ВиК и ОВК: Аварийни услуги, планов график, поддръжка, протоколи, хладилни агенти

• Сервиз & SHK › Задачи: всички задачи за спешни случаи, ремонт и поддръжка с вид работа, място и пощенски код, спешност, срок, техник, инсталация и статус. Филтри „Днес“, „Тази седмица“, „Отворени“, „Изпълнени“, „Само мои“ и „Без техник“; търсенето намира място, пощенски код, клиент и вид работа. „Срокът е изтекъл“ и „Спешен случай отворен“ са маркирани с цвят.
• Едно кликване отваря задачата: Клиент и място на задачата, инсталация с „Досега на тази инсталация“, дата и техник („Промяна на място на задачата / дата“), статус на алармата за спешен случай, „Докладване, че съм на път“ и „Информиране на клиента“, сервизният доклад и под „Доклад & Фактура“ фактурата. Историята показва кой какво е променил по задачата и кога.

Спешно назначение алармира дежурния според графика за дежурства (вижте по-горе). Който натисне „Поемам“, веднага се записва като техник към назначението и на своя ред в графика.

• Уведомяване на клиента: Техникът отбелязва в приложението AIRIS „На път съм“ с пристигане след ок. 15–60 минути. Клиентът получава имейл „Вашият техник е на път — очаквано пристигане ок. …“ (часът е в часовата зона на Вашата фирма). Дали съобщението се изпраща автоматично, зависи от Вашата настройка за автономност; в противен случай техникът или офисът натиска „Информирай клиента сега“.
• По време на работа техникът вижда какво е правено и монтирано по инсталацията последно, както и кои подходящи части са налични в неговия сервизен автомобил. При търсене на материали до всеки артикул се показва наличността в автомобила.
• Надбавка за дежурство: В Посещения › Надбавка за дежурство задавате ценовото си правило — процент върху труда или фиксирана такса, нощен интервал, събота от, недели и официални празници. Фактурата от сервизния отчет автоматично добавя отделна позиция; меродавно е началото на посещението (поемане или „на път“).
• Сутрин в дневния бюлетин се показва всяко нощно повикване: кога е получено, кой го е поел, кога е завършено, кой е отчетът — и фактурата, която чака Вашето одобрение като чернова.

• Техникът работи днес в уеб приложението airis.divinemind.ai/app: „Моите задачи днес“ показва неговите задачи за деня. В задачата той вижда инсталацията с „Досега на тази инсталация“ (последни доклади и вградени материали) и под „В собствен автомобил“ подходящите части от неговия автомобилен склад. Оттам той докладва „Аз съм на път“, пише сервизния доклад и дава за подпис.
• Сервизен автомобил във автопарка: Създаване на автомобил с регистрационен номер и шофьор; прегледът показва следващия преглед по §57a (Австрия) или HU (Германия) и маркира автомобили, при които той е скоро предстоящ. Материалите в автомобила управлявате под Склад в превозно средство.

В Табло за планиране на задачи виждате Вашите техници като редове, а деня или седмицата като колони. Заявки от телефонни обаждания, хелпдеска и предстоящи поддръжки се плъзгат към даден техник и час — техникът получава поръчката веднага в приложението.

• Цветове: Синьо – планирано, Жълто – на път/на адрес (отчетено от техника в приложението), Лилаво – чакащо, Зелено – завършено, Червено – аварийна услуга. Прекъснатата червена рамка означава конфликт, а прекъснатата жълта – известие.
• Конфликти: одобрено или заявено отсъствие, две задачи по едно и също време, събитие в календара, ПК извън района, задача извън работното време без дежурство и твърде кратка почивка след нощно дежурство (правило според държавата на Вашата фирма, с източник и актуалност).
• Сертификат: Ако на техника му липсва необходимото разрешително или то е изтекло (напр. разрешително за газ), графикът не позволява разпределянето. Други червени конфликти можете съзнателно да потвърдите; това се записва в историята на задачата.
• Планиране на профилактика: Плъзгането на дължима профилактика върху таблото създава задачата със съоръжението и клиента и затваря отвореното напомняне към клиента, за да не се дублира часът.
• Без мишка: Докоснете картата, изберете техник, дата, час и продължителност, Запазване. Право да планира има ръководството (собственик, админ, мениджър); служителите виждат таблото.
• Време за почивка след нощна смяна: Ако таблото планира някого твърде рано след задача извън работно време, се появява съобщение с правилото на Вашата страна — Австрия 11 часа (AZG § 12), в противен случай в ЕС 11 часа (Директива за работното време 2003/88/ЕО Чл. 3), всеки път с източник и дата. Това е указание, а не правен съвет; колективният трудов договор и фирменото споразумение имат предимство.

