Управление на имоти: Наем, етажна собственост, отчитане, засичане, събрание

Отваряне на управлението на имоти

Отворете „Всички приложения“ и изберете „Управление на имоти“. Прегледът показва всички имоти с броя на единиците, наети и свободни единици; горе филтрирате по Австрия или Германия.

Създаване на имот

Кликнете върху „Създаване на имот“. Асистентът последователно изисква основни данни и държава, сградата с нейните правни характеристики (например дата на строително разрешение или субсидия), единиците и сметките. Държавата определя кое право ще се прилага по-късно.

Създаване на единици в серия

В стъпка „Единици“ създавате много „топове“ наведнъж, например Топ 1 до 24, с общ вид на ползване и площ. Отделни единици променяте след това в техния файл; площта се версионира с дата на валидност.

Регистриране на собственост и дялове

В раздел „Собственици“ въвеждате собствениците с техния дял. При етажна собственост в Австрия регистрирате полезните стойности от експертизата за полезни стойности, в Германия — дяловете на съсобственост и правилника за етажна собственост. Сумата се проверява.

Създаване на наемно отношение

Под „Ползвателни отношения“ кликнете върху „Ново“. Асистентът Ви превежда през единица, договор и срок, наематели от Вашите контакти, компоненти на наема с ДДС за всеки ред, депозит и корекция на наема (индексация, индексиран или стъпаловиден наем), както и правните характеристики.

Проверка на правната класификация

В последната стъпка виждате кое наемно право е приложимо — обосновано стъпка по стъпка, с източник и връзка към текста на закона. Ако липсват данни, класификацията е „неопределена“ и липсващите полета са свързани като списък. Класификацията се запазва с наемното отношение.

Потвърждаване или презаписване на класификацията

В досието на наемното отношение можете да преизчислите, потвърдите или презапишете класификацията с обосновка от поне 20 знака. Всяка версия остава видима в историята.

Начална страница „Моите имоти днес“

След влизане в системата се отваря „Моите имоти днес“. Виждате какво предстои днес във Вашите имоти: спешни случаи, дължими проверки, срокове, просрочия и нови съобщения от клиентската папка. Отгоре „Имоти“, „Щети“ и „Импортиране на банково извлечение“ водят директно напред.

Имоти, за които отговаряте

Картите показват имотите, за които отговаряте, всеки със светофар. Ако все още не Ви е присвоен имот, виждате всички имоти. „Покажи всичко“ отваря целия списък под „Имот и офис“.

Имот и офис

В менюто „Имот и офис“ са същият дневен списък и под него входящите съобщения от клиентската папка (щета, показание на брояч, обратна връзка от майстор). Отгоре „Щети“ и „Проверки и срокове“ водят напред; собствениците и администраторите виждат допълнително „Настройки“.

Настройки на Вашата администрация

Под „Настройки“ собствениците и администраторите определят времена за реакция, срокове за предварително уведомяване и лимити – отделно от законовите срокове: например „Одобрение от двама души над (€, нето)“ за поръчки, „Срокове допълнително като среща в календара“ и фирмената пощенска кутия за изпращане на имейли. Никога не се изпраща автоматично, винаги само след одобрение.

Отваряне на раздел „Изчисление“

Отворете имота и изберете раздела „Изчисление“. Прегледът показва отворени разходи, липсващи показания, срокове със светофар и дължими корекции.

Определяне на кръгове и ключове

Под „Кръгове и ключове“ опцията „Предложи кръгове“ създава кръг за експлоатационни разходи, допълнително отопление/топла вода при централно снабдяване и отделен кръг за асансьор или перално помещение. Отклоняващ се разпределителен ключ изисква правно основание и документ; собственици или администратори го правят валиден. В кръга за отопление въвеждате данните за изчислението на отоплителните разходи (Австрия: разделяне на отопление/топла вода, споразумение за дела на потребление; Германия: метод за топла вода, тип CO2 сграда). Видове разходи, които могат да бъдат прехвърлени само при доказано условие, отбелязвате в кръга, веднага щом доказателството е налице.

