Гастро и Хотелиерство

• MHD / FEFO: Наличност, сортирана по срок на годност — отписване или пренареждане от AIRIS.
• HACCP самоконтрол: Въвеждане на температури за хладилник/фризер; отклоненията се докладват незабавно в червено.
• Отчитане на присъствие и дневник на смените: Служителите се отчитат по станция — реално проследяване на времето.
• Отбелязване на място: Под Отчитане на време собственици, администратори и мениджъри включват правилото „Отбелязване само на място“ за всеки обект в картата и задават „Радиус в метри“. Тогава отбелязването е възможно само ако телефонът е в рамките на радиуса — в приложението и в мрежата.

• Книга за резервации: Дневен изглед с времева линия под Книга за резервации — Маси × Час, клик върху свободно поле създава резервация (лица, продължителност, маса автоматично или фиксирано).
• Маси и зони: под „Управление на маси“ създавате маси с места и ги присвоявате директно към зона (напр. основна зала или тераса) — нови зони създавате в същия диалогов прозорец.
• Желания на гостите и алергии: реални полета към резервацията и CRM контакта — бележките за алергии се показват в червено в дневния изглед и се прехвърлят автоматично за редовни гости.
• Потвърждение до госта: Потвърждение по WhatsApp директно от резервационната книга все още не е налично (то ще бъде налично след одобрение от Meta) — Вашият екип изпраща потвърждението сам.
• Телефонна резервация: Приемете обаждането и въведете резервацията в резервационната книга. Приемането на телефонни обаждания от AI в момента не е активирано.

• В Събития въвеждате повод, дата, брой гости, зала/маси, меню от артикулите в касата (цена на човек), пакет напитки, график и алергии.
• „Създаване на оферта“ генерира офертата като премиум PDF през стандартната функция. След приемане „Потвърждаване“ блокира масите в книгата за резервации — при застъпване се показва съобщение и нищо не се записва.
• След това: фактура за аванс (напр. 30%, с разбивка по данъчни ставки) и крайна фактура с реалния брой гости — авансът се приспада автоматично. Банкетният лист (PDF) е за кухнята и сервиза.
• Кухнята и екипът получават напомняне 2 дни предварително и в самия ден в 08:00 ч. (местно време) с брой гости, меню и алергии.

• В Пекарна → „Настройка“ определяте кой обект е пекарната, кои обекти поръчват, до кога (краен час за поръчки за следващия ден, местно време на обекта Ви) и по кой маршрут се доставят. За всеки артикул задавате тесто, фурна, време за печене и размер на тавата.
• Поръчка от филиал: Всеки филиал вижда сутрин предварително попълнено предложение за поръчка и го изпраща до крайния час за поръчки — на касата в „Филиал“ или в уеб в „Поръчки от филиали“. След това само пекарната/ръководството може да прави промени; тези корекции се маркират.
• Производствен лист: сумата от всички изпратени поръчки от филиали плюс предварителни поръчки, групирани по тесто, фурна и време за печене, с тави — също и като PDF. „Отчитане като изпечено“ завежда стоката в склада на пекарната.
• Доставка: „Тръгване“ генерира стокова разписка за всеки филиал (складово преместване); филиалът потвърждава получаването и въвежда отклонения с причина.
• Връщания вечер: за всеки артикул какво е останало и къде отива (бракуване, социален супермаркет, Too Good To Go, персонал, връщане в пекарната) и кога даден артикул е бил изчерпан. От това се формира процентът на брак/връщане по филиал, артикул и ден.
• Прогноза: предложението изчислява прозрачно и проследимо — еднакви дни от седмицата, тренд, време, празници, час на изчерпване и буфер за сигурност от Вашия марж. „Как е изчислено“ показва всяка стъпка; прегледът сравнява прогнозата и факта. AIRIS може да изпраща автоматично само ако го разрешите от бутона за автономия.
• Предварително зададени настройки за всеки обект: В раздела „Прогноза“ под „Предварително зададени настройки за предложение за поръчка“ избирате между „балансирано“ (възможно най-малко връщания, без да сте разпродадени по-често) и „икономично“ (още по-малко връщания, но по-често разпродадени). Под това е посочено какви биха били връщанията и разпродадените артикули при другите предварително зададени настройки за същия период. Същият избор ще намерите в „Настройки“ в колоната „Предложение“; той е валиден от следващото предложение за поръчка за този обект.
• Предварителни поръчки: торти и плата с час за вземане, филиал и клиент от CRM; капарото е стандартна фактура за авансово плащане. Количеството се показва в производствения лист в деня на вземане, екипът получава напомняне в 07:00 ч.