• Фактурите се издават от офиса с правото „Писане на финанси“; монтажникът не вижда бутона.
• За частни клиенти в Германия фактурата посочва разходите за труд с включен ДДС за § 35a EStG; клиентите в Австрия не получават тази разбивка.
• В дневния бюлетин са включени дежурствата от нощта, фактурата, чакаща Вашето одобрение, и предстоящите поддръжки с връзка към инсталацията.

В Инсталации ще видите всички инсталации на Вашите клиенти и предстоящите поддръжки. Няколко седмици преди падежа клиентът получава напомняне с три свободни дати от графиците на Вашите техници в района; избраната дата веднага става задача.

• Напомняне: AIRIS изпраща само ако бутонът за автономност на агента на Helpdesk го позволява — в противен случай то попада за одобрение. С „Напомняне на клиента“ изпращате сами, „Проверка сега“ стартира процеса веднага.
• Приключване: Техникът приключва сервизния отчет — с това поддръжката е регистрирана (кой, кога) и следващата дата се измества с интервала.
• Договор за поддръжка: „Създаване на договор“ превръща договорната цена на инсталацията в абонаментна фактура (годишна, тримесечна или месечна).
• Импорт: Прехвърляне на инсталации и договори чрез CSV — първо проверете, след това импортирайте; съществуващи инсталации никога не се презаписват.
• CSV импорт стъпка по стъпка: Инсталации › Раздел „Импорт“ › Изберете файл › „Проверка“ показва ред по ред какво ще бъде прието и какво липсва — едва „… импортиране на инсталации“ записва. Съществуващи инсталации никога не се презаписват.
• Договор за поддръжка: В списъка с инсталации или при инсталацията „Създаване на договор“ — от цената на договора възниква абонаментна фактура („Договор за поддръжка създаден — абонаментна фактура … € от …“), която можете да видите и промените под Периодични. Инсталации с договор носят „С договор за поддръжка“.
• AIRIS отговаря на „Кои поддръжки предстоят?“, изброява инсталации и записва извършена поддръжка с гласова команда — включително като монтажник в AIRIS чата на уеб приложението.

В QR на инсталации печатате стикери за Вашите съоръжения — по 24 или 10 на лист А4, включително от определена позиция при вече използвани листи. По време на посещение „Печат на QR стикер“ отпечатва стикера точно за това съоръжение.

• Вашият клиент сканира стикера на съоръжението. Страницата показва само името на Вашата фирма и типа на съоръжението — без имена, без адрес, без модел на устройството.
• „Докладване на повреда“ веднага създава сервизно посещение за правилното съоръжение (клиентът и адресът се вземат от Вашата база данни). Ако заявката е спешна и аварийният сигнал е активен, дежурният екип се известява. Втори сигнал за същото съоръжение допълва отвореното посещение.
• „Заявяване на профилактика“ показва свободни часове от цикъла за профилактика; избраният час става сервизно посещение с техник и дата. В „Заявки чрез стикер“ виждате всички сигнали; „Нов код“ анулира изгубени или стари стикери.

• Създаване на страница за резервации: Календар › Страници за резервации › „Нова страница за резервации“, напр. „Поддръжка на бойлер“ с 60 минути, буфер и Вашите часове. Клиентът резервира без профил и вижда само свободните часове.
• Напомнянето за циклична поддръжка съдържа връзка към страницата за резервации. Коя страница да бъде свързана, задавате в Инсталации › „Настройки“ › „Страница за резервации във връзката“; „Автоматично“ избира страницата с „Поддръжка“ в името.
• В същия раздел задавате колко „седмици преди падежа“ да се изпраща напомняне. Чрез QR стикера клиентът резервира директно с „Резервиране на поддръжка“.

