Изпълнявайте процеси на базата на правила — с одобрения и надзор.
AIRIS изпълнява задачи на живо — с одобрение в чата
Вие казвате на AIRIS какво да правите и наблюдавате: AIRIS създава контакта, изготвя офертата от Вашия шаблон и подготвя придружаващия имейл. Изпращането става само когато докоснете „Одобряване и изпращане“ в чата — както в уеб, така и в приложението AIRIS.
Задача в едно изречение
Например: „Създай клиента и подготви офертата от нашия шаблон с придружаващ имейл.“ Ясна команда като „създай“ се изпълнява без допълнителни въпроси. „Подготви“ остава чернова.
Наблюдавайте
Лентата „AIRIS работи“ показва стъпките (Контакт, Оферта, Придружаващ имейл). В уеб AIRIS отваря съответния списък и за кратко маркира новия ред. „Спиране“ спира задачата.
Промяна чрез последваща команда
„Направи офертата валидна за 14 дни“ — AIRIS я адаптира. Одобрението винаги е валидно за последната проверена версия; ако документът се промени след това, то изтича и AIRIS представя нова карта.
Одобряване и изпращане
Картата в чата показва получател, тема, сума и прикачен файл. Докосване на „Одобряване и изпращане“ изпълнява веднага; „Изпълнено“ се появява едва след потвърждение на изпращането. „Не“ отхвърля, нищо не се изпраща.
Презареждането не прекъсва нищо
Задачата се изпълнява на сървъра. След презареждане, смяна на раздел или устройство, лентата съобщава „Възстановена връзка — нищо не е загубено“. Същата команда няма да бъде изпълнена втори път в рамките на 10 минути.
Ако попитате нещо („Колко фактури са отворени?“), ще получите отговор в чата и допълнително в уеб списъка със съответния филтър. Служители без право на одобрение виждат на картата „чака собственик или администратор“.
Телефонът говори, компютърът реагира
Дайте задача на AIRIS в приложението AIRIS — чрез текст или глас. Ако на компютъра е влязъл същият акаунт в същата фирма, компютърът продължава: той отваря съответния списък, маркира новия ред и показва офертата и картата за одобрение в прозореца на AIRIS. Без сдвояване, без код — само Вашият акаунт.
И двете устройства са влезли
Отворете DivineMind на компютъра, приложението AIRIS на телефона. Компютърът се регистрира като активно устройство на всеки няколко секунди. Ако са отворени няколко компютъра, реагира само последният използван.
Питайте или възлагайте задача на телефона
„Колко фактури са отворени?“ — отговорът идва на телефона, компютърът отваря списъка с фактури с филтър „отворени“. Цяла задача („Създай клиента и подготви офертата с придружаващ имейл“) се изпълнява на компютъра като лента „AIRIS работи · от телефона“.
Отворено на компютъра
Веднага щом компютърът отвори списъка, в приложението пише „Отворено на компютъра“. Картата за одобрение се появява на двете устройства.
Одобрявайте, където и да сте
Докоснете „Одобри и изпрати“ на телефона — картата на компютъра скоро след това показва „изпълнено“. И обратното: това, което стартирате на компютъра, телефонът показва с отговор и карта, обозначени с „от компютъра“.
Изключване
В прозореца на AIRIS на компютъра, иконата на телефона включва или изключва управлението от телефона. Когато е изключено, задачите продължават да работят, но компютърът вече не реагира на тях.
Реагира само един компютър, на който Вие сте влезли в същата фирма — никога екранът на друг потребител. Едно одобрение е валидно за точно проверената версия, независимо на кое устройство докосвате.
Контакт от снимка, екранна снимка, подпис или PDF
Изпратете на AIRIS снимка на визитка, екранна снимка (напр. профил или импресум), вмъкнат имейл подпис или PDF с фирмена бланка. AIRIS извлича име, фирма, длъжност, имейл, телефон, уебсайт, адрес и индустрия и показва карта в чата – еднакво в уеб и в приложението AIRIS.
Прикачете или вмъкнете
В чата на AIRIS прикачете снимката, екранната снимка или PDF файла (в приложението може и директно с камерата) или вмъкнете подписа в съобщението. Добавете изречение като „създай като клиент“ или „запази като потенциален клиент“.
Проверете картата
Всяко поле показва своя произход („от снимката“, „от Вашето изречение“). Липсващата информация е празно поле и може да бъде попълнена директно в картата. Ако контактът вече съществува, AIRIS ще Ви уведоми и ще предложи „Свързване“ или „Все пак създай нов“.
