От плана на стаите до фактурата — в една система.

↳ Кой, кога и в коя стая спи, е записано в книгата, в портала и в главата. Сезонните цени се изчисляват на ръка.

→ Календар за заетост за всички стаи: щракване върху свободен ден създава резервация. Всяка резервация преминава от запитване през потвърдена и настанена до напуснала. Една стая не може да бъде потвърдена два пъти за една и съща нощувка. Цената е за нощувка от сезона, в който е нощувката; категории стаи от единична стая до апартамент.

↳ Директните резервации идват по телефон и имейл. Гостите не виждат какво е свободно и всяко запитване отнема време.

→ Линк за резервация без регистрация: гостът вижда свободния месец по категория с цена, системата предлага най-малката подходяща стая. Запитването веднага се появява в календара за заетост; Вие получавате имейл и известие, гостът — потвърждение за получаване на неговия език. Едва когато Вие потвърдите, стаята е заета и гостът получава потвърждението. Страницата посочва цената с включен ДДС, местната такса, информация за защита на данните и анулиране.

↳ Booking.com, Airbnb и собствената резервация не знаят една за друга. Двойните резервации се забелязват едва при пристигане.

→ За всяка стая има експортен календар за портала и импорт на порталния календар, синхронизирани на всеки час. Ако портална резервация се припокрива със собствена, DivineMind я създава само като запитване с маркер за конфликт и уведомява чрез звънец и имейл. iCal предава само заето или свободно: без цени, без квоти, без данни за гости. Това не е Channel Manager.

↳ Бизнес пътуващият се нуждае от фактура на името на фирмата си, с адрес и ДДС номер. Фактурата от бележника не е достатъчна за това.

→ При напускане избирате контакт от CRM или въвеждате фирма, адрес и ДДС номер. Над прага за фактури за малки суми DivineMind изисква адреса. Фактурата включва нощувка, храна, елементи от сметката на госта и местна такса и автоматично приспада авансово плащане. Тя се създава като чернова в модула за фактури и там се одобрява.

↳ Настаняването, закуската и напитките имат различни данъчни ставки, които в Австрия са различни от тези в Германия.

→ Ставките идват от държавата на Вашата фирма: в Австрия нощувка 10 % и нормална ставка 20 %, в Германия 7 % и 19 %. Закуската е отделен ред във фактурата, в Германия разделена на храни 7 % и напитки 19 %. Полупансионът с напитки също се разделя на храни и напитки; дела настройвате сами.

↳ На човек и нощувка или в процент, деца освободени или не, със или без закуска: местната такса е различна във всяка община.

→ Вие настройвате режима, ставката и възрастовата граница за деца, за Виена има шаблон. Във фактурата местната такса е отделен ред с обосновка, в Австрия като преминаващ елемент без ДДС. В Германия избирате дали според устава гостът дължи таксата. За отчитане пред общината има месечен списък за местна такса като PDF; декларирането и внасянето се извършват както досега от Вас.

↳ Вечеря, бар и минибар се записват на листчета. При напускане половината липсва, а гостът пита какво е подписал.

→ Във фискалния апарат (RKSV) обслужващият персонал таксува бона с „На стая“ към сметката на госта. Бутонът е активен само след като гостът е подписал на устройството. Минибар и екстри таксувате директно в сметката на госта. Към фактурата има приложение с всички подписи като PDF. Плащанията в брой или с карта на рецепция минават през касата: разписка с подпис, фактура платена, местна такса като отделна касова позиция.

↳ Авансовите плащания се изискват по банков път, проследяват се и се приспадат ръчно при окончателната фактура.

→ Фактурата за авансово плащане (30 % или свободна сума) се създава от резервацията. С „Изпрати на гост (PDF + линк за плащане)“ гостът получава фактурата и линк за плащане чрез Вашата платежна сметка в Mollie. При окончателната фактура авансовото плащане се приспада като отделен ред.

↳ Кухнята сутрин не знае колко гости ще закусват и кой ще е на полупансион вечер.

→ За всяка резервация: без храна, закуска, полупансион или пълен пансион. Списъкът за закуска показва само гости със закуска, прегледът брои „Закуска утре сутрин“ и „Вечеря днес (полупансион/пълен пансион)“. Във фактурата храната е отделен ред с подходяща данъчна ставка.

↳ Формулярът за гости се преписва от шаблон, липсват номера и задължителни полета.

→ За Австрия — формуляр за регистър на гостите съгласно Приложение А към Наредбата за регистъра на гостите с пореден номер, пол, документ за пътуване и придружаващи лица. За Германия — специален регистрационен формуляр съгласно § 30 BMG. И двете като PDF за попълване и подписване. DivineMind не извършва електронно уведомяване до община или орган.

↳ След напускане никой не знае коя стая трябва да бъде почистена. Колко добре е бил зает обектът, показва едва данъчният консултант.

→ При напускане стаята автоматично става „за почистване“, екипът получава известие. На страницата за почистване, също и в браузъра на телефона, се докосва „Чисто“; името и часът се запазват, стаите могат да се блокират. Отчетите показват за всеки месец заетост, средна цена на стая (ADR), RevPAR, нощувки по страна на произход и месечен списък за местна такса.

↳ Запитване за наличност вечер остава до утре.

→ С AI асистента AIRIS (в пакета за 999 €) можете да попитате в чата какво е свободно, да създадете резервация като запитване или да Ви покаже деня в обекта. Потвърждаване, настаняване, напускане, таксуване на елементи, формуляр за гости и авансово плащане AIRIS изпълнява само ако сте го одобрили чрез бутона за автономност; в противен случай Ви предлага стъпката. Ако е неясно коя резервация се има предвид, AIRIS пита.