Присвояване на разходи

Под „Разходи“ са входящите фактури с причина за съвпадение (разходен център, доставчик, измервателна точка, адрес). „Присвояване“ разпределя фактура към кръг и вид разход, при необходимост на няколко части. Уведомления, собствени услуги и приходи се въвеждат с документ.

Отчитане на измервателни уреди

Под „Измервателни уреди“ въвеждате показанията към края на периода — на мобилен телефон чрез „Отчитане на мобилен телефон“ със снимка — или импортирате файла от измервателната служба. Корекция създава нов ред с причина.

Създаване на изчисление

„Ново изчисление“ отваря асистента. Изберете период и обхват: в Австрия експлоатационни разходи и отоплителни разходи отделно, в Германия общо изчисление.

Проверка и изчисление

В стъпка „Проверка“ натиснете „Изчисли“. Виждате позиции, индивидуални изчисления с разбивка на ДДС и предварителен преглед като PDF. Клик върху блокер води до съответната стъпка.

Финализиране

Собственици или администратори финализират изчислението. То получава номер на документ и след това е непроменимо; грешки се коригират с корекция като нова версия.

Изпращане и въвеждане на получаване

В Австрия публикувате изчислението на експлоатационните разходи и въвеждате датата на публикуване. В Германия въвеждате датата на получаване за всеки наемател — тя определя падежа и срока за възражения.

Осчетоводяване

„Осчетоводяване“ записва доплащанията като предписание и кредитите като кредитно известие по сметката на наемателя. Отворените авансови плащания за периода се отписват в Германия; свободните имоти се показват само.

Нови авансови плащания

В последната стъпка, от резултата се генерират предложения за нови авансови плащания — с писмо и прехвърляне към наема.

Отваряне на предписване

Отворете имота, раздел „Пари / Списък на салда“, и кликнете върху „Предписване“. Изберете месец, имот и какво се предписва. Наемът идва от компонентите на наема, авансите за WEG от определения план за аванси; ако падежът е в събота или официален празник, той се отлага за следващия работен ден.

Проверка на предварителен преглед (сух цикъл)

„Изчисляване на предварителен преглед“ не извършва никакви счетоводни операции. Виждате какво ще бъде осчетоводено, какво е блокирано (с липсващите данни) и какво ще бъде пропуснато. Ако нещо се е променило от предварителния преглед, системата не осчетоводява нищо и изисква нов предварителен преглед.

Осчетоводяване

„Осчетоводяване сега“ присвоява номера на документи и осчетоводява по сметките на наемателите или собствениците; сметка на наемател се създава при първото осчетоводяване. Второ изпълнение за същия месец не осчетоводява нищо двойно. Осчетоводяване могат да извършват собственици, администратори и мениджъри.

Анулиране вместо презаписване

Грешно предписване се отменя с „Анулиране“ чрез насрещна счетоводна операция – то никога не се презаписва; вече погасените суми остават като кредит. Плащанията погасяват съгласно закона: Австрия § 1415/§ 1416 ABGB, Германия §§ 366, 367 BGB. Списъкът на салда в раздел „Пари / Списък на салда“ показва дебит, кредит и салдо за всяка сметка; едно кликване отваря счетоводната книга.

Процес на напомняне

В менюто „Напомняния“ избирате имот и крайна дата. „Предварителен преглед“ изчислява за всяка сметка следващата степен на напомняне със забрани, срокове и лихви; „Създаване на предложения“ създава предложенията за напомняне за преглед.

Лихви за забава и разходи за напомняне

При одобрение избирате дали „Осчетоводяване на лихви за забава до крайната дата“ и „Осчетоводяване на разходи за напомняне“ да бъдат включени. Временни периоди (основният лихвен процент все още не е обявен) не се осчетоводяват; разходи за напомняне само ако са договорени или допустими.