В Протоколи от тестове — или директно в сервизното посещение и сервизния отчет — създавате протоколи за изпитване с измерени стойности. Всяка измерена стойност има мерна единица и гранична стойност; светофарът показва веднага дали всичко е наред (зелено), в гранична зона (жълто) или неизправно (червено).

• Шаблони: Газоплътност (AT/DE), инспекция на отопление за Виена, Долна Австрия, Горна Австрия и Щирия, поддръжка на отопление DE, проверка на термопомпи § 60a GEG, пускане в експлоатация, питейна вода и UK Gas Safety Record (CP12). Настройва се това, което отговаря на държавата на Вашата фирма.
• Всеки шаблон посочва правно основание и актуалност на източника, но не и пълен текст на стандарта. Граничните стойности са предложения — можете да ги коригирате в списъците за проверка; приключен протокол запазва тогавашните стойности.
• Приключване: Подпис на проверяващия (задължителен) и по желание на клиента. PDF файлът във фирмен дизайн се запазва защитено и се изпраща като връзка до клиента; следващата инспекция се определя спрямо зададения интервал.
• На мобилен телефон: В приложението AIRIS техникът попълва протокола по време на посещението — същите полета, същият светофар.

В Хладилни агенти — или директно от сервизния адрес — въвеждате един или повече хладилни кръга за всяка инсталация: хладилен агент, заредено количество в kg, GWP и оттам тоновете CO₂ еквивалент. Интервалът за проверка се изчислява автоматично според държавата на Вашата фирма.

• ЕС/ЕИП (VO (EU) 2024/573): от 5 t CO₂e на всеки 12 месеца, от 50 t на всеки 6, от 500 t на всеки 3 месеца — с автоматична система за откриване на течове периодът се удвоява. Херметично затворени под 10 t: без задължителна проверка. Обединеното кралство според F-gas регламента на UK, Канада според правилата за халогенирани въглеводороди (съобразено с провинциалното законодателство).
• САЩ (EPA Section 608 / AIM Act): няма фиксиран интервал — при всяко дозареждане се изчислява процентът на теч; над допустимия праг (климатизация за комфорт 10 %, търговско охлаждане 20 %, промишлено охлаждане 30 %) възниква 30-дневен срок за ремонт.
• Записите (първоначално зареждане, дозареждане, извличане, проверка за течове, ремонт на теч, извеждане от експлоатация) са възможни само с техник, притежаващ валиден сертификат за F-газове от съответната категория към датата на дейността (Досие на служителя → Сертификати). Сертификатът се запазва към записа; записите могат само да се добавят хронологично.
• Предстоящите проверки се показват в дневния бюлетин и в графика за разпределение под „За планиране“. Отчетът за оператора (PDF с фирмен дизайн, запазен защитено) съдържа приложимото правило, правното основание и актуалния статус, както и дневника за последните 5 години.

В Склад в превозно средство създавате склад за всеки сервизен автомобил и го присвоявате на автомобил и техник. За всеки артикул задавате минимална и целева наличност.

• Когато техникът приключи сервизния отчет, материалите от каталога се изписват автоматично от неговия автомобил. Ако нещо липсва в автомобила, то се изписва от централния склад; наличности, които липсват навсякъде, се отразяват като дефицит в отчета.
• Ако даден артикул падне под минималната наличност, се генерира предложение за презареждане: прехвърляне от централния склад до достигане на целевата наличност, а остатъкът — като заявка за поръчка. Дали AIRIS създава това автоматично, зависи от настройките за автономност; в противен случай предложението очаква Вашето одобрение.
• След като стоката е в автомобила, с кликване върху „Стоката е в автомобила — осчетоводи“ прехвърлянето се записва. Техникът вижда своя автомобил в приложението AIRIS в раздел „Задачи“.

В Варианти на оферти — или при сервизно посещение чрез „Нова оферта с опции“ — поставяте две или три опции една до друга, напр. нов газов котел, термопомпа или термопомпа с бойлер за БГВ. Позициите се добавят от каталога (с цена и вид разход) или свободно.