• Във всяко досие на контакт има раздел „Защита на данните“: справка по чл. 15 като PDF и пълно копие на данните по чл. 20 като JSON файл — с резервации, обаждания, имейли, бележки и съгласия.
• Заявките се регистрират с входяща дата и срок (1 месец); собствениците и администраторите получават напомняне 7 дни преди изтичането му.
• Изтриване по чл. 17: първо се прави пробно изпълнение, показващо какво се изтрива, анонимизира или запазва поради законов срок. Фактурите и касовите бележки остават непроменени (псевдонимизирани); само собственици и администратори могат да изпълняват действието, а протоколът за изтриване е в PDF.

• Експорт на одит: под HACCP-контролни списъци в раздел „История“ изтеглете пълната история на контролните списъци като CSV или PDF за надзора на храните (периодът може да бъде избран, отклоненията са маркирани).
• Свързване на хладилни устройства: точките за проверка на температурата могат да бъдат присвоени на устройства, поддържани под Хладилни единици — името на устройството се появява при въвеждане, в историята и в експорта на одита.
• Забравени проверки: Всяка сутрин в 07:00 часа системата проверява кои контролни списъци са отворени или просрочени. Отговорните лица получават задача с броя на отворените и просрочени проверки и известие в камбанката — не е необходимо да включвате нищо за това.

• И двете менюта отварят готов шаблон в редактора на работни процеси — все още нищо не работи. Проверете името, задействането и стъпките, запазете с „Запазване“ и след това активирайте работния процес. С „Тестване“ можете да го изпробвате предварително (запазете преди това).
• Работен процес за неявяване (Gastro › Работен процес за неявяване): Задействане „ръчно“ за контакт, т.е. госта. Стъпка 1 му изпраща любезно напомняне за днешната резервация с молба за кратко потвърждение (текст от AI), стъпка 2 изчаква един ден, стъпка 3 Ви уведомява „Проверете неявяването и при необходимост предприемете последващи действия“.
• Поръчки (Gastro › Поръчки): Шаблон „Задействане на повторна поръчка“ със седмичен график в понеделник сутрин (може да се променя в задействането). Той уведомява „Проверете нуждата от поръчка — артикули под минимално количество“ и създава задача „Задействане на поръчка към доставчик“, дължима на следващия ден. Самата поръчка не се генерира — това се прави от ежедневното предложение за поръчка в склада (вижте по-долу).
• Имейлите до гостите се изпращат толкова самостоятелно, колкото позволява Вашият бутон за автономност за автоматизации — в противен случай имейлът чака Вашето одобрение. Изпълнените процеси можете да видите под Автоматизация › Изпълнения.

• В AIRIS чата: Изпратете фактура като снимка или PDF, AIRIS пита „Искате ли да осчетоводя това в склада?“. Дали AIRIS осчетоводява директно или чака Вашето одобрение, се определя от Вашия бутон за автономност за склада.
• Ежедневно предложение за поръчка: Под Автоматична пренареждане системата проверява активните правила за повторна поръчка всяка сутрин и създава проект на поръчка за всеки доставчик; собственик, администратор и мениджър се уведомяват. „Проверете сега“ стартира проверката незабавно. Изтекли партиди не се броят като наличност. Дали проектът само се предлага, представя се за одобрение или се изпраща директно на доставчика, решава бутонът за автономност.

Правилата за повторна поръчка, поръчките и FEFO са подробно описани в глава Склад и наличност.

Настройка, план на масите, касиране, кухненски екран и принтер са подробно описани в глава DivinePOS — Касова система. Тук е описано какво се добавя в ежедневието на ресторанта.

• Няколко обекта: Ако притежавате няколко фирми с каси, след влизане в pos.divinemind.ai/firmenwahl изберете фирмата. Изборът се запазва; можете да сменяте по всяко време в бек-офиса чрез менюто на профила → „Смяна на фирма“. Активираната каса на всяка фирма запаметява устройството — при връщане е достатъчен ПИН кодът.
• Бакшиш: В диалоговия прозорец за плащане под „Бакшиш“ изберете „Няма“, „Закръгляне“ или „Собствена сума“ — също и при „Разделено плащане“ (в брой и с карта). Бакшишът не е оборот и не е включен в подписаната сума. Под Отчети „Оборот на сервитьор“ показва оборот и бакшиш на човек; Z-бонът показва бакшиша на сервитьор, с „от които безкасово, за изплащане“. Как изплащате безкасовия бакшиш (в брой от касата или чрез ведомост за заплати), решавате Вие — той не се осчетоводява автоматично.
• Отворена сметка на бара: Каса → бутон „Сметка“, търсене на сметка и плащане в брой или с карта. Сумата идва от сметката, генерира се подписан касов бон, след което сметката е платена. В Z-бона плащането е в отделен блок „Плащания по сметки“ и не се брои втори път като оборот.
• Индикация за готовност за вземане: В кухненския екран бутонът „Вземане“ отваря клиентския екран за дисплей на бара — „В процес на приготвяне“ и „Готово за вземане“ с номер за вземане, за вкъщи и на бара. Ако кухнята съобщи, че поръчка е готова, номерът преминава на „Готово за вземане“.
• Дневен отчет: Z-бонът се генерира автоматично всяка сутрин в 05:00 часа местно време на Вашия обект за изминалия работен ден — с оборот по данъчна ставка и вид плащане и бакшиш на сервитьор. Можете да задействате ръчно приключване; нито една поръчка няма да бъде отчетена два пъти.