Одобрение и изпращане

„Одобрение“ дава номер на документа на напомнянето – нищо не се изпраща. „Изпращане“ го изпраща „Изпрати по имейл“ като PDF; поща, препоръчана поща или лично предаване извършвате сами и ги отбелязвате с „Отбележи като изпратено“. След това с „Регистриране на получаване“ записвате деня на получаване и при необходимост прилагате доказателство (напр. обратна разписка).

Основание за прекратяване само като известие

Напомнянето показва дали и откога може да съществува основание за прекратяване поради забава на плащане (Германия § 543 BGB, Австрия § 30 MRG). Това е само известие: системата никога не инициира прекратяване – за това решава администрацията.

Създаване на SEPA мандат

Под „SEPA директен дебит“ (също в раздел „Пари / Списък на салда“) избирате имота. Той се нуждае от активна сметка с IBAN и идентификатор на кредитора на титуляра на сметката. „Създаване на мандат“ записва мандата за всяка лична сметка – основен директен дебит (CORE) или фирмен директен дебит (B2B) – със сканиране на подписания мандат.

Създаване на процес на директен дебит

„Нов процес на директен дебит“ включва осчетоводени предписания с начин на плащане директен дебит и активен мандат; „Създаване на процес“ го създава. Ако даден срок вече не е постижим, го премествате с „Пренасрочване“; „Отхвърляне на процес“ освобождава отново предписанията.

Банков файл (pain.008) и подаване

„Създаване на файл“ генерира файла за SEPA директен дебит (pain.008) за изтегляне. Подаването се извършва чрез онлайн банкиране и след това се уведомява с „Докладвай като подадено“.

Извличане от банка (EBICS)

Ако за фирмата е настроена EBICS връзка (Входящи фактури → Настройки → Извличане от банка), банковите извлечения за сметките на имотите пристигат автоматично всеки ден. Те се появяват само в управлението на имоти, никога в корпоративното банкиране – парите на наемателите и собствениците са доверителни средства.

Импортиране на банково извлечение като файл

Без EBICS отваряте „Банково извлечение и входящи плащания“ и с „Импортиране на банково извлечение“ импортирате файла на Вашата банка (CAMT.053 или MT940). IBAN определя сметката на обекта; второ импортиране на същото извлечение не осчетоводява нищо двойно.

Присвояване на плащания

Под „Банково извлечение и входящи плащания“ за всяко плащане има предложение със светофар: референция на плащане, известен IBAN (дори при частично, надплатено или групово плащане) или име на платеца. Ако в предназначението е посочена друга сметка, сметката на IBAN няма да бъде предложена. Автоматично се осчетоводяват само еднозначни плащания – и само ако настройката за автономност го позволява.

Обърнете внимание на бележките

Референция за друг имот, закрита сметка или „Депозит“ по сметката на имота никога няма да бъде осчетоводена като наем – бележката указва какво да се направи (обратен превод или прехвърляне към депозитна сметка).

Плъзнете банково извлечение в AIRIS чата

Можете също да плъзнете файла с извлечението в AIRIS чата. AIRIS го прочита и докладва сметка, период и движения; еднозначните данни се осчетоводяват едва след Вашето „Да, осчетоводяване“, останалото остава под „Банково извлечение и входящи плащания“ за ръчно присвояване. Второ импортиране не осчетоводява нищо двойно. Данните от извлечението (имена, IBAN, основание за плащане) не се предават на никакъв езиков модел.

Предложете превод

Под „Изходящи плащания“ са изброени отворени фактури от доставчици, кредитни салда и депозити от прекратени договори. „Предложение“ създава превод от сметката на имота – все още не се превеждат пари.

Одобрение (четири очи)

Собственици и администратори имат право да одобряват. Над прага на компетентност на договора за управление (без стойност: 1 000 €) трябва да одобрят две различни лица; винаги за плащания към сметка на управлението.