• Всяка опция става отделна оферта със собствен номер; данъчната ставка и Reverse Charge за строителни дейности се определят според държавата на Вашата фирма и клиента. Можете да маркирате една опция като препоръка.
• „Показване на таблета“ отваря клиентската страница: Клиентът сравнява цени, предимства и услуги, избира опция и се подписва с пръст. Като алтернатива изпращате линка по имейл.
• С подписа избраната опция се приема и става поръчка: потвърждение на поръчката до клиента, известие до Вас, а останалите опции се считат за заменени. Подписът и PDF документ „Поръчка — избрана опция“ се съхраняват защитено.

Ако дадена оферта съдържа термопомпа, отопление на дърва или пелети или връзка към топлофикация, в редакцията на офертата се отваря картата „Проверка за субсидии“. Преглед на всички такива оферти и на заложените правила ще намерите на Субсидии.

• Програми: Австрия — Bundesförderung Kesseltausch (преди „Raus aus Öl und Gas“), Wien (Heizungsumstellung, MA 50) и Niederösterreich (Eigenheimsanierung); Германия — KfW 458 Heizungsförderung с бонуси за бърз преход и доход. Държавата на клиента определя правилата, а при липсващ адрес — държавата на Вашата фирма; федералната провинция се определя от пощенския код и може да се променя.
• Сумата на субсидията винаги е прогнозна с метод на изчисление. Картата изисква липсващите данни (старо отопление, собствено ползване, доход, жилищна площ); всяка промяна преизчислява веднага. Данните, които само клиентът знае, са отбелязани като „да се провери от клиента“.
• Срокове: При KfW заявлението трябва да се подаде преди началото на дейностите, след сключен договор с отлагателно условие — картата предупреждава, а при желание офертата отпечатва това договорно условие с очакваната дата на изпълнение.
• След запазване PDF файлът на офертата отпечатва прогнозата, сроковете, списъка с документи и източниците. Фактурата към офертата съдържа задължителните данни на субсидиращия орган (напр. адрес на имота, допустими разходи, срок за кандидатстване Wien).
• Всяко правило съдържа източник и дата на извличане. Субсидиращите органи променят бюджетите и условията непрекъснато — данните са професионално проучване, а не консултация за субсидии или правна помощ. При финансиране от KfW за същата мярка не е възможно данъчно облекчение по § 35a EStG.

В Продукти → Създаване на продукт → „Търговец на едро“ можете да импортирате DATANORM файловете от Вашия доставчик (версия 4 или 5, единично или като ZIP): артикули с ценова листа, Ваши отстъпъчни групи, продуктови групи и промени в цените. Първо прегледът показва какво ще се промени — записването става едва след „Импортирай сега“.

• Импортът разпознава дубликати по каталожния номер на търговеца, вътрешния артикулен номер и EAN. Нищо не се изтрива: ако търговецът спре даден артикул, само неговото условие се маркира като изваден от асортимента.
• Вашата покупна цена (EK) се определя от нетната цена във файла или от каталожната цена и отстъпъчната група. Продажната цена (VK) се задава равна на каталожната цена — при следващи промени само ако не сте я променили ръчно. При желание продажните цени остават непроменени.
• Файловете с промени в цените (DATPREIS) генерират ценови отчет: кои артикули поскъпват или поевтиняват, с колко процента, както и CSV за изтегляне.
• IDS-Connect: В „Запитвания за поръчка“ въвеждате IDS адреса и данните за вход на Вашия търговец (криптирани). „Състави в магазина“ отваря онлайн магазина с вход; „Предай към магазина на търговеца“ изпраща запитването като количка. Връщат се артикулни номера, количества и Вашите нетни цени — при „Поръчай“ в магазина запитването се маркира като поръчано.
• За тестване е наличен тестов магазин (симулатор) — той не е реален търговец. Демо фирмите могат да използват само тестовия магазин.

По-големи поръчки като саниране на баня или смяна на отопление изпълнявате с функциите за строителство: строителна площадка под Строителни площадки с екип, часове, материали и строителен дневник, доклад за режия с подпис, измерване с авансови и окончателни фактури в строителната оферта. Пътят на задачата (сервизен доклад → фактура) остава за обслужване на клиенти и поддръжка. Към глава Строителство