• Съкращенията се появяват на плочката на касата, на кухненския бон и на кухненския екран. На клиентската разписка, на екстрите и на онлайн менюто няма алергени — за това е картата с алергени.
• Марж на ястие: Под Отчети → раздел „Марж на ястие“ касата изчислява нетната стойност от рецептата и последната покупна цена — с разход за стоки и процент на разходите за храна за всяко ястие. Ако на някоя съставка липсва покупна цена, това е посочено при ястието, вместо да се измисля число. Рецептите се поддържат под Склад › Присвояване.

• Ваучери за стойност: На касата бутон „Ваучер“ → „Продажба“ или „Проверка на остатъчна стойност“. Кодът е с QR на разписката и може да бъде използван във всеки обект, също и на няколко стъпки — в диалоговия прозорец за плащане под „Използвай ваучер“. Продадени и отворени ваучери можете да видите в бек-офиса в раздела „Ваучери“.
• В раздела „Отчет“ виждате членове, печати, награди и ваучери за всеки обект. Реклама чрез SMS или WhatsApp до притежатели на карти само ако гостът е дал отделно съгласие за това.

• Страница „Касов апарат (RKSV)“ в бек-офиса на касата под Настройки: Статус на всеки касов апарат, данните за FinanzOnline, списъкът с разписки, „DEP-Export“ и „Проверка на веригата“. Проверката контролира подписи, номера на разписки, свързване, броячи на обороти, начална разписка, откази и QR кодове. Всеки касов апарат има своя собствена верига за подписване.
• Нулеви, месечни, годишни и заключителни разписки създавате на същата страница. Заключителната разписка окончателно извежда касовия апарат от експлоатация — това не може да бъде отменено.
• Отказ на подписващото устройство: Касата продължава да работи; разписките носят бележката „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“. Когато устройството отново е налично, се генерира подписана сборна разписка за отказа. На демонстрационна каса можете да покажете това с „Ausfall vorführen“.
• Продължаване на касиране без интернет — също и в браузъра: Ако касата показва „Offline bereit“, тя продължава да работи при прекъсване на мрежата, дори след презареждане на страницата. Поръчките и плащанията попадат в „Offline-Warteschlange“ на това устройство; гостът получава заместваща разписка без QR („KASSENAUSFALL / WIRD NACHERFASST – ERSATZBELEG“).
• Когато мрежата се възстанови, операциите се подават последователно по реда на въвеждане — никога двойно — и се подписват с бележката „Nacherfassung“ и действителното време на продажба. С „Signierten Beleg für den Gast drucken“ гостът получава своята подписана разписка след това. Ако устройството няма принтер, касата съобщава, че поръчката трябва да бъде предадена устно на кухнята — кухненският бон не се препечатва.

• Работа с обекти: Каси, цени (в бек-офиса на касата под Продукти, Асортимент за всеки обект) и касова книга се водят за всеки обект. „Ketten-Cockpit“ в бек-офиса на касата сравнява обектите, включително лоялността на клиентите.
• Касова книга (Gastro & Hotel › Касова книга): Парите в брой от дневния отчет автоматично попадат в касовата книга на обекта, с проверена хеш верига.
• DATEV: Под Данъчен консултант експортирате DATEV-счетоводния пакет като CSV файл — с касовия оборот, в Австрия в сметкоплан SKR07, в Германия SKR03 или SKR04. Оборотът от карти на касата се осчетоводява като паричен транзит. Това е файл, а не интерфейс.

• AIRIS отговаря въз основа на Вашите собствени данни, например: „Колко оборот и бакшиш има всеки сервитьор днес?“, „Кой е на смяна днес?“, „Кои ястия са без глутен?“ или „Колко кроасана трябва да поръча обектът утре?“ — с начин на изчисление.
• AIRIS може да действа (поръчва, осчетоводява, изпраща) само дотолкова, доколкото позволява Вашият бутон за автономност.

Всички инструменти по отрасли са в глава Възможности на AIRIS по браншове — всички инструменти.

• Lieferant anlegen: Ръчно въвеждане на доставчици на храни под Доставчици.
• Mitarbeiter anlegen: без имейл → AIRIS-PIN, с който служителят влиза в приложението.
• Krankmeldung: Подаване на заявка за отсъствие (болест) — появява се веднага в списъка на екипа.
• Одобряване на заявки за поръчка: Преглеждайте и одобрявайте заявките за поръчка на служители под Запитвания за поръчки — и ги изпращайте директно като имейл до доставчика с бутона „Bestellung senden“ (статусът автоматично става „поръчано“).