Банков файл или EBICS

„Генериране на банков файл“ създава SEPA файл за превод (pain.001) за всяка сметка на имот. Качете го в банкирането и го отбележете – или го изпратете директно чрез EBICS връзката.

Изпълнение и осчетоводяване

Ако преводът се появи в следващото банково извлечение, той е „изпълнен“. „Осчетоводяване“ записва плащането на разходите, изплащането на кредитното салдо или връщането на депозита. Върнат превод се докладва.

Отваряне на дължими корекции

В раздел „Изчисление“ под „Индексиране на стойността“ (Австрия) или „Индекс и стъпка“ (Германия) са договорите с дължима корекция, с индексна стойност и период на блокиране.

Изчисли

„Изчисли“ създава протокол: стар и нов индекс с източник и версия, промяна, таван, закръгляване и дата на влизане в сила.

Одобрение и писмо

След одобрение от собственици или администратори, писмото е готово като PDF.

Изпращане и получаване

Изпратете писмото и въведете получаването. Ефектът се преизчислява с получаването; в Германия асистентът показва годишното блокиране на индексирания наем.

Прехвърляне

„Прехвърляне“ прекратява досегашната сума и създава новия компонент на наема. Предписанието го използва от следващия период.

Подготовка за увеличение на наема (Германия)

В досието на договора разделът „Увеличения“ отваря асистента „Подготовка за увеличение на наема (§ 558 BGB)“: изходна позиция, период на забрана и изчакване, обосновка с индекс на наемите, експертна оценка или сравними жилища, таван на увеличението, нов наем и проверка. Изчисленията се извършват в системата; всяко число има път на изчисление.

Одобряване, изпращане, регистриране на получаване

Собствениците или администраторите одобряват писмото — референтният номер и състоянието се замразяват. DivineMind не изпраща нищо самостоятелно: изтеглете PDF, изпратете, отбележете изпращането и регистрирайте получаването. Едва след получаването започват сроковете за съгласие и иск.

Отговор и прехвърляне

Регистрирайте съгласие (включително частично или чрез плащане), отказ, иск и съдебно решение. „Прехвърляне към наема“ прекратява предишната сума в деня преди и прилага новата от датата на влизане в сила; надбавките за модернизация са отделен ред.

Модернизация и таван на наемите

Разделът „Модернизация“ на имота води от проекта през обявяването и приключването до увеличението за всеки наемател. В единицата разделът „Наем“ проверява допустимия наем при ново отдаване под наем и създава информацията преди декларацията за договора.

Австрия: Формиране на наем и отчитане на основен наем

В раздел „Наем“ на единицата се създава горната граница съгласно § 16 MRG (референтна стойност или категория) с добавки и удръжки, местоположение, срок и доказателство, като PDF. Увеличение § 45, влизане § 46, § 46a, § 12a и саниране § 16, ал. 10 започват в раздел „Увеличения“ на договора; отчитането на основния наем съгласно § 20 MRG се създава в раздел „Основен наем“ на имота, също като PDF.

Срокове и индекси на наемите

Под „Наем и прехвърляне“ са всички срокове със светофар и индексите на наемите (винаги с източник). Началната страница показва отворени процеси, срокове, възражения и липсващи основи като състоянието на района или нови референтни стойности.

Прехвърляне на данни

Под „Прехвърляне на данни“ изтегляте Excel шаблона, качвате попълнения файл, присвоявате колони и стартирате сухия цикъл. Той не осчетоводява нищо и показва списък с грешки за всеки ред. След съпоставяне на лица и контролни суми, собствениците или администраторите приемат партидата, проверяват я в продукта и фиксират салда.

Отваряне на управлението на етажната собственост

Чрез менюто „Управление на етажната собственост“ или раздела „Етажна собственост“ на имот с жилищна собственост. Отгоре са отворените срокове на всички сгради със светофар, а отдолу са подразделите Преглед, Икономически план, Годишна сметка, Резерв, Събрания, Решения и Управление.

