Планирайте задачи, възлагайте ги и регистрирайте време.
Работа със задачи
Отваряне на Divine Tasks
Раздел Задачи.
Създаване на задача
Задайте заглавие, описание, краен срок, приоритет и отговорник.
Присвояване и проследяване
Присвоявайте задачи на хора; проследявайте статуса чрез табло/списък.
Отчитане на време
Документирайте разходите — анализ чрез Отчети за време.
Създаване на проект и възлагане на клиенти
Създаване на нов проект
В Divine Tasks изберете „Нов проект“ и задайте име, период, цвят и описание.
Свързване на клиенти
В проекта задайте CRM контакт като клиент — проектът ще се появи директно при клиента и всички документи ще останат свързани.
Отваряне на проект
Едно кликване върху проекта отваря проектното досие с преглед, график, рискове, бюджет, подпроекти и файлове.
Подпроекти и задачи
- Структура на три нива: Проект → Подпроект → Задача. Така дори голяма поръчка остава прегледна.
- В проектното досие, разделът „Подпроекти“ показва всеки подпроект със статус, приоритет, напредък и броя на изпълнените задачи.
- Едно кликване върху подпроект отваря неговото собствено досие — със същите раздели, включително собствени задачи и файлове.
- Всяка задача може да съдържа собствени прикачени файлове/PDF (напр. план, спецификация) — видими директно в диалоговия прозорец на задачата под „Прикачени файлове“.
Свързване на файлове и облачни папки
Създаване на облачна папка
В раздела на проекта „Файлове“ с едно кликване създайте DivineCloud папка за проекта — тя ще бъде постоянно свързана с проекта.
Съхраняване на PDF и документи
Качвайте файлове директно; те се появяват в проекта и същевременно са в DivineCloud — с възможност за изтегляне от целия екип.
Избор на ниво
Папките и файловете могат да бъдат съхранявани на ниво проект, подпроект и задача — всяко ниво съдържа собствените си документи.
Свързване на имейли с проекти и задачи
- В DivineMail всеки имейл може да бъде асоцииран с проект, подпроект или задача — ръчно или чрез предложение.
- Ако имейлът съдържа важен PDF файл, прикаченият файл автоматично се запазва в облачната папка на проекта — и остава свързан с проекта и задачата.
- Така подписан договор или план от пощенската кутия попада директно в правилното проектно досие — нищо не се губи, нищо не трябва да се съхранява два пъти.
Управление на Портфолио и Проекти
- Portfolio Cockpit: всички проекти с един поглед — състояние на бюджета, светофар за срокове, отворени рискове и напредък.
- Ресурси и натоварване: Седмични часове на служител за всички проекти — претоварване над 100 % се разпознава незабавно.
- Съответствие и одобрения: Етапи на одобрение плюс история на промените (кой какво е променил и кога).
- What-if сценарий: Влияние върху бюджета, срока и риска с едно кликване — AIRIS оценява и препоръчва.
- Шаблони за методология: Фази, Портали и задачи с натискането на един бутон — чрез същия Workflow енджин като останалата част от компанията.
Още
- Повтарящи се задачи за редовни рутинни дейности.
- Отчети за време като основа за фактуриране и натоварване.
- Връзка с CRM процеси и „Моето работно пространство“.
Създайте редовни задачи като повтарящи се — те ще се появяват автоматично на следващата дата, вместо да бъдат създавани ръчно отново.