройство; името на устройството след това се появява при въвеждане, в историята и в експорта за одит.
• EDI: Импортиране на поръчки като EDIFACT ORDERS или openTRANS и генериране на известие за доставка с партида и срок на годност — вижте глава „Склад и наличности“, „EDI: Импортиране на поръчки, изпращане на известие за доставка“. Системите на Вашите клиенти използват API ключ от „Настройки“ › „Интеграции“ за това.
• Коригиращи действия: Създаване на „Нова CAPA“; таблото показва Чернова, Отворено, В процес, Проверка на ефективността и Затворено. В CAPA въвеждате основна причина, коригиращо действие, превенция, „Срок до“ и „Проверка на ефективността на“, изграждате план за действие с „Добавяне на действие“ и виждате свързани събития по качеството. „Затваряне на CAPA“ е възможно само с доказателство за ефективност и само за собственици, администратори и отговорни за качеството; всяка стъпка е в одиторската следа.
• Партида и срок на годност: Наличност по партида със срок на годност, FEFO при комплектоване и на стоковата разписка, сутрешно предупреждение за изтичане. Към това същата верига на поръчките като в търговията на едро — клиентски цени с отстъпки, кредитен лимит и забрана за доставка с одобрение.
• AIRIS отговаря на въпроси относно наличност, срок на годност и отворени позиции; всичко, което създава записи, минава през бутона за автономност.