Икономически план или прогноза

Асистентът Ви води през периода, позициите, разпределителните ключове, данните, индивидуалните планове за всяка единица и определянето. След това авансите се предписват чрез паричния поток.

Свикване на събрание

Под „Събрания“ създавате дата, място или онлайн стая и дневен ред. Поканата се записва с начин на доставка и срокове за всеки собственик и се изпраща едва след натискане на бутон. Онлайн участниците влизат през чакалнята на DivineMeet; няма запис. Протокол е възможен само със съгласието на всички присъстващи (вижте „Събрание на живо“).

Гласуване и протокол

В ръководството на събранието записвате присъствието и пълномощията, както и гласовете за всяка точка от дневния ред. Резултатът се определя с метод на изчисление съгласно законодателството на страната. След това следват протокол, подписи и — в Германия — колекция от решения.

Решение по циркулация

Решения без събрание стартирате под „Събрания“ с „Стартиране на циркулация“; гласовете се записват за всеки собственик със срок и се оценяват както на събранието.

Годишна сметка

Под „Годишна сметка“ изчислявате сметката на общността и индивидуалните сметки за всеки собственик, определяте ги, изпращате ги и осчетоводявате допълнителни плащания и кредити по сметката на собственика — всяка стъпка с бутон.

Резерв и управление

„Резерв“ показва състояние, вноски и тегления; там се създава и имущественият отчет (Германия) или сметката за резерви при смяна на управителя (Австрия). Под „Управление“ поддържате назначаване на управител, консултативен съвет, смяна на собственик, данни за доставка и единици за гласуване.

Водене на събрание

В деня на събранието отваряте събранието под „Управление на WEG“ → „Събрания“ и кликвате върху „Водене на събрание“. Ако все още няма онлайн стая, „Създаване на онлайн стая“ я създава; „Отваряне като домакин“ стартира DivineMeet, „Копиране на линк за собственици“ предоставя линка за онлайн участие.

Присвояване на гости от Meet към единицата

Собствениците влизат през чакалнята. След допускане, Вие като председател проверявате самоличността, избирате притежателя на глас и кликвате „Самоличността е проверена – присвояване“. Едва след това гостът може да гласува; за чужди притежатели на глас гласуването е блокирано.

Гласуване на живо

За всяка точка от дневния ред „Отваряне на гласуване“ стартира гласуването. Онлайн гласуват гостите на Meet и самата клиентска папка; гласовете в стаята се записват в картата за гласуване. Постоянно виждате подадени гласове, присъствие, онлайн участие и кворум.

Записване на резултата

В Германия „Затваряне, обявяване и вписване в сборника с решения“ приключва точката и вписва решението директно в сборника с решения. В Австрия „Затваряне и записване на резултата“ записва резултата; след това следват обявяване в сградата и изпращане (§ 24, ал. 5 WEG 2002), от които тече срокът за обжалване. Записване могат да извършват собственици и администратори.

Протокол само със съгласието на всички

Под „Транскрипт за протокола“ с „Включване на транскрипт“ включвате протокол – той работи само докато всички присъстващи са дали съгласие. Ако някой се присъедини без съгласие, той спира незабавно. Няма запис. Протоколът се пише от администрацията; резултатите винаги идват от преброяването.

DATEV/BMD експорт за всеки имот

В „DATEV/BMD експорт“ избирате имот, сметка и период (една календарна година). Предварителният преглед показва всички счетоводни записвания с дебит, кредит и бележки; „Изтегляне на експорт“ предоставя ZIP файл с партида записвания, аналитични сметки и съпоставка на сметките и го архивира с контролна сума. Експортът е отделен клиент за данъчния консултант на собственика – наемите и таксите за поддръжка никога не се появяват в експорта за данъчния консултант на Вашата фирма.

Сметкоплан и съпоставка на сметките

В раздел „Настройки“ дефинирате формата (DATEV или BMD), сметкоплана, номера на консултанта и номера на клиента. Сметките са предложения от сметкоплана; всяка категория може да бъде променена към отделна сметка – моля, съгласувайте с данъчния консултант.