Потенциален клиент или клиент, след това създайте
Изберете потенциален клиент или клиент и докоснете „Създай контакт“. Ако в изречението вече има ясна команда като „създай … като клиент“, AIRIS ще го създаде веднага – без допълнителни въпроси. „Създаден“ се появява само когато контактът е запазен; в уеб, списъкът с контакти прескача до новия ред.
Изображение само при поискване
Изображението се чете само за разпознаване. С „Запази изображението във файла“ AIRIS допълнително запазва визитката като документ към контакта – в противен случай не.
Един и същ чернова никога не създава два контакта: второ докосване предоставя същия контакт. В демо фирми са разрешени само примерни данни (напр. max@firma.example).
Създаване на работен поток
Отваряне на автоматизация
Раздел Автоматизация — Табло за управление със статус и шаблони.
Създаване на нов работен поток
Чрез Нов работен поток дефинирайте задействащи фактори (събитие/график) и действия.
Условия и стъпки
Съставете правила, разклонения и действия.
Активиране и наблюдение
Активирайте работния поток; проследявайте изпълненията под Автоматизация › Изпълнения.
Управление и контрол
- Шаблони за чести процеси.
- Графици за повтарящо се изпълнение.
- Одобрения — критичните стъпки изискват потвърждение.
- Надзор и статистика — пълна проследимост.
Стартови шаблони по бранш
Някои браншови менюта отварят директно готов шаблон в редактора на работни процеси. Първоначално е неактивен — коригирайте текстовете и времената и го активирайте едва след това.
- Гастрономия: Работен процес за неявяване (напомняне преди резервацията) и задействане на повторна поръчка (проверка на нуждите от поръчки в понеделник).
- Търговия на едро и фармация: Работен процес за изтегляне на партида.
- Търговия на дребно: Работен процес за връщане. Строителство: Работен процес за допълнителни разходи.
- Почистване на сгради: Контрол на качеството на обекта — седмична задача за проверка и след това молба за обратна връзка до клиента.
- Лекарски кабинет: Напомняне за последваща рецепта — напомняне до пациента без здравни данни в имейла, издаването се превръща в задача за екипа на кабинета.
- Данъчни консултации: Напомняне за срокове — клиентът се напомня за липсващи документи, след пет дни се появява задача за проследяване.
Запазване и активиране
Запазете шаблона, след това „Активиране сега“ → „Да, активиране“. Ако автоматизацията на Вашата фирма е изключена, тя ще бъде включена.
Изпълнение за контакт
В редактора на работния процес натиснете „Тест“: Отваря се „Изпълнение на процес за контакт“. Потърсете контакт (име или имейл), „Изпълнение сега“. AIRIS пише имейла според целта на процеса.
Одобрение на имейл
Ако режимът на одобрение е включен, имейлът първо е под Одобрения. Едва след Вашето „Одобряване“ той отива при контакта; задачата се създава незабавно.
AIRIS-памет и Skills
AIRIS запаметява бележки, оферти, фактури, имейли и чат разговори за всеки клиент. От тях AIRIS разпознава повтарящи се процеси при няколко клиента и ги предлага като Skill.
Преглед на предложението
В Автоматизация › AIRIS-Skills: задействане, всяка стъпка и при колко клиенти е възникнал процесът. Камбанката известява за нови предложения.
Потвърждаване или отхвърляне
Само Вашето потвърждение активира Skill — той след това работи като работен процес. Отхвърлените предложения не се появяват отново.
Наблюдение и пауза
AIRIS брои успешните и неуспешни изпълнения; пауза е възможна по всяко време.
- Имейлите до клиенти при Skills винаги се изпращат само след Вашето одобрение.
- AIRIS отговаря от паметта само с източници, които имате право да четете — чужди пощенски кутии и лични чатове остават скрити.
- Вземете решение директно в чата на AIRIS: Попитайте „Какви умения разпознахте за нас?“ — AIRIS ще отговори с карта с бутони „Приемане“, „Коригиране“ и „Отхвърляне“. Резултатът е незабавно на картата.
- С „Търсене на процеси сега“ стартирате разпознаването веднага; в противен случай AIRIS проверява веднъж седмично.
Първоначално оставяйте действията с важни последици да преминават през одобрения. Увеличете автономността едва след като процесът е изпробван (вижте „Onboarding — Автономност“).