Отчет за собственик

В „Отчет за собственик“ избирате договора за управление (управление на наеми или на индивидуална етажна собственост) и месеца. Предварителният преглед показва получените наеми, платените разходи респ. такси за поддръжка, възнаграждението за управление съгласно договора, фонда за ремонти, салдото и предложението за изплащане. „Създаване като чернова“, след това „Фиксиране“ – след това отчетът е окончателен и се архивира като PDF.

Изпращане и изплащане

Изпратете отчета по имейл или го предоставете в клиентския портал на собственика. „Възлагане на изплащане“ създава превод от сметката на обекта в изходящите плащания; одобрението, принципът на четирите очи и банковият файл се обработват там.

Електронна фактура за наемни известия

В „Електронна фактура“ са изброени всички осчетоводени известия с ДДС и дали електронната фактура е задължителна (Германия: § 14 UStG с преходни периоди; Австрия: доброволно със съгласие). „Проверка“ показва липсващи данни, „Изтегляне“ генерира XRechnung, ZUGFeRD или ebInterface и архивира оригинала.

Месечна информация за потреблението (§ 6a HeizkostenV)

При дистанционно отчитани измервателни уреди импортирате месечните стойности от фирмата за дялово разпределение чрез импорта на отчитания. В „Информация за потреблението“ виждате потреблението в kWh за всеки потребител спрямо предходния месец, същия месец на предходната година и средния потребител. „Създаване“ фиксира стойностите, „Изпращане“ ги изпраща по имейл или ги предоставя в клиентския портал. Липсващите стойности се посочват изрично, никога не се прогнозират.

Стартиране на деня за отчитане

В „Ден за отчитане“ избирате имот, година и обхват (експлоатационни разходи, разходи за отопление или и двете). Алтернативно кажете на AIRIS „Направи годишното изравняване за 2025 г. за L-003“ – асистентът и разговорът споделят същото междинно състояние.

Фактури от пощенската кутия

„Прочети пощенската кутия“ препраща имейли с прикачени фактури към разпознаването на документи на DivineFinance. Ако се разпознае номер на имот или адрес, фактурата получава разходния център на имота. „Приемане на недвусмислените като разходни документи“ създава документите; фактури без ясен вид разход разпределяте сами в отчета. Имейли от наематели и собственици никога не се четат.

Изискване на липсващи показания

Ако липсва показание в края на периода, „Изискване от наемателите“ моли настоящите ползватели за показания: в клиентското досие (пуш и известие) или по имейл, иначе като писмо за печат. Наемателката подава в клиентското досие под „Подаване на показания“; Вие приемате показанията както обикновено под „От клиентското досие“.

Чернова и протокол за проверка

„Изчисляване на чернова“ използва калкулатора на сградното управление. „Проверка“ записва протокол със светофар: блокиращи грешки, позиции без документ, неприети фактури, липсващи показания, сравнение с предходната година по вид разход (от 20 % и 100 €), необичайни доплащания и срок. Протоколът е наличен като PDF; той съответства само на черновата, с която е проверен.

Одобрение и изпращане

Без червена точка собственици или администратори одобряват: Отчетът се финализира (Австрия: обявяване чрез поставяне [Legung] днес) и се изпраща в клиентското досие или по имейл. Получателите с начин на доставка по пощата се показват за печат. AIRIS изпраща само след Ваше изрично одобрение.

Наемателят пита, AIRIS обяснява

В клиентското досие наемателката може да задава въпроси за отчета си, например „Защо доплащането ми е толкова високо?“. AIRIS отговаря само от изчислителния протокол на този конкретен отчет (дял, авансови вноски, най-големи пера, предходна година), показва документите за нейните позиции и посочва срока за възражения с правно основание. AIRIS не смята: Всяко число от отговора се сверява с протокола, AIRIS не знае данни на други наематели.

Въвеждане на предизвестие

В „Смяна на наемател“ → „Нова смяна на наемател“ изберете имот и обект и въведете кой е подал предизвестие, кога е получено и в каква форма (със сканиран документ). Краят на договора се изчислява автоматично с формули и правно основание: Германия § 573c BGB (3-ти работен ден, срокове за наемодателя след 5 и 8 години, писмена форма § 568 BGB), Австрия § 560 ZPO и § 33 MRG. Предизвестие по имейл се маркира като невалидно по форма. „Вписване на край на договора в наемния договор“ задава датата само след Ваше кликване.

Предаване

„Създаване на приемо-предавателен протокол за връщане“ отваря познатия протокол: помещения, дефекти със снимки, показания на измервателни уреди, ключове и подписи на двете страни. Показанията на уредите преминават директно в разпределението при приключване.

Обява и кандидати

Обявата се създава в брокерския модул, свързана с обекта. След публикуване тя получава линк; запитванията постъпват като контакти в CRM и чрез „Прехвърляне на запитвания от обявата“ стават кандидати. За всеки кандидат въвеждате оглед и въпросник (самооценка) – само допустими въпроси, съобразени с етапа на процеса.

Съгласие и кредитен рейтинг

Преди проверката на кредитоспособността кандидатът дава съгласие (текст с контролна сума, подпис на екран, на хартия или по имейл; оттегляне по всяко време). За справка от KSV1870 (Австрия) респ. SCHUFA (Германия) е необходим договор с доставчика – дотогава в демо компаниите тя работи в тестов режим, ясно обозначена като „не е реална справка“. Без договор: качете предоставената от кандидата справка и въведете резултата. Запазва се само светофарният статус; при отказ данните се анонимизират след изтичане на срока.

Договор за наем с подпис

След одобрение договорът се генерира от шаблона с Вашите суми; депозитът се проверява от DivineMind спрямо максимално допустимия размер (§ 551 BGB). Безсрочният договор е без изискване за специална форма: наемателят подписва на екран или чрез линк на телефон, управлението също подписва. Ако договорът изисква писмена форма (срочен, продължителен отказ от предизвестие), е допустима само хартия със саморъчен подпис или квалифициран електронен подпис (QES). „Приключване на договора“ създава новото наемно правоотношение.

Депозит и нанасяне

Депозитът се вписва към новия договор – като парична сума само по отделна сметка за депозит на имота, отделена от сметката на обекта. При нанасяне: приемо-предавателен протокол за нанасяне с показания на измервателни уреди, „Изчисляване на предварителен преглед“ и „Осчетоводяване на първоначално начисление“ за първия месец (това създава партидата на наемателя) и „Подаване на смяна на ползвател“ като ARGE файл за фирмата за отчитане. Когато всички стъпки са завършени, приключвате смяната на наемател. AIRIS знае статуса по всяко време.

Въвеждане на фирма за отчитане

В „Фирма за отчитане“ изберете за всеки имот доставчика, формата за обмен на данни (ARGE-HeiWaKo 3.10 или файл с отчети), както и Вашия клиентски номер и номер на имота при фирмата за отчитане.

Импортиране на файлове

Качете файла от фирмата за отчитане и стартирайте тестовия режим. ARGE файлове: показанията на измервателните уреди се записват в отчетите, а резултатите от изравнителната сметка за всеки ползвател се запазват за контролна проверка. Файловете с отчети (CSV/Excel) се разпознават по имената на колоните – ще видите съпоставянето преди прилагане. Без договор профилите на доставчиците не са проверени спрямо оригинални файлове.

Подаване на смяна на ползвател

„Изтегляне“ респ. „Създаване и архивиране в досието“ генерира ARGE файла с всички ползватели и периоди на обитаване за отчетния период, включително периодите на необитаемост. При стартиране от процеса по смяна на наемател опцията „Подаване на смяна на ползвател“ подава данни само за съответното жилище.

Дистанционно отчитане

Собствениците и администраторите активират интерфейса: радио гейтуей или фирмата за отчитане изпраща показанията на измервателните уреди с ключа към DivineMind; те преминават през същата проверка като всеки импорт. Ключът се показва само веднъж.

Раздели „Експлоатация“ и „Офис“

В имота раздел „Експлоатация“ обединява щети, поръчки, „Съоръжения и проверки“ и срокове на сградата, раздел „Офис“ – циркулярни писма, доставчици на услуги, списък на наематели и ключове. През всички имоти достигате същите списъци от „Имот и офис“.

Доклад за щети от имейл

Под „Щети и съобщения“ блокът „От телефон и имейл“ показва доклади за щети от имейли до Вашата свързана пощенска кутия. Подателят се разпознава чрез Вашата база данни с контакти и се присвоява към правилната единица; ако съвпада само името, не се прави предположение – Вие присвоявате сами. Създава се според Вашата настройка за автономност или с „Създаване като съобщение“; по желание подателят получава потвърждение за получаване.

Майстори: оферти и възлагане

Под „Поръчки“ стартира „Възлагане на поръчка“ – от щета или директно. „Запитване до доставчици на услуги“ и „Изпращане на запитвания“ събират оферти, „Записване на оферта“ ги въвежда; сравнението показва разликата до най-изгодната. Над Вашия лимит втората страна одобрява („Одобри това състояние“), след което следва „Възлагане“. Под „Данни за майстора“ определяте какво ще бъде предадено. След „Записване на приемане“ регистърът на сроковете въвежда гаранцията.

Задължения за проверка на съоръженията

Под „Съоръжения и проверки“ записвате асансьор, отопление, детектори за дим и други съоръжения. Системата изчислява датите за проверка съгласно закон, норма и договор – с източник: задължението за детектори за дим и отговорността за всички 16 германски и 9 австрийски провинции, асансьорът за всички австрийски провинции. Ако за дадена провинция няма правило, там стои „не е въведено“ вместо измислен срок. Законово задължение за проверка се изключва само с причина.

Регистър на сроковете

„Проверки и срокове“ показва „Дължими проверки“ и „Срокове“ с етикет Закон, Договор, Норма или Настройка на Вашата администрация. Всеки срок има отговорно лице; ако под „Настройки“ е включено „Срокове допълнително като среща в календара“, той е и в календара. „Синхронизиране сега“ актуализира регистъра; срок се отхвърля само с обосновка.

Празници на място

Сроковете и времената за реакция отчитат официалните празници за всяка федерална провинция и община. Кои са валидни, можете да видите в раздел „Преглед“ на имота под „Празници на място“. Ако общината липсва, засегнат срок е „неопределен“.

Протокол за предаване

„Ново предаване“ → „Създаване и стартиране“ отваря протокола за предаване; помещения, броячи и ключове се попълват предварително от единицата и последния протокол. Недостатъци със снимки и подписите на двете страни след това са в PDF.

Циркулярни писма и обяви

В раздел „Офис“ под „Циркулярни писма“ кликвате „Напиши циркулярно писмо“, избирате ролите под „До кого?“ и „Определи получатели“. „Проверка“ показва какво трябва да се промени; след „Одобрение“ се създават писмо за всеки получател, серийно писмо и обява като PDF. Имейлите се изпращат индивидуално за всеки получател, пощата се отпечатва като серийно писмо. Прекратявания и други декларации, изискващи писмена форма, не се изпращат като циркулярни писма.

Списък на наематели

В раздел „Офис“ „Списък на наематели“ показва огледалото на наемателите на имота – „Изтегли като Excel“ или „Изтегли като PDF“.

Отваряне на каталога на правилата

В менюто „Каталог на правилата“ са всички правила, по които DivineMind класифицира и изчислява. Филтрирайте по Австрия или Германия, по закон и по вид.

Проследяване на правило

Всяко правило показва условие, резултат, източник, източник със състояние на източника, валидност и неговите тестови случаи. Заменените версии остават видими; отворените въпроси към адвоката са маркирани.